Comment adopter le bon ton dans un e-mail

Qu'est-ce qu'un ton dans l'écriture ? Une excellente façon de penser au ton est comme la voix du mot écrit, exprimant l'émotion, le caractère, le volume, l'intonation et l'attitude globale du message. Vous pourriez dire que la différence entre les deux est que la voix est ce que vous dites, votre ton dans l'e-mail est la façon dont vous le dites. Si vous communiquez en personne, il y a tellement d'indices visuels, physiques et audio à observer et à capter lorsque vous interagissez avec quelqu'un. Cela inclut des éléments tels que le langage corporel, les gestes de la main, le rythme et la hauteur de votre discours, les expressions faciales et bien plus encore. Tous ces éléments ajoutent de manière cruciale au ton des mots que vous prononcez.

Une fois que cette interaction passe à la forme écrite, tous ces indices disparaissent et vous vous exprimez avec beaucoup moins de couleur. Comme nous en avons parlé dans un article de blog sur le lancement d'un e-mail professionnel, le ton est la façon dont le caractère de votre entreprise ressort de vos mots, illustrant votre point de vue émotionnel sans ces autres indices utiles. Alors, pourquoi ne pas en apprendre le plus possible sur le ton de la communication d'entreprise et éviter les fils croisés ? Plus vous accordez d'attention à la compréhension de la voix et du ton d'un e-mail, mieux vous serez reflété et représenté dans l'ensemble.

‍ Dans cet article de blog, nous vous aidons à comprendre ce qu'est le ton, à montrer comment reconnaître et utiliser tous les différents types de ton dans les e-mails et comment vous assurer de toujours vous exprimer comme vous le souhaitez. ‍

Pourquoi le ton est-il important ?

S'exprimer clairement, efficacement et poliment est la clé d'une communication professionnelle réussie. Lorsqu'une grande partie de cette communication se fait par écrit, vous devrez vous arrêter et réfléchir au type de ton que vous exprimez afin que le destinataire comprenne bien ce que vous ressentez. Vous faites passer votre message exactement comme vous voulez qu'il sonne.

Vous pouvez déjà voir comment le ton est bien perçu, et en fait, comment être capable de transmettre ce que vous voulez dire peut souvent dépendre entièrement de votre ton de voix. Dans un support écrit, ce n'est pas différent. Pourtant, le mot écrit peut aussi être plus compliqué s'il y a une incertitude pour le lecteur. Par exemple, lorsque nous manquons d'informations, notre cerveau comble souvent lui-même ces lacunes - rarement avec des notions positives. Cela peut conduire à toute une myriade de confusions et de messages contradictoires, dont personne ne veut personnellement et professionnellement.

Maîtriser le ton de votre e-mail signifie :

• Une plus grande confiance et compréhension dans les environnements de travail.
• Moins de temps perdu à relire, réviser et reformuler toutes vos communications par e-mail.
• Pas de retour en arrière sur les e-mails ou d'avoir à réparer des relations professionnelles fracturées.
  

Dans un contexte professionnel, il est dans votre intérêt d'être bien compris et d'avoir la bonne attitude dans votre e-mail, sans risque de confusion ou d'interprétation erronée. Un tel malentendu pourrait se traduire par un collègue offensé, un client mécontent, un client ou un partenaire mécontent, voire un patron offensé. La liste, malheureusement, est longue, mais fondamentalement, l'objectif est d'empêcher toute possibilité de conflit à long terme.

Assurez-vous que l'étiquette de votre e-mail transmet naturellement le ton voulu et mettez-vous à jour avec toutes les différentes façons dont votre voix pourrait et peut être interprétée par e-mail - puis appliquez-la à votre travail quotidien pour la tranquillité d'esprit.

Différents types de tons dans l'écriture

Un ton professionnel dans les e-mails peut prendre beaucoup de temps pour être correct. De nombreuses personnes lisent leurs e-mails plusieurs fois, les lisent à haute voix ou même les mettent de côté pendant un court instant pour y revenir plus tard. Deviner comment vous serez perçu est presque aussi frustrant que les conjectures qui peuvent être nécessaires pour essayer de comprendre le ton de quelqu'un d'autre - essayer d'interpréter les émotions de la personne concernant le sujet et espérer que vous les avez bien comprises.

Il y a quelques règles d'or que l'écrivain doit considérer avant de commencer à écrire qui aident à déterminer le ton approprié :

• Pourquoi est-ce que j'écris ceci ?
• A qui est-ce que j'écris ça ?
• Qu'est-ce que je veux qu'ils comprennent ici ?
  

La réponse à toutes ces questions vous donnera la réponse à la question qui vous a amené ici : quel type de ton dois-je utiliser ?

Voici une liste de différents types de tonalités écrites à reconnaître dans les e-mails et à minimiser les risques d'interprétation erronée.

Décontractée

• "Hé"
• "Merci beaucoup"
• "Pas de problème"
  

Respectueux

• "Comme Mme Dias l'a mentionné lors de notre appel précédent"
• "Selon les recherches de notre département"
• "Chers membres du comité",
  

Amical

• "Comment vas-tu?"
• "Passe un bon weekend"
• "J'espère que tout va bien !"
  

