Como Escrever um Email Profissional: Passo a Passo

Aprenda a escrever um e-mail profissional para qualquer comunicação comercial em 10 etapas simples, desde a linha de assunto e saudação até pressionar o botão enviar.

O e-mail é indiscutivelmente o formato principal para as comunicações comerciais de hoje. Isso significa que ter uma boa etiqueta de e-mail e saber como criar mensagens de e-mail eficazes é uma habilidade incrivelmente importante.

Aqui estão 10 etapas supersimples a seguir que ajudarão você a criar excelentes mensagens de e-mail sempre.

10 etapas fáceis para o e-mail profissional perfeito

Etapa 1. Escolha um modelo de e-mail

Se escrever e-mails não é o seu forte, você pode escolher um modelo de e-mail que o guiará pelo processo de escrever um bom e-mail do início ao fim. Existem muitos modelos de e-mail diferentes disponíveis on-line ou você pode optar por usar um modelo do seu host de e-mail. O Microsoft Outlook, por exemplo, possui vários modelos de e-mail que podem ajudá-lo a escrever uma ótima mensagem. Assim como muitos dos melhores aplicativos de escrita de e-mail.

Etapa 2. Escreva sua linha de assunto

Os e-mails mais eficazes têm uma linha de assunto atraente. Certifique-se de que sua linha de assunto não apenas explique para que serve o e-mail, mas também seja interessante e clicável. Se você deixar a linha de assunto em branco ou vaga, corre o risco de sua mensagem ir para a pasta de spam do destinatário ou ser ignorada.

Etapa 3. Escolha uma saudação

Decida como você vai cumprimentar o destinatário do e-mail. Você usará o nome da pessoa ou algo genérico como "Caro senhor", "Caro senhor" ou "A quem possa interessar?" Normalmente, o nome do destinatário para endereçá-lo diretamente torna um e-mail mais eficaz do que uma saudação geral. Se você não souber o nome do destinatário, considere fazer uma ligação para o local de trabalho e perguntar a quem você deve endereçar sua comunicação por e-mail.

Etapa 4. Declare o objetivo do seu e-mail

A introdução do seu e-mail deve indicar claramente o seu propósito. Certifique-se de que essas informações estejam disponíveis antecipadamente e sejam dispostas de maneira amigável para escanear e examinar. Isso garante que o destinatário possa ler e absorver as informações com mais facilidade. Se o destinatário do e-mail tende a ler os e-mails muito rapidamente para lê-los até o final, pode ser útil definir seu objetivo antecipadamente.

Etapa 5. Escreva o corpo do seu e-mail

Uma das etapas mais desafiadoras desse processo é escrever o corpo do seu e-mail. Ser conciso; evite ser muito prolixo ou entrar em muitos detalhes sobre “xyz”. Inclua marcadores onde você pode destacar informações importantes e evite usar itálicos que podem dificultar a leitura do texto.

Etapa 6. Diga quando você fará o acompanhamento

Não termine seu e-mail sem informar quando planeja fazer o acompanhamento, se não receber uma resposta do destinatário. Dê a eles bastante tempo para responder, especialmente se você estiver solicitando qualquer tipo de documentação. Dito isso, é importante que você tenha certeza de que o destinatário está ciente de que você, de fato, entrará em contato e em que período de tempo geral o fará.

Etapa 7. Escolha um Sign Off e uma assinatura de e-mail

Em seguida, você precisa escolher como assinará e incluirá sua assinatura de e-mail. As opções comuns de aprovação profissional incluem:

• Sinceramente,
• Obrigada,
• Atenciosamente,
• Respeitosamente,
• Atenciosamente,

Seu nome completo deve ser impresso sob sua assinatura, mas você também deve incluir uma assinatura de e-mail, se possível. Pode ser uma assinatura digital criada por um app específico para esse fim, ou uma imagem da sua assinatura real. Embora não seja obrigatório, adicionar uma assinatura pessoal ao final de sua comunicação por e-mail pode ajudar a torná-la mais pessoal e profissional.

Etapa 8. Inclua suas informações de contato em sua assinatura

Certifique-se de incluir suas informações de contato em sua assinatura de e-mail para que a pessoa para quem você está enviando o e-mail possa entrar em contato com você de mais de uma maneira. Inclua seu número de telefone, suas informações de mídia social ou LinkedIn, seu nome completo e qualquer outra informação adicional que possa ser pertinente ou aplicável.

Etapa 9. Revise seu e-mail para erros de digitação

Não se esqueça de verificar seu e-mail em busca de erros ou erros de digitação antes de enviá-lo ao destinatário. Você pode ter um e-mail profissional lindamente formatado que desanima instantaneamente o leitor se houver erros simples e corrigíveis. Grammarly oferece um plug-in para e-mail que pode ajudá-lo a identificar e eliminar erros facilmente.

Aprenda como adicionar Grammarly ao e-mail.

Etapa 10. Pressione o botão Enviar

Indiscutivelmente, a parte mais estressante de escrever e-mails é pressionar o botão enviar, especialmente se você estiver usando o Gmail e atrasar. Certifique-se de revisar seu e-mail várias vezes antes de enviar. Se for um e-mail crítico, envie-o para você mesmo, revise-o novamente e envie-o ao destinatário pretendido.

Exemplo de um e-mail profissional

Aqui está um exemplo de um e-mail escrito profissionalmente de um provedor de serviços para um cliente:

Assunto: Por favor, ligue para: Relatórios de progresso do último mês

Olá Michael,

Os relatórios de progresso do seu projeto para o mês passado estão prontos para serem revisados. Gostaria de garantir que você tenha a oportunidade de analisá-los detalhadamente; eles estão anexados aqui para sua conveniência. Por favor, me chame para marcar uma conferência para revisar seus relatórios, onde posso apontar as métricas mais importantes e responder a quaisquer perguntas que você possa ter.

Se eu não tiver uma resposta sua até o final da semana, ligarei para o número de celular que tenho para você, que é 555-239-5512.

Obrigado pelo seu tempo,

Jéssica Wilson

Gerente de Projetos na Content Marketing 4 U

555 East Broadway St.

Orlando, FL 65987

555-377-6671

[email protected]

A linha de assunto informa imediatamente ao leitor que a comunicação é sobre os relatórios de progresso do último mês e que o remetente gostaria de receber uma ligação sobre eles. O início do e-mail indica o objetivo e que os relatórios estão anexados para revisão. Uma solicitação é feita para uma teleconferência e o remetente informa quando fará o acompanhamento com o destinatário e como.

Isso define as expectativas e os limites para a comunicação sobre os relatórios de andamento e permite que o destinatário saiba que o provedor de serviços entende a importância do assunto em questão. No final do e-mail, o remetente inclui todas as suas informações formais de contato para que o destinatário possa entrar em contato da maneira que for mais conveniente.

A palavra final sobre como escrever um e-mail profissional

A comunicação empresarial é mais digital do que nunca, e espera-se que isso cresça exponencialmente. Aprender a escrever um e-mail profissional que se comunique efetivamente de maneira concisa e direta é algo que todos na força de trabalho de hoje deveriam aprender a fazer.

Perguntas frequentes sobre como escrever mensagens de e-mail profissionais