คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างอีเมลข่าวประชาสัมพันธ์ที่สมบูรณ์แบบ

คุณได้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยม และพร้อมที่จะส่งไปยังสื่อแล้ว แต่คุณจะติดต่อได้อย่างไรเพื่อให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอ่านและเขียนเกี่ยวกับ?

วันนี้เราจะมาเจาะลึกขั้นตอนสำคัญในการติดต่อกับสื่อ เราจะพูดถึงวิธีส่งข่าวประชาสัมพันธ์ทางอีเมลซึ่งจะทำให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ!

อีเมล์ประชาสัมพันธ์

หวังว่าคุณคงเตรียมข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไว้แล้ว แต่สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงบางสิ่ง

ข่าวประชาสัมพันธ์ถือเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการแบ่งปันสิ่งที่ควรค่าแก่การรายงานข่าวกับโลก ไม่ว่าคุณจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือการอัปเดตที่สำคัญ ก็ต้องมีความยาวที่เหมาะสม ควรมีข้อมูลที่ให้เนื้อหาและคุณค่าแก่ผู้อ่าน

เห็นได้ชัดว่าเป้าหมายคือการดึงดูดความสนใจของนักข่าวและสื่อเพื่อให้พวกเขาพูดถึงข่าวของคุณ

ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีในอีเมลควรมีความยาวเท่าใด? คุณอาจคิดว่าคุณต้องเปลี่ยนความยาว แต่แม้ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของอีเมล เป้าหมายของคุณก็ควรเพื่อให้แน่ใจว่าใครก็ตามที่อ่านอีเมลนั้นสามารถรับรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดได้โดยไม่รู้สึกหนักใจ

จำนวนคำในการแถลงข่าวที่ดีมักจะอยู่ที่ประมาณ 300 ถึง 400 คำ ไม่ว่าคุณจะส่งออกด้วยวิธีใดก็ตาม นี่เป็นพื้นที่เพียงพอที่จะพูดสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่สูญเสียความสนใจของผู้อ่าน

ข่าวประชาสัมพันธ์มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาเนื่องจากอินเทอร์เน็ตและโซเชียลมีเดีย ในอดีตส่วนใหญ่จะส่งหนังสือพิมพ์และสถานีโทรทัศน์

ตอนนี้สามารถแชร์ทางออนไลน์ได้ เข้าถึงผู้คนได้มากขึ้นในระยะเวลาอันสั้น

การสร้างรายการสื่อ

เมื่อคุณมีข่าวสารที่จะแบ่งปัน คุณต้องการให้เข้าถึงผู้ที่สนใจอย่างแท้จริง นี่คือที่มาของรายการสื่อ

รายการสื่อคือชุดของผู้ติดต่อของคุณในโลกสื่อ คนเหล่านี้อาจเป็นนักข่าว บล็อกเกอร์ หรืออินฟลูเอนเซอร์ที่พูดถึงหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับข่าวของคุณ

การสร้างรายการสื่อต้องใช้เวลาในการค้นคว้าเล็กน้อย เริ่มต้นด้วยการหาคนที่เขียนเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของคุณ ตามหลักการแล้ว คุณสามารถเพิ่มผู้ที่สนใจเรื่องราวที่คล้ายกันได้

คุณสามารถค้นหาได้โดยการอ่านบทความหรือตรวจสอบจากโซเชียลมีเดีย คุณยังสามารถใช้ฐานข้อมูลสื่อที่แสดงรายการนักข่าวตามจังหวะหรือเรื่องที่สนใจได้

ขั้นตอนต่อไปคือการรวบรวมข้อมูลติดต่อ ซึ่งโดยปกติจะเป็นที่อยู่อีเมลของพวกเขา บางครั้งคุณสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้บนเว็บไซต์ที่พวกเขาเผยแพร่ผลงานของพวกเขา

คุณอาจจำเป็นต้องใช้โซเชียลมีเดียหรือโทรไปถามสื่อ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการติดต่อกับสื่อบางรายการอาจไม่เหมาะกับทุกเรื่อง นั่นเป็นเหตุผลที่การปรับแต่งแนวทางของคุณเป็นสิ่งสำคัญ

คุณอาจไม่ส่งอีเมลเดียวกันถึงนักข่าวหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นและนักข่าวนิตยสารระดับประเทศ

การทำความเข้าใจสิ่งที่พวกเขามักจะเขียนสามารถช่วยให้คุณปรับแต่งข้อความของคุณได้ ดังนั้นจึงมีแนวโน้มที่จะดึงดูดความสนใจของพวกเขาได้มากขึ้น