Encourageant

• "J'aimerais entendre vos pensées ici"
• « Pourquoi ne prends-tu pas la tête de celui-ci ? »
• "Excellent travail sur la présentation d'hier"

Concis

• "Mardi et mercredi de la semaine prochaine après 15h me conviennent le mieux"
• "Les graphiques A et B fonctionnent bien, mais la dernière statistique du graphique C n'est pas assez représentative"
  

Décisif

• "C'est le meilleur plan d'action"
• "Je vais tirer un trait sur ça"
• "Allons-y avec la stratégie B et partons de là"
  

Joyeux

• "Je pense qu'avec une autre semaine de génération de leads, nous pouvons passer à autre chose"
• "Dès qu'on en a fini avec la chambre, c'est tout à toi"
• "Heureux d'aider là où je peux"

Donner le ton dans un e-mail

Semblable à notre article sur la rédaction d'un e-mail professionnel, les directives pour définir le ton de votre e-mail suivent une règle de conduite assez simple. Les meilleures pratiques sont les suivantes.

Soyez poli et sincère

‍ Être courtois sera toujours un bon point de départ pour donner le ton dès le départ.

Utiliser un langage non discriminatoire

‍ Traiter tout le monde sur un pied d'égalité est une marque de respect et empêche tout parti pris ou offense de s'établir entre l'écrivain et le lecteur.

Priorisez vos informations

‍ Déterminez la chose la plus importante que vous dites et assurez-vous qu'elle est clairement exprimée dès le début de l'e-mail. L'ambiguïté peut confondre le message.

Gardez le positif à l'avant-plan

De même, mettez l'accent sur les bonnes nouvelles dans vos communications ; cela montre que vous accordez la plus grande importance à cela avant de vous attaquer à autre chose.

Faites attention aux détails

‍ La vérification de la grammaire, de l'orthographe et de la structure implique que vous vous souciez de la façon dont ce message communique au lecteur.

Attention à la longueur

‍ Cela peut transmettre une variété d'émotions au lecteur. Trop court peut paraître sec ou agacé. Trop longtemps semble flou et peu clair - une abondance de mots peut parfois enterrer le vrai sens d'un message.

Exemples de ton dans la rédaction d'e-mails

Avec les nouveaux apprentissages à l'esprit, regardons quelques exemples du ton d'un e-mail. Si vous vous trouvez dans les situations professionnelles suivantes ou similaires, il est essentiel de représenter avec précision comment vous vous sentez et souhaitez être perçu. Nous espérons que ces exemples vous aideront davantage à comprendre et à transmettre le ton dans les communications d'entreprise.

Pas d'accord avec un collègue

Salut Beth,

C'est une suggestion géniale et créative, j'apprécie vraiment que vous fassiez l'effort d'examiner certaines de ces options. Nous pourrions potentiellement explorer cela à un moment donné en fonction des commentaires que nous recueillons sur les données démographiques, même si, pour être honnête, je verrais cette approche aliéner certains de nos utilisateurs et je détesterais avoir à annuler une grande partie de votre travail acharné là-bas. Peut-être que quelque chose comme une campagne plus large par e-mail inclurait tous les points de contact avec lesquels nous devons interagir ?

Ouvert aux idées quand même !

Merci beaucoup,
Étienne

Le ton de cet e-mail est interprété comme indirect, et donc un peu hypocrite. Ce que vous essayez d'exprimer se perd dans un langage fleuri et de longues phrases. La meilleure façon de procéder pourrait être quelque chose comme l'exemple suivant.

Salut Beth,

Bonne idée, je vois où tu veux en venir; cependant, nous devons représenter une plus grande partie de notre clientèle, et je pense que nous devons agir assez rapidement sur celui-ci. Essayons une simple campagne d'e-mails pour toutes les catégories d'âge et examinons les résultats dans une semaine. Ça sonne bien ?

Merci,
Étienne

Frustration de ne pas être entendu

Patrick,

Selon mes DEUX précédents (!) e-mails, cela ne fonctionnera pas. Quelle partie n'avez-vous pas compris ?? Cette date ne convient pas à M. Arnaux, et il ne sera PAS présent à l'événement la semaine prochaine !

Jo

Cet e-mail est un exemple d'un ton très condescendant. Il n'y a pas de salutation, les phrases sont très directes et l'utilisation de plusieurs points d'interrogation et d'exclamation n'est pas nécessaire. Les mots en majuscules véhiculent également un ton colérique qu'il faut éviter à tout prix. Respirez, restez calme et essayez une approche fraîche mais directe. Voici comment paraître plus professionnel tout en délivrant le même message.

Salut Patrick,

Rien n'a changé de notre côté - les dates de l'événement ne fonctionnent toujours pas pour M. Arnaux.

On dirait que nos fils pourraient se croiser ici. Avez-vous le temps pour un appel rapide cet après-midi ? Ce serait formidable d'être sur la même page.

