Jak napisać list intencyjny: podstawowe techniki

Niezależnie od tego, czy ubiegasz się o przyjęcie do szkół wyższych, próbujesz dostać się do wymarzonej pracy, czy też realizujesz nowy projekt biznesowy, sporządzenie listu intencyjnego jest ważnym pierwszym krokiem na drodze do osiągnięcia tego, czego chcesz. W tym przewodniku omówimy okoliczności, w których list intencyjny jest przydatny i jak napisać własny.

Co to jest list intencyjny?

List intencyjny (LOI) to wstępny dokument określający wzajemne intencje dwóch lub więcej stron przed zawarciem szczegółowej umowy. Chociaż są one powszechne w różnych branżach, LOI odgrywają kluczową rolę w transakcjach biznesowych, takich jak fuzje, przejęcia i transakcje dotyczące nieruchomości. Wykorzystuje się je także w celach akademickich i w podaniach o pracę, stanowiąc podstawę do dalszych negocjacji i formalnych porozumień poprzez wyjaśnienie oczekiwań wszystkich stron.

Wykorzystanie LOI w biznesie

Propozycja biznesowa LOI może odgrywać wiele kluczowych ról. Biznesowe LOI zazwyczaj:

• Omów warunki, umowy i transakcje
• Szczegółowo opisz zakres prac
• Ułatw sobie płynniejsze negocjacje

LOI dotyczące możliwości zatrudnienia

Poza transakcjami biznesowymi, LOI są czasami wykorzystywane do wyrażania zainteresowania firmą, nawet w przypadku braku wolnych stanowisk pracy. W przeciwieństwie do listu motywacyjnego, napisanie listu intencyjnego w sprawie pracy składa się ze zwięzłego przedstawienia tego, co kandydat może zaoferować, pokazując jego inicjatywę i potencjalne dopasowanie do wartości lub misji firmy. LOI dotyczący możliwości zatrudnienia ma na celu:

• Okaż zainteresowanie firmą
• Podkreśl unikalne umiejętności i potencjalny wkład
• Połącz się z decydentami, aby poznać przyszłe możliwości

Aplikacje akademickie i LOI

Studenci często korzystają z LOI podczas aplikowania na studia podyplomowe lub do szkół zawodowych. Celem akademickiego listu intencyjnego jest:

• Wykaż entuzjazm wnioskodawcy dla programu
• Wyróżnij odpowiednie osiągnięcia akademickie
• Nakreśl, w jaki sposób planują wnieść wkład w społeczność akademicką

Przygotowanie do napisania listu intencyjnego

Bez względu na cel przygotowanie projektu LOI obejmuje kilka kluczowych kroków zapewniających przejrzystość, przydatność i skuteczność powstałego pisma. Oto kilka porad:

• Dokładnie zbadaj.Zrozum potrzeby, wyzwania i zainteresowania odbiorcy, niezależnie od tego, czy jest to firma, instytucja edukacyjna, czy inny podmiot. Im więcej badań, tym lepszy będzie Twój list intencyjny.
• Wyjaśnij swoje cele.Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć dzięki LOI. Czy liczysz na przyjęcie do programu, wyjaśnienie zakresu prac nad projektem lub coś innego?
• Zarys kluczowych punktów.Zrób listę głównych punktów, które chcesz uwzględnić, takich jak pochodzenie i czego oczekujesz od odbiorcy. Dołącz szczegółowe informacje istotne dla Twoich celów, takie jak kwalifikacje, doświadczenie lub proponowane warunki.
• Przygotuj materiały pomocnicze.Jeśli ma to zastosowanie, przygotuj wszelkie dokumenty lub materiały na poparcie roszczeń lub propozycji zawartych w Twoim LOI, takie jak CV, portfolio lub plany projektu.

