7 نصائح مفيدة لكتابة بريد إلكتروني احترافي مثالي

إنه يوم مثير - أول يوم لك في وظيفة جديدة. وهو نوع من الحفلات التي يمكن أن تعتاد عليها: الجلوس على كرسي مريح والتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني ليس عملاً صعبًا ، أليس كذلك؟ لكن قد لا تأتيك أجزاء منه بشكل طبيعي ، على الأقل ليس على الفور.

ربما تريد رسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بصياغتها لإظهار الثقة والتحكم ، ولكنك متوتر بشأن ترتيب كل جزء بالترتيب الصحيح. ربما أنت غير متأكد من أفضل طريقة لقول مرحبًا. ربما لم تكبر تتحدث الإنجليزية في المنزل ؛ ربما لا تزال ليست اللغة التي تحلم بها.

مهما كان الأمر ، لا داعي للقلق ، لأنه مع بعض الممارسة ، ستبدأ كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي المثالي في الشعور بالسهولة ، بل والتلقائية. وإليك بعض النصائح لمساعدتك على البدء.

1 قم بتحية الشخص الذي تكتب إليه.

قد يبدو من الغريب أن تخاطب شخصًا غريبًا على الإنترنت بصفتك عزيزي ، لكنه أمر معتاد في المراسلات الرسمية . تشمل الخيارات الأخرى المحترمة ولكن الأقل شيوعًا التحية والتحية .

عندما يكون ذلك ممكنًا ، من الأفضل وضع اسم المستلم. اتبعها بفاصلة أو نقطتين ، كما في هذه الأمثلة:

• عزيزي تشاد ،
• عزيزي السيد أوزوالد:
• عزيزتي السيدة بيكار ميمز:

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت المرأة التي تكتب إليها هي السيدة أم السيدة ، فعادة ما تكون السيدة هي الخيار الأكثر أمانًا. نهج آخر قوي ومحايد جنسانيًا هو ببساطة وضع الاسم الكامل للمستلم:

• عزيزي أليكس لي:

على النقيض من ذلك ، فإن النوع العام سيدي أو سيدتي يبدو غير شخصي ويجب تجنبه.

2 هل تشكر الشخص أو ترد على رسالة حديثة منه؟ إذا كان الأمر كذلك ، ابدأ من هناك.

(إذا كنت تتواصل مع شخص غريب لم تتواصل معه من قبل ، فابدأ نص رسالتك الإلكترونية بالخطوة الثالثة.)

ما اخترت أن تكتب عنه أولاً يخبر القارئ بما تعتقد أنه مهم.

إذا كان لديك شيء تعرب عن امتنانك له ، فأنت تريد أن تفعل ذلك في البداية ، لذلك لا يبدو الأمر وكأنه فكرة متأخرة. وبالمثل ، إذا كنت بالفعل في خضم محادثة ذهابًا وإيابًا ، فأنت تريد البقاء على المسار الصحيح وعدم تغيير الموضوع. بعض الأمثلة:

• شكرًا لك على مساهمتك الكريمة في Red Panda Conservation International.
• شكرا على اهتمامك؛ سيكون موكلي أكثر من سعيد للدردشة في الوقت الذي اقترحته.
• من المقرر تسليم قطع الغيار التي طلبتها لـ DeLorean هذا الأسبوع.

المفتاح هنا هو الوصول إلى النقطة بسرعة ؛ لا تريد أن تجعل القارئ المشغول يتساءل.

3 اشرح ما تكتب عنه.

هناك سؤالان تحتاجان للإجابة بوضوح. ما الذي تأمل في تحقيقه ، وكيف يمكن للشخص الذي تكتبه أن يساعدك؟ على سبيل المثال:

• أكتب للاستفسار عن بحثك حول كيفية تنظيف القطط لمعاطفها.
• أنا منتج إذاعي محلي أتطلع إلى تحديد موعد لمقابلة مباشرة قبل أدائك في أوكلاند الأسبوع المقبل.
• تحتاج شركتي المعمارية إلى الخبرة في مجال بيوت الأشجار ، وقد أخبرني العديد من الزملاء أن رؤيتك لا مثيل لها.

