Un guide étape par étape pour créer l'e-mail de communiqué de presse parfait

Vous avez rédigé un excellent communiqué de presse et il est prêt à être envoyé aux médias. Mais comment pouvez-vous tendre la main de manière à ce que votre communiqué de presse soit lu et rédigé ?

Aujourd'hui, nous abordons l'étape importante du contact avec les médias. Nous parlerons de la façon d'envoyer un communiqué de presse par e-mail qui vous permettra d'obtenir les résultats dont vous avez besoin !

E-mails de communiqués de presse

J'espère que votre communiqué de presse est déjà prêt, mais il est important de garder quelques points à l'esprit.

Un communiqué de presse est l’un des meilleurs moyens de partager quelque chose d’intéressant avec le monde. Qu'il s'agisse d'un événement, d'un nouveau produit ou d'une mise à jour importante, il doit être de la bonne durée. Il doit contenir des informations qui fournissent du contenu et de la valeur au lecteur.

Le but est évidemment d’attirer l’attention des journalistes et des médias pour qu’ils parlent de votre actualité.

Alors, combien de temps doit durer un bon communiqué de presse dans un e-mail ? Vous pourriez penser que vous devez modifier la longueur. Mais même lorsqu'il fait partie d'un e-mail, votre objectif doit être de vous assurer que quiconque le lit peut obtenir tous les détails importants sans se sentir dépassé.

Un bon communiqué de presse compte généralement entre 300 et 400 mots, quelle que soit la manière dont vous l'envoyez. C'est suffisamment d'espace pour dire ce dont vous avez besoin sans perdre l'intérêt du lecteur.

Les communiqués de presse ont beaucoup changé ces dernières années à cause d’Internet et des réseaux sociaux. Dans le passé, ils étaient principalement envoyés aux journaux et aux chaînes de télévision.

Ils peuvent désormais être partagés en ligne, atteignant ainsi beaucoup plus de personnes en peu de temps.

Construire une liste de médias

Lorsque vous avez des nouvelles à partager, vous souhaitez qu’elles atteignent des personnes réellement intéressées. C'est là qu'intervient une liste de médias.

Une liste de médias est une collection de vos contacts dans le monde des médias. Il peut s'agir de journalistes, de blogueurs ou d'influenceurs qui couvrent des sujets liés à votre actualité.

Créer une liste de médias demande un peu de recherche. Commencez par rechercher des personnes qui écrivent sur votre secteur. Idéalement, vous pouvez ajouter des personnes qui ont manifesté leur intérêt pour des histoires similaires.

Vous pouvez les trouver en lisant des articles ou en consultant les réseaux sociaux. Vous pouvez également utiliser des bases de données médiatiques qui répertorient les journalistes par domaine ou par domaine d'intérêt.

L'étape suivante consiste à recueillir leurs coordonnées, qui sont généralement leurs adresses e-mail. Parfois, vous pouvez trouver cette information sur le site Web où ils publient leur travail.

Vous devrez peut-être utiliser les réseaux sociaux ou même appeler le média pour demander.

Il est important de se rappeler que tous les contacts avec les médias ne conviennent pas parfaitement à chaque sujet. C'est pourquoi il est essentiel de personnaliser votre approche.

Vous n’enverrez peut-être pas le même e-mail à un journaliste d’un journal local et à un journaliste d’un magazine national.

Comprendre ce sur quoi ils écrivent habituellement peut vous aider à adapter votre message afin qu'il soit plus susceptible de susciter leur intérêt.

Construire une liste de médias solide est un processus. Il s’agit de comprendre qui est susceptible d’être intéressé par votre actualité et pourquoi. Avec une bonne liste en main, vous êtes sur le point de faire connaître votre histoire au monde entier.

Préparer votre e-mail

Lorsqu'il est temps d'envoyer votre communiqué de presse aux médias, l'e-mail que vous écrivez est tout aussi important que le communiqué lui-même.

Votre email est la première chose qu'un journaliste voit. Il décide s’ils examineront même votre communiqué de presse. Il est donc essentiel de faire bonne impression dès le départ.

La ligne d'objet de votre e-mail est votre première chance d'attirer l'attention. Il doit être clair et intéressant, donnant au journaliste une bonne raison d'en lire davantage.

Évitez d'utiliser des majuscules ou trop de points d'exclamation. Ce sont souvent des signaux indiquant que l'e-mail est du spam. Au lieu de cela, concentrez-vous sur un sujet concis et informatif. Cela aidera votre e-mail à se démarquer dans une boîte de réception chargée.

Le corps de votre e-mail doit commencer par un message de bienvenue personnel. Utilisez le nom du journaliste si vous le connaissez.

Cela ajoute une touche personnelle et montre que vous avez fait vos devoirs. Après le message d'accueil, présentez-vous brièvement et expliquez pourquoi vous contactez. Soyez bref et précis.

Passez ensuite à la synthèse de votre communiqué de presse. Mettez en évidence les points clés et pourquoi ils sont pertinents pour le public du journaliste.

