Como escrever um e-mail oficial

Publicados: 2022-03-22

Você está hesitante sobre como escrever um e-mail oficial? Não se preocupe; você não está sozinho. Iniciar um e-mail oficial pode ser uma tarefa assustadora, pois a mensagem é importante na maioria das vezes. No entanto, a escrita oficial de e-mail é algo que todos podemos aprender. Neste artigo, mostraremos o formato de e-mail oficial, incluindo como iniciar um e-mail oficial, como encerrar um e-mail oficial e assinatura de e-mail oficial. Também forneceremos 10 amostras de e-mail oficial e apresentaremos os modelos de e-mail da Flowrite que ajudam você a escrever e-mails oficiais mais rápido do que nunca.

O que é um e-mail oficial?

Um e-mail oficial é um tipo de e-mail formal que você envia para uma pessoa (ou grupo) que exige uma resposta. Como todos os emails formais, os emails oficiais devem ser profissionais e formatados corretamente, com a estrutura oficial, linha de assunto, saudação e assinatura.

Exemplos de e-mails oficiais incluem:

Mensagem de licença médica
Convite para uma reunião
Apresentando alguém formalmente
Entregando seu aviso
Agradecendo a alguém

E-mails oficiais, como carta de demissão ou pedido de licença, por exemplo, são solicitações formais que podem ser compartilhadas com outras pessoas. Novamente, ser o mais educado e profissional possível em tais mensagens garante uma resposta positiva.

Você pode estar enviando um e-mail para seu chefe, professor, colega, cliente ou parceiro de negócios em potencial. A linguagem que você usa e o quão formal você é pode afetar a forma como os destinatários o percebem, dizem os pesquisadores. "A linguagem da Internet, ou textpeak, pode ser adequada para interações casuais, mas inadequada em contextos profissionais", concluem.

A lição? Ao escrever e-mails oficiais, mantenha a estrutura apropriada e seja formal.

Escrever e-mails oficiais formais não é apenas profissional; é prático também. O formato oficial de e-mail também é estruturado para evitar que sua mensagem fique confusa e confusa. Seguir nosso guia de e-mails oficiais ajudará você a criar uma correspondência clara que gera resultados.

Como escrever um e-mail oficial?

Este processo passo a passo do formato oficial de redação de e-mail e, quando você ler a seção, saberá tudo o que há para saber sobre como escrever um e-mail oficial.

Formato oficial de e-mail

A estrutura de todo e-mail oficial é simples, então não deve demorar muito para você dominá-la.

Existem quatro partes para um e-mail oficial eficaz, incluindo:

Saudações
Linha de abertura e corpo
Final
Assinatura

Cada correspondência segue a mesma estrutura formal de e-mail, o que significa que, depois de dominá-la, você criará e-mails eficazes em minutos.

Como iniciar um e-mail oficial

Todo e-mail formal começa com 'Prezado'.

Ao escrever para alguém que você conhece, use o nome completo. Veja como isso funciona:

"Caro Paul Roberts,"

Você deve usar um título em uma saudação de e-mail? Recomendamos que não. Usar um título honorífico como Sr e Sra é antiquado e pode ofender, então abandone-o. Da mesma forma, é hora de abandonar 'Prezado Senhor/Senhora' e 'A quem possa interessar' também.

Saudações oficiais por e-mail

Mas o que acontece se você não souber o nome completo de uma pessoa ou estiver se dirigindo a um grupo?

Se você não tiver o nome completo de alguém (ou não conseguir encontrá-lo no LinkedIn, por exemplo), encaminhe-o de outra maneira, como usando o cargo.

Veja como isso pode funcionar:

Prezado Gerente de Marketing,
Prezado Gerente de Recrutamento,
Querida equipe,

Algumas pessoas querem saber se podem usar "Oi" como saudação em um e-mail oficial? Cabe a você, mas em um e-mail oficial, sugerimos que não. Evidências e anedotas mostram que abordagens informais não são apropriadas nesses casos.

Nosso conselho é manter a abordagem de comunicação testada e comprovada, pois é provável que seja a melhor maneira de garantir que você obtenha a resposta e os resultados desejados. Saiba mais sobre como iniciar um e-mail em nosso artigo.

Linhas de abertura e corpo

Não entraremos em detalhes aqui, mas os e-mails oficiais são sobre como obter uma resposta, portanto, seja claro com suas perguntas!

Normalmente, a primeira frase apresentará quem você é e explicará por que você está enviando um e-mail. As frases a seguir cobrem sua solicitação, pergunta ou mensagem. Você pode ver como usamos essa estrutura em nossos 10 exemplos de e-mail oficiais abaixo.

É fundamental que você encontre o tom de voz certo em suas mensagens, então comece entendendo o poder de encontrar as palavras certas antes de escrever e-mails oficiais.

Encerrando um e-mail oficial

A assinatura oficial tradicional de e-mail é usar "Atenciosamente" se você souber o nome da pessoa e "Atenciosamente" se não souber (ou estiver escrevendo para um grupo).

