有效商务写作的 10 个关键
已发表: 2024-01-10无论您是在起草第一份简历和求职信，还是希望改善专业沟通的资深员工或自由职业者，了解商务写作要点都很重要。
商务写作是一种在所有类型的商业运营中使用的特定类型的书面沟通方式，它是在任何专业环境中有效沟通和取得成功的基础。 本指南将帮助您了解什么是商务写作、为什么它很重要，以及如何提高自己的商务写作以实现有效的沟通。
什么是商务写作？
商务写作是一种专业沟通，用于清晰、简洁、有效和专业地传达信息、指导、提出建议或达成协议。
为什么商务写作很重要？
商务写作很重要，原因如下：
- 清晰、有效的沟通：易于理解、简洁的写作对于业务至关重要，因为它可以最大限度地减少误解和困惑，有助于设定期望并促进共同理解。
- 效率和生产力：清晰的沟通可确保消息在第一次传达时就被准确理解，从而节省时间。
- 展示专业精神：使用适当的语气和语言传达专业精神，有助于在同事、客户和利益相关者之间建立信誉和信任。
- 文档和记录保存：书面文字（无论是电子邮件、年度报告还是介于两者之间的任何内容）都充当正式记录，记录协议、决策和重要信息。准确、有据可查的商业写作可以作为支持或捍卫法律主张或争议以及维护责任的证据。
- 合规性和法律目的：在某些情况下，书面语言可确保遵守法规和法律要求。合同就是一个很好的例子。 在这种情况下，必须根据具体要求和政策对标准进行清晰、透彻的解释。
- 提升品牌形象，扩大影响力： 一致、精心设计的沟通可以增强品牌形象，在客户和公众中树立值得信赖的良好印象。 因此，无论您的写作是正式的还是非正式的，商务写作都适用。
- 说服客户、合作伙伴和客户采取行动： 有效、简洁、清晰、专业和品牌营销传播可以吸引注意力，快速传达感兴趣的信息并激发参与度，尤其是在包含强有力的号召性用语时。
商务写作的类型
商务写作应适用于所有书面商务材料，包括但不限于以下内容：
工作申请
申请通常包括您的姓名、联系信息、工作经验、技能、教育和其他相关详细信息以及随附的求职信。
提案
这些正式的商业文件概述了建议的计划、想法或项目，旨在说服其他人接受、支持或资助特定的行动方案。 一份写得好的提案可以让读者清楚地了解所提供的内容，并回答他们可能提出的任何问题。
演讲
这些文字和视觉效果的组合通常使用幻灯片、多媒体或口头内容向观众传达有关特定主题的信息、想法或消息。
电子邮件
商务电子邮件应该是正式电子邮件，并包含相关主题行、问候语、正文以及包含您的姓名、职位、公司和联系信息的电子邮件签名或文本块。 有时可能会包含其他信息，例如引言、网站链接、社交媒体句柄和代词。
商业信函
商业信函有一个已知的结构，需要特定的元素，例如收件人的姓名和联系信息、日期、问候语、正文、您的姓名和联系信息、结束语以及对附件或附件的引用，如果适用的。 推荐信也有类似的形式。
商业计划
业务计划是企业的路线图，概述了业务基础、目标、战略等。 定义明确、易于理解的路线图为实现业务目标提供了清晰的路径，无论您是为自己制定计划还是共享计划以筹集资金或获得指导。
报告
报告旨在通报和总结有关特定主题、项目或情况的信息。 它们通常包括数据、调查结果、分析、结论和建议，所有这些都最好以有组织的方式呈现。
备忘录
备忘录是“备忘录”的缩写，是用于企业内部沟通的简洁文档。 由于备忘录往往很简短，因此请谨慎使用文字，以保持清晰和影响力。
电子表格
虽然电子表格的主要功能是处理数字数据并执行计算，但它们还在单元格或注释中包含标题、标签、描述或解释性注释。 仔细选择措辞可确保清晰度和准确性。
演讲
商务演讲首先是书面文件，应侧重于以清晰、简洁、专业且引人入胜的方式表达观点。
新闻稿
