Cum să scrieți un e-mail de memento – cu mostre

Indiferent dacă este o plată lipsă, o întâlnire urgentă sau o solicitare de concediu, uneori, va trebui să trimiteți un e-mail de memento.

E-mailurile de memento ar trebui să fie politicoase, profesionale și persuasive - să vă transmiteți punctul de vedere, rămânând în același timp pe partea dreaptă a nepoliticosului. Până la sfârșitul e-mailului, destinatarul ar trebui să știe exact ce trebuie să facă și când.

E-mailurile prietenoase de memento sunt notoriu dificil de rezolvat, dar nu trebuie să fie cazul. Citind acest ghid și urmând principiile noastre pentru scrierea unui e-mail de memento, veți putea trimite un memento blând în câteva minute.

Ce este un e-mail de memento?

Există numeroase motive pentru care poate fi necesar să trimiteți un memento prin e-mail. Unele dintre acestea includ confirmarea prezenței la o întâlnire sau un interviu viitoare, evidențierea unei facturi neplătite sau întârzieri.

Mementourile prin e-mail sunt de obicei împărțite în două tipuri:

1. Un e-mail trimis înainte de a se întâmpla ceva – un memento prietenos că o întâlnire urmează să aibă loc, de exemplu.
2. Un memento prin e-mail după ce ceva nu s-a întâmplat – un memento că o factură nu a fost plătită până la data scadenței, de exemplu.

Un e-mail de memento are un singur scop: de a determina pe cineva să acționeze.

Fie că vă trimite un e-mail înapoi, vă sună înapoi, vă trimite lucrarea sau vă plătește factura. La sfârșitul e-mailului, ei trebuie să știe ce vrei să facă, cum vrei să facă acest lucru și când.

Este atât de simplu, așa că de ce atât de mulți dintre noi ni se pare atât de greu să scrie e-mailuri politice de memento? Este mediul care face din mesaj o provocare.

Spre deosebire de apelurile telefonice, e-mailul este pasiv. Înlăturarea elementului uman poate cauza probleme de înțelegere și poate duce la evitare și lipsă de acțiune. Oamenilor le este mai ușor să ignore un e-mail decât un apel telefonic.

Deci ce poți face? Indiferent dacă corespundeți într-o capacitate de afaceri sau personală, scrierea unui e-mail profesional este o abilitate esențială pe care trebuie să o stăpâniți.

Când scrieți un e-mail de memento, provocarea este să găsiți echilibrul potrivit între a fi profesionist, politicos și persuasiv. E-mailurile prietenoase de memento ar trebui să respecte regulile formale ale etichetei de e-mail, dar să se asigure că nu există loc de confuzie.

Academicieni care studiază e-mailurile au ajuns la concluzia că utilizarea „tonului și atitudinii adecvate în e-mailuri poate ajuta la atenuarea provocărilor pe care le prezintă mediul”. Fiind profesionist, politicos și convingător, dar amabil, îi poți determina pe oameni să răspundă. Pe de altă parte, e-mailul dvs. este probabil să fie ignorat dacă este nepoliticos, agresiv sau ambivalent.

De ce sunt importante e-mailurile prietenoase de memento?

Scrierea de e-mailuri politice de memento este o necesitate în viața noastră personală și profesională. E-mailurile sunt moneda de afaceri a lumii, cu peste 300 de miliarde de mesaje electronice trimise în fiecare zi. Un muncitor mediu primește 121 de e-mailuri pe zi și se estimează că un incredibil (sau șocant) 35% dintre aceste e-mailuri de afaceri rămân necitite.

De asemenea, au 651 de e-mailuri necitite în căsuța de e-mail. Sunt multe mesaje ratate și expeditori nefericiți. Câte ai?

Dacă te trezești înecat în comunicațiile digitale, nu dispera. Cercetările axate pe cercetare și dezvoltare în firmele din SUA au descoperit că „Administratorii de inovație au un număr mai mare de contacte directe, sunt mai implicați în conversații și primesc mai multe mesaje decât trimit”. De asemenea, au descoperit că oamenii inovatori au mai multe șanse să răspundă prompt și profesional.

