Cómo lograr el tono correcto en el correo electrónico

¿Qué es un tono en la escritura? Una excelente manera de pensar en el tono es como la voz de la palabra escrita, que expresa emoción, carácter, volumen, entonación y la actitud general del mensaje. Podría decir que la diferencia entre los dos es que la voz es lo que dice, su tono en el correo electrónico es cómo lo dice. Si se está comunicando en persona, hay muchas señales visuales, físicas y de audio para observar y captar mientras interactúa con alguien. Esto incluye cosas como el lenguaje corporal, los gestos con las manos, el ritmo y el tono de su discurso, las expresiones faciales y mucho más. Todos estos elementos se suman de manera crucial al tono de las palabras que está diciendo.

Una vez que esta interacción cambia a la forma escrita, todas estas señales desaparecen y te expresas con mucho menos color. Como hablamos en una publicación de blog sobre cómo comenzar un correo electrónico profesional, el tono es cómo el carácter de su negocio se manifiesta con sus palabras, ilustrando su perspectiva emocional sin estas otras pistas útiles. Entonces, ¿por qué no aprender tanto como sea posible sobre el tono en la comunicación empresarial y evitar los cables cruzados? Cuanta más consideración pongas en comprender la voz y el tono en un correo electrónico, mejor reflejado y representado estarás en general.

‍ En esta publicación de blog, lo ayudamos a comprender qué es el tono, le mostramos cómo reconocer y usar todos los diferentes tipos de tono en el correo electrónico y cómo asegurarse de que siempre se exprese como quiere. ‍

¿Por qué es importante el tono?

Expresarse de manera clara, eficiente y cortés es clave para una comunicación profesional exitosa. Cuando gran parte de esta comunicación se realiza a través de la palabra escrita, deberá detenerse y pensar qué tipo de tono está transmitiendo para que el destinatario comprenda bien cómo se siente. Haces llegar tu mensaje exactamente como quieres que suene.

Ya puede ver cómo los factores de tono se perciben bien y, de hecho, cómo poder transmitir lo que quiere decir a menudo puede depender completamente de su tono de voz. En un medio escrito, esto no es diferente. Sin embargo, la palabra escrita también puede ser más complicada si existe alguna incertidumbre para el lector. Por ejemplo, cuando nos falta información, nuestros cerebros a menudo llenan estos vacíos por sí mismos, rara vez con nociones positivas. Esto puede conducir a toda una miríada de confusiones y mensajes contradictorios, que nadie quiere ni personal ni profesionalmente.

Dominar el tono de su correo electrónico significa:

• Mayor confianza y comprensión en los entornos de trabajo.
• Menos tiempo perdido releyendo, revisando y reformulando todas sus comunicaciones por correo electrónico.
• Sin dar marcha atrás con los correos electrónicos o tener que reparar relaciones profesionales rotas.
  

En un contexto empresarial, lo mejor para usted es ser entendido claramente y tener la actitud correcta en su correo electrónico, sin lugar a confusión o mala interpretación. Tal malentendido podría resultar en un colega ofendido, un cliente descontento, un cliente o socio descontento, o incluso un jefe ofendido. Desafortunadamente, la lista continúa, pero fundamentalmente, el objetivo es evitar cualquier posibilidad de conflicto a largo plazo.

Asegúrese de que la etiqueta de su correo electrónico transmita de forma natural el tono deseado y esté al día con todas las diferentes formas en que su voz puede interpretarse por correo electrónico; luego aplíquelo a su trabajo diario para su tranquilidad.

Diferentes tipos de tonos en la escritura.

Puede tomar mucho tiempo lograr un tono profesional en el correo electrónico. Muchas personas leen sus correos electrónicos varias veces, los leen en voz alta o incluso los dejan de lado por un momento para volver a ellos más tarde. Adivinar cómo serás percibido es casi tan frustrante como las conjeturas que pueden implicar tratar de averiguar el tono de otra persona: tratar de interpretar las emociones de la persona con respecto al tema y esperar que las hayas entendido correctamente.

Hay algunas reglas de oro que el escritor debe considerar antes de comenzar a escribir que ayudan a determinar el tono apropiado:

• ¿Por qué estoy escribiendo esto?
• ¿A quién le escribo esto?
• ¿Qué quiero que entiendan aquí?
  

La respuesta a todas estas te dará la respuesta a la pregunta que te trajo aquí: ¿Qué tipo de tono debo usar?

Aquí hay una lista de diferentes tipos de tonos en la escritura para reconocer en los correos electrónicos y ayudar a minimizar la posibilidad de mala interpretación.

Casual

• "Oye"
• "Muchas gracias"
• "No hay problema"
  

Respetuoso

• "Como se refirió la Sra. Dias en nuestra llamada anterior"
• "Según la investigación de nuestro departamento"
• "Estimados miembros del Comité",
  

Amistoso

• "¿Cómo estás?"
• "Ten un excelente fin de semana"
• "¡Espero que todo este bien!"
  

