7 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

เป็นวันที่น่าตื่นเต้น—ครั้งแรกของคุณกับงานใหม่ และมันเป็นกิ๊กแบบที่คุณคุ้นเคย: การนั่งบนเก้าอี้ที่สบายและจัดการกับอีเมลนั้นไม่ใช่งานที่หักหลังใช่หรือไม่? แต่บางส่วนอาจไม่เป็นธรรมชาติสำหรับคุณ อย่างน้อยก็ไม่ใช่ในทันที

บางทีคุณอาจต้องการอีเมลที่คุณร่างเพื่อสร้างความมั่นใจและควบคุม แต่รู้สึกกังวลกับการจัดเรียงแต่ละส่วนในลำดับที่ถูกต้อง บางทีคุณอาจไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการทักทาย บางทีคุณอาจไม่ได้โตมากับการพูดภาษาอังกฤษที่บ้าน อาจจะยังไม่ใช่ภาษาที่คุณใฝ่ฝัน

ไม่ว่าในกรณีใด คุณไม่จำเป็นต้องกังวล เพราะด้วยการฝึกฝน การเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบจะเริ่มรู้สึกง่าย แม้จะเป็นแบบอัตโนมัติก็ตาม นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

1 ทักทายคนที่คุณกำลังเขียนถึง

อาจดูแปลกที่จะเรียกคนแปลกหน้าบนอินเทอร์เน็ตว่า Dear แต่ก็เป็นมาตรฐานใน การติดต่อ ทางการ ตัวเลือกอื่นๆ ที่น่านับถือแต่ไม่ธรรมดา ได้แก่ การ ทักทาย และ การ ทักทาย

หากเป็นไปได้ ทางที่ดีควรใส่ชื่อผู้รับ ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรือโคลอน ดังในตัวอย่างเหล่านี้:

• เรียน คุณชาด
• เรียนคุณออสวัลด์:
• เรียนคุณ Picard-Mimms:

หากคุณไม่แน่ใจว่าผู้หญิงที่คุณกำลังเขียนถึงคือ Ms. หรือ Mrs. คุณ มัก จะ เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยกว่า แนวทางที่มั่นคงและเป็นกลางทางเพศอีกวิธีหนึ่งคือการใส่ชื่อเต็มของผู้รับ:

• เรียนอเล็กซ์ลี:

ในทางตรงกันข้าม Dear Sir หรือ Madam ทั่วไป ดูเหมือนไม่มีตัวตนและควรหลีกเลี่ยง

2 คุณขอบคุณบุคคลนั้นหรือกำลังตอบกลับข้อความล่าสุดจากพวกเขา ถ้าเป็นเช่นนั้นให้เริ่มต้นที่นั่น

(หากคุณติดต่อกับคนแปลกหน้าที่คุณไม่เคยติดต่อมาก่อน ให้เริ่มเนื้อหาของอีเมลด้วยขั้นตอนที่ 3)

สิ่งที่คุณเลือกเขียนก่อนจะบอกผู้อ่านถึงสิ่งที่คุณคิดว่าสำคัญ

หากคุณมีบางสิ่งที่จะแสดงความขอบคุณ คุณต้องการทำเช่นนั้นในตอนเริ่มต้น เพื่อไม่ให้รู้สึกเหมือนเป็นการคิดภายหลัง ในทำนองเดียวกัน หากคุณอยู่ในระหว่างการสนทนาแบบกลับไปกลับมา คุณต้องการติดตามและไม่ต้องเปลี่ยนเรื่อง ตัวอย่างบางส่วน:

• ขอขอบคุณสำหรับความกรุณาของคุณที่มีต่อ Red Panda Conservation International
• ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจ ลูกค้าของฉันยินดีที่จะแชทในเวลาที่คุณแนะนำ
• ชิ้นส่วนอะไหล่ที่คุณร้องขอสำหรับ DeLorean ของคุณมีกำหนดส่งมอบในสัปดาห์นี้

สิ่งสำคัญในที่นี้คือต้องไปให้ถึงประเด็นอย่างรวดเร็ว คุณไม่ต้องการให้ผู้อ่านไม่ว่างสงสัย

3 อธิบายสิ่งที่คุณกำลังเขียนเกี่ยวกับ

มีคำถามสองข้อที่คุณต้องตอบให้ชัดเจน คุณคาดหวังอะไรให้เกิดขึ้น และคนที่คุณเขียนจะช่วยได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น:

• ฉันกำลังเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับงานวิจัยของคุณว่าแมวดูแลขนของมันอย่างไร
• ฉันเป็นผู้ผลิตวิทยุท้องถิ่นที่ต้องการกำหนดเวลาสัมภาษณ์สดก่อนการแสดงของคุณในโอ๊คแลนด์ในสัปดาห์หน้า
• บริษัทสถาปัตยกรรมของฉันต้องการความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับบ้านต้นไม้ และเพื่อนร่วมงานหลายคนบอกฉันว่าความเข้าใจของคุณนั้นไม่มีใครเทียบได้

