Cómo crear una guía de estilo para su negocio

Piense en sus empresas favoritas de alto rendimiento. ¿Qué te gusta de la experiencia que brindan? Que tienen todos ellos en comun? Lo más probable es que sea una identidad única y la experiencia que crean para sus clientes. Entonces, ¿cómo una empresa de alto rendimiento ofrece una experiencia coherente a través del contenido y el estilo? La respuesta está en una guía de estilo.

Una guía de estilo es una herramienta que organiza cómo las empresas comparten su personalidad e identidad de marca con su audiencia y clientes. Cuando está bien ejecutada, una guía de estilo actúa como una brújula para que las empresas mantengan una presencia constante interna y externamente. Crear una personalidad memorable en la empresa no sucede por accidente ni de la noche a la mañana, y requiere algo de planificación. ¿No estás seguro por dónde empezar? Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre las guías de estilo y cómo puede crear e implementar una para su empresa.

¿Qué es una guía de estilo?

Una guía de estilo es un documento que contiene reglas y pautas para una empresa. Esto abarca varios elementos, incluidos la voz, el tono, el estilo, etc. Digamos que un miembro de su organización quiere crear y publicar contenido. La guía de estilo les ayuda a lograr una marca y una voz consistentes, estableciendo una presencia unificada para cualquiera que se involucre con el negocio.

¿Por qué necesitas una guía de estilo para tu negocio?

Piense en una guía de estilo como el faro en el que su equipo puede confiar para ejecutar de manera segura cómo desea que se perciba su empresa.

Una guía de estilo permite la consistencia de la marca para las empresas, lo cual es clave por varias razones. Desde una perspectiva externa, una guía de estilo de la empresa lo separa de la competencia. También permite que los clientes se familiaricen con la identidad de su marca desde el punto de vista de la experiencia del cliente. Una identidad de marca consistente ofrece una experiencia de cliente única que hace que su audiencia regrese por más.

Las guías de estilo también son útiles para las empresas que se involucran con una fuerza laboral eventual. Si suele utilizar trabajadores autónomos y contratistas, la guía de estilo les ayuda a familiarizarse con la identidad de su empresa para crear contenido uniforme de forma constante. Aún mejor, es un ahorro de tiempo desde el punto de vista de la edición de contenido.

¿Qué elementos incluye una guía de estilo?

La creación de una guía de estilo efectiva requiere elementos específicos. Aquí hay siete componentes clave que cada guía de estilo necesita para crear una experiencia consistente en toda la empresa.

1 Acceso a toda la empresa

Un error común es pensar que la guía de estilo es para su departamento de marketing. No exactamente. Se debe distribuir una guía de estilo en toda la empresa. La comunicación ocurre en todos los aspectos del negocio, por lo que es importante que todo el equipo tenga acceso y comprenda las reglas del juego. Dedique tiempo a explicar cómo usar la guía de estilo, su importancia y dónde su equipo puede encontrar el documento (es decir, unidades compartidas, documentos de Google, etc.). Ayude a su empresa a comprender que una guía de estilo es un sistema que brinda a los equipos la confianza de saber cómo escribir para su negocio.

2 reglas gramaticales

La gramática es algo que incluso los escritores más profesionales se equivocan. Use párrafos muy breves para dirigir a los escritores a las reglas gramaticales. Ya sea que esté utilizando The AP Stylebook o The Chicago Manual of Style , incluya tres o cuatro páginas sobre los aspectos básicos del manual elegido. Esto puede incluir las diferencias entre las palabras comúnmente mal utilizadas afecto/efecto, quién/quién, malo/mal, también/a, etc.

3 puntuación

La puntuación se puede utilizar como una cuestión de estilo. Por ejemplo, diferentes empresas pueden utilizar palabras compuestas (guión o sin guión) y el etiquetado de fechas de varias maneras. El uso también puede fluctuar internamente, por lo que una guía de estilo es un excelente lugar para establecer una forma de hacerlo. Asegúrese de que la guía de estilo explique la coma de Oxford, cómo usar comillas y el uso de guión largo y guión corto.

4 pautas de marca

Si bien los elementos de diseño de marca generalmente se describen en un documento separado, es una buena idea tener un resumen rápido de las pautas de su empresa dentro de la guía de estilo. Los lugares de trabajo pueden ser muy diversos y muchos de nosotros trabajamos digitalmente, por lo que es increíblemente útil hacer referencia a las pautas de marca dentro de una guía de estilo escrita tradicional.

5 Voz y tono

La voz y el tono son principios básicos de la marca de una empresa, pero muchas organizaciones tienen una oferta inconexa en su negocio. La voz es la identidad de su empresa. El tono es cómo expresas esa identidad. Según el tipo de contenido que esté creando, comprender la diferencia mejorará la consistencia. Por ejemplo, escribir una página de destino y crear una publicación de blog son dos formas distintas de escribir. Una voz y un tono claramente delineados pueden unir ambos.

Las guías de estilo ayudan a los equipos al indicar explícitamente qué es aceptable y qué lenguaje evitar. En su guía de estilo, defina su voz y tono ideales. Tal vez quieras parecer amigable pero profesional, o práctico e informativo. Dondequiera que se encuentre su negocio en el espectro de voz y tono, asegúrese de que esté claramente definido.

6 Directrices de distribución de canales

Dependiendo del canal para el que estés escribiendo contenido, el estilo y el formato importan, y cómo personificas la voz y el tono de tu marca varía. Hay momentos en los que solo puede escribir 280 caracteres, lo que debe abordarse en su guía de estilo. Si tiene varios canales de redes sociales, asegúrese de que su guía de estilo brinde instrucciones distintas para cada uno. Por ejemplo, su marca puede permitir un lenguaje informal, o tal vez no. De cualquier manera, debe indicarse en la guía de estilo.

