Comment écrire des e-mails en anglais avec des exemples

Écrire des e-mails en anglais n'est pas facile, surtout pour les anglophones non natifs, mais c'est une compétence essentielle qui peut vous être bénéfique à la fois personnellement et professionnellement.

Alors, comment écrire des emails en anglais ? Tout d'abord, vous devez apprendre de nombreuses règles et conventions de l'anglais des e-mails. Vous devez vous familiariser avec le format de courrier électronique en anglais, y compris les salutations et les phrases de clôture en anglais. Lorsque vous savez comment commencer et terminer un e-mail en anglais, vous devez avoir les phrases d'e-mail courantes en anglais dans votre poche arrière et comprendre l'étiquette des e-mails en anglais afin de toujours paraître poli et professionnel.

Pour vous aider à améliorer davantage vos compétences en rédaction d'e-mails en anglais, nous vous fournirons des exemples d'e-mails en anglais expliquant comment rédiger des e-mails formels, professionnels et informels en anglais. Ce guide détaillé sur la rédaction d'e-mails sera complété par un exemple de la manière dont l'outil d'écriture IA de Flowrite peut vous aider à transmettre votre message efficacement avec un anglais grammaticalement correct et parfait.

Comment écrire des e-mails en anglais

Pour commencer, nous dégroupons le format d'e-mail en anglais couvrant les salutations, le corps, les phrases de clôture et la signature des e-mails.

Format de messagerie en anglais

Les e-mails en anglais sont ce que les universitaires décrivent comme une "forme de communication écrite hautement prescriptive". En termes simples, il existe des règles strictes et établies qui dictent le format des e-mails en anglais.

La plupart de ces règles sont apparues à l'époque victorienne, il n'est donc pas surprenant que le format des e-mails en anglais suive de près celui d'une lettre officielle. Généralement, un e-mail en anglais comporte cinq éléments :

1. Objet
2. Salutations formelles ou informelles
3. Corps du texte
4. Phrase de clôture
5. Signature
   

Cet article vous guide à travers chaque partie et fournit des exemples de structures d'e-mails qui illustrent nos points. À la fin, vous devriez comprendre comment formater des e-mails en anglais.

Pourquoi dois-je formater mes e-mails ?

De l'extérieur, le format de lettre de courrier électronique en anglais peut sembler étrange. Pourtant, une fois que vous avez compris les règles, cela rend la création d'e-mails efficaces plus simple et plus rapide pour tout le monde, comme l'a révélé cette étude sur la rédaction de lettres.

Mais pourquoi s'embêter à formater des e-mails en anglais ? Voici cinq raisons :

1. C'est professionnel : les règles et les conventions de l'anglais formel des e-mails sont des pratiques professionnelles acceptées. Bien que vous soyez libre d'écrire comme vous le souhaitez, votre choix de style d'e-mail, de ton de voix et de format transmet un message au destinataire.
2. C'est plus efficace : chaque e-mail doit avoir un objectif, dans la plupart des cas, pour susciter une action. L'utilisation du format anglais établi fournit une structure simple et claire pour transmettre votre message susceptible d'obtenir la réponse ou le résultat que vous souhaitez.
3. Cela réduit le stress et l'anxiété : "Si un utilisateur peut comprendre une lettre, il est moins susceptible de prendre contact pour poser des questions via un autre canal et plus susceptible de faire ce que la lettre lui demande de faire", déclare le gouvernement britannique. . Indiquer clairement ce que vous voulez et pourquoi signifie que le lecteur n'a pas besoin de combler les lacunes ou de faire des suppositions.
4. C'est plus simple : comprendre comment formater les e-mails en anglais facilite leur rédaction. Il n'y a pas de stress à s'inquiéter de la façon de s'adresser à quelqu'un ou de signer; c'est déjà décidé pour vous. Cela vous laisse le temps de vous concentrer sur le cœur de votre message.
5. C'est plus rapide : une fois que vous avez compris les éléments de base d'un e-mail formel, leur rédaction est simple et rapide. Cela pourrait vous faire gagner des heures si vous êtes comme le travailleur moyen qui passe la moitié de sa journée de travail à écrire des e-mails. Des outils tels que Flowrite peuvent vous faire gagner encore plus de temps, en créant des e-mails parfaitement formatés et fluides qui obtiennent des résultats en quelques secondes.
   