Alentador

• "Me encantaría escuchar sus pensamientos aquí"
• "¿Por qué no tomas la iniciativa en este?"
• "Gran trabajo en la presentación de ayer"

Conciso

• "El martes y el miércoles de la próxima semana después de las 3 pm me conviene mejor"
• "Los gráficos A y B funcionan bien, pero la última estadística en el gráfico C no es lo suficientemente representativa"
  

Decisivo

• "Este es el mejor plan de acción"
• "Voy a dibujar una línea debajo de esto"
• "Vamos con la estrategia B y partamos de ahí"
  

Alegre

• "Siento que con otra semana de generación de prospectos, podemos superar esto"
• "Tan pronto como terminemos con la habitación, es toda tuya"
• "Feliz de ayudar en lo que pueda"

Configuración del tono en el correo electrónico

De manera similar a nuestra publicación sobre cómo escribir un correo electrónico profesional, las pautas para establecer el tono de su correo electrónico siguen una regla de conducta bastante sencilla. Las mejores prácticas son las siguientes.

ser educado y sincero

Ser cortés siempre será un buen lugar para comenzar a fin de establecer un gran tono desde el principio.

Usar un lenguaje no discriminatorio

‍ Tratar a todos por igual es una señal de respeto y evita que se interpongan prejuicios u ofensas entre el escritor y el lector.

Prioriza tu información

‍ Averigüe lo más importante que está diciendo y asegúrese de que esté claramente expresado al principio del correo electrónico. La ambigüedad puede confundir el mensaje.

Mantenga el frente positivo y el centro

Del mismo modo, enfatiza las buenas noticias en tus comunicaciones; muestra que valoras más esto antes de abordar cualquier otra cosa.

Presta atención a los detalles

‍ Revisar la gramática, la ortografía y la estructura implica que le importa cómo se comunica este mensaje al lector.

Cuidado con la longitud

Esto puede transmitir una variedad de emociones al lector. Demasiado corto puede parecer brusco o molesto. Demasiado largo parece desenfocado y poco claro: la abundancia de palabras a veces puede enterrar el verdadero significado de un mensaje.

Ejemplos de tono en la redacción de correos electrónicos

Con los nuevos aprendizajes en mente, veamos algunos ejemplos del tono de un correo electrónico. Si te encuentras en las siguientes situaciones profesionales o similares, es clave que representes con precisión cómo te sientes y cómo quieres que te perciban. Esperamos que estos ejemplos lo ayuden a comprender y transmitir el tono en las comunicaciones comerciales.

No estar de acuerdo con un colega

Hola beth,

Esta es una gran sugerencia creativa, realmente aprecio que se haya esforzado por ver algunas de estas opciones. Podríamos explorar esto potencialmente en algún momento dependiendo de los comentarios que recopilamos a través de la demografía, aunque si soy honesto, vería que este enfoque aliena a algunos de nuestros usuarios y odiaría tener que deshacer mucho de su arduo trabajo allí. ¿Tal vez algo como una campaña más amplia por correo electrónico incluiría todos los puntos de contacto con los que necesitamos interactuar?

Aunque abierto a ideas!

Muchas gracias,
Esteban

El tono de este correo electrónico se interpreta como indirecto y, por lo tanto, poco sincero. Lo que estás tratando de expresar se pierde en un lenguaje florido y oraciones largas. La mejor manera de hacerlo podría ser algo como el siguiente ejemplo.

Hola beth,

Buena idea, veo de dónde vienes; sin embargo, necesitamos representar a más de nuestra base de clientes, además creo que debemos avanzar bastante rápido en este caso. Probemos una campaña de correo electrónico simple para todas las categorías de edad y revisemos los resultados en una semana. ¿Suena bien?

Gracias,
Esteban

Frustración por no ser escuchado

Patricio,

Según mis DOS (!) correos electrónicos anteriores, esto no funcionará. que parte no entendiste?? ¡Esta fecha no le conviene al Sr. Arnaux, y NO asistirá al evento la próxima semana!

Jo

Este correo electrónico es un ejemplo de un tono muy condescendiente. No hay saludo, las oraciones son muy contundentes y no es necesario usar múltiples signos de interrogación y exclamación. Las palabras con mayúscula también transmiten un tono de enojo que debe evitarse a toda costa. Tome un respiro, mantenga la calma e intente un enfoque fresco pero directo. Aquí le mostramos cómo sonar más profesional mientras transmite el mismo mensaje.

hola patricio,

Nada ha cambiado por nuestra parte: las fechas de los eventos aún no funcionan para el Sr. Arnaux.

Parece que nuestros cables podrían estar cruzándose aquí. ¿Tienes tiempo para una llamada rápida esta tarde? Sería genial estar en la misma página.

