编写完美专业电子邮件的 7 个有用技巧

这是令人兴奋的一天——你的第一次新工作。 这是你可以习惯的那种工作：坐在舒适的椅子上处理电子邮件并不完全是繁重的工作，对吧？ 但它的某些部分可能对你来说不是自然而然的，至少不是马上。

也许您希望您起草的电子邮件能够表现出自信和控制力，但又对按正确顺序安排每个部分感到紧张。 也许你不确定打招呼的最佳方式。 也许你不是在家里说英语长大的； 也许它仍然不是你梦想的语言。

无论如何，您不必担心，因为通过一些练习，编写完美的专业电子邮件将开始变得容易，甚至是自动的。 这里有一些提示可以帮助您入门。

1问候你正在写信的人。

在互联网上称呼陌生人为“亲爱的”似乎有些奇怪，但这是正式通信的标准。 其他体面但不太常见的选项包括Greetings和Salutations 。

如果可能，最好写上收件人的姓名。 后跟逗号或冒号，如以下示例所示：

• 亲爱的乍得，
• 亲爱的奥斯瓦尔德先生：
• 亲爱的 Picard-Mimms 女士：

如果您不确定要写信给的女士是女士还是女士，那么女士通常是更安全的选择。 另一种可靠的、不分性别的方法是简单地输入收件人的全名：

• 亲爱的亚历克斯·李：

相比之下，通用的Dear Sir or Madam似乎没有人情味，应该避免。

2你是在感谢这个人，还是在回复他们最近的消息？ 如果是这样，从那里开始。

（如果您要联系一个从未联系过的陌生人，请从第 3 步开始您的电子邮件正文。）

你选择写什么首先告诉读者你认为什么是重要的。

如果你有什么要表达的感激之情，你想在一开始就这样做，所以这不会让人觉得是事后才想到的。 同样，如果您已经在来回交谈中，您希望保持正轨而不是改变主题。 一些例子：

• 感谢您对 Red Panda Conservation International 的善意贡献。
• 感谢您的关注; 我的客户会非常乐意在您建议的时间聊天。
• 您为您的 DeLorean 要求的更换零件计划于本周交付。

这里的关键是快速切入主题； 您不想让忙碌的读者感到疑惑。

3解释你在写什么。

您需要清楚地回答两个问题。 您希望实现什么，您所写的人如何提供帮助？ 例如：

• 我写信是想询问你对猫如何修饰外套的研究。
• 我是当地的广播制作人，希望在你下周在奥克兰的演出之前安排一次现场采访。
• 我的建筑公司需要树屋方面的专业知识，几位同事告诉我，你的洞察力无与伦比。

在陈述你的目的时，你要直截了当，但不要显得粗鲁或粗鲁。 如果这感觉像是一种尴尬的平衡行为，那就在形式方面犯错。 正如在工作中穿得稍微过分总比过于随意要好一样，在给新联系人的第一封电子邮件中，通常最好表现得格外礼貌。

4记得保持简短

专业电子邮件的长度不应该是史诗般的。 尊重你的读者的时间，因为如果他们觉得你的信息过长，他们可能会开始略读。

如果一个重要的主题需要长时间的讨论，那就寻找比电子邮件更好的沟通方式。 使用您的信息作为安排会议或讨论的一种方式，而不是就该主题发表密集论文的场所。

5以结束线结束。

您的电子邮件应以一句话结尾，使您的意思清晰并确定接下来的内容。 它可能会促使读者采取行动，或者是一种温和地结束谈话的方式。

• 我期待在星期四上午 11 点与您进一步讨论这个问题。
• 请查看我附上的手稿草稿，让我知道我想到了哪些修订或问题。
• 您的指导非常有帮助，我期待与您保持联系。

就像您的消息可能从上一封电子邮件中断的地方开始一样，您希望通过设置未来的通信来结束这封邮件。

6以适当的方式结束签名。

有很多方法可以在输入您的姓名之前结束电子邮件，但出于专业礼仪的考虑，最好不要太有创意。 许多人抱怨诸如“欢呼”和“VR”（非常尊重）之类的分散电子邮件签名，所以选择一个不会感觉不合适的电子邮件。 一些最可靠的选择是：

• 真挚地，
• 敬上，
• 再次感谢，
• 赞赏地，
• 此致，
• 尊敬，

至此，您几乎完成了——只有最后一个重要步骤。

7花点时间校对。

在点击发送之前回顾你写的内容不应该是一件费时的苦差事：记住，理想的电子邮件是简洁的。

确保您的问候看起来正确（没有什么比意识到您刚刚发送电子邮件的人的姓名拼写错误更糟糕的了）并且在适当的时候说谢谢。 仔细检查您提出的任何请求是否直截了当且易于理解，但不要突然或冒昧。

此外，这是您发现任何细微错别字的最后机会； 我们已经看到不止一个电子邮件线程在有人本想输入“now”但不小心输入“not”时完全跳出轨道——例如，“我们不想在星期四之前准备好演示文稿。” 保持警惕。

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