10 Hal yang Seharusnya Tidak Anda Katakan dalam Email

Diterbitkan: 2018-07-09

Ada beberapa hal yang sudah Anda ketahui untuk tidak disebutkan melalui email; opini politik, apa pun yang dapat dianggap sebagai pelecehan seksual, dan gosip kantor termasuk di antara yang tidak masuk akal. Tetapi ada juga beberapa topik dan frasa yang kurang jelas yang sebaiknya Anda hindari, terutama jika Anda ingin tampil sebagai profesional, kompeten, dan di atas beban kerja Anda. Lagi pula, email dapat bertahan untuk waktu yang lama, dan Anda tidak pernah tahu apa yang mungkin terbongkar di kemudian hari.

Inilah yang dikatakan oleh para profesional HR yang harus Anda hindari dengan cara apa pun.

1 "Hanya peringatan, saya akan menelepon karena sakit besok."

Dengar, setiap orang telah dipanggil sakit untuk kesehatan mental yang telah direncanakan sebelumnya atau hari pribadi di beberapa titik dalam karir mereka, tetapi itu tidak berarti Anda harus membicarakannya melalui email kantor. “Mengirim email tentang rencana Anda untuk bermain curang pada hari berikutnya bukanlah langkah yang paling cerdas,” catat Patrick Colvin, Mitra Bisnis SDM Strategis untuk USA Today. “Ini hanya menunjukkan ketidakjujuran Anda agar semua orang melihat apakah pesan Anda sampai di tangan yang salah.” Meskipun atasan Anda mungkin mengerti jika Anda menjelaskan kebutuhan Anda akan hari libur secara langsung, menyampaikannya dalam bentuk tertulis terasa sangat licik. "Kecuali jika Anda benar-benar sakit dan merasa tidak akan sakit lagi di hari berikutnya, ini bukan pesan yang Anda inginkan di luar sana," tambah Colvin.

BACA: 5 Alternatif Lebih Baik untuk "Saya Harap Email Ini Menemukan Anda Dengan Baik"

2 "John benar-benar menjatuhkan bola yang satu ini."

“Jangan pernah membahas kinerja rekan kerja, kecuali Anda adalah bos mereka dan mendiskusikannya dengan HR atau atasan Anda,” saran Cam Bishop, Presiden dan CEO SkillPath. “Tidak hanya kasar, tetapi bukan tempat Anda untuk mendiskusikan kinerja orang lain melalui email.”

Berikut tipnya: Tata bahasa berjalan pada algoritme canggih yang dikembangkan oleh ahli bahasa terkemuka dunia, dan ini dapat menyelamatkan Anda dari kesalahan ejaan, ratusan jenis kesalahan tata bahasa dan tanda baca, dan kata-kata yang dieja dengan benar tetapi digunakan dalam konteks yang salah. Belajarlah lagi

3 “Saya merasa…”

Yang terbaik adalah menyimpan sesuatu yang emosional di luar email kantor, kata Ginger Robitaille, Profesional Sumber Daya Manusia, Umum SDM di Turning the Corner. “Penting untuk komunikasi email didasarkan pada fakta, berbagi informasi yang diperlukan, tetapi tidak emosional. Emosi kita dapat ditafsirkan dengan berbagai cara ketika tidak ada nada atau nada suara yang sesuai dengan kata-kata, ”katanya. Dan jika Anda tidak dapat menahan emosi Anda dari isi email, itu adalah percakapan yang mungkin harus Anda lakukan secara langsung atau melalui telepon.

BACA: 11 Cara Unik Mengucapkan “Terima Kasih” dalam Email

4 “Apakah hari Selasa masih bekerja untuk Anda mengembalikan dokumen-dokumen itu kepada saya, mungkin sekitar jam 3 sore? Jangan khawatir jika tidak.”

Bahasa tentatif tidak memiliki tempat di email, menurut Amanda B. Gulino, pakar SDM dan pendiri A Better Monday. Alih-alih, pilih sesuatu seperti: “Apakah Anda memiliki kesempatan untuk meninjau dokumen yang saya kirim minggu lalu? Harap tinjau dan kembalikan kepada saya pada hari Selasa pukul 3 sore sehingga kami dapat tetap berada di jalur yang sesuai dengan rencana proyek kami.” Dengan berkomunikasi secara tegas dan jelas dalam email kantor, Anda akan memproyeksikan kepercayaan diri dan kompetensi.

5 “Ini salinan proyek yang sedang saya kerjakan dengan tim saya. Saya ingin mendapatkan tanggapan Anda. ”

“Kecuali bos Anda mengatakan tidak apa-apa untuk berbagi proyek, simpan untuk diri sendiri atau anggota tim tertentu yang mengerjakan tugas Anda,” kata Jill Tipograph, salah satu pendiri Early Stage Careers. Berbagi informasi rahasia atau hak milik secara tidak sengaja dari perusahaan Anda mungkin tampak seperti kesalahan yang tidak disengaja, tetapi dapat menjadi alasan pemecatan dari pekerjaan Anda. “Milenial khususnya suka melakukan crowdsource topik, bahkan keputusan,” kata Tipograph. Tapi bertanya kepada teman Anda yang juga sedang berkonsultasi bagaimana menyelesaikan masalah klien, misalnya, tidak boleh.”