การสร้างรายการสื่อที่มั่นคงเป็นกระบวนการ มันเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจว่าใครน่าจะสนใจข่าวของคุณและเพราะเหตุใด เมื่อมีรายการดีๆ อยู่ในมือ คุณก็จะเข้าใกล้การนำเรื่องราวของคุณออกสู่สายตาชาวโลกไปอีกก้าวหนึ่ง

เตรียมอีเมลของคุณ

เมื่อถึงเวลาที่ต้องส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังสื่อ อีเมลที่คุณเขียนมีความสำคัญพอๆ กับข่าวประชาสัมพันธ์

อีเมลของคุณคือสิ่งแรกที่นักข่าวเห็น จะตัดสินใจว่าพวกเขาจะดูข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณหรือไม่ ดังนั้นการสร้างความประทับใจที่ดีตั้งแต่เริ่มต้นจึงเป็นสิ่งสำคัญ

หัวเรื่องของอีเมลถือเป็นโอกาสแรกที่จะดึงดูดความสนใจ ควรชัดเจนและน่าสนใจ ทำให้นักข่าวมีเหตุผลที่ดีในการอ่านเพิ่มเติม

หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป สิ่งเหล่านี้มักส่งสัญญาณว่าอีเมลนั้นเป็นสแปม ให้เน้นที่การทำให้หัวข้อกระชับและให้ข้อมูลแทน วิธีนี้จะช่วยให้อีเมลของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายที่ไม่ว่าง

เนื้อความของอีเมลควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายส่วนตัว ใช้ชื่อนักข่าวถ้าคุณรู้

สิ่งนี้จะเพิ่มความเป็นส่วนตัวและแสดงให้เห็นว่าคุณทำการบ้านเสร็จแล้ว หลังจากทักทาย ให้แนะนำตัวเองสั้นๆ และอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อมา ทำให้มันสั้นและตรงประเด็น

จากนั้นไปยังการสรุปข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ เน้นประเด็นสำคัญและเหตุใดจึงเกี่ยวข้องกับผู้ชมของนักข่าว

จุดประกายความสนใจ

ส่วนนี้อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด คุณต้องการจุดประกายความสนใจในเรื่องราวของคุณ หากมีการแนบข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ โปรดกล่าวถึงสิ่งนี้และสนับสนุนให้พวกเขาอ่านเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

หรือหากข่าวประชาสัมพันธ์อยู่ในเนื้อหาของอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการทำเครื่องหมายไว้อย่างชัดเจนและค้นหาได้ง่าย

ระยะเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ หลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่วุ่นวาย เช่น เช้าวันจันทร์หรือบ่ายวันศุกร์ ช่วงนี้เป็นช่วงเวลาที่อีเมลของคุณมีแนวโน้มที่จะสูญหายระหว่างการสับเปลี่ยน

ตั้งเป้าช่วงกลางสัปดาห์และช่วงเช้าเพื่อให้มีโอกาสสังเกตเห็นได้ดีที่สุด

รักษาอีเมลของคุณให้เป็นมืออาชีพแต่เป็นมิตร คุณต้องการสร้างความสัมพันธ์กับนักข่าว ไม่ใช่แค่เสนอข่าวให้พวกเขา อีเมลที่จัดทำขึ้นอย่างดีสามารถเปิดประตูสำหรับการสื่อสารในอนาคต และเพิ่มโอกาสที่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจะถูกหยิบยกขึ้นมา

การส่งข่าวประชาสัมพันธ์และการติดตามผล

หลังจากที่คุณจัดทำข่าวประชาสัมพันธ์และเตรียมอีเมลแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการส่งออกและติดตามผล

การส่งข่าวประชาสัมพันธ์อาจดูง่าย แต่ก็มีอะไรมากกว่านี้อีกเล็กน้อยหากคุณต้องการให้มีประสิทธิผล

ขั้นแรก คุณต้องตัดสินใจว่าจะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างไร คุณสามารถส่งโดยตรงผ่านทางอีเมลไปยังนักข่าวและสื่อที่คุณระบุว่ามีความเกี่ยวข้อง

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้บริการข่าวประชาสัมพันธ์ บริการเหล่านี้สามารถเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไปยังเครือข่ายผู้ติดต่อสื่อในวงกว้าง วิธีนี้อาจเพิ่มโอกาสที่จะถูกสังเกตเห็นแม้ว่าจะมีค่าใช้จ่ายก็ตาม

หลังจากส่งข่าวประชาสัมพันธ์ เกมแห่งการรอคอยก็เริ่มต้นขึ้น แต่อย่าเพิ่งนั่งรอคำตอบ

การติดตามเป็นสิ่งสำคัญ รอสองสามวัน จากนั้นส่งอีเมลสุภาพเพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้รับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณแล้ว ถามว่าพวกเขาต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่

