有效商務寫作的 10 個關鍵
已發表: 2024-01-10無論您是在起草第一份履歷和求職信，還是希望改善專業溝通的資深員工或自由工作者，了解商務寫作要點都很重要。
商務寫作是一種在所有類型的商業運作中使用的特定類型的書面溝通方式，它是在任何專業環境中有效溝通和成功的基礎。 本指南將幫助您了解什麼是商務寫作、為什麼它很重要，以及如何提升自己的商務寫作以實現有效的溝通。
什麼是商務寫作？
商務寫作是一種專業溝通，用於清晰、簡潔、有效和專業地傳達訊息、指導、提出建議或達成協議。
為什麼商務寫作很重要？
商務寫作很重要，原因如下：
- 清晰、有效的溝通：易於理解、簡潔的寫作對於業務至關重要，因為它可以最大限度地減少誤解和困惑，有助於設定期望並促進共同理解。
- 效率和生產力：清晰的溝通可確保訊息在第一次傳達時就被準確理解，從而節省時間。
- 展現專業精神：使用適當的語氣和語言傳達專業精神，有助於在同事、客戶和利害關係人之間建立信譽和信任。
- 文件和記錄保存：書面文字（無論是電子郵件、年度報告或介於兩者之間的任何內容）都充當正式記錄，記錄協議、決策和重要資訊。準確、有據可查的商業寫作可以作為支持或捍衛法律主張或爭議以及維護責任的證據。
- 合規性與法律目的：在某些情況下，書面語言可確保遵守法規和法律要求。合約就是一個很好的例子。 在這種情況下，必須根據具體要求和政策對標準進行清晰、透徹的解釋。
- 提升品牌形象，擴大影響力： 一致、精心設計的溝通可以增強品牌形象，在客戶和公眾中建立值得信賴的良好印象。 因此，無論您的寫作是正式的還是非正式的，商務寫作都適用。
- 說服客戶、合作夥伴和客戶採取行動： 有效、簡潔、清晰、專業和品牌行銷傳播可以吸引註意力，快速傳達感興趣的訊息並激發參與度，尤其是在包含強有力的號召性用語時。
商務寫作的類型
商務寫作應適用於所有書面商務資料，包括但不限於以下內容：
工作申請
申請通常包括您的姓名、聯絡資訊、工作經驗、技能、教育和其他相關詳細資訊以及隨附的求職信。
提案
這些正式的商業文件概述了建議的計劃、想法或項目，旨在說服其他人接受、支持或資助特定的行動方案。 一份寫得好的提案可以讓讀者清楚地了解所提供的內容，並回答他們可能提出的任何問題。
演講
這些文字和視覺效果的組合通常使用幻燈片、多媒體或口頭內容向觀眾傳達有關特定主題的訊息、想法或訊息。
電子郵件
商務電子郵件應該是正式電子郵件，並包含相關主題行、問候語、正文以及包含您的姓名、職位、公司和聯絡資訊的電子郵件簽名或文字區塊。 有時可能會包含其他訊息，例如引言、網站連結、社交媒體句柄和代名詞。
商業信函
商業信函有一個已知的結構，需要特定的元素，例如收件人的姓名和聯絡資訊、日期、問候語、正文、您的姓名和聯絡資訊、結束語以及對附件或附件的引用，如果適用的。 推薦信也有類似的形式。
商業計劃
業務計劃是企業的路線圖，概述了業務基礎、目標、策略等。 定義明確、易於理解的路線圖為實現業務目標提供了清晰的路徑，無論您是為自己制定計劃還是共享計劃以籌集資金或獲得指導。
報告
報告旨在通報和總結有關特定主題、項目或情況的資訊。 它們通常包括數據、調查結果、分析、結論和建議，所有這些都最好以有組織的方式呈現。
備忘錄
備忘錄是「備忘錄」的縮寫，是用於企業內部溝通的簡潔文件。 由於備忘錄往往很簡短，因此請謹慎使用文字，以保持清晰和影響力。
試算表
雖然電子表格的主要功能是處理數字資料並執行計算，但它們還在單元格或註釋中包含標題、標籤、描述或解釋性註釋。 仔細選擇措辭可確保清晰度和準確性。
演講
商務演講首先是書面文件，應著重於以清晰、簡潔、專業且引人入勝的方式表達觀點。
新聞稿