Mejor,
Jo

Rechazar a un entrevistado para un puesto en su equipo

Hola sara,

Si bien fue maravilloso hablar con usted sobre el puesto vacante la semana pasada, lamento decirle que, lamentablemente, no procederemos con su solicitud. Siento mucho tener que darte malas noticias y espero que no estés demasiado molesto con los comentarios resultantes.

Por favor acepte mis más sinceras disculpas.

Mejor,
Martín

El tono aquí es muy apologético por algo que es un resultado natural en un proceso de entrevista. El uso de este estilo de lenguaje transmite tristeza desproporcionada y, por defecto, culpa, lo que no es una gran impresión para la marca de empleador de la empresa. Así es como podrías escribir el mismo correo electrónico en un tono más profesional. Además, consulte algunos consejos más sobre cómo escribir el correo electrónico de rechazo de candidato perfecto.

Hola sara,

Gracias por tomarse el tiempo para reunirse la semana pasada. Lamentablemente, no procederemos con su solicitud en este momento.

En este momento, estamos buscando candidatos con un conjunto de habilidades más específico para desempeñar este puesto, aunque quedamos muy impresionados con su experiencia general. Nos gustaría mantenernos en contacto con respecto a cualquier otra oportunidad para la que creamos que podría ser adecuado si estuviera feliz de que lo hiciéramos.

Mejor,
Martín

Actualización sobre un proyecto desafiante

Hola a todos,

Desafortunadamente, no estamos donde esperábamos estar en esta etapa de desarrollo. A pesar de planificar cuidadosamente cada segmento, estamos luchando para alcanzar los números objetivo semanales. No veo que esto cambie en el próximo mes, aunque estamos viendo algunos hallazgos interesantes en otras áreas del proyecto.

Espero que esto no sea demasiado contratiempo. Siéntase libre de compartir cualquier pensamiento sobre esto.

Mejor,
Desaparecido en combate

No hace falta decir que este es un tono demasiado negativo. Sí, es bueno hacerse cargo del progreso lento o de los fracasos; sin embargo, enmarcar el correo electrónico de esta manera no muestra ninguna promesa, esperanza o convicción que asegure que la gerencia sepa que la persona es capaz de manejar la situación. El correo electrónico refleja una falta de confianza y un sentimiento de desesperación sobre el trabajo, que debe evitarse. He aquí cómo mejorar el tono y la forma de comunicación de las mismas dificultades.

Hola a todos,

Al establecer originalmente los objetivos para este proyecto, olvidé tener en cuenta el período fuera de temporada en el calendario deportivo. Comprensiblemente, esto significa que nuestros números serán más bajos de lo proyectado; sin embargo, hemos visto un comportamiento de los consumidores muy positivo en nuestra tienda en línea a través de la gran campaña en las redes sociales que nuestro equipo ha estado ejecutando, así como un gran crecimiento en nuestros seguidores sociales en general.

Estaremos investigando estos desarrollos más a fondo y lo mantendremos informado sobre las ideas a medida que reajustamos nuestras cifras esperadas para este mes.

Cualquier pregunta sobre esto es más que bienvenida.

Mejor,
Desaparecido en combate

Entusiasmo ante una perspectiva de venta

Hola Jorge,

¡Noticias increíbles! ¡Estoy tan emocionado de que te unas a bordo como cliente de Crossify! El equipo aquí está encantado de que hayamos procesado todo el papeleo (¡ver adjunto!) con la esperanza de que podamos cerrar todo esto hoy :D ¿Suena bien?

Cualquier pregunta o consulta, solo llámame en cualquier momento al +34 8711540, y podemos solucionarlo todo.

Saludos cordiales,
Pedro

Si bien definitivamente es una razón para estar feliz, el tono entusiasta del correo electrónico aquí es un poco inapropiado y desagradable dado el contexto. El posible cliente puede leer esto como un aficionado, poco profesional o incluso desesperado. ¿Ha pasado un tiempo desde que realizó una venta? Responda de manera positiva pero mesurada y, sobre todo, tenga confianza en sus habilidades profesionales en esta negociación. El tono apropiado para esta correspondencia por correo electrónico podría verse así.

Hola Jorge,

¡Brillante! El equipo y yo esperamos incorporarlo como cliente oficial de Crossify. Puede encontrar toda la documentación necesaria adjunta, pero hágamelo saber si tiene alguna pregunta.

Alternativamente, también podemos programar una llamada para la próxima semana para finalizar las cosas en persona. Más que feliz de guiarlo a través de la documentación.

Saludos cordiales,
Pedro

Familiarizarse con esta descripción general y los ejemplos funcionará como un verificador de tono de correo electrónico invaluable. También puedes usar Flowrite para ayudarte a sonar como quieras en tus correos electrónicos.

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