يعد ترك وظيفتك قرارًا كبيرًا، وحتى إذا كنت ستترك الوظيفة التي تحلم بها، فقد يكون من الصعب بدء عملية الاستقالة. سواء كنت قادرًا على تضمين اجتماع وجهًا لوجه كجزء منه أم لا، فسوف تحتاج إلى إرسال شيء كتابيًا. هل يجب أن تكون رسالة كاملة أم أن البريد الإلكتروني سيفي بالغرض؟ وماذا يحتاج أن يقول؟

خطاب الاستقالة هو جزء من المراسلات المهنية من الموظف إلى صاحب العمل أو الفريق الذي يوضح تفاصيل نية الموظف لترك منصبه وتاريخ عمله النهائي. عادةً ما تكونالرسالةهي بالضبط ما يجب عليك إرساله، ولكن في بعض الأحيان يكون من الضروري أن تقوم رسالة بريد إلكتروني بذلك. سنقول المزيد عن كل خيار أدناه.

إذا سلكت طريق البريد الإلكتروني، فإن التأكد من أن البريد الإلكتروني الخاص بالاستقالة واضح ومهني يمكن أن يساعدك في ترك انطباع جيد نهائي. في هذه التدوينة، نقدم لك دليلًا خطوة بخطوة حول كيفية الاستقالة المهنية عبر البريد الإلكتروني، ونقدم لك مثالاً للبدء.

فهم أساسيات خطاب الاستقالة عبر البريد الإلكتروني

قد يكون من الصعب الاستقالة من الوظيفة، خاصة إذا لم تكن قادرًا على إيصال خططك للاستقالة شخصيًا. يمكن أن يساعد إرسال بريد إلكتروني احترافي ومكتوب جيدًا للاستقالة في تخفيف الضغط الناتج عن عملية الاستقالة ويساعدك على الحفاظ على علاقة إيجابية مع الشركة التي ستغادرها.

البريد الإلكتروني للاستقالة هو اتصال رسمي يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى صاحب العمل للإعلان عن قرارك بالاستقالة. يجب أن يتضمن آخر يوم عمل لك، وقد يعبر أيضًا عن الامتنان لفرصة العمل مع الشركة.

تقليديًا، تتم طباعة خطاب الاستقالة أو كتابته بخط اليد ويتم تسليمه إلى صاحب العمل شخصيًا أو إرساله عبر البريد. في الوقت الحاضر، هذا ليس دائمًا عمليًا أو ضروريًا. يتم إرسال الاستقالة عبر البريد الإلكتروني إلكترونيًا، وهو ما قد يكون مناسبًا للمواقف غير الرسمية أو غير المريحة أو العاجلة. في كلتا الحالتين، من المهم الحفاظ على الاحترافية والتعبير عن الامتنان وتضمين جميع المعلومات ذات الصلة.

إذا لم تكن متأكدًا من قناة الاتصال الأفضل لخطاب الاستقالة، فقد يكون البريد الإلكتروني هو الخيار الصحيح إذا:

• يجب عليك الاستقالة فورًا بسبب ظروف غير متوقعة.
• يجعل جدول عملك أو موقعك من الصعب مقابلة صاحب العمل أو فريقك شخصيًا.
• تريد التأكد من وجود سجل رقمي لاستقالتك.
• أنت تستقيل من منصب مستقل أو عقد حيث يكون التواصل عبر البريد الإلكتروني هو القاعدة.
• عملك بعيد تمامًا أو التواصل عبر البريد الإلكتروني هو القاعدة.

كيفية كتابة رسالة استقالة بالبريد الإلكتروني

بمجرد أن تقرر الاستقالة، فإن الخطوة التالية هي إرسال بريد إلكتروني احترافي ومصقول للاستقالة لإبلاغ صاحب العمل وبدء عملية الاستقالة. وهذا أمر ضروري لترك انطباع إيجابي دائم والحفاظ على علاقات جيدة في المستقبل. فيما يلي بعض النصائح المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار عند صياغة بريدك الإلكتروني:

اختر موضوعًا مباشرًا ووصفيًا للبريد الإلكتروني

أنت تريد سطر موضوع واضحًا، مثل "الاستقالة—[اسمك]". بهذه الطريقة سيعرف صاحب العمل الغرض من بريدك الإلكتروني وسيقرأه على الفور.

خاطب المتلقي بشكل احترافي

يجب عليك اتباع تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي النموذجي ومخاطبة صاحب العمل بشكل احترافي. إن عبارة "عزيزي [اسم صاحب العمل]" البسيطة هي الحل الأمثل.