Meilleur,
Jo

Refuser une personne interviewée pour un poste dans votre équipe

Bonjour Sara,

Bien qu'il ait été agréable de discuter avec vous du poste vacant la semaine dernière, j'ai le regret de vous dire que nous ne poursuivrons malheureusement pas votre candidature. Je suis vraiment désolé de devoir vous donner de mauvaises nouvelles, et j'espère que vous n'êtes pas trop contrarié par ces commentaires.

Veuillez accepter mes excuses les plus sincères.

Meilleur,
Martin

Le ton ici est très apologétique pour quelque chose qui est un résultat naturel dans un processus d'entretien. L'utilisation de ce style de langage véhicule une tristesse disproportionnée, et par défaut, de la culpabilité, ce qui n'est pas une grande impression pour la marque employeur de l'entreprise. C'est ainsi que vous pourriez écrire le même e-mail sur un ton plus professionnel. Découvrez également quelques conseils supplémentaires sur la rédaction du parfait e-mail de rejet de candidat.

Bonjour Sara,

Merci d'avoir pris le temps de nous rencontrer la semaine dernière. Malheureusement, nous ne traiterons pas votre candidature pour le moment.

En ce moment, nous recherchons des candidats ayant des compétences plus spécifiques pour remplir ce rôle, bien que nous ayons été très impressionnés par votre expérience globale. Nous aimerions rester en contact avec d'autres opportunités pour lesquelles nous pensons que vous pourriez être apte si vous étiez heureux que nous le fassions ?

Meilleur,
Martin

Mise à jour sur un projet ambitieux

Bonjour à tous,

Malheureusement, nous ne sommes pas là où nous nous attendions à être à ce stade de développement. Malgré une planification minutieuse de chaque segment, nous avons du mal à atteindre les chiffres cibles hebdomadaires. Je ne vois pas cela changer au cours du mois prochain, même si nous constatons des découvertes intéressantes dans d'autres domaines du projet.

J'espère que ce n'est pas trop un revers. N'hésitez pas à partager vos réflexions à ce sujet.

Meilleur,
Mia

Inutile de dire que c'est un ton trop négatif. Oui, il est bon de s'approprier les progrès lents ou les échecs, mais encadrer l'e-mail de cette manière ne montre aucune promesse, espoir ou conviction qui garantira à la direction que l'individu est capable de faire face à la situation. L'e-mail dépeint un manque de confiance et un sentiment de désespoir face au travail, ce qu'il convient d'éviter. Voici comment améliorer le ton et la manière de communiquer les mêmes difficultés.

Bonjour à tous,

Lors de la définition initiale des objectifs de ce projet, j'ai négligé de tenir compte de la période hors saison dans le calendrier sportif. Naturellement, cela signifie que nos chiffres seront inférieurs aux prévisions - cependant, nous avons constaté un comportement extrêmement positif des consommateurs sur notre boutique en ligne via la grande campagne de médias sociaux que notre équipe a menée, ainsi qu'une énorme croissance de notre clientèle sociale globale.

Nous examinerons ces développements plus en détail et vous tiendrons au courant des informations au fur et à mesure que nous réajusterons nos chiffres attendus pour ce mois-ci.

Toutes les questions à ce sujet sont plus que bienvenues.

Meilleur,
Mia

Excitation chez un prospect de vente

Salut Jorge,

Incroyable nouvelle !!! Tellement ravi que vous rejoignez l'équipe en tant que client Crossify ! L'équipe ici est tellement ravie que nous ayons traité tous les documents (voir pièce jointe !) Dans l'espoir de pouvoir tout fermer aujourd'hui : D Ça va ? !

Pour toute question ou requête, appelez-moi à tout moment au +34 8711540, et nous pourrons tout régler.

Sincères amitiés,
Pierre

Bien qu'il s'agisse certainement d'une raison d'être heureux, le ton enthousiaste des e-mails ici est un peu inapproprié et rebutant compte tenu du contexte. Le client potentiel peut lire cela comme un amateur, un non professionnel ou même désespéré - cela fait-il un moment que vous n'avez pas fait de vente ? Répondez de manière positive mais mesurée et surtout, restez confiant en vos capacités professionnelles dans cette négociation. Le ton approprié pour cette correspondance par e-mail pourrait ressembler à ceci.

Salut Jorge,

Brillant! L'équipe et moi-même sommes impatients de vous accueillir en tant que client Crossify officiel. Vous pouvez trouver tous les documents nécessaires ci-joints, mais faites-le moi savoir si vous avez des questions.

Alternativement, nous pouvons également organiser un appel pour la semaine prochaine pour finaliser les choses en personne. Plus qu'heureux de vous guider à travers la documentation.

Sincères amitiés,
Pierre

Se familiariser avec cet aperçu et ces exemples fonctionnera comme un vérificateur de tonalité inestimable pour les e-mails. Vous pouvez également utiliser Flowrite pour vous aider à parler comme vous le souhaitez dans vos e-mails.

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