Struktura listu intencyjnego

Dobrze skonstruowany LOI ma kluczowe znaczenie dla wywarcia silnego wrażenia na odbiorcy. Ogólnie rzecz biorąc, powinien mieć strukturę oficjalnego listu biznesowego i powinien poprowadzić czytelnika przez Twoje intencje, kwalifikacje oraz sposób, w jaki przewidujesz rozwój potencjalnej relacji lub umowy. Oto zalecana struktura tworzenia skutecznego LOI:

nagłówek

Na górze podaj swoje dane kontaktowe, po nich datę i dane kontaktowe odbiorcy. Ta część powinna być sformatowana jak tradycyjny list biznesowy.

Pozdrowienie

Zwróć się do odbiorcy w sposób formalny, używając słowa „Szanowni Państwo”, po którym należy podać jego imię i nazwisko oraz tytuł. Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy, możesz użyć ogólnego powitania, np. „Szanowna Komisja Rekrutacyjna”.

Wstęp

Zacznij od krótkiego akapitu, w którym się przedstawisz i jasno określisz cel listu.

Ciało

Ta sekcja stanowi rdzeń Twojego listu i może składać się z jednego lub kilku akapitów, w zależności od złożoności propozycji. Generalnie powinien obejmować:

• Twoja przeszłość: Krótko podsumuj swoje odpowiednie doświadczenie, osiągnięcia lub kwalifikacje.
• Twoje intencje: Jasno określ, co masz nadzieję osiągnąć lub co proponujesz.W przypadku transakcji biznesowych dołącz opis transakcji lub projektu. W przypadku aplikacji akademickich lub o pracę opisz, dlaczego interesuje Cię stanowisko lub program.
• Twój wkład: opisz szczegółowo, jakie korzyści przyniesie Twoje zaangażowanie projektowi, firmie lub programowi akademickiemu.Podkreśl konkretne umiejętności, zasoby lub perspektywy, które wnosisz.
• Wszelkie szczegółowe warunki: Chociaż nie jest to umowa, jeśli Twoja propozycja lub wniosek ma znane wymagania lub nieprzewidziane warunki, możesz krótko o nich wspomnieć w tym miejscu.

Zamknięcie

Zakończ swój list, podsumowując główne punkty, potwierdzając swoje zainteresowanie i wyrażając chęć dostarczenia dalszych informacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. Zakończ profesjonalnym zakończeniem, na przykład „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”, po którym umieść swój podpis (jeśli wysyłasz wersję papierową) i wpisane imię i nazwisko.

Załączniki lub obudowy

Jeśli wspomnisz o jakichkolwiek dodatkowych dokumentach w swoim LOI, takich jak CV, portfolio lub propozycja projektu, wymień je w sekcji „Załączniki” lub „Załączniki” na końcu listu.

Typowe błędy, których należy unikać

Podczas opracowywania LOI unikanie typowych pułapek może znacznie zwiększyć skuteczność dokumentu i jego profesjonalny wygląd. Oto kilka błędów, których należy unikać:

• Brak konkretów: Unikaj zbyt niejasnych informacji na temat swoich intencji, celów lub tego, w jaki sposób możesz wnieść swój wkład.
• Pomijanie badań: Brak dostosowania LOI do odbiorcy (niezależnie od tego, czy jest to firma, instytucja akademicka czy inny podmiot) świadczy o braku wysiłku. Dostosuj swój list, wspominając o konkretnych aspektach programu, projektu lub pracy, które Cię przyciągnęły, oraz o tym, jak Twoje umiejętności lub cele są z nimi powiązane.
• Ignorowanie struktury i formatu: Złożenie LOI, któremu brakuje profesjonalnej struktury lub formatu, może wywołać złe pierwsze wrażenie. Trzymaj się formatu listu biznesowego i upewnij się, że Twój LOI jest dobrze zorganizowany, dzięki czemu będzie łatwy do odczytania i zrozumienia.
• Błędy gramatyczne i literówki: Błędy ortograficzne, gramatyczne lub interpunkcyjne mogą obniżyć Twój profesjonalizm i dbałość o szczegóły. Sprawdź swój LOI kilka razy lub użyj narzędzi takich jak Gramatyka, aby wyłapać błędy.

