Cum să dai tonul potrivit în e-mail

Ce este un ton în scris? O modalitate excelentă de a gândi tonul este ca vocea cuvântului scris, care exprimă emoția, caracterul, volumul, intonația și atitudinea generală a mesajului. Ai putea spune că diferența dintre cele două este că vocea este ceea ce spui, tonul tău în e-mail este modul în care o spui. Dacă comunicați în persoană, există atât de multe indicii vizuale, fizice și audio de observat și de preluat în timp ce interacționați cu cineva. Acestea includ lucruri precum limbajul corpului, gesturile mâinii, ritmul și tonul vorbirii, expresiile faciale și multe altele. Toate aceste elemente se adaugă în mod crucial la tonul cuvintelor pe care le spui.

Odată ce această interacțiune trece la forma scrisă, toate aceste indicii dispar, iar tu te exprimi cu mult mai puțină culoare. Așa cum am vorbit într-o postare de blog despre începerea unui e-mail profesional, tonul este modul în care caracterul afacerii tale apare prin cuvintele tale, ilustrând perspectiva ta emoțională fără aceste alte indicii utile. Deci, de ce să nu învățați cât mai multe despre tonul în comunicarea de afaceri și să evitați orice fire încrucișate? Cu cât acordați mai multă atenție înțelegerii vocii și a tonului într-un e-mail, cu atât veți fi mai bine reflectat și reprezentat.

În această postare pe blog, vă ajutăm să înțelegeți ce este tonul, să vă arătăm cum să recunoașteți și să utilizați toate tipurile diferite de tonuri în e-mail și cum să vă asigurați că vă exprimați întotdeauna așa cum doriți. ‍

De ce este important tonul?

A te exprima clar, eficient și politicos este cheia unei comunicări profesionale de succes. Când o mare parte din această comunicare se face prin cuvântul scris, va trebui să vă opriți și să vă gândiți la ce tip de ton transmiteți, astfel încât destinatarul să înțeleagă bine cum vă simțiți. Îți transmiți mesajul exact așa cum vrei să sune.

Deja puteți vedea cum tonul contribuie la a fi bine perceput și, de fapt, cum a putea transmite ceea ce vrei să spui se poate baza adesea în întregime pe tonul vocii tale. Într-un mediu scris, acest lucru nu este diferit. Cu toate acestea, cuvântul scris poate fi, de asemenea, mai complicat dacă există vreo incertitudine pentru cititor. De exemplu, atunci când ne lipsesc informații, creierul nostru umple adesea aceste lacune – rareori cu noțiuni pozitive. Acest lucru poate duce la o multitudine de confuzii și mesaje amestecate, pe care nimeni nu le dorește personal și profesional.

Stăpânirea tonului de e-mail înseamnă:

• Încredere și înțelegere mai mare în mediile de lucru.
• Mai puțin timp pierdut recitind, revizuind și reformulând toate comunicările prin e-mail.
• Fără a da înapoi la e-mailuri sau a trebui să repare relațiile profesionale rupte.
  

Într-un context de afaceri, este în interesul tău să fii înțeles clar și să ai atitudinea potrivită în e-mailul tău, fără loc pentru confuzie sau interpretare greșită. O astfel de neînțelegere ar putea duce la un coleg ofensat, un client nemulțumit, un client sau partener nemulțumit sau chiar un șef ofensat. Lista, din păcate, continuă, dar, fundamental, scopul este de a preveni orice șansă de conflict pe termen lung.

Asigurați-vă că eticheta dvs. de e-mail transmite în mod natural tonul dorit și puneți la punct toate modurile în care vocea dvs. ar putea și poate fi interpretată prin e-mail - apoi aplicați-o în munca de zi cu zi pentru liniște sufletească.

