如何寫一封官方郵件

你還在猶豫如何寫一封官方郵件嗎？ 別擔心； 你不是一個人。 啟動官方電子郵件可能是一項艱鉅的任務，因為消息往往很重要。 但是，正式的電子郵件寫作是我們都可以學習的。 在本文中，我們將帶您了解官方電子郵件的格式，包括如何開始一封官方電子郵件、如何結束一封官方電子郵件以及如何結束一封官方電子郵件以及官方電子郵件簽名。 我們還將為您提供 10 份官方電子郵件樣本，並向您介紹 Flowrite 的電子郵件模板，幫助您比以往更快地編寫官方電子郵件。

什麼是官方郵箱？

官方電子郵件是您發送給需要回复的個人（或組）的一種正式電子郵件。 與所有正式電子郵件一樣，正式電子郵件必須專業且格式正確，包括正式結構、主題行、問候語和簽名。

官方電子郵件的示例包括：

• 病假留言
• 會議邀請
• 正式介紹某人
• 遞交您的通知
• 感謝某人

例如，諸如辭職信或請假請求之類的正式電子郵件是可以與其他人共享的正式請求。 同樣，在此類信息中盡可能禮貌和專業可確保積極響應。

您可能正在向您的老闆、教授、同事、客戶或潛在的商業夥伴發送電子郵件。 研究人員說，你使用的語言和你的正式程度會影響接受者對你的看法。 他們總結說：“互聯網語言或文本語言可能適合休閒互動，但不適用於專業環境。”

課程？ 寫正式郵件時，要保持適當的結構並保持正式。

撰寫正式的官方電子郵件不僅是專業的； 它也很實用。 官方電子郵件格式的結構也可以避免您的信息變得混亂和混亂。 遵循我們的官方電子郵件指南將幫助您創建清晰的通信，從而產生結果。

怎麼寫官方郵件？

這是官方電子郵件寫作格式的分步過程，當您閱讀該部分時，您就會了解有關如何編寫官方電子郵件的所有知識。

官方郵件格式

每封官方郵件的結構都很簡單，所以你很快就會掌握它。

有效的官方電子郵件有四個部分，包括：

• 問候
• 開口線和主體
• 結尾
• 簽名

每封信函都遵循相同的正式電子郵件結構，這意味著一旦您掌握了它，您將在幾分鐘內創建有效的電子郵件。

如何開始正式電子郵件

每封正式的電子郵件都以“親愛的”開頭。

當您給您認識的人寫信時，請使用他們的全名。 這是它的工作原理：

• “親愛的保羅·羅伯茨，”

您應該在電子郵件問候語中使用標題嗎？ 我們建議您不要這樣做。 使用像 Mr and Mrs 這樣的敬語是過時的，可能會冒犯，所以放棄它。 同樣，是時候拋棄“尊敬的先生/女士”和“可能關心的人”了。

官方郵件問候

但是，如果您不知道一個人的全名或正在向一個團體講話，會發生什麼？

如果您沒有某人的全名（例如，在 LinkedIn 上找不到），請以另一種方式稱呼他們，例如使用他們的工作角色。

這是如何工作的：

• 尊敬的營銷經理，
• 尊敬的招聘經理，
• 親愛的團隊，

有些人想知道他們是否可以在官方電子郵件中使用“Hi”作為問候語？ 這取決於您，但在官方電子郵件中，我們建議您不要這樣做。 證據和軼事表明，在這些情況下，非正式方法是不合適的。

我們的建議是堅持久經考驗的溝通方式，因為這可能是確保您獲得所需響應和結果的最佳方式。 在我們的文章中了解有關如何開始發送電子郵件的更多信息。

開頭線和身體

我們不打算在這裡詳細介紹，但官方電子郵件是關於獲得回复的，所以請清楚您的問題！

通常，第一句話將介紹您是誰並解釋您發送電子郵件的原因。 以下句子涵蓋了您的請求、問題或信息。 您可以在下面的 10 個官方電子郵件示例中了解我們是如何使用這種結構的。

在消息中使用正確的語氣至關重要，因此在撰寫正式電子郵件之前，首先要了解找到正確詞語的力量。

結束正式電子郵件

傳統的官方電子郵件簽名是如果您知道此人的姓名，則使用“Yours sincerely”，如果您不知道（或正在給群組寫信），則使用“Yours sincerely”。

這兩個官方電子郵件結尾應涵蓋所有情況。 不過，如果您願意，您也可以使用其他結尾，包括：

• 真摯地
• 問候
• 最好的祝福

您選擇的官方電子郵件結尾在很大程度上取決於上下文以及您正在與誰交流。 如果你認識某人，你可以稍微不那麼正式。 但是，另一方面，如果這是您第一次發消息或對自己的溝通技巧不自信，那麼請堅持使用標準的電子郵件結尾。

