職場向けのプロフェッショナルなメール例 10 選
公開: 2024-01-26仕事で送信したメールを考え直したことがある人には、このガイドが役に立ちます。 これは、受信トレイに良い印象を残すための頼りになるリソースだと考えてください。
上司とのコミュニケーションから、雇用主となる可能性のある人への連絡、連絡先のネットワーキング、または仕事に関係する人への連絡まで、仕事上のさまざまな場面で電子メールを使用します。 プロのメールには、ビジネスの意図を示すための独自のルールとエチケットがあります。 それらについても説明します。
プロフェッショナルメールとは何ですか?
プロフェッショナルな電子メールは、自分のキャリアに関係する人とオンラインでコミュニケーションを図るための、正式なビジネス指向の方法です。 プロフェッショナルな電子メールは、明確な行動喚起を含めて、簡潔かつ明確で、きちんとフォーマットされている必要があります。 また、間違いがないようにする必要があります。
ベスト プラクティスは、状況や受信者との関係によって異なる場合があります。 送信をクリックする前に考慮すべき点がいくつかあります。
プロフェッショナルなトーンを使用する
受信者との関係に基づいて電子メールのトーンを調整できます。 何があっても、礼儀正しく敬意を持って接しましょう。 メールは挨拶文で始め、必要に応じて受信者の肩書きを使用します。 メールを送信する前に、メールに目を通し、過度に感情的になっていた箇所や、適切以上に俗語を使用した箇所がないか確認してください。 適切な電子メールの末尾でサインオフします。
プロフェッショナルな電子メールのフォーマットを整える
これは正式な電子メールであるため、そのようにフォーマットする必要があります。 これらのヒントは上から下まで、電子メールを適切にフォーマットするのに役立ちます。
- 明確で目的があり、説明的な件名を使用してください
- プロフェッショナルな挨拶を使用する
- セクション、箇条書きリスト、簡潔な段落で読みやすくする
簡潔にしてください
プロフェッショナルな電子メールのエチケットの一部は、受信者の時間を尊重することです。 すぐに本題に入りましょう。 冒頭の文にメールの目的を含めます。 電子メールをトリミングして、冗長性を排除しながら短く、話題性のある内容にします。 プロ意識を維持しながら、言語に個人的なタッチを加えます。
プロフェッショナルメールの種類と例
ここでは、最も一般的な業務用メールの 10 種類を例とともに紹介します。
1紹介メールの例
つながりを確立したり、仕事上の関係を開始したりするために、自分自身または他の人を紹介する電子メール。
件名: はじめに — [君の名は。]
[受信者の名前] 様
ご健勝のことと存じます。 私の名前は [X] です。自己紹介をするために手を差し伸べています。 私は[あなたの立場/役割]であり、[相互連絡/ウェブサイト]を通じてあなたの[プロジェクト/仕事]について知りました。 私たちの組織間でつながりを持ち、[協力やパートナーシップの可能性] を模索することに興奮しています。
【導入の背景と理由】
潜在的に一緒に仕事ができることを楽しみにしています。 ご質問がある場合、またはさらに詳しく話し合いたい場合はお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いします、
[あなたのフルネーム]
他の人の紹介
件名: [他人の名前] による紹介
こんにちは [受信者の名前] さん
[人の名前]を紹介するために連絡しています。 【ご紹介される方について詳しくご紹介します。】
【導入の背景と理由】
ここからはお二人に会話を続けさせていただきます。この関係でお互いに利益が得られることを願っています。
[あなたのフルネーム]
2コールドメールの例
コールド メールは、接続を確立することを目的として、知らない受信者に送信される迷惑メールです。
件名: [X] に関するコラボレーションの可能性?