عند تحديد هدفك ، يجب أن تكون مباشرًا ، ولكن ليس لدرجة أن تبدو فظًا أو وقحًا. إذا كان هذا يبدو كأنه إجراء موازنة محرج ، فعليك أن تتخذ جانب الإجراءات الشكلية. تمامًا كما أنه من الأفضل أن ترتدي ملابس مفرطة في العمل بدلًا من ارتداء ملابس غير رسمية ، فمن الأفضل عادةً أن تكون أول رسالة إلكترونية لجهة اتصال جديدة مهذبة بشكل استثنائي.

4 تذكر أن تجعلها قصيرة

لا ينبغي أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية طويلة جدًا. كن محترمًا لوقت قرائك ، لأنهم إذا شعروا أن رسالتك طويلة جدًا ، فمن المحتمل أن يبدأوا في القراءة السريعة.

إذا كان موضوع ثقيل يتطلب مناقشة مطولة ، فابحث عن طرق أفضل للتواصل حوله من البريد الإلكتروني. استخدم رسالتك كطريقة لإعداد اجتماع أو مناقشة ، بدلاً من مكان لأطروحة مكثفة حول الموضوع.

5 اختتم بخط الإغلاق.

يجب أن يختتم بريدك الإلكتروني بجملة واحدة توضح المعنى الخاص بك وتضع ما هو قادم. قد يحث القارئ على اتخاذ إجراء ، أو يكون وسيلة لإنهاء المحادثة بلطف.

• أتطلع إلى مناقشة هذا الأمر معك أكثر في الساعة 11 صباحًا يوم الخميس.
• يرجى إلقاء نظرة على مسودة المخطوطة التي أرفقها ، واسمحوا لي أن أعرف ما هي المراجعات أو الأسئلة التي تتبادر إلى الذهن.
• لقد كانت إرشاداتك مفيدة للغاية ، وأنا أتطلع إلى التواصل معنا.

تمامًا كما قد تكون رسالتك قد بدأت من حيث توقفت رسالة بريد إلكتروني سابقة ، فأنت تريد أن تنتهي هذه الرسالة من خلال إعداد مراسلات مستقبلية.

6 التوقيع مع إغلاق مناسب.

هناك العديد من الطرق لإنهاء البريد الإلكتروني قبل كتابة اسمك ، ولكن من أجل اللياقة المهنية ، من الأفضل ألا تكون مبدعًا للغاية. يشعر الكثير من الناس بالانزعاج من تشتيت انتباه عمليات تسجيل البريد الإلكتروني مثل "هتاف" و "VR" (بكل احترام) ، لذا اختر واحدة لا تشعر بأنها في غير محله. بعض الخيارات الأكثر موثوقية هي:

• بإخلاص،
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
• شكرًا لك مرة أخرى،
• بتقدير ،
• مع أطيب التحيات،
• باحترام،

في هذه المرحلة ، تكون على وشك الانتهاء — هناك خطوة واحدة أخيرة فقط.

7 خذ لحظة للمراجعة اللغوية .

إعادة النظر في ما كتبته قبل الضغط على الإرسال لا ينبغي أن يكون عملاً روتينيًا يستغرق وقتًا طويلاً: تذكر أن البريد الإلكتروني المثالي موجز .

تأكد من أن التحية تبدو صحيحة (ليس هناك ما هو أسوأ من إدراك اسم الشخص الذي راسلته للتو بخطأ إملائي) وأنك تقول شكرًا عندما يكون ذلك مناسبًا. تحقق جيدًا من أن أي طلب تقدمه مباشر وسهل الفهم ، ولكنه ليس مفاجئًا أو متغطرسًا.

أيضًا ، هذه هي فرصتك الأخيرة لالتقاط أي أخطاء إملائية دقيقة ؛ لقد شاهدنا أكثر من سلسلة رسائل بريد إلكتروني تقفز تمامًا عن القضبان عندما قصد شخص ما كتابة "الآن" ولكن عن طريق الخطأ وضع "لا" بدلاً من ذلك - كما في ، "لا نحاول أن يكون العرض التقديمي جاهزًا بحلول يوم الخميس." كن حذرا.

Grammarly هنا للمساعدة.