Narzędzie do pisania listów oparte na sztucznej inteligencji Grammarly upraszcza proces pisania silnego LOI. Za pomocą kilku kliknięć możesz stworzyć pierwszą wersję roboczą. Następnie Grammarly może pomóc Ci go dopracować, upewniając się, że Twój list jest wolny od błędów, brzmi profesjonalnie i jest zwięzły. Takie podejście pozwala dostosować list do Twoich potrzeb.

Przykład listu intencyjnego

[Twoje imię] [Twój adres] [Twój adres e-mail] [Twój numer telefonu] [Dzisiejsza data]

[Imię odbiorcy] [Imię i nazwisko odbiorcy] [Nazwa firmy] [Adres firmy]

Drogi [imię odbiorcy],

Piszę, aby wyrazić moje zainteresowanie współpracą z [Nazwa firmy] jako freelancer przy nadchodzącym projekcie [Konkretna nazwa projektu lub typ projektu]. Dzięki rozległemu doświadczeniu w [Twoja dziedzina/branża] i udokumentowanemu doświadczeniu w dostarczaniu wysokiej jakości wyników, jestem pewien, że jestem w stanie skutecznie przyczynić się do osiągnięcia celów Twojego zespołu.

W ciągu ostatnich [liczba lat] lat doskonaliłem swoje umiejętności w zakresie [Wymień kluczowe umiejętności istotne dla projektu], które moim zdaniem dobrze wpisują się w cele projektu [nazwa firmy]. W moim portfolio znajdują się udane projekty, takie jak [Krótki opis odpowiedniego projektu], których efektem jest [Krótko opisz wynik]. To doświadczenie dało mi wiedzę i sprawność niezbędną do sprostania wyzwaniom stawianym przez [Specyficzny aspekt projektu].

Ten projekt szczególnie mnie przyciągnął ze względu na [Wspomnij, co przyciąga Cię do projektu lub firmy] i chętnie wniosę do Twojego zespołu moją wiedzę specjalistyczną w zakresie [Wspomnij o konkretnej umiejętności lub obszarze]. Zależy mi na tym, aby nie tylko spełnić oczekiwania Twojego projektu, ale je przekroczyć, zapewniając, że wspólnie osiągniemy znakomite rezultaty.

W ramach proponowanej przeze mnie współpracy z [Nazwa firmy] jestem gotowy:

• [Wymień kluczowy produkt lub wkład, jaki planujesz wnieść],
• [Wymień inny kluczowy produkt lub wkład] oraz
• [Wspomnij o dodatkowym wsparciu lub usługach, które oferujesz].

Nie mogę się doczekać możliwości szczegółowego omówienia tego potencjalnego partnerstwa i sprawdzenia, w jaki sposób możemy osiągnąć wspólny sukces. W załączeniu moje portfolio i lista referencji do wglądu. Jestem dostępny na spotkanie lub rozmowę telefoniczną w dogodnym dla Ciebie terminie, aby omówić, w jaki sposób mogę przyczynić się do Twojego projektu.

Dziękuję za rozważenie mojej propozycji. Jestem podekscytowany możliwością współpracy i przyczynienia się do sukcesu [Nazwa firmy].

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Ostatnie słowo w sprawie listów intencyjnych

Stworzenie skutecznego LOI jest kluczowym krokiem w komunikowaniu swoich zamiarów i ustanawianiu podstaw dla przyszłych negocjacji lub przyjęć. Trzymając się szablonu listu intencyjnego, dbając o szczegóły, dbając o przejrzystość i profesjonalizm oraz unikając typowych pułapek, możesz stworzyć dokument, który skutecznie oddaje Twoje intencje.

Generator listów intencyjnych Grammarly może pomóc w tworzeniu i udoskonalaniu LOI, czyniąc go wolnym od błędów i skutecznym. Pamiętaj, że dobrze przygotowany LOI nie tylko pokazuje Twój profesjonalizm, ale także przygotowuje grunt pod udaną współpracę i przyszłe możliwości.