Un guide sur le format de communiqué de presse approprié pour les événements

Il n’y a pas de meilleur moyen de mettre en valeur votre entreprise qu’à travers un événement. Réunir des personnes influentes dans une salle et créer un réseau offre des opportunités pas comme les autres.

Mais ne laissez pas toute cette planification d’événements s’effondrer avec une salle à moitié vide. Utilisez la publicité pour faire de votre événement la réussite que vous envisagez.

Cela commence par votre communiqué de presse. Voici comment créer le format de communiqué de presse parfait pour les événements.

Le titre

Tout en haut du modèle de communiqué de presse de votre événement se trouvera votre titre. Cela devrait être concis. Visez environ six à douze mots. Mais il doit aussi être descriptif.

N'oubliez pas qu'il est là pour capter l'attention des médias et des lecteurs, il doit donc trouver un équilibre entre être informatif et passionnant.

Il devrait fournir suffisamment d'informations pour que les personnes qui ne approfondissent pas le communiqué de presse comprennent l'essence de cet événement.

Essayez d'ajouter quelques mots qui contribuent à évoquer l'enthousiasme que vous souhaitez que les gens ressentent lorsqu'ils lisent ce titre. Voici quelques exemples:

• Primé
• Première
• Exclusif
• Première fois
• Dévoilement
• Début
• Annuel
• Prestigieux

N'oubliez pas que le titre donne le ton à tout ce qui suit. Alors, conservez le style d’écriture du reste du communiqué de presse pour cibler le bon public.

Un sous-titre facultatif

Il est difficile de transmettre tous les messages de votre événement dans un titre court, c'est pourquoi des sous-titres existent. Ceux-ci ajoutent des détails et du contexte et fournissent davantage d'indices qui servent à persuader le lecteur d'explorer le reste du communiqué de presse.

Le sous-titre se place sous le titre pour une numérisation facile. Votre nombre de mots est légèrement plus long que celui de votre titre, alors visez entre dix et vingt mots.

Il y a plusieurs angles que vous pouvez prendre avec ce sous-titre. Vous pouvez fournir des détails clés sur l'événement, comme l'heure, le lieu et la date.

Vous pouvez également utiliser le sous-titre pour mettre en évidence certains des aspects les plus uniques ou passionnants de l'événement. N'oubliez pas que le sous-titre est un pont qui relie votre titre au reste de votre communiqué de presse.

Date et lieu

La partie suivante du communiqué de presse de votre événement concerne les détails de l'événement. Ici, vous résumerez la date et l’heure. Vous noterez également le lieu et l'emplacement, y compris la ville et l'état.

Mettez en évidence la mise en forme de ces informations pour les faire ressortir, par exemple en les ajoutant en caractères gras. Cela signifie que les lecteurs peuvent se référer au communiqué de presse à tout moment et obtenir rapidement les détails de l'événement dont ils ont besoin sans parcourir l'intégralité du document.

Soyez précis sur la date et incluez le jour de la semaine et l’année. Cela permet d'éviter toute confusion si quelqu'un tombe sur votre communiqué de presse dans un an ou deux.

Cela vaut également la peine d'ajouter le pays si vous avez un public international.

Le paragraphe d'introduction

Le premier paragraphe plante le décor de votre événement. Il s'agit d'un aperçu qui donne la plupart des informations les plus pertinentes dans votre communiqué de presse. Il répond au qui, quoi, où, pourquoi et quand.

Il parle des organisateurs derrière l'événement et de la nature de l'événement lui-même. Cela fera également allusion à certains des moments forts et des activités les plus passionnants de l'événement.

La section sur le lieu où se déroule l'événement ajoutera des détails spécifiques sur le lieu. Cependant, vous en avez peut-être déjà parlé dans la section précédente. Si tel est le cas, vous pouvez ajouter plus de détails ici, comme comment vous rendre à l'événement.

Il en va de même pour l’heure et le lieu. Vous pouvez ajouter plus de détails ici ou vous fier à la section date et heure de votre communiqué de presse.

La partie la plus cruciale de l’introduction est peut-être d’expliquer la motivation de l’événement. Cela aide le lecteur à mieux comprendre pourquoi l’événement est intrigant et digne d’intérêt.

Les paragraphes restants

Après les paragraphes d’introduction, vous pouvez étoffer certains détails. Voici comment formater les paragraphes restants.

Court et concis

Formatez le reste des paragraphes pour les rendre facilement numérisables. Gardez les paragraphes courts et ajoutez des puces ou des listes le cas échéant.

Fournir des informations générales

Après avoir lu le paragraphe d'introduction, vos lecteurs les plus engagés auront quelques questions complémentaires sur votre événement. Ces paragraphes restants vous donnent une chance de répondre à ces questions.

Utilisez-le pour fournir plus d’informations, par exemple si l’événement a déjà eu lieu et qui y participera.

Parlez des objectifs

Chaque événement devrait avoir un objectif. Cette section est votre chance de parler de vos objectifs. Rendez cela amusant, engageant et plein de passion. Les gens devraient le lire et comprendre pourquoi cet événement est important pour vous et pour les autres.