Susciter l’intérêt

Cette partie est peut-être la plus importante. Vous voulez susciter leur intérêt pour votre histoire. Si votre communiqué de presse est joint, mentionnez-le et encouragez-les à le lire pour plus de détails.

Ou si le communiqué de presse figure dans le corps de l’e-mail, assurez-vous qu’il est clairement indiqué et facile à trouver.

Le timing est essentiel lors de l’envoi de communiqués de presse. Évitez les périodes chargées comme le lundi matin ou le vendredi après-midi. Ce sont des moments où votre courrier électronique risque davantage de se perdre dans le mélange.

Visez le milieu de la semaine et le milieu de la matinée pour avoir les meilleures chances de vous faire remarquer.

Gardez votre courrier électronique professionnel mais convivial. Vous voulez construire une relation avec le journaliste, pas seulement lui présenter. Un e-mail bien rédigé peut ouvrir la porte à de futures communications et augmenter la probabilité que votre communiqué de presse soit récupéré.

Soumission et suivi du communiqué de presse

Après avoir rédigé votre communiqué de presse et préparé votre e-mail, l'étape suivante consiste à l'envoyer puis à en assurer le suivi.

Envoyer un communiqué de presse peut sembler simple, mais il y a un peu plus à faire si vous voulez être efficace.

Tout d’abord, vous devez décider comment vous allez envoyer votre communiqué de presse. Vous pouvez l'envoyer directement par e-mail aux journalistes et médias que vous avez identifiés comme pertinents.

Une autre option consiste à utiliser un service de communiqués de presse. Ces services peuvent diffuser votre communiqué de presse à un vaste réseau de contacts médiatiques. Cela peut augmenter vos chances de vous faire remarquer, même si cela a un coût.

Après l’envoi de votre communiqué de presse, le jeu d’attente commence. Mais ne vous contentez pas d’attendre des réponses.

Le suivi est important. Attendez quelques jours, puis envoyez un e-mail poli pour confirmer qu'ils ont reçu votre communiqué de presse. Demandez-leur s’ils ont besoin de plus d’informations.

Ce suivi peut faire une grande différence car il montre que vous prenez votre actualité au sérieux. Cela aide également à établir une relation avec les médias.

Mais la frontière est mince entre être persistant et devenir une nuisance.

Vous voulez vous assurer que vous n’en faites pas trop. Si vous n’obtenez pas de réponse après un ou deux suivis, il est temps de passer à autre chose. Il y aura d'autres opportunités.

Garder une trace de l'impact de votre communiqué de presse est une partie importante de ce processus. Notez quels médias ont repris votre histoire et quelle attention elle a reçue.

Cela peut vous aider à affiner votre approche pour la prochaine fois. Chaque communiqué de presse est une opportunité d’apprentissage. En analysant ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, vous pouvez améliorer vos chances de réussite à l’avenir.

Erreurs courantes à éviter

Une grosse erreur est de ne pas personnaliser vos e-mails. Envoyer le même message à tout le monde peut sembler efficace, mais ce n’est pas très efficace.

Les journalistes et les rédacteurs reçoivent quotidiennement des tonnes de courriels. Une note personnalisée peut faire ressortir la vôtre.

Mentionnez pourquoi vous pensez que votre histoire correspond à leur rythme ou aux histoires précédentes qu'ils ont écrites. Cela montre que vous avez fait vos devoirs et que vous vous souciez de leur travail.

Le timing est un autre domaine dans lequel il est facile de se tromper. Vous avez peut-être la meilleure histoire, mais si vous la diffusez alors que les médias sont submergés d’autres nouvelles, elle risque d’être négligée.

Ne pas donner suite est une occasion manquée. Bien sûr, vous craignez peut-être de ressembler à une nuisance. C'est une préoccupation très compréhensible. En même temps, les gens apprécient souvent un léger coup de pouce.

De plus, cela montre que vous êtes engagé et que vous croyez en votre histoire.

Ignorer le pouvoir d’une bonne ligne d’objet dans votre e-mail est un oubli courant. Votre ligne d'objet est la première chose qu'un journaliste voit, alors rendez-la intéressante et claire. Cela devrait leur donner une raison d’ouvrir votre e-mail.

Et n'oubliez pas l'importance d'établir des relations. Envoyer des communiqués de presse ne consiste pas seulement à faire connaître votre histoire actuelle. Il s'agit de créer des liens continus avec les médias.

Soyez courtois, professionnel et respectueux de leur temps et de leur charge de travail. Ces relations peuvent être bénéfiques pour les histoires futures.

Même si le communiqué de presse actuel que vous envoyez est difficile à accepter, vous pouvez profiter de l'occasion pour leur montrer que vous êtes un pro. Vous indiquerez clairement que vous reviendrez une autre fois pour leur présenter des informations de qualité.

Voici comment envoyer un communiqué de presse par e-mail

Naviguer dans le monde des médias peut être délicat, mais avec les bons conseils sur la façon d'envoyer un communiqué de presse par e-mail, votre argumentaire peut prospérer.

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