这种旨在与媒体分享有新闻价值的信息的官方通讯往往具有特定的格式，以便于扫描。 新闻稿元素，无论是由个人还是人工智能撰写，都包括标题、发布日期、解释新闻的正文、相关个人的引述、发布公司的样板摘要以及媒体查询的联系信息。
文案写作
这种书面艺术形式用于广告、网站、电子邮件、产品描述等，其目标是影响受众采取特定行动，无论是阅读、参与、购买、分享还是更多。 虽然文案写作包括以品牌的声音或个性来写作，但它也遵循良好商业写作的原则。
白皮书
这些综合报告通过对特定问题、技术、产品或概念的深入研究来教育读者、提供见解并影响决策。 白皮书通常包括数据、统计数据、案例研究和专家意见，所有这些都经过深思熟虑的组织并以正式、权威的语气表述。
有效商务写作的 10 个关键
商务写作可以采取多种形式，但其目标坚定不移：清晰、有效、简洁地进行沟通。 将以下要点应用到您的专业沟通中，体验出色的商业写作的好处。
1对目标的承诺
为了进行简洁、清晰的沟通，您需要清晰的信息。 确定您的信息的目的，然后将其用作您的指南，以确保您的观点准确无误。
2尊重观众
为了接触您的受众，您必须说他们的语言。 确定您的主要受众，然后考虑他们需要或想知道什么、他们的优先事项以及组织信息以吸引他们的最佳方式。
3正式性
商务写作的正式性涵盖了整个专业包——写作的语气、结构、语言以及呈现的格式。 在制作文档时请注意所有这些元素。
4适当的语气
您的写作语气应该适合您的受众、主题和文档类型。 然而，你的语气应该始终传达专业精神并注意上下文的细微差别。 例如，在一封正式的信件中，用姓氏而不是名字来问候读者是合适的，而关于意外休息日的公告则可以用比关于公司关闭的公告更热情的语气来书写。
5正确的格式
商务写作遵循行业标准格式，该格式可能因文档类型而异。 例如，演示文稿包括标题、谈话要点和视觉效果，而简历则包含文本块。 对于信件写作、备忘录和其他标准书面沟通，商务写作通常遵循流行的组织公式 OABC（开头、议程、正文、结束语）。
6清晰度
优秀的商业写作具有清晰、直接的信息，易于读者理解。 为了获得最佳清晰度，请使用简短的句子和简单的语言，同时专注于当前的主题。 当呈现大量信息时，请考虑使用短段落或列表以使内容更容易浏览。
7简洁
简洁并不意味着唐突或生硬。 这意味着用尽可能少的字数清楚地传达您的信息。 为此，请避免胡言乱语、行话和偏离主题的信息。 另外，重读和修改你的作品，删除不必要的单词（寻找形容词和副词），用短单词替换长单词，并分解长句子。
8号召性用语
有些写作纯粹是提供信息的。 但如果您希望读者做某事，请添加号召性用语 (CTA)。 CTA 对于营销、广告、销售或旨在促使响应的任何形式的沟通至关重要。 为您的读者提供清晰的指导，告诉他们下一步可以做什么来帮助您实现业务目标，并确保包含必要的激励或理由。
9准确度
信息的精确性和正确性对于高质量的商业写作至关重要。 它建立了专业精神，增加了内容的可信度，并防止混乱，并在某些情况下防止可能的法律问题。
10无误
如果您希望自己的写作受到认真对待，正确使用语法和标点符号至关重要。 始终在人工智能写作辅助的帮助下编辑、校对和仔细检查您的作品。
商务写作常见问题解答
什么是商务写作？
商务写作是指用于清晰、简洁、有效和专业地传达信息、指导、提出建议或达成协议的专业沟通。
你什么时候使用商务写作？
商务写作应适用于所有书面商务材料，包括但不限于工作申请、提案、演示文稿、电子邮件、商业信函、商业计划、报告、备忘录、电子表格、演讲、新闻稿、文案和白皮书。
商务写作的三个基本部分是什么？
商务写作的三个基本部分是清晰、简洁的沟通； 内容的相关性和目的； 以及语气和格式的专业性。