Comprendre comment formater un e-mail en anglais constitue la base fondamentale de toute correspondance. Mais, bien sûr, vous êtes libre de changer, d'adapter ou d'ignorer n'importe quelle partie de cela, si la situation ou les circonstances l'exigent.

La langue change et évolue, vous donnant la liberté et la flexibilité de façonner la correspondance pour chaque public. Par exemple, les « lois » linguistiques ne sont pas immuables, disent les universitaires. Au lieu de cela, les lecteurs veulent pouvoir accéder rapidement aux informations, ce qui "a eu un impact sur la structure et la fonction des e-mails", ont déclaré des chercheurs. Essentiellement, s'il existe une meilleure façon de communiquer votre message que de respecter les règles, n'hésitez pas à l'utiliser.

Comment démarrer un e-mail en anglais

La manière traditionnelle de commencer un e-mail en anglais consiste à utiliser le mot « Cher ». Autrefois, on vous conseillait d'utiliser un titre (Mr, Mme, etc.) au passé, mais les choses ont évolué. Les termes genrés tels que Mr et Mrs peuvent désormais offenser, nous devons donc trouver un autre moyen de nous présenter aux destinataires des e-mails.

Les différentes salutations par e-mail en anglais varient selon que vous vous adressez à un individu que vous connaissez, à une personne que vous ne connaissez pas ou à un collectif (une organisation, une équipe ou une adresse e-mail anonyme, par exemple).

Voici quelques-unes des façons d'écrire des salutations formelles par e-mail en anglais.

Si vous connaissez le nom complet d'une personne, vous devez l'utiliser. Ainsi, au lieu de "Chère Mme Roberts", vous écririez :

• Chère Sarah Roberts
  

De nombreux anciens blogs et articles d'écriture de courrier électronique en anglais formel suggèrent d'utiliser "Cher Monsieur" ou "Chère Madame" si vous ne connaissez pas la personne à qui vous écrivez. Cependant, nous ne sommes pas d'accord. C'est obsolète et inutile. Si vous ne trouvez pas le nom complet d'une personne (LinkedIn est votre ami ici), trouvez un autre moyen de vous adresser à elle.

Voici quelques exemples pour vous adresser à une personne dont vous ne connaissez pas le nom :

• Cher responsable marketing
• Cher chef d'équipe
  

Si vous vous adressez à un groupe, trouvez un moyen de les impliquer qui convient, par exemple :

• Chère équipe
• Chère Direction Marketing
• Chère équipe des réclamations
  

Beaucoup de gens se demandent si vous pouvez utiliser "Salut" comme salutation dans un e-mail formel, et vous le pouvez. Si vous connaissez la personne ou n'écrivez pas dans un contexte ou une capacité formelle, c'est votre choix.

Corps de l'e-mail

Le corps d'un e-mail est l'endroit où vous expliquez en quoi consiste le message. Il n'y a pas de règles strictes car chaque e-mail est légèrement différent. Pourtant, il existe un flux naturel d'informations dans un e-mail formel en anglais :

• Présentez-vous - un nom, un titre de poste et une organisation sont à peu près essentiels
• Expliquez pourquoi vous envoyez un e-mail - décrivez pourquoi vous contactez quelqu'un
• Dites ce que vous voulez – si vous voulez quelque chose en retour (une réponse, un document, une image, etc.), alors demandez-le
• Prochaines étapes - décrivez ce qui se passe maintenant, en fournissant un échéancier. Si vous attendez une réponse, soyez clair lorsque vous en attendez une. Ne laissez jamais votre lecteur confus
  

Il est plus facile de voir cela sur la page, alors assurez-vous de consulter les exemples ci-dessous pour voir comment nous avons utilisé ce format pour créer des e-mails efficaces en anglais.

Phrases de fermeture d'e-mails en anglais

Le type de phrase de clôture que vous utilisez dans un e-mail en anglais varie selon que vous écrivez un e-mail formel ou informel. Examinons les deux types de messages de fermeture d'e-mail ci-dessous.

Comment mettre fin à un e-mail formel en anglais

Il n'y a que deux choses que vous devez savoir pour terminer un e-mail formel en anglais :

• Si vous connaissez le nom de la personne, vous utilisez la terminaison "Sincèrement vôtre".
• Si vous ne connaissez pas la personne (ou si vous écrivez à une organisation ou à une adresse e-mail collective), vous utilisez « votre fidèlement ».
  