こんにちは [受信者の名前] さん
私は[名前]で、[会社]の[役職/役割]です。 最近、[受信者の作品/組織] に出会い、[特定の側面] に感銘を受けました。 もしよろしければ、私たちの組織間の協力の可能性をぜひ検討させていただきたいと思います。
[簡単な紹介、価値提案、行動喚起。]
お時間がございましたら、さらにお話しする機会をいただければ幸いです。 このリンクを使用して、私のカレンダーに会議時間を追加してください。
ご検討いただきありがとうございます。
すぐに話す、
[あなたのフルネーム]
3リマインダーメールの例
リマインダーメールは、会議、締め切り、またはタスクが近づいていることを誰かに知らせます。
件名: リマインダー: [今後のイベント/締め切り]
[受信者の名前] 様
[イベント/締切]が[日付と時刻]に迫っていることを知らせるフレンドリーなリマインダー。
[簡単な詳細と追加情報。]
ご質問がありますか? ご連絡お待ちしております。このメールにご返信ください。 楽しみにしています！
また近いうちにお会いしましょう、
[あなたのフルネーム]
4フォローアップメールの例
フォローアップ メールは、進行状況を確認したり、フィードバックを求めたり、次のステップについて問い合わせたりするために、以前のやり取り (通常はスレッド内) の後に送信されます。
件名: [トピック] のフォローアップ
[受取人の氏名]、
あなたが元気だと嬉しいです！ [トピック] に関する最近のディスカッションをフォローアップしています。
[簡単な概要、追加情報、具体的なお問い合わせ]
あなたからのお便りを楽しみにしています。
感謝の気持ちを込めて、
[あなたのフルネーム]
5メール求人応募例
仕事に応募するために送信される、カバーレターと履歴書を含む電子メール。
件名: [あなたの名前] さんの [役職] ポジションへの応募
採用マネージャー各位
御社の Web サイトに掲載されている [役職名] のポジションに興味があることを表明するためにこのメールを送信しました。 私のカバーレターと履歴書を以下に添付しますのでご覧ください。 私のスキルと経験をあなたのチームに貢献できることを嬉しく思います。
[関連する資格を強調した短いカバーレターの内容。]
私の応募を検討していただきありがとうございます。 ポジションについて詳しくお話したいと思います。
心から、
[あなたのフルネーム]
6一般的な関心のある電子メールの例
一般的な関心を表明する電子メール。ネットワーキングや情報検索によく使用されます。
件名: [トピック] に関する指導を求めています
[受信者の名前] 様
[プラットフォーム] であなたのプロフィールを見つけ、[トピック] に関するあなたの専門知識に気づきました。 私は現在[あなたの状況や関心を簡単に説明しています]。
[具体的なご質問やご指導のお願い]
暇なときにいつでも洞察やアドバイスをいただければ幸いです。 ご協力いただきありがとうございます！ もしよろしければ、簡単な仮想コーヒー チャットを喜んでさせていただきます。お知らせください。カレンダーへの招待状をお送りします。
よろしくお願いします、
[あなたのフルネーム]
7全員に返信するメールの例
複数の受信者に送信されたメッセージに応答する電子メール。すべての受信者に表示されます。
件名: Re: [元の件名]
やあみんな、
素早いご回答ありがとうございます。 私は提起された点に同意し、[追加の意見や行動] を信じています。
[必要に応じて追加コンテンツ]
よろしくお願いします、
[あなたのフルネーム]
8確認メール
予定、予約、契約などの詳細を確認するために送信される電子メール。
件名：【予約・予約・同意】の確認
[受信者の名前] 様
このメールは、[日時]に予定されている[会議/約束/予約]を確認するためのものです。
[詳細および追加情報]
変更点やご質問がございましたらお知らせください。 [会議/約束/予約]を楽しみにしています。
最高、
[あなたのフルネーム]
9お礼メール例文
会議や面接、好意の後に送信されることが多い、感謝の気持ちを表すメール。
件名: [特定のタスク/機会] をありがとうございます
[受信者の名前] 様
[具体的な理由]に対して感謝の気持ちを表したかったのです。 あなたの[時間/支援/意見]に大変感謝しています。
[影響についての簡単な説明と締めくくりの声明。]
改めて感謝いたします。[今後の交流/協力] を楽しみにしています。
最高、
[あなたのフルネーム]
10電子メールの例の要約
会議やディスカッションの重要なポイント、決定事項、または結果を要約した電子メール。
件名: [会議/イベント] の概要
こんにちは [受信者の名前] さん
私たちは同じ認識を持っているので、最近の[会議/イベント]の概要を送りたいと思いました。
[重要なポイント、決定事項、およびアクションアイテムの簡単な概要。]
追加の考えや説明が必要な場合はお知らせください。 お時間を割いてご協力いただきありがとうございました。
よろしくお願いします、
[あなたのフルネーム]
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