我們已經介紹瞭如何結束電子郵件的主題，因此如果您需要更多建議和指導，請務必查看。

官方郵件簽名

官方電子郵件簽名包含有關您的基本信息，包括：

• 姓名
• 職稱
• 公司（如相關）
• 電子郵件地址
• 電話號碼

這些是任何良好電子郵件簽名的基礎知識，但如果相關，您可以自由添加更多細節。 例如，如果需要，您可以包含指向社交媒體帳戶、產品鏈接或公司徽標的鏈接。

官方郵件禮儀

商務溝通遵循一套規則——稱為商務電子郵件禮儀——指導電子郵件的編寫方式並確保您的信息得到有效傳達。

這裡有 10 個重要的官方電子郵件禮儀提示，您需要了解以編寫更好的商務信息：

1. 創建引人注目的主題行
2. 先自我介紹
3. 在你的信息中簡短而中肯
4. 永遠不要試圖搞笑
5. 不要使用表情符號
6. 堅持使用標準字體
7. 清楚你想要什麼，什麼時候想要，以及為什麼
8. 發送前檢查拼寫和語法
9. 永遠不要包含大型附件
10. 謹慎使用 CC 和 BCC

10個官方郵件樣本

為了幫助說明我們的觀點，我們創建了 10 個官方電子郵件示例，展示了上述原則和實際步驟。 在我們的官方電子郵件示例中，我們專注於現實生活中的示例，您需要在這些示例中發送需要回复的清晰信件。 這些示例向您展示瞭如何構建您的消息，但不要復制和粘貼它們。 您必須個性化每封官方電子郵件以確保其專業性。 準備好開始了嗎？

官方介紹郵件樣本

官方介紹電子郵件是您在業務中擴展的常見禮貌。 例如，您可能正在向您認識的人介紹客戶、客戶或潛在的新員工。 我們在我們的官方電子郵件介紹模板中將值得信賴的客戶推薦給新的提供商。 下面看看它是如何工作的。

病假的官方電子郵件

一個可悲的事實是，我們都會時不時生病，而且合同要求您讓您的經理知道您今天無法工作。 因此，在這封病假模板的官方電子郵件中，我們很清楚我們無法工作，但以積極的態度結束，並詳細說明我們希望何時重返工作崗位。

正式辭職郵件

當您決定離開某個職位時，您需要發送一封正式的辭職電子郵件。 這封官方電子郵件標誌著離職的開始，並開始計時。 在此示例中，我們將向您展示如何撰寫專業的正式辭職電子郵件，以積極結束您的工作，同時要求您提供開始新職位所需的基本信息。

正式會議邀請郵件

創建正式邀請電子郵件是任何專業員工的核心技能。 在這封正式的會議邀請電子郵件中，我們向一個團隊致辭，並更改了問候語和簽字以反映這一點。 正如你所看到的，我們已經很清楚我們要求什麼、時間和原因。 查看我們的正式會議邀請電子郵件。

官方邀請郵件

在這封正式的邀請電子郵件中，我們按姓名稱呼個人。 如您所見，這改變了問候和簽字，使我們能夠在我們的消息傳遞中更加具體和有針對性。 那麼讓我們看看它是如何工作的：

如何給客戶寫一封正式的電子郵件

與客戶交談時，必須遵守規則並尊重他人。 在給客戶的這封正式電子郵件中，我們要求提供有關訂單的更多信息，但電子郵件模板本身可以針對您可能遇到的幾種情況進行定制。 將其用作大綱，並根據您的特定需求對其進行個性化設置。

如何為工作寫一封官方電子郵件

提交簡歷或工作申請是您需要官方電子郵件的常見情況。 在這個例子中 如何為工作寫一封正式的電子郵件，我們很友好但很專注，包括詢問我們提供的內容的詳細信息，以及詢問有關後續步驟的更多信息。

官方 2 週通知電子郵件

雖然我們已經介紹瞭如何寫一封有效的辭職電子郵件，但這封官方的 2 週通知電子郵件要短得多，也更集中。 這樣的電子郵件適合短期工作或您可能因特定原因離開的角色。 不幸的是，這裡沒有誤解的餘地。

官方郵件回复樣本

當有人不厭其煩地給您發送電子郵件時，承認您已收到電子郵件並概述您打算如何處理它是禮貌的。 在此官方電子郵件回复示例中，我們提供了一個簡短而有針對性的保留回复，您可以在任何情況下使用它。

官方感謝郵件

正式的感謝信是一份正式的信件，將在整個公司內共享，並保存下來以備將來使用。 這封簡短而直接的官方感謝電子郵件表達了正確的情感，同時又短又甜。

Flowrite 的官方電子郵件模板

如果您遵循我們的流程，編寫官方電子郵件很簡單。 本文中的官方電子郵件示例應為您提供可以適應您的需求的大綱。 但是，還有一種更簡單的方法。 Flowrite 是一種人工智能寫作工具，可以將簡短的指令轉化為可以發送的電子郵件和消息。 假設您仍在努力尋找合適的詞來撰寫正式電子郵件。 在這種情況下，Flowrite 可以幫助您入門並提供一些靈感——甚至可以為您編寫整封電子郵件。 從下面的示例中可以看出，只需單擊按鈕即可。

結論

還在猶豫官方的電子郵件寫作格式嗎？ 沒想到。 在本文中，我們嘗試將官方電子郵件格式分解為多個部分，包括官方電子郵件問候語和官方電子郵件結尾。 我們希望這種方法可以幫助您學習如何撰寫官方郵件，並且您現在對撰寫官方電子郵件更有信心。 您認為這篇文章很有幫助； 請與您的團隊分享，讓您的整個公司更輕鬆地創建正式電子郵件。 至少，將頁面添加為書籤，以確保下次您不確定是否有官方郵件時可以將其放在手邊。 最後，不要忘記 Flowrite 和我們的官方電子郵件模板，以幫助您更快地編寫更好的電子郵件。