Comment mettre fin à un e-mail informel en anglais

De par leur nature même, les e-mails informels ne sont pas régis par des règles, vous êtes donc libre d'écrire ce que vous voulez. Néanmoins, certaines phrases familières que vous pouvez trouver sont couramment utilisées pour mettre fin à des messages électroniques informels.

Certaines signatures d'e-mail que vous pouvez choisir d'utiliser incluent :

• Sincères amitiés
• Cordialement
• Je suis dans l'attente de votre réponse
• S'il vous plaît contactez-moi pour une aide supplémentaire

Signature d'e-mail

Une signature électronique professionnelle fournit les informations essentielles qu'un lecteur doit connaître sur vous, notamment :

• Votre nom
• Titre d'emploi
• Organisation
• Détails du contact
  

Chaque signature d'e-mail en anglais doit inclure les éléments suivants, mais vous avez la liberté d'en ajouter d'autres, notamment :

• Détails des diplômes
• Pronoms choisis
• Liens vers les réseaux sociaux

Phrases courantes de courrier électronique en anglais

Vous pourriez écrire un livre entier sur les phrases de messagerie en anglais, mais nous devons rester brefs pour les besoins de ce blog (et pour vous empêcher de vous ennuyer). Voici quelques expressions utiles en anglais des affaires que vous voudrez peut-être inclure dans vos e-mails en anglais :

• je vous écris pour vous parler de
• Je vous contacte pour confirmer que
• Ceci est juste un court e-mail pour expliquer que
• Juste un petit rappel que
• Cet e-mail est pour vous informer que
• Je reviens vers vous avec quelques informations supplémentaires
• Ci-joint les informations demandées
• J'apprécierais vos réflexions sur
  

Il existe des phrases anglaises informelles que vous pouvez lire et choisir d'utiliser vous-même :

• Super à rattraper
• J'espère que tu as passé un bon weekend
• J'espère que tu vas bien
• J'espère que tout va bien pour toi
• C'est agréable de vous entendre
• J'ai été ravi de recevoir votre message

Étiquette de courrier électronique en anglais

Les règles formelles des règles de la langue anglaise dictent la manière dont un e-mail doit être structuré, y compris les salutations, le flux d'informations et les signatures appropriées. L'étiquette des e-mails décrit les règles non écrites qui vous aident à élaborer et à façonner de meilleurs messages.

Voici 10 règles et conseils d'étiquette pour les e-mails que tous les rédacteurs d'e-mails en anglais doivent connaître.

1. Rédigez une ligne d'objet professionnelle - Fournissez autant d'informations que possible sur votre message dans la ligne d'objet
2. Gardez des messages courts et précis - Affinez vos messages et supprimez les informations qui ne sont pas essentielles
3. N'essayez pas d'être drôle - Les blagues sont acceptables entre amis, mais l'humour ne voyage pas toujours, alors ne vous embêtez pas
4. Limiter les majuscules - Limitez le nombre de majuscules que vous utilisez et écrivez dans la casse des phrases si possible
5. Évitez les points d'exclamation - Les points d'exclamation sont populaires sur les réseaux sociaux, mais doivent être utilisés avec parcimonie dans les e-mails formels et informels en anglais.
6. Respectez les différences culturelles - Lorsque vous écrivez à quelqu'un, respectez les différences culturelles dans vos messages
7. Évitez les termes genrés - Il n'est plus approprié d'utiliser des termes tels que M., Mme et Mme, alors évitez-les
8. Utilisez des polices standard – N'utilisez pas une police folle ou déroutante ; s'en tenir à des polices professionnelles pour tous les messages
9. Vérifiez toujours chaque message - Vérifiez vos messages avant de les envoyer (et vérifiez à nouveau pour être sûr !)
10. Limitez la taille des pièces jointes - Les boîtes de réception des e-mails peuvent devenir encombrées et les pièces jointes volumineuses ne vous aideront pas, alors n'envoyez pas de fichiers volumineux.
    

Suivre l'étiquette des e-mails peut être un défi pour nous tous, c'est pourquoi nous avons créé un guide détaillé de certaines des règles non écrites qui régissent les e-mails en anglais.

Règles de grammaire pour la rédaction d'e-mails

La langue anglaise est régie par des règles de grammaire qui peuvent parfois être déroutantes pour tout le monde. Bien que vous n'ayez pas besoin de maîtriser parfaitement la langue anglaise pour rédiger des e-mails efficaces, il est essentiel de comprendre les bases.

