Wie schreibe ich E-Mails auf Englisch mit Beispielen?

Das Schreiben von E-Mails auf Englisch ist insbesondere für Nicht-Muttersprachler nicht einfach, aber es ist eine grundlegende Fähigkeit, von der Sie sowohl persönlich als auch beruflich profitieren können.

Also, wie schreibe ich E-Mails auf Englisch? Zunächst müssen Sie viele Regeln und Konventionen des E-Mail-Englisch lernen. Sie müssen sich mit dem englischen E-Mail-Format vertraut machen, einschließlich englischer E-Mail-Begrüßungen und Schlussphrasen. Wenn Sie wissen, wie man eine E-Mail auf Englisch beginnt und beendet, müssen Sie die gängigen englischen E-Mail-Sätze in der Hosentasche haben und die englische E-Mail-Etikette verstehen, um immer höflich und professionell zu wirken.

Um Ihnen zu helfen, Ihre Fähigkeiten zum Schreiben von E-Mails auf Englisch weiter zu verbessern, stellen wir Ihnen englische E-Mail-Beispiele zur Verfügung, die zeigen, wie Sie formelle, berufliche und informelle E-Mails in englischer Sprache schreiben. Dieser ausführliche Leitfaden zum Schreiben von E-Mails wird durch ein Beispiel abgerundet, wie das KI-Schreibtool von Flowrite Sie dabei unterstützen kann, Ihre Nachricht effektiv mit grammatikalisch korrektem, perfektem Englisch zu übermitteln.

E-Mails auf Englisch schreiben

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, werden wir das englische E-Mail-Format entbündeln, das E-Mail-Grüße, Text, E-Mail-Schlussphrasen und Signatur umfasst.

Englisches E-Mail-Format

E-Mails in englischer Sprache sind das, was Akademiker als „sehr präskriptive Form der schriftlichen Kommunikation“ bezeichnen. Einfach ausgedrückt gibt es strenge und etablierte Regeln, die das Format von E-Mails in englischer Sprache vorschreiben.

Die meisten dieser Regeln entstanden im viktorianischen Zeitalter, daher ist es nicht verwunderlich, dass das englischsprachige E-Mail-Format dem eines formellen Briefes sehr ähnlich ist. Typischerweise hat eine englischsprachige E-Mail fünf Elemente:

1. Betreff
2. Formelle oder informelle Begrüßung
3. Körper Kopie
4. Schlusssatz
5. Unterschrift
   

Dieser Artikel führt Sie durch jeden Teil und enthält Beispiele für E-Mail-Strukturen, die unsere Punkte veranschaulichen. Am Ende sollten Sie verstehen, wie man E-Mails auf Englisch formatiert.

Warum sollte ich meine E-Mails formatieren?

Von außen mag das englische E-Mail-Briefformat seltsam erscheinen. Sobald Sie die Regeln verstanden haben, wird das Erstellen effektiver E-Mails für alle jedoch einfacher und schneller, wie diese Studie zum Schreiben von Briefen ergab.

Aber warum sich die Mühe machen, E-Mails auf Englisch zu formatieren? Hier sind fünf Gründe:

1. Es ist professionell: Die Regeln und Konventionen des formellen E-Mail-Englisch sind anerkannte professionelle Praxis. Während Sie schreiben können, wie Sie möchten, vermitteln Ihre Wahl des E-Mail-Stils, der Tonlage und des Formats eine Nachricht an den Empfänger.
2. Es ist effektiver: Jede E-Mail sollte in den meisten Fällen einen Zweck haben, um eine Aktion hervorzurufen. Die Verwendung des etablierten englischsprachigen Formats bietet eine einfache und klare Struktur, um Ihre Nachricht zu übermitteln, die wahrscheinlich die gewünschte Reaktion oder das gewünschte Ergebnis erzielt.
3. Es reduziert Stress und Angst: "Wenn ein Benutzer einen Brief verstehen kann, wird er sich mit geringerer Wahrscheinlichkeit melden, um Fragen über einen anderen Kanal zu stellen, und eher das tun, worum er in dem Brief gebeten wird", sagt die britische Regierung . Klar zu sagen, was Sie wollen und warum, bedeutet, dass der Leser keine Lücken füllen oder Annahmen treffen muss.
4. Es ist einfacher: Wenn Sie verstehen, wie E-Mails in englischer Sprache formatiert werden, wird das Schreiben einfacher. Es gibt keinen Stress, sich Gedanken darüber zu machen, wie man jemanden anspricht oder sich abmeldet; es ist bereits für dich entschieden. So haben Sie Zeit, sich auf den Kern Ihrer Botschaft zu konzentrieren.
5. Es geht schneller: Sobald Sie die grundlegenden Bausteine ​​einer formellen E-Mail verstanden haben, ist das Schreiben einfach und schnell. Dies könnte Ihnen Stunden sparen, wenn Sie wie der durchschnittliche Arbeiter sind, der die Hälfte seines Arbeitstages damit verbringt, E-Mails zu schreiben. Tools wie Flowrite können Ihnen noch mehr Zeit sparen, indem Sie perfekt formatierte, frei fließende E-Mails erstellen, die in Sekundenschnelle Ergebnisse liefern.
   