Diferite tipuri de tonuri în scris

Un ton profesional în e-mail poate dura mult timp pentru a fi corect. Mulți oameni își citesc e-mailurile de mai multe ori, le citesc cu voce tare sau chiar le lasă deoparte pentru o perioadă scurtă de timp pentru a le reveni mai târziu. Ghicirea modului în care vei fi perceput este aproape la fel de frustrant ca și presupunerile care pot duce în încercarea de a înțelege tonul altcuiva - încercând să interpretezi emoțiile persoanei cu privire la subiect și sperând că le-ai înțeles corect.

Există câteva reguli de aur pe care scriitorul trebuie să le ia în considerare înainte de a începe să scrie, care ajută la determinarea tonului potrivit:

• De ce scriu asta?
• Cui îi scriu asta?
• Ce vreau să înțeleagă aici?
  

Răspunsul la toate acestea vă va oferi răspunsul la întrebarea care v-a adus aici: Ce fel de ton ar trebui să folosesc?

Iată o listă cu diferite tipuri de tonuri scrise pentru a le recunoaște în e-mailuri și pentru a minimiza șansele de interpretare greșită.

Casual

• "Hei"
• "Multumesc mult"
• „Fără problemă”
  

Respectuos

• „Așa cum s-a referit doamna Dias la apelul nostru anterior”
• „Conform cercetărilor departamentului nostru”
• „Stimați membri ai comitetului,”
  

Prietenos

• "Ce mai faci?"
• "Sa ai un weekend frumos"
• "Sper ca totul e bine!"
  

Încurajator

• „Mi-ar plăcea să vă aud gândurile aici”
• „De ce nu iei tu conducerea în privința asta?”
• „Foarte bună la prezentarea de ieri”

Concis

• „Marți și miercuri săptămâna viitoare după ora 15:00 îmi convin cel mai bine”
• „Graficul A și B funcționează bine, dar ultima statistică din Graficul C nu este suficient de reprezentativă”
  

Decisiv

• „Acesta este cel mai bun plan de acțiune”
• „Voi trage o linie sub asta”
• „Să mergem cu strategia B și să o luăm de acolo”
  

Bine dispus

• „Simt că, cu încă o săptămână de generare de clienți potențiali, putem depăși acest lucru”
• „De îndată ce terminăm cu camera, totul este al tău”
• „Ma bucur să ajut acolo unde pot”

Setarea tonului în e-mail

Similar postării noastre despre cum să scrieți un e-mail profesional, liniile directoare pentru stabilirea tonului e-mailului urmează o regulă de conduită destul de simplă. Cele mai bune practici sunt următoarele.

Fii politicos și sincer

A fi politicos va fi întotdeauna un loc bun de început pentru a da un ton grozav de la început.

Folosiți un limbaj nediscriminatoriu

A trata pe toți ca fiind egali este un semn de respect și previne orice prejudecată sau ofensă între scriitor și cititor.

Prioritizează-ți informațiile

Aflați cel mai important lucru pe care îl spuneți și asigurați-vă că este exprimat clar la începutul e-mailului. Ambiguitatea poate deruta mesajul.

Păstrați partea pozitivă în față și în centru

În mod similar, subliniați veștile bune în comunicările voastre; arată că prețuiești cel mai mult acest lucru înainte de a aborda orice altceva.

Acordați atenție detaliilor

‍ Verificarea pentru gramatică, ortografie, structură implică faptul că vă pasă de modul în care acest mesaj comunică cititorului.

Atentie la lungime

Acest lucru poate transmite cititorului o varietate de emoții. Prea scurt poate părea scurt sau enervat. Prea mult timp pare neconcentrat și neclar – o abundență de cuvinte poate uneori să îngroape adevăratul sens al unui mesaj.

Exemple de ton în scrierea e-mailurilor

Având în vedere noile învățături, să ne uităm la câteva exemple de tonul unui e-mail. Dacă vă aflați în următoarele situații profesionale sau similare, este esențial să reprezentați cu exactitate cum vă simțiți și cum doriți să fiți perceput. Sperăm că aceste exemple vă vor ajuta în continuare să înțelegeți și să transmiteți tonul în comunicarea de afaceri.