Esses dois finais de e-mail oficiais devem cobrir você em todas as circunstâncias. Ainda assim, você também pode usar outros finais se quiser, incluindo:

Sinceramente
Cumprimentos
Com os melhores desejos

Sua escolha de final de e-mail oficial depende muito do contexto e com quem você está se comunicando. Se você conhece alguém, pode ser um pouco menos formal. Mas, por outro lado, se é a primeira vez que você envia uma mensagem ou não está confiante sobre suas habilidades de comunicação, fique com os finais de e-mail padrão.

Cobrimos o tópico de como encerrar um e-mail, portanto, se você precisar de mais conselhos e orientações, não deixe de conferir.

Assinatura oficial de e-mail

Uma assinatura de e-mail oficial contém as informações essenciais sobre você, incluindo:

Nome
Cargo
Empresa (se relevante)
Endereço de e-mail
Número de telefone

Esses são os fundamentos de qualquer boa assinatura de e-mail, mas você pode adicionar mais detalhes se for relevante. Por exemplo, você pode incluir links para contas de mídia social, links de produtos ou um logotipo da empresa, se desejar.

Etiqueta oficial do e-mail

A comunicação empresarial segue um conjunto de regras – conhecidas como etiqueta de e-mail comercial – que orientam como os e-mails são escritos e garantem que sua mensagem seja comunicada de forma eficaz.

Aqui estão 10 dicas oficiais de etiqueta de e-mail essenciais que você precisa saber para escrever mensagens comerciais melhores:

Crie uma linha de assunto atraente
Apresente-se primeiro
Seja curto e direto em suas mensagens
Nunca tente ser engraçado
Não use emojis
Atenha-se às fontes padrão
Seja claro sobre o que você quer, quando você quer e por que
Verifique a ortografia e a gramática antes de enviar
Nunca inclua anexos grandes
Use CC e BCC com moderação

10 amostras de e-mail oficiais

Para ajudar a ilustrar nossos pontos, criamos 10 amostras oficiais de e-mail que demonstram os princípios e as etapas práticas descritas acima. Em nossos exemplos oficiais de e-mail, nos concentramos em exemplos da vida real em que você precisará enviar correspondência clara que exija uma resposta. Esses exemplos mostram como estruturar suas mensagens, mas não as copie e cole. É essencial que você personalize cada e-mail oficial para garantir que seja profissional. Pronto para começar?

Exemplo de e-mail de apresentação oficial

Um e-mail de apresentação oficial é uma cortesia comum que você estenderá nos negócios. Por exemplo, você pode apresentar um cliente, cliente ou potencial novo membro da equipe para alguém que você já conhece. Estamos indicando um cliente confiável para um novo provedor em nosso modelo oficial de introdução de e-mail. Veja como funciona abaixo.

Linha de assunto: Into: (Nome 1) conhecer (Nome 2)

Prezada Melanie Clark,

Gostaria de apresentar a você (nome do cliente) que está buscando um novo fornecedor para o seu negócio. Forneci a eles informações sobre sua empresa e expressei o quanto estamos satisfeitos com os serviços que você nos forneceu.

Encorajo-vos a comunicar uns com os outros e marcar uma reunião a sua conveniência.

Com os melhores cumprimentos,

Alan Hamilton

E-mail oficial para licença médica

É um fato triste que todos nós adoecemos de vez em quando, e você é contratualmente obrigado a informar ao seu gerente que você não poderá trabalhar hoje. Portanto, neste e-mail oficial para o modelo de licença médica, deixamos claro que não podemos trabalhar, mas terminamos com uma nota positiva com detalhes de quando esperamos voltar ao trabalho.

Linha de assunto: Em: Licença médica em (data)

Prezada Melanie Clark,

Infelizmente, estou me sentindo mal e não poderei trabalhar hoje. No entanto, falei com o médico e devo estar bem o suficiente para voltar ao trabalho em dois dias.

Vou mantê-lo atualizado sobre o meu progresso e espero voltar ao trabalho em breve.

Com os melhores cumprimentos,

Alan Hamilton

E-mail oficial de demissão

Quando você decidir deixar uma função, precisará enviar um e-mail oficial de demissão. Este e-mail oficial marca o início da saída de uma posição e inicia o tique-taque do relógio. Neste exemplo, mostramos a você como escrever um e-mail de demissão oficial profissional que encerra seu emprego de forma positiva enquanto solicita as informações essenciais necessárias para iniciar sua nova função.

Linha de assunto: Em: Minha demissão

Prezada Melanie Clark,

Estou escrevendo para me demitir do meu cargo como (inserir cargo). Aprendi muito trabalhando na (empresa) e gostei da experiência. No entanto, sinto que é o momento certo para sair para continuar minha carreira.

Por favor, tome este e-mail como a data da minha demissão oficial. Agradeceria a oportunidade de conhecer e discutir os próximos passos do processo, incluindo um acordo sobre uma data final para o meu tempo aqui.

Com os melhores cumprimentos,

Alan Hamilton

E-mail oficial de convite para reunião

Criar um e-mail de convite oficial é uma habilidade essencial para qualquer funcionário profissional. Neste e-mail oficial de convite para a reunião, nos dirigimos a uma equipe e alteramos a saudação e a aprovação para refletir isso. Como você pode ver, deixamos claro o que estamos pedindo, quando e por quê. Dê uma olhada no nosso e-mail oficial de convite para a reunião.