7 Segmentación de clientes y buyer persona

Por último, pero ciertamente no menos importante, está la segmentación de clientes y el elemento de personalidad del comprador. Las organizaciones generalmente tienen información de segmentación de clientes, pero carecen de las cualidades o los detalles para dar vida a estas personas. Por ejemplo, las personas deben tener nombres, ocupaciones, salarios, familias, lugares de vacaciones y pasatiempos. La creación de una persona real en lugar de transmitir puntos de datos en una página permite a los escritores y miembros del equipo comprender a la audiencia con la que están hablando. Cuando los equipos entienden a su audiencia, pueden crear experiencias personalizadas diseñadas para impresionar.

Guía de estilo de Grammarly > una guía de estilo tradicional.

La mayoría de las guías de estilo se encuentran en un documento acumulando polvo. Para mantener su escritura en la marca, necesita una herramienta viva que brinde sugerencias en tiempo real.

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– Grammarly (@Grammarly) 15 de septiembre de 2020

Cómo crear una guía de estilo para tu marca

Ahora que comprende los elementos que se incluyen en una guía de estilo, aquí hay una descripción general de lo que debe incluir al crear una guía de estilo para su marca.

• Misión y valores : Comience definiendo claramente la declaración de misión de su negocio y cuáles son sus valores.

• Audiencia: Indique su(s) audiencia(s), con quién desea interactuar y por qué. Las personas compradoras y la segmentación de clientes son clave aquí.

• Voz: Explique su voz e identidad. Esto ayuda a definir cómo quieres ser percibido por tu audiencia.

• Tono: agregue cómo la empresa planea expresar su identidad, tanto interna como externamente.

• Diferenciadores: Defienda a su empresa aquí. Comparta qué hace que el negocio sea único y por qué es el mejor en lo que hace.

• Competidores: Esta puede ser una sección rápida. Es útil tener una comprensión básica de su competencia para ayudarlo a mantener su propuesta de valor única.

• Estilo de copia general: defina a qué manual de estilo le gustaría adherirse. Ya sea que esté tomando The Chicago Manual of Style (coma pro-Oxford) o The AP Stylebook (omite la coma de Oxford), un manual de estilo ayuda a las empresas a navegar por el uso de palabras, la gramática y la puntuación.

• Directrices para la garantía de contenido : el contenido varía según los diferentes departamentos. Hay publicaciones de blog, libros blancos, memorandos internos, comunicados de prensa y mucho más. Cree secciones que detallen requisitos de contenido específicos.

4 excelentes ejemplos de guías de estilo

Al crear una guía de estilo, no tiene que reinventar la rueda. Aquí hay cuatro empresas que ejecutan guías de estilo de alta calidad. Cada empresa muestra su personalidad de marca única, diferenciándose de sus competidores al tiempo que permite una experiencia personalizada y familiar para su audiencia.

• Mail Chimp hace un trabajo fantástico al desglosar los componentes principales. Incluyen objetivos, tipos de audiencias, voz y tono, derechos de autor y marcas registradas, y lista de palabras. Hay un marcador para cada sección para que los creadores de contenido puedan acceder directamente a la sección que buscan.

• Twilio también tiene una excelente guía de estilo que da vida a las ideas. La guía de estilo proporciona una guía completa para sus escritores; desglosan los términos clave, incluyen una sección sobre la voz y el tono y brindan materiales de orientación para escribir para audiencias específicas.

• La NASA adopta un enfoque educativo, comenzando su guía de estilo identificando su uso del Manual de estilo de Chicago . A partir de ahí, brindan una descripción general de su estilo editorial, siguiendo con la gramática, la ortografía y los nombres. También tienen una sección no específica de género dentro de su guía de estilo.

• Atlassian inicia su guía de estilo definiendo claramente su identidad de marca. Audaces, optimistas y prácticos con un guiño, su audiencia puede entender claramente su personalidad definida por su consistencia.

Cómo Grammarly Business puede ayudar

A estas alturas, ya sabes que crear una guía de estilo desde cero no es una tarea fácil. Una guía de estilo personalizada también viene con algunas complicaciones.

Para empezar, mantener la consistencia de la guía de estilo puede variar entre los miembros del equipo. Algunos pueden seguirlo al pie de la letra, y otros pueden tomarlo como un montón de sugerencias en lugar de una regla general. Entonces, ¿cómo pueden las empresas mantener la coherencia para defender su guía de estilo? ¡Una gran noticia! Grammarly Business puede ayudar.

Grammarly Business ahora tiene una función de guía de estilo que los usuarios pueden implementar en toda la empresa. Su equipo puede personalizar los contenidos de su guía de estilo dentro de la plataforma Grammarly Business. Esto sucede al agregar opciones de palabras, es decir, nombres, marcas registradas, especificaciones gramaticales y más.

Una vez terminado, está listo para que lo usen los miembros de su equipo con cuentas Grammarly Business. Con la función de guías de estilo de Grammarly Business, los miembros del equipo recibirán sugerencias para usar las reglas adecuadas según la guía de estilo de su empresa.

Logre el cumplimiento de su guía de estilo en todos los ámbitos con Grammarly Business mientras ahorra tiempo en el proceso de edición. Con las guías de estilo de Grammarly Business, las empresas pueden optimizar su comunicación, mostrando su identidad de marca en todo su potencial.