Das Verständnis, wie eine englischsprachige E-Mail formatiert wird, bildet die grundlegende Grundlage für die gesamte Korrespondenz. Aber natürlich steht es Ihnen frei, Teile davon zu ändern, anzupassen oder zu ignorieren, wenn die Situation oder die Umstände dies erfordern.

Die Sprache ändert und entwickelt sich weiter und gibt Ihnen die Freiheit und Flexibilität, die Korrespondenz für jedes Publikum zu gestalten. Zum Beispiel sind Sprachgesetze nicht in Stein gemeißelt, sagen Akademiker. Stattdessen wollen die Leser schnell auf Informationen zugreifen können, was „die Struktur und die Funktion von E-Mails beeinflusst hat“, so Forscher. Wenn es eine bessere Möglichkeit gibt, Ihre Botschaft zu kommunizieren, als sich an die Regeln zu halten, können Sie sie gerne verwenden.

So starten Sie eine E-Mail auf Englisch

Die traditionelle Art, eine E-Mail auf Englisch zu beginnen, ist das Wort „Dear“. In der Vergangenheit wurde Ihnen empfohlen, in der Vergangenheit einen Titel (Herr, Frau usw.) zu verwenden, aber die Dinge haben sich weiterentwickelt. Geschlechtsspezifische Begriffe wie Herr und Frau können jetzt Anstoß erregen, also müssen wir einen anderen Weg finden, uns E-Mail-Empfängern vorzustellen.

Die verschiedenen E-Mail-Begrüßungen auf Englisch hängen davon ab, ob Sie eine Ihnen bekannte Person, eine Ihnen unbekannte Person oder ein Kollektiv (z. B. eine Organisation, ein Team oder eine anonyme E-Mail-Adresse) ansprechen.

Hier sind einige der Möglichkeiten, formelle E-Mail-Grüße auf Englisch zu schreiben.

Wenn Sie den vollständigen Namen einer Person kennen, sollten Sie ihn verwenden. Anstelle von "Sehr geehrte Frau Roberts" würden Sie also schreiben:

• Liebe Sarah Roberts
  

Viele alte formelle englische Blogs und Artikel zum Schreiben von E-Mails schlagen vor, „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“ zu verwenden, wenn Sie die Person, an die Sie schreiben, nicht kennen. Wir sind jedoch anderer Meinung. Das ist veraltet und unnötig. Wenn Sie den vollständigen Namen einer Person nicht finden können (LinkedIn ist hier Ihr Freund), finden Sie eine andere Möglichkeit, sie anzusprechen.

Hier sind ein paar Beispiele, wie Sie eine Person ansprechen, deren Namen Sie nicht kennen:

• Sehr geehrter Marketingleiter
• Sehr geehrter Teamleiter
  

Wenn Sie sich an eine Gruppe wenden, finden Sie einen geeigneten Weg, sie anzusprechen, wie zum Beispiel:

• Liebes Team
• Sehr geehrte Marketingdirektion
• Liebes Reklamationsteam
  

Viele Leute fragen sich, ob Sie „Hallo“ als Begrüßung in einer formellen E-Mail verwenden können, und das können Sie. Wenn du die Person kennst oder nicht in einem formellen Kontext oder einer Funktion schreibst, ist es deine Entscheidung.