أعلن عن نيتك في الاستقالة بوضوح ودقة

في الجملة الأولى من رسالة الاستقالة الإلكترونية، حدد بوضوح وإيجاز نيتك في الاستقالة ويوم عملك الأخير. ينقل هذا على الفور غرضك من الكتابة، ويحدد أسلوب بقية البريد الإلكتروني، ويساعد على تجنب أي ارتباك أثناء المضي قدمًا.

تقديم آخر يوم عمل لك

تأكد من تضمين الشهر واليوم والسنة في آخر يوم عمل لك. بما أن إشعار الاستقالة يخدم أغراض التوثيق، فمن المهم إبقاء الأمور واضحة قدر الإمكان.

التعبير عن الإمتنان

يمكن للامتنان أن يقطع شوطا طويلا في خطاب الاستقالة. من خلال التعبير عن تقديرك للوقت الذي عملت فيه هناك، والمهارات والخبرات الجديدة التي اكتسبتها، والعلاقات التي بنيتها، يمكنك زيادة احتمالية النظر إلى مغادرتك وديًا.

تقديم المساعدة خلال الفترة الانتقالية

اعرض بشكل استباقي كيف تخطط لمساعدة فريقك أثناء الفترة الانتقالية. يمكن أن يكون ذلك مختصرًا، مثل: "سأتابع معك في الأسبوع المقبل خطتي الانتقالية وسأتأكد من تزويد أعضاء الفريق بكل ما يحتاجون إليه".

أغلق البريد الإلكتروني باحترام

بمجرد الانتهاء من كتابة نص رسالة الاستقالة الإلكترونية، تأكد من تضمين توقيع محترم مثل "مع خالص التقدير" أو "تحياتي الحارة".

المراجعة والتدقيق قبل الإرسال

من المهم التأكد من أن خطاب الاستقالة عبر البريد الإلكتروني الخاص بك موجز ومهني وخالي من الأخطاء حتى يتم استقباله بشكل جيد من قبل صاحب العمل وينقل نواياك الطيبة. عندما تقوم بإعادة كتابة النص أو مراجعته، يمكنك استخدام Grammarly للمساعدة في الإيجاز والنغمة والتدقيق النحوي وعلامات الترقيم والمزيد. والأكثر من ذلك، إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تنفيذ رسالتك، فيمكنك أيضًا استخدام Grammarly لإنشاء مسودة بريد إلكتروني للاستقالة للبدء منها.

مثال على البريد الإلكتروني للاستقالة

للبدء، طلبنا من Grammarly كتابة مثال لرسالة بريد إلكتروني للاستقالة باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي. قام منشئ رسائل الاستقالة باستخدام الذكاء الاصطناعي على الفور بصياغة خطاب، ثم طلبنا من Grammarly جعله أقصر. اعمل على النتيجة الموضحة أدناه، أو حاول إعطاء Grammarly مطالبتك الخاصة بمزيد من المعلومات الشخصية والإرشادات حول النغمة التي ترغب في تحقيقها.

عزيزي [اسم المستلم]،

أكتب إليك لإخبارك بأنني قررت الاستقالة من منصبي كـ [منصبك] في [اسم الشركة]، اعتبارًا من [آخر يوم عمل، مع التاريخ].

أنا ممتن للفرص التي أتيحت لي عندما كنت جزءًا من فريق [اسم الشركة] وأقدر الدعم والتوجيه الذي قدمته لي أنت وزملائي خلال فترة وجودي هنا.

سأضمن انتقالًا سلسًا خلال الفترة المتبقية لي وسأبذل كل ما في وسعي لإكمال كل العمل المتميز والمساعدة بأي طريقة ممكنة، بما في ذلك تدريب خليفتي.

أشكركم على الخبرة القيمة التي اكتسبتها هنا. أتمنى لك وللفريق كل التوفيق في المستقبل.

بإخلاص،

[اسمك]