Dezacord cu un coleg

Bună Beth,

Aceasta este o sugestie atât de grozavă, creativă, apreciez foarte mult că faci efortul de a analiza unele dintre aceste opțiuni. Am putea explora acest lucru la un moment dat, în funcție de feedback-ul pe care îl colectăm pe criterii demografice, deși, dacă sunt sincer, aș vedea că această abordare îi înstrăinează pe unii dintre utilizatorii noștri și nu ar fi nevoit să anulați o mare parte din munca ta grea acolo. Poate că o campanie mai largă prin e-mail ar include toate punctele de contact cu care trebuie să interacționăm?

Deschis la idei totuși!

Multumesc mult,
Stefan

Tonul acestui e-mail este interpretat ca fiind indirect și, prin urmare, puțin sincer. Ceea ce încerci să exprimi este să te pierzi în limbaj înflorit și propoziții lungi. Cel mai bun mod de a proceda ar putea fi ceva de genul următor exemplu.

Bună Beth,

Bună idee, văd de unde vii; totuși, trebuie să reprezentăm mai mult din baza noastră de clienți, plus cred că trebuie să ne mișcăm destul de repede în acest sens. Să încercăm o campanie simplă de e-mail pentru toate categoriile de vârstă și să revizuim rezultatele într-o săptămână. Suna bine?

Mulțumiri,
Stefan

Frustrare pentru a nu fi auzit

Patrick,

Conform celor două e-mailuri anterioare (!), acest lucru nu va funcționa. ce parte nu ai inteles?? Această dată nu se potrivește domnului Arnaux, iar el NU va participa la eveniment săptămâna viitoare!

Jo

Acest e-mail este un exemplu de ton foarte condescendent. Nu există niciun salut, propozițiile sunt foarte clare și utilizarea mai multor semne de întrebare și exclamare este inutilă. Cuvintele cu majuscule transmit, de asemenea, un ton furios care ar trebui evitat cu orice preț. Respirați, rămâneți calm și încercați o abordare proaspătă, dar directă. Iată cum să sune mai profesionist în timp ce transmiteți același mesaj.

Bună Patrick,

Nimic nu s-a schimbat din partea noastră - datele evenimentului încă nu funcționează pentru domnul Arnaux.

Se pare că firele noastre ar putea fi trecute aici. Ai timp pentru un apel rapid în după-amiaza asta? Ar fi grozav să ajungi pe aceeași pagină.

Cel mai bun,
Jo

Refuzarea unui intervievat pentru un rol în echipa ta

Salut Sara,

Deși a fost minunat să vorbesc cu dvs. cu privire la poziția deschisă săptămâna trecută, regret să vă spun că, din păcate, nu vom continua cu cererea dvs. Îmi pare atât de rău că trebuie să vă dau vești proaste și sper că nu sunteți prea supărat de acest feedback rezultat.

Vă rog să acceptați scuzele mele cele mai sincere.

Cel mai bun,
Martin

Tonul de aici este foarte scuze pentru ceva care este un rezultat natural într-un proces de interviu. Folosirea acestui stil de limbaj transmite tristețe disproporționată și implicit vinovăție, ceea ce nu este o impresie grozavă pentru brandul de angajator al companiei. Așa ai putea scrie același e-mail pe un ton mai profesionist. De asemenea, consultați câteva sfaturi despre scrierea e-mailului perfect de respingere a candidatului.

Salut Sara,

Vă mulțumim pentru timpul acordat să ne întâlnim săptămâna trecută. Din păcate, nu vom continua cu cererea dvs. în acest moment.

În acest moment, căutăm candidați cu un set de abilități mai specifice pentru a îndeplini acest rol, deși am fost foarte impresionați de experiența dumneavoastră generală. Am dori să rămânem în legătură cu privire la orice alte oportunități pentru care credem că ați fi potrivit dacă ați fi bucuroși să facem acest lucru?