Voici 10 choses dont vous avez besoin pour rédiger de meilleurs e-mails en anglais :

1. Utilisez toujours des majuscules pour les noms
2. Suivez le format de courrier électronique décrit ci-dessus
3. Commencez les phrases par une majuscule, décomposez les phrases par des virgules et terminez chaque phrase par un point
4. Faites des phrases courtes
5. Chaque phrase doit avoir un sujet (Jean), un verbe (lit) un objet (livres)
6. Utilisez la voix active pour engager le lecteur. Des outils tels que Flowrite peuvent vous aider à engager les utilisateurs directement et clairement
7. N'utilisez pas d'émoticônes
8. Divisez les listes en puces pour faciliter la compréhension des informations par les lecteurs
9. Expliquez les acronymes lorsque vous les utilisez
10. Ne jamais utiliser de jurons

Exemples d'e-mails en anglais

Nous avons fourni un guide complet sur la façon de structurer et de rédiger des e-mails efficaces en anglais. Maintenant, mettons certaines de ces règles en pratique et illustrons-les avec quelques exemples de rédaction d'un e-mail formel en anglais, d'un e-mail professionnel en anglais et d'un e-mail informel en anglais.

Comment rédiger un e-mail formel en anglais

Nous avons couvert les principes fondamentaux de la rédaction d'un e-mail formel en anglais ci-dessus ; Voici comment cela fonctionne. Dans cet exemple d'e-mail en anglais, nous demandons des produits à des particuliers et à des entreprises que nous connaissons déjà.

Comment rédiger un email professionnel en anglais

En affaires, le temps c'est de l'argent, donc le courrier électronique professionnel parfait en anglais est court, clair et droit au but. Voici donc un exemple de rédaction d'un email professionnel en anglais.

Comment rédiger un e-mail informel en anglais

Lorsque vous écrivez un e-mail informel, vous n'êtes pas aussi contraint par les règles et pouvez être plus libre dans la façon dont vous communiquez et correspondez. Voici donc un exemple d'un e-mail chaleureux et amical à quelqu'un que vous connaissez.

Améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails en anglais

La meilleure façon d'apprendre à écrire des e-mails en anglais est de lire (et d'écrire) autant d'e-mails que possible. Consultez des exemples en ligne, inscrivez-vous à des listes de diffusion ou relisez votre boîte de réception pour identifier les exemples d'e-mails en anglais que vous aimez.

Pour améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails en anglais, une excellente approche consiste à conserver une liste de phrases que vous aimez et que vous souhaitez utiliser. Au fil du temps, vous constaterez que cela vous aide à comprendre les éléments constitutifs d'e-mails en anglais parfaits et améliore votre vocabulaire ainsi que vos compétences en grammaire. Vous pouvez également créer une banque de modèles d'e-mails que vous pouvez utiliser pour gagner du temps lors de la rédaction d'e-mails en anglais. . Cette ressource peut vous aider à identifier les e-mails réussis (et non réussis), vous aidant à développer votre propre style d'écriture d'e-mails formels en anglais.

Enfin, nous devons denter notre propre corne. Le blog de Flowrite propose des dizaines et des dizaines d'articles sur la rédaction d'e-mails formels et professionnels en anglais. Ils couvrent tous les aspects de la communication quotidienne nécessaires dans divers emplois et peuvent vous aider à devenir plus productif au travail et dans votre vie personnelle.

Cependant, ce n'est pas tout. Notre assistant de rédaction IA peut vous aider à communiquer en toute confiance en transformant de courtes instructions en e-mails prêts à envoyer dans un anglais parfait. Si vous ne nous croyez pas, consultez l'exemple de Flowrite en action ci-dessous. Comme vous pouvez le voir, cela peut être aussi simple qu'un clic sur un bouton.

Nous espérons que cet article de blog vous a aidé à apprendre à rédiger des e-mails en anglais. Si vous l'avez trouvé utile, nous vous suggérons de mettre cette page en signet pour vous rafraîchir la mémoire au cas où vous auriez des doutes sur la grammaire, l'étiquette, les phrases ou le format de l'e-mail en anglais. Pour vous soulager de tout doute, assurez-vous d'essayer Flowrite et commencez à dynamiser vos communications quotidiennes.