如何撰寫專業電子郵件：循序漸進

了解如何通過 10 個簡單的步驟為任何業務通信編寫專業的電子郵件，從主題行和稱呼到按下發送按鈕。

電子郵件可以說是當今商業通信的主要格式。 這意味著擁有良好的電子郵件禮儀並知道如何創建有效的電子郵件是一項非常重要的技能。

這裡有 10 個超級簡單的步驟，可以幫助您每次都創建出色的電子郵件。

打造完美專業電子郵件的 10 個簡單步驟

步驟 1. 選擇電子郵件模板

如果編寫電子郵件不是您的強項，您可以選擇一個電子郵件模板，該模板將指導您從頭到尾編寫一封好的電子郵件。 網上有許多不同的電子郵件模板，您也可以選擇使用電子郵件託管服務商提供的模板。 例如，Microsoft Outlook 有幾個電子郵件模板可以幫助您撰寫精彩的郵件。 許多最好的電子郵件寫作應用程序也是如此。

第 2 步。寫下您的主題行

最有效的電子郵件具有引人入勝的主題行。 確保您的主題行不僅解釋了電子郵件的用途，而且有趣且可點擊。 如果您將主題行留空或含糊不清，您的郵件可能會進入收件人的垃圾郵件文件夾或被忽略。

第 3 步。選擇稱呼

決定您將如何問候電子郵件收件人。 您會使用此人的姓名還是諸如“尊敬的先生”、“尊敬的先生”或“敬請關注的人”之類的通用名稱？ 通常，直接稱呼收件人的名字比一般的稱呼更有效。 如果您不知道收件人的姓名，請考慮給營業地點打電話，詢問您應該將電子郵件通信發送給誰。

第 4 步。說明您的電子郵件的目的

你的電子郵件的介紹應該清楚地說明它的目的。 確保預先提供此信息，並以易於掃描和瀏覽的方式進行佈局。 這確保收件人能夠更輕鬆地閱讀和吸收信息。 如果電子郵件收件人傾向於過快地瀏覽電子郵件而無法從頭到尾閱讀它們，那麼提前確定您的目的可能會有所幫助。

第 5 步。編寫電子郵件正文

此過程中最具挑戰性的步驟之一是編寫電子郵件正文。 簡明扼要； 避免過於冗長或過於詳細地介紹“xyz”。 在可以使重要信息脫穎而出的地方包括要點，並避免使用可能使文本更難閱讀的斜體。

第 6 步。說什麼時候跟進

如果您沒有收到收件人的回复，請不要在沒有說明您計劃何時跟進的情況下結束您的電子郵件。 給他們充足的時間做出回應，尤其是當您要求提供任何類型的文檔時。 也就是說，重要的是您要確保收件人知道您實際上會退縮，以及您將在多長時間內退縮。

第 7 步。選擇簽名和電子郵件簽名

接下來，您需要選擇退出方式並包括您的電子郵件簽名。 常見的專業簽字選項包括：

• 真摯地，
• 謝謝，
• 此致，
• 尊敬，
• 親切的問候，

您的全名應打印在您的簽名下方，但如果可能，您還應包括電子郵件簽名。 這可能是由特定於此目的的應用程序創建的數字簽名，或您實際簽名的圖像。 雖然不是強制性的，但在您的電子郵件通信末尾添加個人簽名可以幫助使其更加風度翩翩和專業。

第 8 步。在您的簽名中包含您的聯繫信息

請務必在您的電子郵件簽名中包含您的聯繫信息，以便您發送電子郵件的人可以通過不止一種方式與您聯繫。 包括您的電話號碼、您的社交媒體或 LinkedIn 信息、您的全名以及任何其他可能相關或適用的附加信息。

第 9 步。校對電子郵件中的錯別字

在將電子郵件發送給收件人之前，請不要忘記仔細檢查您的電子郵件是否有任何錯誤或拼寫錯誤。 如果有簡單的、可修復的錯誤，您可以擁有一封格式精美的專業電子郵件，立即讓讀者望而卻步。 Grammarly 提供了一個電子郵件插件，可以幫助您輕鬆發現和消除錯誤。

了解如何將 Grammarly 添加到電子郵件。

步驟 10. 按發送按鈕

可以說，寫電子郵件時最傷腦筋的部分是按下發送按鈕，特別是如果您使用的是 Gmail 並且它被延遲了。 確保在發送前多次校對電子郵件。 如果它是一封重要的電子郵件，請將其發送給自己，再次校對，然後將其發送給預期的收件人。

專業電子郵件示例

以下是服務提供商向客戶發送的專業書面電子郵件示例：

主題行：請致電回复：上個月的進度報告

嗨，邁克爾，

您上個月的項目進度報告已準備好接受審核。 我想確保您有機會詳細查看它們； 為方便起見，它們附在此處。 請打電話給我安排一次會議來審查您的報告，我可以指出最重要的指標並回答您可能提出的任何問題。

如果到本週末我還沒有收到您的回音，我會撥打您的手機號碼，即 555-239-5512。

感謝您的時間，

傑西卡威爾遜

Content Marketing 4 U 項目經理

東百老匯街 555 號

佛羅里達州奧蘭多 65987

555-377-6671

[email protected]

主題行立即讓讀者知道通信是關於上個月的進度報告，發件人希望就這些報告打電話。 電子郵件的開頭說明了目的，並附上了報告以供審核。 請求召開電話會議，發件人說明她將在何時與收件人跟進以及如何跟進。

這為就進度報告進行溝通設定了期望和界限，並讓接收者知道服務提供者理解手頭問題的重要性。 在電子郵件的末尾，發件人包括她所有的正式聯繫信息，以便收件人可以通過任何最方便的方式聯繫她。

關於如何撰寫專業電子郵件的最後一句話

商務溝通比以往任何時候都更加數字化，預計這將呈指數級增長。 學習如何撰寫專業的電子郵件，以簡潔明了的方式進行有效溝通，是當今職場中的每個人都應該學習的事情。

關於撰寫專業電子郵件的常見問題解答