Cel mai bun,
Martin

Actualizare cu privire la un proiect provocator

Buna tuturor,

Din păcate, nu suntem acolo unde ne așteptam să fim în această etapă de dezvoltare. În ciuda planificării cu atenție a fiecărui segment, ne străduim să atingem cifrele țintă săptămânale. Nu văd că acest lucru se va schimba în luna următoare, deși vedem câteva constatări interesante în alte domenii ale proiectului.

Sper că acest lucru nu este un eșec prea mare. Simțiți-vă liber să împărtășiți orice părere despre asta.

Cel mai bun,
Mia

Inutil să spun că acesta este un ton prea negativ. Da, este bine să vă asumați progresul lent sau eșecurile, totuși încadrarea e-mailului în acest fel nu arată nicio promisiune, speranță sau convingere care să asigure conducerea că persoana este capabilă să facă față situației. E-mailul prezintă o lipsă de încredere și un sentiment de disperare față de muncă, care ar trebui evitate. Iată cum să îmbunătățiți tonul și modul de comunicare a acelorași greutăți.

Buna tuturor,

Când am stabilit inițial obiectivele acestui proiect, am neglijat să țin cont de perioada de extrasezon în calendarul sportiv. De înțeles, acest lucru înseamnă că cifrele noastre vor fi mai mici decât cele prognozate – cu toate acestea, am observat un comportament extrem de pozitiv al consumatorilor în magazinul nostru online prin intermediul campaniei grozave pe rețelele sociale pe care o desfășoară echipa noastră, precum și o creștere uriașă a urmăririi noastre generale pe rețelele sociale.

Vom analiza în continuare aceste evoluții și vă vom ține la curent cu informațiile pe măsură ce ne reajustăm cifrele așteptate pentru această lună.

Orice întrebări despre asta sunt mai mult decât binevenite.

Cel mai bun,
Mia

Excitare față de o perspectivă de vânzare

Bună Jorge,

Veste uimitoare!!! Atât de încântat că vei veni la bord ca client Crossify! Echipa de aici este atât de încântată că am procesat toate documentele (vezi atașat!) în speranța că vom putea închide totul astăzi :D Sună bine?!

Orice întrebări sau întrebări, sunați-mi oricând la +34 8711540 și putem rezolva totul.

Salutări calde,
Petru

Deși cu siguranță un motiv pentru a fi fericiți, tonul entuziast de e-mail de aici este puțin nepotrivit și dezamăgitor, având în vedere contextul. Clientul potențial poate citi asta ca fiind amator, neprofesionist sau chiar disperat – a trecut ceva timp de când ați făcut o vânzare? Răspundeți într-un mod pozitiv, dar măsurat și, mai presus de toate, rămâneți încrezători în abilitățile dumneavoastră profesionale în această negociere. Tonul potrivit pentru această corespondență prin e-mail ar putea arăta cam așa.

Bună Jorge,

Sclipitor! Eu și echipa așteptăm cu nerăbdare să vă înscriem ca client oficial Crossify. Puteți găsi toate documentele necesare atașate, dar doar anunțați-mă dacă aveți întrebări.

Alternativ, putem stabili și un apel pentru săptămâna viitoare pentru a finaliza lucrurile în persoană. Mai mult decât bucuros să vă ghidez prin documentație.

Salutări calde,
Petru

Familiarizarea cu această prezentare generală și exemple va funcționa ca un verificator de tonuri de e-mail neprețuit. De asemenea, puteți folosi Flowrite pentru a vă ajuta să sunați așa cum doriți în e-mailurile dvs.

Flowrite are un selector de tonuri care vă ajută să transmiteți întotdeauna mesajul așa cum ați dorit – dvs. alegeți tonul pe care doriți să îl transmită e-mailul, iar instrumentul nostru de scriere bazat pe inteligență artificială se ocupă de restul. Aflați mai multe despre instrumentul nostru de scriere AI aici .