Nachrichtentext

Im Text einer E-Mail erklären Sie, worum es in der Nachricht geht. Es gibt keine festen Regeln, da jede E-Mail etwas anders ist. Dennoch gibt es einen natürlichen Informationsfluss in einer formellen englischen E-Mail:

• Stellen Sie sich vor – ein Name, eine Berufsbezeichnung und eine Organisation sind ziemlich wichtig
• Erklären Sie, warum Sie eine E-Mail senden – beschreiben Sie, warum Sie jemanden kontaktieren
• Sagen Sie, was Sie wollen – wenn Sie eine Gegenleistung wollen (eine Antwort, ein Dokument, ein Bild usw.), dann fragen Sie danach
• Nächste Schritte – Beschreiben Sie, was jetzt passiert, und geben Sie einen Zeitrahmen an. Wenn Sie eine Antwort erwarten, machen Sie klar, wann Sie eine erwarten. Lassen Sie Ihren Leser niemals verwirrt
  

Auf der Seite ist dies einfacher zu sehen, sehen Sie sich also unbedingt die Beispiele unten an, um zu sehen, wie wir dieses Format verwendet haben, um effektive englischsprachige E-Mails zu erstellen.

Englische Schlussphrasen für E-Mails

Die Art der Schlussphrase, die Sie in einer englischsprachigen E-Mail verwenden, hängt davon ab, ob Sie eine formelle oder eine informelle E-Mail schreiben. Sehen wir uns unten beide Arten von E-Mail-Schließnachrichten an.

So beenden Sie eine formelle E-Mail auf Englisch

Es gibt nur zwei Dinge, die Sie über das Verfassen einer formellen E-Mail auf Englisch wissen müssen:

• Wenn Sie den Namen der Person kennen, verwenden Sie die Endung „Mit freundlichen Grüßen“.
• Wenn Sie die Person nicht kennen (oder an eine Organisation oder Sammel-E-Mail-Adresse schreiben), verwenden Sie „Ihre Treue“.
  

So beenden Sie eine informelle E-Mail auf Englisch

Informelle E-Mails unterliegen naturgemäß keinen Regeln, Sie können also schreiben, was Sie wollen. Dennoch werden einige bekannte Ausdrücke, die Sie vielleicht finden, häufig verwendet, wenn Sie informelle E-Mail-Nachrichten beenden.

Einige E-Mail-Abmeldungen, die Sie verwenden können, umfassen:

• Mit freundlichen Grüßen
• Mit freundlichen Grüßen
• Ich freue mich darauf, von dir zu hören
• Bitte kontaktieren Sie mich für weitere Hilfe

E-Mail Signatur

Eine professionelle E-Mail-Signatur enthält die wesentlichen Informationen, die ein Leser über Sie wissen muss, darunter:

• Dein Name
• Berufsbezeichnung
• Organisation
• Kontaktdetails
  

Jede englische E-Mail-Signatur sollte Folgendes enthalten, aber Sie haben die Freiheit, weitere hinzuzufügen, darunter:

• Angaben zur Qualifikation
• Ausgewählte Pronomen
• Social-Media-Links

Gängige englische E-Mail-Phrasen

Sie könnten ein ganzes Buch über englischsprachige E-Mail-Sätze schreiben, aber wir müssen uns für die Zwecke dieses Blogs kurz fassen (und damit Sie sich nicht langweilen). Hier sind einige hilfreiche Geschäftsenglisch-Sätze, die Sie möglicherweise in Ihre englischsprachigen E-Mails aufnehmen möchten:

• Ich schreibe, um Ihnen davon zu erzählen
• Ich kontaktiere Sie, um das zu bestätigen
• Dies ist nur eine kurze E-Mail, um das zu erklären
• Nur eine kurze Erinnerung daran
• Diese E-Mail soll Sie darüber informieren
• Ich melde mich mit weiteren Informationen bei Ihnen
• Anbei die von Ihnen angeforderten Informationen
• Ich würde mich über Ihre Gedanken freuen
  

Es gibt einige informelle englische Ausdrücke für E-Mails, die Sie lesen und selbst verwenden können:

• Toll zum aufholen
• Ich hoffe, du hattest ein tolles Wochenende
• Ich hoffe, es geht dir gut
• Ich hoffe, alles ist gut mit Ihnen
• Es ist schön, von Ihnen zu hören
• Ich habe mich sehr über Ihre Nachricht gefreut

Englische E-Mail-Etikette

Die formalen Regeln der englischen Sprachregeln geben vor, wie eine E-Mail strukturiert sein sollte, einschließlich Begrüßung, Informationsfluss und angemessener Abmeldung. E-Mail-Etikette beschreibt die ungeschriebenen Regeln, die Ihnen helfen, bessere Nachrichten zu erstellen und zu gestalten.

Hier sind 10 Regeln und Tipps zur E-Mail-Etikette, die alle englischen E-Mail-Autoren kennen sollten.

1. Schreiben Sie eine professionelle Betreffzeile – Geben Sie in der Betreffzeile so viele Informationen wie möglich über Ihre Nachricht an
2. Halten Sie Nachrichten kurz und auf den Punkt – Präzisieren Sie Ihre Nachrichten und entfernen Sie Informationen, die nicht wesentlich sind
3. Versuchen Sie nicht, lustig zu sein – Witze sind unter Freunden akzeptabel, aber Humor verbreitet sich nicht immer, also stören Sie sich nicht
4. Großbuchstaben begrenzen – Begrenzen Sie die Anzahl der Großbuchstaben, die Sie verwenden, und schreiben Sie nach Möglichkeit in Groß- und Kleinschreibung
5. Vermeiden Sie Ausrufezeichen – Ausrufezeichen sind in sozialen Medien beliebt, sollten aber in formellen und informellen englischsprachigen E-Mails sparsam verwendet werden
6. Respektieren Sie kulturelle Unterschiede – Wenn Sie jemandem schreiben, respektieren Sie kulturelle Unterschiede in Ihren Nachrichten
7. Vermeiden Sie geschlechtsspezifische Begriffe – Es ist nicht mehr angemessen, Begriffe wie Herr, Frau und Frau zu verwenden, also vermeiden Sie sie
8. Verwenden Sie Standardschriftarten – Verwenden Sie keine verrückten oder verwirrenden Schriftarten; Bleiben Sie bei allen Nachrichten bei professionellen Schriftarten
9. Überprüfen Sie immer jede Nachricht – Überprüfen Sie Ihre Nachrichten, bevor Sie sie senden (und überprüfen Sie es zur Sicherheit noch einmal!)
10. Begrenzen Sie die Anhangsgröße – E-Mail-Posteingänge können unübersichtlich werden, und große E-Mail-Anhänge helfen nicht, senden Sie also keine großen Dateien
    

Das Befolgen der E-Mail-Etikette kann für uns alle eine Herausforderung sein, weshalb wir einen detaillierten Leitfaden zu einigen der ungeschriebenen Regeln erstellt haben, die für englischsprachige E-Mails gelten.

Grammatikregeln für das Schreiben von E-Mails

Die englische Sprache unterliegt Grammatikregeln, die manchmal für alle verwirrend sein können. Sie müssen der englischen Sprache zwar nicht fließend mächtig sein, um effektive E-Mails zu schreiben, aber das Verständnis der Grundlagen ist unerlässlich.

Hier sind 10 Dinge, die Sie brauchen, um bessere englischsprachige E-Mails zu schreiben:

1. Verwenden Sie für Namen immer Großbuchstaben
2. Befolgen Sie das oben beschriebene E-Mail-Format
3. Beginnen Sie Sätze mit einem Großbuchstaben, trennen Sie Sätze mit Kommas und beenden Sie jeden Satz mit einem Punkt
4. Sätze kurz halten
5. Jeder Satz sollte ein Subjekt (John), Verb (liest) Objekt (Bücher) haben
6. Verwenden Sie die aktive Stimme, um den Leser einzubeziehen. Tools wie Flowrite können Ihnen dabei helfen, Benutzer direkt und klar anzusprechen
7. Verwenden Sie keine Emoticons
8. Teilen Sie Listen in Stichpunkte auf, damit die Informationen für die Leser leicht verständlich sind
9. Erklären Sie Akronyme, wenn Sie sie verwenden
10. Verwenden Sie niemals Schimpfwörter

Englische E-Mail-Beispiele

Wir haben eine umfassende Anleitung zum Strukturieren und Schreiben effektiver E-Mails auf Englisch bereitgestellt. Lassen Sie uns nun einige dieser Regeln in die Praxis umsetzen und sie mit einigen Beispielen veranschaulichen, wie man eine formelle E-Mail auf Englisch, eine professionelle E-Mail auf Englisch und eine informelle E-Mail auf Englisch schreibt.