6 “Tempat ini terkadang membuatku sedih.”

Bahkan jika Anda menulis surat kepada sahabat Anda di kantor setelah hari yang sangat sulit, Anda tidak boleh mengatakan sesuatu yang negatif tentang tempat kerja Anda melalui email kantor. “Pesan kepada rekan kerja Anda tentang betapa Anda membenci pekerjaan yang Anda lakukan dapat dengan mudah sampai ke manajer Anda,” catat Tiffany Kuehl, Perekrut Sumber Daya Manusia Senior untuk Versique. “Dalam skenario kasus terbaik, manajer Anda menjadwalkan pertemuan untuk berbicara dengan Anda tentang kekhawatiran Anda. Dalam skenario terburuk, Anda baru saja mengirim email kepada diri sendiri saat Anda keluar dari pekerjaan.”

BACA: 7 Cara Cerdas untuk Mengatakan “Saya Berharap untuk Mendengar dari Anda”

7 "Maaf atas keterlambatannya."

“Penting untuk bertanggung jawab dan meminta maaf dari waktu ke waktu, tetapi beberapa dari kita melakukannya terlalu sering,” kata Alayna Frankenberry, Manajer Pemasaran Masuk untuk BlueSky ETO. ”Khususnya kaum wanita telah disosialisasikan untuk meminta maaf, menunda, dan menyangga pernyataan mereka dengan frasa seperti, 'Beri tahu saya jika Anda tidak setuju', dan 'Ini hanya pendapat saya, tapi . . .' Terus-menerus meminta maaf dan mengklarifikasi pernyataan Anda seperti ini akan mengurangi suara Anda dan dapat menyebabkan kurangnya rasa hormat dari rekan kerja. Tidak peduli jenis kelamin Anda, jika Anda menemukan diri Anda terlalu sering menggunakan frasa ini, tantang diri Anda untuk mengambil pendekatan yang lebih langsung dan ringkas.

8 “Kerja bagus. Lain kali tolong pertimbangkan. . .”

Mungkin tampak lebih mudah untuk memberikan kritik yang membangun melalui email, tetapi seringkali menjadi bumerang. “Angkat telepon, cari waktu untuk bertemu langsung, atau berbicara melalui konferensi video,” kata Gulino. “Tujuan pesan hampir selalu berbeda dari dampak pesan, artinya apa yang ingin Anda katakan akan menjangkau audiens Anda secara berbeda, dan kemungkinan negatif. Saya belum pernah melihat umpan balik konstruktif yang diberikan melalui email diterima dengan baik. Sebaliknya, itu telah menciptakan banyak masalah baru, termasuk kurangnya kepercayaan.” Dan jika Anda harus memberikan umpan balik melalui email, tetap positif, katanya.

9 “Saya terbuka untuk peluang lain.”

Ini benar-benar salah satu hal terburuk yang dapat Anda katakan melalui email kantor, namun orang-orang melakukannya sepanjang waktu. “Jangan beri tahu orang-orang bahwa Anda sedang mencari pekerjaan atau bahwa Anda mungkin mengenal seseorang yang ingin pergi,” saran Tipograph. Berbicara dengan perekrut, memeriksa dengan klien dan pesaing tentang peran terbuka, dan mengobrol dengan rekan kerja tentang apa yang berikutnya untuk Anda dari segi pekerjaan semuanya tidak boleh dilakukan. "Bahkan jika kamu memikirkannya, itu bukan berita untuk diumumkan,." dia berkata.

10 “Sesuai email terakhir saya. . .”

Sentimen ini muncul dalam berbagai bentuk termasuk ”sebagaimana telah disebutkan di bawah . . .” dan ”seperti yang telah dibahas sebelumnya . . .” Semua iterasi harus dihindari. “Sentuhan yang tidak terlalu lembut menjadi lebih umum melalui email profesional, dan terlihat sama sekali tidak,” kata Jon Brodsky, Country Manager untuk Finder.com. "Ini agresif pasif dan upaya terselubung untuk menyalahkan proyek yang terhenti." Sebaliknya, ulangi saja apa pun yang perlu diulang dan terus maju.

Versi posting ini awalnya muncul di blog Glassdoor.

Lainnya dari Glassdoor:

Panduan Utama untuk Resume

3 Kesalahan Pencarian Kerja Untuk Berhenti Membuat Hari Ini

Saran Pencarian Kerja Terbaik dari CEO Top di GM, 23andMe, Hilton & Lainnya