Ajouter de la crédibilité

Fournissez des informations qui ajouteront de la crédibilité à votre événement. Par exemple, vous pourriez parler des conférenciers principaux, des célébrités et des invités de marque. Peut-être que votre événement a déjà remporté un prix.

S’il existe un accord de parrainage notable, vous pouvez le mentionner ici. Il peut également s'agir d'un événement caritatif. Si tel est le cas, vous pouvez utiliser cet espace pour parler davantage de l’organisme de bienfaisance et des raisons pour lesquelles vous le soutenez.

Ajouter unicité

Vous souhaitez que votre communiqué de presse événementiel se démarque. Examinez vos arrangements et notez l'aspect le plus excitant et unique de votre événement. Utilisez vos paragraphes restants pour mentionner cela et pourquoi cela rend votre événement différent.

Ajouter des devis

Certaines citations bien placées ajouteront de l'autorité et aideront à créer un format plus lisible pour votre communiqué de presse.

Assurez-vous que ces citations se démarquent du reste du paragraphe. Lors de la rédaction de la source de la citation, son rôle ou son titre de poste mérite également d'être mentionné.

Ajoutez votre photo

Les événements réussis ont toujours un attrait visuel. Lorsque vous ajoutez une photo à votre communiqué de presse, choisissez une image qui rend justice à l'apparence de votre événement.

Si vous n'avez jamais organisé l'événement auparavant et que vous n'avez donc pas de photos, vous pouvez utiliser une maquette de l'apparence de l'événement. Vous pouvez également utiliser la photo pour montrer des participants connus.

Si votre événement porte sur quelque chose de visuel – comme l’art – vous pouvez utiliser l’image pour afficher certaines des meilleures œuvres d’art que les gens peuvent voir lors de l’événement.

Les bonnes photos dans un communiqué de presse événementiel ont tendance à se démarquer de manière à arrêter les gens dans leur élan lorsqu'ils font défiler une page en ligne. Gardez donc cela à l’esprit lorsque vous choisissez le vôtre.

Le passe-partout

Un passe-partout est une description facilement lisible de l'entreprise ou de la personne derrière un événement. Utilisez un format concis avec du texte en gras pour que cela se démarque dans votre communiqué de presse.

Il doit contenir des informations récapitulatives sur le nom de l'organisateur et le nom de l'entreprise. Il doit inclure l’historique de l’entreprise et ses principales réalisations. Vous souhaiterez peut-être également ajouter un énoncé de mission si vous en avez un.

Le passe-partout est votre opportunité de mettre en valeur votre autorité en tant que marque. Alors, rendez-le impressionnant.

Ajoutez un appel à l'action audacieux

N'oubliez pas la raison pour laquelle vous faites un communiqué de presse pour votre événement.

Vous voulez que les gens achètent des billets et que votre événement soit un succès à guichets fermés. Vous disposez donc d’un appel à l’action fort qui incite le plus grand nombre de personnes possible à s’inscrire à votre événement après avoir vu le communiqué de presse.

Les bons appels à l’action s’adressent directement au lecteur et sont faciles à suivre. Alors abandonnez les allusions subtiles et soyez direct.

Dites aux lecteurs comment ils manqueront s'ils n'agissent pas immédiatement. Par exemple, vous pourriez mentionner que les billets sont limités selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Le résumé de l'événement

À la fin de votre communiqué de presse, c'est une bonne idée de résumer tout ce qui l'a précédé. Mais ne paraphrasez pas votre communiqué de presse. Mettez en valeur les points essentiels.

Cela signifie que le lecteur peut retirer les informations dont il a besoin sans avoir à revenir au début du communiqué de presse. Formatez-le en gras et en puces pour le faire ressortir.

Les détails les plus essentiels doivent inclure la date, l’heure et le lieu.

Vous devez également ajouter des informations sur l'organisateur et certains des moments forts ou des participants. Si les billets ne sont pas encore en vente, utilisez cet espace pour indiquer la date à laquelle ils seront disponibles à la commande.

Coordonnées

Vous devrez fournir vos coordonnées dans votre communiqué de presse. Cela permet aux médias de donner suite à votre communiqué de presse avec d'autres questions.

Assurez-vous d'inclure le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de votre contact principal. Si vous possédez une agence de relations publiques, vous souhaiterez peut-être utiliser ses coordonnées ici.

Incluez également un titre de poste afin que les gens en sachent davantage sur le contact. Il est également utile d'utiliser cette section pour indiquer si vous acceptez ou non les interviews ou les questions plus approfondies de la part des journalistes.

Un format de communiqué de presse professionnel pour les événements

Prenez le temps de perfectionner le format des communiqués de presse des événements.

Cela a l’air professionnel et aura plus d’impact sur votre destinataire. Ainsi, vous êtes plus susceptible d’augmenter votre portée lorsque vous le distribuez aux médias.

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