การติดตามผลนี้สามารถสร้างความแตกต่างได้มากเพราะมันแสดงให้เห็นว่าคุณจริงจังกับข่าวของคุณ อีกทั้งยังช่วยสร้างความสัมพันธ์กับสื่ออีกด้วย

แต่มีเส้นบางๆ ระหว่างการยืนหยัดกับการกลายเป็นคนน่ารำคาญ

คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำมากเกินไป หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากติดตามผล 1-2 ครั้ง ถึงเวลาที่ต้องเดินหน้าต่อไป จะมีโอกาสอื่นอีก

การติดตามผลกระทบของข่าวประชาสัมพันธ์เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการนี้ จดบันทึกว่าสื่อใดบ้างที่หยิบยกเรื่องราวของคุณและได้รับความสนใจมากน้อยเพียงใด

วิธีนี้สามารถช่วยคุณปรับปรุงแนวทางของคุณในครั้งต่อไป ข่าวประชาสัมพันธ์แต่ละครั้งถือเป็นโอกาสในการเรียนรู้ คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในอนาคตได้โดยการวิเคราะห์ว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

ข้อผิดพลาดใหญ่ประการหนึ่งคือการไม่ปรับแต่งอีเมลให้เป็นส่วนตัว การส่งข้อความเดียวกันถึงทุกคนอาจดูมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่ได้ผลมากนัก

นักข่าวและบรรณาธิการได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน บันทึกส่วนตัวสามารถทำให้ข้อความของคุณโดดเด่นได้

พูดถึงว่าทำไมคุณถึงคิดว่าเรื่องราวของคุณเข้ากับจังหวะของพวกเขาหรือเรื่องก่อนหน้าที่พวกเขาเขียน มันแสดงว่าคุณทำการบ้านเสร็จแล้วและใส่ใจงานของพวกเขา

เวลาเป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่ผิดพลาดได้ง่าย คุณอาจมีเรื่องราวที่ดีที่สุด แต่ถ้าคุณส่งออกไปในขณะที่สื่อมีข่าวอื่นๆ มากมาย มันก็อาจถูกมองข้ามไป

การไม่ติดตามถือเป็นการพลาดโอกาส แน่นอนว่าคุณอาจกังวลว่าตัวเองจะดูน่ารำคาญ นั่นเป็นข้อกังวลที่เข้าใจได้มาก ในเวลาเดียวกัน ผู้คนมักจะชื่นชมการสะกิดที่อ่อนโยน

นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณมีส่วนร่วมและเชื่อในเรื่องราวของคุณ

การเพิกเฉยต่อพลังของหัวเรื่องที่ดีในอีเมลของคุณถือเป็นการกำกับดูแลทั่วไป หัวเรื่องของคุณคือสิ่งแรกที่นักข่าวเห็น ดังนั้นควรทำให้น่าสนใจและชัดเจน ควรให้เหตุผลแก่พวกเขาในการเปิดอีเมลของคุณ

และอย่าลืมความสำคัญของการสร้างความสัมพันธ์ การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ใช่แค่การเผยแพร่เรื่องราวปัจจุบันของคุณเท่านั้น เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างการเชื่อมต่ออย่างต่อเนื่องกับสื่อ

มีความสุภาพ เป็นมืออาชีพ และเคารพเวลาและภาระงานของพวกเขา ความสัมพันธ์เหล่านี้จะเป็นประโยชน์สำหรับเรื่องราวในอนาคต

แม้ว่าจะเป็นเรื่องยากสำหรับข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับปัจจุบันที่คุณส่งออกไป แต่คุณสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณเป็นมืออาชีพ คุณจะแสดงให้เห็นชัดเจนว่าคุณจะกลับมาอีกครั้งเพื่อนำเสนอข้อมูลที่มีคุณภาพ

นั่นคือวิธีการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ทางอีเมล

การก้าวเข้าสู่โลกแห่งสื่ออาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ด้วยคำแนะนำที่ถูกต้องเกี่ยวกับวิธีส่งข่าวประชาสัมพันธ์ผ่านอีเมล การเสนอขายของคุณก็จะยิ่งเจริญรุ่งเรือง

ที่ eReleases เราช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็ก สตาร์ทอัพ และผู้แต่งได้รับการเข้าชมเว็บไซต์และลูกค้าที่มีคุณภาพดีขึ้นผ่านการรายงานข่าวในสื่อ

เราเขียนและเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ให้กับนักข่าว สื่อสิ่งพิมพ์ทางการค้า และผู้มีอิทธิพลในอุตสาหกรรมที่สำคัญ ช่วยเพิ่มการมองเห็นและความน่าเชื่อถือของคุณ ในขณะเดียวกันก็ทำให้คุณมีรายได้มากขึ้นจากลูกค้าในฝันของคุณ

ติดต่อวันนี้เพื่อดูว่าเราจะช่วยคุณได้อย่างไร!