Wie schreibe ich eine formelle E-Mail auf Englisch?

Wir haben oben die Grundlagen zum Schreiben einer formellen E-Mail auf Englisch behandelt; So funktioniert das. In diesem englischsprachigen E-Mail-Beispiel fordern wir Produkte von Personen und Unternehmen an, die wir bereits kennen.

Wie schreibe ich eine professionelle E-Mail auf Englisch?

Im Geschäftsleben ist Zeit Geld, daher ist die perfekte professionelle E-Mail auf Englisch kurz, klar und direkt auf den Punkt. Hier ist also ein Beispiel dafür, wie man eine professionelle E-Mail auf Englisch schreibt.

Wie schreibe ich eine informelle E-Mail auf Englisch?

Wenn Sie eine informelle E-Mail schreiben, sind Sie nicht so sehr an die Regeln gebunden und können freier kommunizieren und korrespondieren. Hier ist ein Beispiel für eine herzliche und freundliche E-Mail an jemanden, den Sie kennen.

Verbessern Sie Ihre E-Mail-Schreibfähigkeiten auf Englisch

Der beste Weg, um zu lernen, wie man E-Mails in englischer Sprache schreibt, besteht darin, so viele E-Mails wie möglich zu lesen (und zu schreiben). Sehen Sie sich Beispiele online an, melden Sie sich bei Mailinglisten an oder lesen Sie Ihren Posteingang noch einmal durch, um englische E-Mail-Beispiele zu finden, die Ihnen gefallen.

Um Ihre Fähigkeiten zum Schreiben von E-Mails auf Englisch zu verbessern, besteht ein guter Ansatz darin, eine Liste mit Phrasen zu führen, die Sie mögen und verwenden möchten. Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass dies Ihnen dabei hilft, die Bausteine ​​perfekter englischer E-Mails zu verstehen und Ihren Wortschatz sowie Ihre Grammatikkenntnisse zu verbessern . Diese Ressource kann Ihnen dabei helfen, erfolgreiche (und nicht erfolgreiche) E-Mails zu identifizieren und Ihren eigenen Stil zu entwickeln, formelles E-Mail-Englisch zu schreiben.

Schließlich müssen wir unser eigenes Horn zahnen. Der Blog von Flowrite enthält Dutzende von Artikeln darüber, wie man formelle und professionelle E-Mails auf Englisch schreibt. Sie decken alle Aspekte der täglichen Kommunikation ab, die in verschiedenen Berufen benötigt werden, und können Ihnen helfen, bei der Arbeit und in Ihrem Privatleben produktiver zu werden.

Das ist jedoch noch nicht alles. Unser KI-Schreibassistent kann Ihnen helfen, selbstbewusst zu kommunizieren, indem er kurze Anweisungen in versandfertige E-Mails in perfektem Englisch umwandelt. Wenn Sie uns nicht glauben, sehen Sie sich unten das Beispiel von Flowrite in Aktion an. Wie Sie sehen können, kann es so einfach sein wie ein Klick auf eine Schaltfläche.

Wir hoffen, dass dieser Blogbeitrag Ihnen geholfen hat, zu lernen, wie man E-Mails auf Englisch schreibt. Wenn Sie es hilfreich fanden, empfehlen wir Ihnen, diese Seite mit einem Lesezeichen zu versehen, um Ihr Gedächtnis aufzufrischen, falls Sie jemals Zweifel an Grammatik, Etikette, Phrasen oder dem Format von E-Mail-Englisch haben. Um sich von allen Zweifeln zu befreien, sollten Sie unbedingt Flowrite ausprobieren und Ihre tägliche Kommunikation optimieren.