نصائح لكتابة بريد إلكتروني ناجح للاستقالة

• الحفاظ على الاحتراف في جميع أنحاء البريد الإلكتروني. إن استخدام نبرة صادقة ومهنية في رسالتك أمر مهم لنقل التقدير الحقيقي وترك انطباع إيجابي على الرغم من الظروف الصعبة. يمكن أن تساعد ميزة الكشف عن النغمات في Grammarly في ضمان حصولك على النغمة التي تريدها.
• اجعل الرسالة مختصرة وفي صلب الموضوع.
• تجنب السلبية والانتقادات.
• اعرض المساعدة في عملية الانتقال من خلال تدريب بديل أو تسليم المستندات اللازمة أو إنهاء المشاريع الحالية.
• قم بالمتابعة باستخدام نسخة مطبوعة من خطاب الاستقالة إذا كانت ذلك مطلوبًا بموجب سياسة الشركة. تأكد من التنسيق المناسب لمظهر احترافي باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي الخاص بـ Grammarly ومولد خطاب الاستقالة الخاص بنا لإنشاء قالب بريد إلكتروني للاستقالة، ثم التحسين من هناك.
• تأكد من أن رسالتك خالية من الأخطاء. يمكن أن يساعدك Grammarly في التحقق من رسالتك للتأكد من الإيجاز والنبرة المهنية والأخطاء النحوية حتى تكون رسالتك واضحة.

تعد رسالة الاستقالة المكتوبة جيدًا والخالية من الأخطاء أمرًا ضروريًا لأنها بمثابة سجل رسمي لمغادرتك لكلا الطرفين وتظهر احترافيتك. يمكن أن يؤدي اتباع الخطوات الموضحة في هذه المقالة إلى تخفيف الضغط الناتج عن عملية الاستقالة وبدء انتقال سلس لك ولصاحب العمل وفريقك. من خلال الكتابة بنبرة احترافية، والشفافية، والتعبير عن الامتنان في البريد الإلكتروني الخاص بالاستقالة، يمكنك ترك انطباع إيجابي أثناء المغادرة، وهو أمر مهم لدعم سمعتك المهنية والحفاظ على علاقات عمل قيمة. تذكر أن الاستقالة بشروط جيدة لا تفيد انتقالك من دورك الحالي فحسب، بل تساعد أيضًا إذا كنت بحاجة إلى مرجع في المستقبل.

بعد اكتمال البريد الإلكتروني الخاص بالاستقالة، قد تبدأ في كتابة رسالة وداع لزملائك. نحن نجري اتصالات لا تقدر بثمن في العمل. إن السماح للجميع بمعرفة الظروف المحيطة باستقالتك والتمني لهم بالتوفيق في مساعيهم المستقبلية يمكن أن يساعد في تخفيف أي حزن باقي بشأن المضي قدمًا.

الأسئلة الشائعة

كيف أكتب رسالة استقالة بالبريد الإلكتروني مع فترة إشعار؟

يجب أن تحاول تقديم إشعار لمدة أسبوعين على الأقل عند الاستقالة من الوظيفة. لكتابة بريد إلكتروني للاستقالة مع فترة إشعار:

• جرب منشئ خطابات الاستقالة الخاص بـ Grammarly لإنشاء مسودة للعمل منها.
• قم بتنسيق البريد الإلكتروني الخاص بالاستقالة كما تفعل مع أي خطاب عمل احترافي.
• قم بتضمين تحية رسمية وتوقيع الخروج.
• ابدأ ببيان واضح عن نيتك في الاستقالة.
• حدد آخر يوم عمل لك، مع الأخذ في الاعتبار فترة الإشعار التي تتطلبها شركتك.

ما هي النصائح لكتابة بريد إلكتروني للاستقالة المهنية مع فترة إشعار؟

فيما يلي بعض النصائح لكتابة رسالة استقالة احترافية عبر البريد الإلكتروني مع فترة إشعار:

• كن واضحًا في بيان استقالتك بشأن اليوم الذي ستكون فيه استقالتك سارية المفعول، ويفضل أن يكون ذلك بعد أسبوعين من إخطار صاحب العمل.
• التعبير عن الامتنان للفرص والخبرات المكتسبة.
• تقديم المساعدة في العملية الانتقالية.
• حافظ على نبرة صوتك احترافية وإيجابية طوال الوقت.
• اختر التعليقات المدروسة والبناءة إذا قدمت أيًا منها.

ما الذي يجب أن أضعه في عنوان البريد الإلكتروني للاستقالة؟

استهدف سطر موضوع واضح، مثل "الاستقالة — [اسمك]،" حتى يتمكن صاحب العمل من التعرف على غرض البريد الإلكتروني على الفور وفتحه على الفور.

كيف يمكنني استخدام الذكاء الاصطناعي للمساعدة في كتابة رسالة بريد إلكتروني للاستقالة مع فترة إشعار؟

جرّب منشئ رسائل الاستقالة من Grammarly لضمان تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي للاستقالة وإنشاء مسودة، أو استخدم امتداد المتصفح الخاص بنا لتدقيق الأخطاء النحوية، وأخطاء علامات الترقيم، واتساق اللهجة المهنية، والإيجاز.