這種旨在與媒體分享有新聞價值的資訊的官方通訊往往具有特定的格式，以便於掃描。 新聞稿元素，無論是由個人還是人工智慧撰寫，都包括標題、發布日期、解釋新聞的正文、相關個人的引述、發佈公司的樣板摘要以及媒體查詢的聯絡資訊。
文案寫作
這種書面藝術形式用於廣告、網站、電子郵件、產品描述等，其目標是影響受眾採取特定行動，無論是閱讀、參與、購買、分享或更多。 雖然文案寫作包括以品牌的聲音或個性來寫作，但它也遵循良好商業寫作的原則。
白皮書
這些綜合報告透過對特定問題、技術、產品或概念的深入研究來教育讀者、提供見解並影響決策。 白皮書通常包括數據、統計數據、案例研究和專家意見，所有這些都經過深思熟慮的組織並以正式、權威的語氣表達。
有效商務寫作的 10 個關鍵
商務寫作可以採取多種形式，但其目標堅定不移：清晰、有效、簡潔地進行溝通。 將以下要點應用到您的專業溝通中，體驗出色的商業寫作的好處。
1對目標的承諾
為了進行簡潔、清晰的溝通，您需要清晰的訊息。 確定您的資訊的目的，然後將其用作您的指南，以確保您的觀點準確無誤。
2尊重觀眾
為了接觸您的受眾，您必須說他們的語言。 確定您的主要受眾，然後考慮他們需要或想知道什麼、他們的優先事項以及組織訊息以吸引他們的最佳方式。
3正式性
商務寫作的正式性涵蓋了整個專業包——寫作的語氣、結構、語言以及呈現的格式。 在製作文件時請注意所有這些元素。
4適當的語氣
您的寫作語氣應該適合您的受眾、主題和文件類型。 然而，你的語氣應該始終傳達專業精神並注意上下文的細微差別。 例如，在一封正式的信件中，用姓氏而不是名字來問候讀者是合適的，而關於意外休息日的公告則可以用比關於公司關閉的公告更熱情的語氣來書寫。
5正確的格式
商務寫作遵循行業標準格式，該格式可能因文件類型而異。 例如，簡報包括標題、談話要點和視覺效果，而履歷則包含文字區塊。 對於信件寫作、備忘錄和其他標準書面溝通，商務寫作通常遵循流行的組織公式 OABC（開頭、議程、正文、結束語）。
6清晰度
優秀的商業寫作具有清晰、直接的訊息，易於讀者理解。 為了獲得最佳清晰度，請使用簡短的句子和簡單的語言，同時專注於當前的主題。 當呈現大量資訊時，請考慮使用短段落或清單以使內容更容易瀏覽。
7簡潔
簡潔並不意味著唐突或生硬。 這意味著用盡可能少的字數清楚地傳達您的訊息。 為此，請避免胡言亂語、行話和偏離主題的訊息。 另外，重讀和修改你的作品，刪除不必要的單字（尋找形容詞和副詞），用短單字取代長單詞，並分解長句子。
8號召性用語
有些寫作純粹是提供資訊的。 但如果您希望讀者做某事，請添加號召性用語 (CTA)。 CTA 對於行銷、廣告、銷售或任何旨在促使回應的形式的溝通至關重要。 為您的讀者提供清晰的指導，告訴他們下一步可以做些什麼來幫助您實現業務目標，並確保包含必要的激勵或理由。
9準確度
資訊的精確性和正確性對於高品質的商業寫作至關重要。 它建立了專業精神，增加了內容的可信度，並防止混亂，並在某些情況下防止可能的法律問題。
10無誤
如果您希望自己的寫作受到認真對待，正確使用語法和標點符號至關重要。 始終在人工智慧寫作輔助的幫助下編輯、校對和仔細檢查您的作品。
商務寫作常見問題解答
什麼是商務寫作？
商務寫作是指用於清晰、簡潔、有效和專業地傳達訊息、指導、提出建議或達成協議的專業溝通。
你什麼時候使用商務寫作？
商務寫作應適用於所有書面商務資料，包括但不限於工作申請、提案、簡報、電子郵件、商業信函、商業計劃、報告、備忘錄、電子表格、演講、新聞稿、文案和白皮書。
商務寫作的三個基本部分是什麼？
商務寫作的三個基本部分是清晰、簡潔的溝通； 內容的相關性和目的； 以及語氣和格式的專業。