ในการระบุจุดประสงค์ของคุณ คุณต้องการพูดตรงๆ แต่อย่าแสดงท่าทีหยาบคายหรือหยาบคาย หากรู้สึกว่าเป็นการทรงตัวที่น่าอึดอัดใจ ให้ทำผิดพลาดในด้านพิธีการ เฉกเช่นการแต่งตัวเกินพอดีในที่ทำงานเล็กน้อยย่อมดีกว่าการแต่งตัวสบายๆ ตามปกติ การส่งอีเมลฉบับแรกถึงผู้ติดต่อใหม่มีความสุภาพเป็นพิเศษก็ย่อมดีกว่า

4 อย่าลืมทำให้สั้น

อีเมลระดับมืออาชีพไม่ควรยาวเกินไป ให้ความเคารพต่อเวลาของผู้อ่าน เพราะหากพวกเขารู้สึกว่าข้อความของคุณยาวเกินควร พวกเขาก็จะเริ่มอ่านคร่าวๆ

หากหัวข้อที่มีน้ำหนักมากต้องมีการอภิปรายยาว ให้มองหาวิธีการสื่อสารที่ดีกว่าอีเมล ใช้ข้อความของคุณเป็นวิธีจัดการประชุมหรือการอภิปราย แทนที่จะเป็นสถานที่สำหรับบทความหนาแน่นในหัวข้อ

5 ปิดท้ายด้วยเส้นปิด

อีเมลของคุณควร ลงท้าย ด้วยประโยคเดียวที่ทำให้ความหมายของคุณชัดเจนและตั้งค่าอะไรต่อจากนี้ อาจเป็นการกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการ หรือเป็นการกลบเกลื่อนการสนทนา

• ฉันจะตั้งหน้าตั้งตารอที่จะพูดคุยกับคุณเพิ่มเติมในเวลา 11.00 น. ของวันพฤหัสบดี
• โปรดดูฉบับร่างที่ฉันแนบมา และแจ้งให้เราทราบว่ามีการแก้ไขหรือคำถามใดบ้าง
• คำแนะนำของคุณมีประโยชน์มาก และเราหวังว่าจะได้รับการติดต่อกลับ

เช่นเดียวกับที่ข้อความของคุณอาจเริ่มต้นโดยที่อีเมลฉบับก่อนค้างไว้ คุณต้องการให้อีเมลนี้จบลงด้วยการตั้งค่าการติดต่อในอนาคต

6 ลงชื่อออกด้วยการปิดที่เหมาะสม

มีหลายวิธีในการ สิ้นสุดอีเมล ก่อนที่จะใส่ชื่อของคุณ แต่เพื่อประโยชน์ของความเป็นมืออาชีพ ทางที่ดีที่สุดคืออย่าใช้ความคิดสร้างสรรค์มากเกินไป หลายคนรู้สึกไม่สบายใจเกี่ยวกับการลงชื่อออกจากอีเมล เช่น "ไชโย" และ "VR" (ด้วยความเคารพอย่างยิ่ง) ดังนั้นควรเลือกอันที่ไม่รู้สึกผิด บางตัวเลือกที่น่าเชื่อถือที่สุดคือ:

• ขอแสดงความนับถือ,
• ขอแสดงความนับถือ
• ขอบคุณอีกครั้ง,
• ขอแสดงความชื่นชม
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
• ขอแสดงความนับถือ

ณ จุดนี้ คุณใกล้จะเสร็จแล้ว—มีขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญเพียงขั้นตอนเดียว

7 ใช้เวลาสักครู่ในการ พิสูจน์ อักษร

การย้อนกลับไปดูสิ่งที่คุณเขียนก่อนที่จะกดปุ่มส่งไม่ควรเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก: จำไว้ว่าอีเมลในอุดมคติ คือ ความ กระชับ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำทักทายของคุณถูกต้อง (ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการที่รู้ว่าชื่อคนที่คุณเพิ่งส่งอีเมลถึงนั้นสะกดผิด) และคุณกล่าวขอบคุณเมื่อเหมาะสม ตรวจสอบอีกครั้งว่าคำขอใดๆ ที่คุณทำนั้นตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย แต่ไม่กระทันหันหรือเกรงใจ

นอกจากนี้ นี่เป็นโอกาสสุดท้ายของคุณที่จะตรวจจับการพิมพ์ผิดเล็กน้อย เราได้ดูเธรดอีเมลมากกว่าหนึ่งรายการกระโดดออกจากรางโดยสิ้นเชิงเมื่อมีคนตั้งใจพิมพ์ "ตอนนี้" แต่บังเอิญใส่ "ไม่" แทน - เช่นเดียวกับ "เราไม่ได้พยายามเตรียมงานนำเสนอให้พร้อมภายในวันพฤหัสบดี" ระมัดระวัง

Grammarly อยู่ที่นี่เพื่อช่วย