Când vă gândiți cât durează deschiderea, citirea și răspunsul la un e-mail, nu este surprinzător că chiar și corespondența esențială poate fi ratată. Dar e-mailurile lipsă se pot traduce în venituri pierdute, IMM-ul mediu din Marea Britanie având cel puțin cinci facturi restante, la o medie de 11.700 USD. Câte e-mailuri de memento de plată restante ați trimis?

Este posibil ca respondenții să nu vă ignore e-mailul intenționat. De fapt, filtrele de spam din ce în ce mai sensibile vă pot înfige corespondența crucială într-un dosar nedorit – mai ales dacă conține un atașament.

E-mailurile prietenoase de memento pot fi dificil de scris și dificil de primit, așa că păstrați-le concise. Destinatarul trebuie să facă două lucruri: să citească e-mailul și să răspundă. Este atât de simplu, așa că nu există niciun motiv să complice prea mult trimiterea lor.

Cum se scrie un e-mail de memento

E-mailurile de memento ar trebui să fie scurte, rapide și la obiect. Vrei ca persoana să facă ceva, așa că trebuie să fii clar. Trebuie să fii asertiv și să eviți să fii nepoliticos. A fi nepoliticos este cel mai rapid mod prin care e-mailul tău să fie respins cu totul.

În ceea ce privește tonul, vă recomandăm să fiți formal atunci când trimiteți e-mailuri amabile de memento. Dacă aveți de-a face cu ceva grav, cum ar fi o factură neplătită, poate fi necesar să vă referiți la e-mail din nou în viitor sau chiar să îl folosiți ca dovadă, așa că fiți cât mai politicos posibil.

Cercetarea noastră a constatat că există șase componente esențiale ale e-mailurilor de memento de succes:

1. Linia de subiect
2. Salut
3. Situatie
4. Soluţie
5. Acțiune
6. Ieșire

Să ne uităm la acestea în detaliu pas cu pas.

1. Linia de subiect

Vă recomandăm să fiți clar în subiectul e-mailului de memento. Exemplul nostru de mai jos înseamnă că destinatarul nu poate avea nicio îndoială despre ce este vorba în e-mail.

2. Salutare prin e-mail

A fi politicos și profesionist este abordarea corectă. Nu vom aprofunda prea mult în nuanțele felicitărilor prin e-mail, dar citiți ghidul nostru despre cum să începeți un e-mail profesional dacă doriți să aflați mai multe.

3. Situație

Explicați problema și fiți specific. Includeți referințe, date și detalii. Fii clar și fără echivoc.

4. Soluție

Vom fi puțin mai amabili în acest exemplu de e-mail de memento decât trebuie neapărat să fiți. Totuși, adesea ajută – mai ales dacă sunteți o afacere mică și persoana cu care comunicați este un client sau un client valoros.

Uneori pot exista scuze legitime cu privire la motivul pentru care un e-mail sau o factură sunt ignorate sau neplătite. A fi politicos și profesionist vă oferă cele mai bune șanse de a obține un rezultat satisfăcător.

5. Acțiune

Spune-i destinatarului exact ce vrei să facă. Dacă vrei să te plătească, spune-le. Dacă doriți să setați o dată, faceți-o. Dar rezistă să faci amenințări sau să te enervezi. Este mai puțin probabil să obțineți rezultatul dorit dacă o faceți.

În cazul plătitorilor întârziați consecvenți, poate doriți să specificați o dată pentru plată. În unele cazuri, poate doriți să explicați consecințele dacă cineva nu vă răspunde cu amabilitate. S-ar putea să le oferiți altcuiva locul de interviu sau să începeți proceduri formale pentru a recupera veniturile pierdute.

Din nou: dacă ești clar ce vrei, nu există nicio marjă de neînțelegere.

6. Închidere prin e-mail

Încheiați-vă e-mailul formal și politicos. Dacă aveți nevoie de un memento despre cum să încheiați un e-mail profesional, consultați ghidul nostru.

