Maaf atas Keterlambatan Balasan: Bagaimana Meminta Maaf atas Respons yang Tertunda

Anda tidak selalu langsung menanggapi email . Bahkan, terkadang Anda menundanya sampai hari berikutnya, minggu depan, atau—pandangan tertunduk—bulan berikutnya. Pada titik tertentu kalkulus bergeser dari "Bisakah saya menulis email yang membenarkan waktu respons saya yang sangat lambat?" menjadi “Apakah lebih mudah untuk memalsukan kematianku saja?”

Meskipun tidak terlihat atau terasa hebat, terkadang Anda harus mengakui pesan seseorang. Mungkin itu adalah kontak profesional yang tidak dapat Anda tinggalkan dengan perasaan terlupakan, atau kasus penundaan sederhana yang perlahan-lahan berubah menjadi ketakutan total. Apa pun penyebabnya, kami memiliki beberapa ide untuk memecahkan kesunyian dan meminta maaf atas jawaban yang terlambat.

Pertimbangkan kembali kata "maaf"

Jika Anda bekerja dengan cepat, profesi yang didorong oleh tenggat waktu, Anda secara rutin mengirim email kembali kepada orang-orang secara instan. Tapi itu tidak selalu merupakan harapan yang realistis, terutama ketika yang dipertaruhkan adalah kebalikan dari yang mendesak. Menjadi manusia tidak selalu membutuhkan permintaan maaf.

Katakanlah Anda mendapatkan email di sepanjang baris "Hai kontak yang ramah, bisakah kita bertemu untuk minum kopi minggu depan dan bergaul gratis tentang industri kita?" Meskipun koneksi seperti ini bisa berharga, mereka mungkin tidak akan layu jika Anda mengambil beberapa hari yang tidak terburu-buru untuk merespons.

Dalam kasus seperti itu, anggaplah orang-orang ini mengerti. Lewati "maaf atas jawaban yang terlambat" dan langsung ke hal yang penting: "Kedengarannya bagus, dan terima kasih telah menghubungi—Bagaimana hari Kamis?"

Jelaskan bahwa Anda peduli

Tidak semua yang ada di kotak masuk Anda memerlukan balasan, seperti, selamanya. Dengan serius. Namun terkadang, meskipun tidak penting , respons yang lamban lebih baik daripada tidak sama sekali.

Ambil contoh mantan klien atau kolega yang melihat jabatan baru Anda dan mengambil beberapa detik untuk memberikan ucapan selamat yang baik. Jika Anda tidak merespons pada saat email itu tiba, Anda tidak perlu merasa bersalah. Tetapi jika Anda tidak pernah menindaklanjutinya, Anda mungkin akan menendang diri sendiri berbulan-bulan kemudian, kapan pun Anda perlu merujuk kontak kepada mereka, atau meminta bantuan. Cobalah sesuatu seperti ini:

Terima kasih banyak atas catatan bijaksana Anda bulan lalu! Juga, saya minta maaf atas jawaban yang lambat; transisi ke peran baru ini sedikit berlebihan, tapi saya senang.

Omong-omong, saya ingat Anda menyebutkan rencana untuk meluncurkan kampanye baru dalam beberapa bulan ke depan—Bagaimana? Saya ingin mendengar lebih banyak tentang hal itu lain kali kita mendapat kesempatan untuk mengejar ketinggalan. . .

Bagian terakhir itu dengan sengaja mengalihkan minat kembali ke orang yang menulis surat kepada Anda, karena mereka meluangkan waktu untuk mengirim ucapan selamat . Lagi pula, Anda tidak ingin pesan Anda dibaca kembali sebagai pesan yang sepenuhnya melibatkan diri sendiri dan tidak sadar, bukan?

Miliki penundaan

Baiklah, jadi seseorang meminta sesuatu padamu. Mereka membutuhkan beberapa dokumen, atau membantu menemukan kontak tertentu, dan—argh—Anda menjatuhkan bola. Itu terjadi. Segarkan karma Anda dengan menunjukkan kepada orang ini bahwa Anda tidak seperti itu; mengakuinya dan mencari cara untuk membantu. Seperti:

Mohon maaf atas keterlambatan respon. Butuh beberapa waktu untuk menemukan laporan yang Anda minta untuk dibandingkan dengan data tahun lalu, dan pesan Anda hilang dalam acak selama beberapa hari. Saya sekarang melampirkan kedua dokumen sebagai PDF.

Juga, direktur pemasaran kami sedang dalam perjalanan, tetapi jika Anda mau, saya dapat menjadwalkan percakapan dengannya setelah dia kembali besok.

Tolong beri tahu saya jika itu berhasil, atau jika ada hal lain yang bisa saya lakukan untuk membantu kedepannya.

Sekali lagi, Anda memiliki penundaan di muka dan menyingkirkan permintaan maaf atau permintaan maaf Anda , kemudian menetapkan bahwa "relaksasi acuh tak acuh" bukanlah mode default Anda di tempat kerja.

Hindari menunggu terlalu lama

Kadang-kadang, Anda mungkin harus memberi tahu seseorang bahwa mereka tidak mendapatkan pekerjaan itu, atau bahwa Anda telah memutuskan untuk tidak melanjutkan proyek yang mereka usulkan. Setelah Anda yakin ini masalahnya, jika Anda bisa membantu, jangan biarkan mereka dalam ketegangan yang menyiksa selama berminggu-minggu.

Yang mengatakan, jika Anda melewati tahap pencegahan dan sekarang berbelanja untuk satu pon obat, berikut adalah gambaran kasar tentang cara menyelesaikannya:

Permintaan maaf saya yang tulus atas jawaban yang lambat; Saya berharap untuk kembali kepada Anda lebih cepat. Kami sangat senang Anda berada di sini untuk wawancara kerja, serta percakapan kami saat makan siang, tetapi telah memutuskan untuk maju dengan kandidat lain.

Mengingat kredensial Anda yang luas dan reputasi yang luar biasa, kami ingin mengingat Anda untuk posisi lain yang mungkin terbuka di masa depan. Saya juga akan dengan senang hati merujuk Anda ke orang lain di industri yang mungkin sedang merekrut. Beri tahu saya jika saya dapat menghubungkan Anda.

Seperti biasa, tidak ada gunanya mengeluhkan seberapa terlambat respons Anda—miliki, langsung ke intinya, dan cari cara untuk membuat penerima merasa bahwa mereka penting.

Jika semuanya gagal, tandai 30 April di kalender Anda

Dalam beberapa tahun terakhir, 30 April telah menjadi sesuatu seperti hari libur bagi penunda email kronis. Paling dikenal sebagai "Hari Pengampunan Hutang Email," ini adalah izin gratis tahunan untuk akhirnya mengirim semua pesan yang telah Anda tunda terlalu lama, tanpa khawatir apakah Anda tampak kasar atau memiliki alasan yang layak.

Kemudian lagi, mengapa menunggu sampai akhir April? Tutup beberapa kewajiban email itu sekarang, dan Anda mungkin merasa lebih baik lebih cepat.