Exemple de e-mail de memento

Iată câteva exemple standard și relativ blânde de memento prin e-mail pe care le puteți găsi utile. Ei folosesc, de asemenea, cadrul în șase puncte pe care l-am stabilit mai sus. Indiferent dacă vă inspirați sau nu din exemplele noastre, amintiți-vă întotdeauna aspectele de bază ale unui e-mail de memento amabil pe care l-am prezentat în acest blog.

E-mail blând de memento către șef

Un memento blând prin e-mail pentru șeful tău poate fi un subiect sensibil, dar principiul este în continuare același. Păstrați-l profesional, politicos și persuasiv. Acest eșantion ar putea funcționa și ca un e-mail de memento amabil pentru un manager de resurse umane, profesor sau coleg.

E-mail de memento către client

Uneori, un proiect poate fi suspendat dacă un client, un contractant, o parte interesată sau altcineva nu își joacă rolul. Un e-mail blând de reamintire către un client vă poate readuce proiectul pe drumul cel bun.

E-mail de memento al evenimentului

E-mailurile de memento pentru evenimente sunt necesare pentru a vă asigura că evenimentul dvs. este un succes. Probabil că veți trimite destul de multe dintre acestea, așa că acest exemplu de e-mail de memento este liniștitor de scurt, dulce și la obiect.

E-mail de memento a întâlnirii

Solicitările de întâlnire ar trebui să fie întotdeauna personalizate. Puteți fi mai precis cu privire la importanța unei întâlniri și la implicațiile neprezentării, în comparație cu e-mailul evenimentului. Acest exemplu poate fi, de asemenea, transformat într-un e-mail de memento de întâlnire.

E-mail de memento de plată întârziată

Mementourile de plată sunt (din păcate) prea frecvente, plătitorii întârziați fiind o problemă cu care se confruntă toate companiile. Cheia aici este să eliminați emoția și să rezistați tentației de a vă enerva. Prezentați faptele, oferiți-le rezultatele și spuneți-le ce trebuie să facă.

5 greșeli comune de memento prin e-mail - și cum să le evitați

Exemplele de mai sus ar trebui să ofere câteva îndrumări valoroase despre cum să structurați e-mailurile de memento prietenoase. Înainte de a ne semna, iată cinci greșeli frecvente de memento prin e-mail și cum le puteți evita.

1. Treci la obiect

Fii prietenos, dar ferm. Scrieți un memento cu un motiv, așa că treceți repede la subiect. Fii detaliat, specific și structurat.

2. Evitați jena

Știți că au primit e-mailul (și probabil că o fac și ei), dar nu spuneți nume și rușine. Păstrați e-mailurile dvs. blânde de memento politicoase, prietenoase și concentrate.

3. Nu-ți cere niciodată scuze

Este ușor să-ți ceri scuze (este ceea ce facem, nu?), dar nu te va ajuta cu reamintirea prin e-mail. Dacă doriți, puteți înmuia puțin lovitura ( poate că ați ratat e-mailul meu anterior ), dar nu este nevoie. De asemenea, nu scrie unul dintre acele e-mailuri „Doar un memento…”.

4. Oferiți o soluție

Fiți întotdeauna clar ce doriți să facă destinatarul. Vrei un răspuns și o acțiune care să ofere rezultatul dorit. Spune-i persoanei ce vrei să facă și când.

5. Încurajează comunicarea

În unele cazuri, pot exista motive legitime pentru care cineva nu vă răspunde. Oferiți mai multe oportunități și solicitări pentru a-i încuraja să vă răspundă. Dacă nu doresc să vă trimită un e-mail, oferă șansa de a vă contacta prin telefon.

Încă vă întrebați cum să scrieți un e-mail blând de memento? Cu Flowrite, puteți transforma punctele scurte într-un e-mail de memento gata de trimis cu AI. Solicitați acces anticipat pentru a trimite e-mailuri prietenoase de memento mai repede ca niciodată.