風格指南如何幫助您的團隊保持專業

經營小型企業或團隊可以帶來巨大的回報。 你享受靈活性和缺乏官僚主義，並且可以獨立於大型母公司做出決策。 您可以精心製作產品或個性化您的服務，因為您知道每個客戶都很重要。 權衡是小團隊並不總是有時間、人員或預算來監督和改進業務的各個方面——包括溝通。 風格指南可以幫助小型團隊向他們的客戶傳遞清晰、一致的信息。

如果執行得當，風格指南可以作為公司在內部和外部保持一致存在的指南針。 不知道從哪裡開始？ 以下是您需要了解的有關樣式指南的所有信息，以及如何為您的公司創建和實施樣式指南。

什麼是風格指南？

風格指南是包含公司書面溝通規則和指南的文件。 該指南包含多種類型的規則，包括語音、語氣、風格等。 假設您的團隊成員想要創建和發佈內容。 風格指南可幫助他們在與任何從事業務的人交流時獲得一致的聲音。

為什麼您的企業需要風格指南？

將風格指南視為您的團隊在所有面向客戶的溝通中可以依賴的北極星。

風格指南可幫助您的業務保持一致，這很關鍵有幾個原因。 結構良好的風格指南可以幫助您在競爭中脫穎而出，統一的聲音可以幫助客戶感覺他們了解您的業務。 當員工保持一致和一致時，客戶每次都知道對您的業務有什麼期望。

風格指南對於與自由職業者或第三方機構合作的小團隊也很有用。 風格指南可幫助自由職業者和承包商熟悉您的寫作風格，以創建無縫內容，為您節省寶貴的編輯時間。 了解與之前的同行評審流程相比，該團隊如何將編輯時間減少多達 66% 。

風格指南應該包括哪些元素？

創建有效的風格指南需要特定的元素。 以下是每個風格指南成功所需的七個關鍵組成部分。

1公司範圍內的訪問

一個常見的誤解是，風格指南僅適用於營銷或寫作團隊。 不完全——風格指南應該在公司範圍內共享。 在一個小團隊中，每個人都在業務中發揮著至關重要的作用，包括彼此之間以及與客戶的溝通，因此整個團隊都可以訪問並理解規則和指南，這一點很重要。 領導者應該鼓勵他們的團隊使用風格指南，解釋它的重要性，並分享在哪裡可以找到文檔（即共享文件驅動器、谷歌文檔等）。 在為您的企業寫作時，將您的團隊團結在風格指南周圍，以此作為激發信心的工具。

2語法規則

語法是即使是最專業的作家也會時不時出錯的東西。 使用非常簡潔的段落將作者引導到您的企業認為對正確處理尤為重要的語法規則。 無論您使用的是《美聯社風格手冊》還是《芝加哥風格手冊》，都包括三到四頁關於所選手冊的基礎知識。 這可能包括常用誤用詞之間的差異，如影響和效果、誰和誰、壞和壞、太和到等等。

3標點符號

標點規則可能因風格而異。 例如，不同的公司可能會使用帶或不帶連字符的複合詞，日期的標註可以通過幾種正確的方式來實現。 不同的人和公司都有自己的風格，所以風格指南是建立標準的好地方。 確保樣式指南解釋了牛津逗號、如何使用引號以及 em dash 和 en dash 的使用。

4聲音和語氣

聲音和語氣是專業溝通的核心原則。 溝通中一致的聲音和語氣可以幫助您給客戶留下良好的印象。 無論您是在編寫登錄頁面還是創建博客文章，清晰概述的語音和語氣指南都可以將不同的內容片段連接在一起。

風格指南可幫助團隊明確說明可接受或首選的語氣，以及應避免使用的語言。 在您的風格指南中，定義您理想的聲音和語氣。 也許您想顯得友好而專業，或者腳踏實地且信息豐富。 即使您剛剛開始組建您的團隊，從長遠來看，儘早確定您希望您的業務如何運作並讓其他人感覺如何，這將有利於您。

5頻道指南

根據您為其編寫內容的頻道，樣式和格式會有所不同。 例如，有時您只能寫 280 個字符，這可能會改變您是否有空間拼出組織的名稱或使用其首字母縮略詞。 如果您有多個社交媒體渠道，請確保您的風格指南為每個渠道提供不同的說明。 無論您的公司使用非正式的語言和表情符號，還是總是在網上搞定和專業，都應該在您的風格指南中說明。

6目標客戶信息

小團隊通常有一些關於他們的目標客戶的信息，但也可能處於發現階段，試驗和完善他們的核心受眾。 定義您的目標受眾或買家——他們是誰、他們在哪里工作以及他們使用什麼渠道——有助於個性化溝通以滿足他們的需求。 例如，一些公司在與客戶溝通時傾向於使用行業術語。 定義您的受眾可以為您的風格指南提供信息，並敦促您在撰寫電子郵件或社交媒體帖子時避免使用行業流行語。 它可以使您的作家和團隊成員了解他們正在與之交談的觀眾。 當團隊了解他們的受眾時，他們可以創建定制體驗來打動和吸引新客戶。

如何為您的團隊創建風格指南

現在您已經了解了樣式指南中的元素，下面是創建樣式指南時要包含的內容的概述。

• 使命和價值觀：首先明確定義您的企業使命宣言以及您的價值觀。

• 受眾：說明您的受眾、您希望與誰互動以及為什麼。 考慮你的目標客戶。

• 聲音和語氣：解釋您公司的聲音和語氣，並用它來定義您希望如何被觀眾感知。

• 差異化因素：分享是什麼讓您的業務與眾不同，以及為什麼您在所做的事情上做得最好。

• 競爭對手：這可以是一個快速的部分。 對您的競爭對手有一個基本的了解有助於保持您獨特的價值主張。

• 一般文案風格：定義您想要遵循的風格手冊。 無論您是從芝加哥風格手冊（支持牛津逗號）還是 AP 風格手冊（省略牛津逗號）中提取，風格手冊都可以幫助團隊了解他們的單詞使用、語法和標點符號。

語法業務如何提供幫助

如您所見，從頭開始創建樣式指南並非易事。 創建和實施可能很耗時。 那麼，小團隊在帶寬不足的情況下如何開發實用且可擴展的風格指南呢？ 通過利用像 Grammarly Business 這樣的智能解決方案來消除麻煩和猜測。

Grammarly Business 為小型企業領導者提供動態風格指南解決方案，為員工提供實時建議。 您可以放心，您的業務將得到專業且一致的代表，而無需監督與客戶或訂閱者進行的每一條通信。

通過添加特定的單詞選擇、名稱、商標、語法規範等，在 Grammarly Business 平台中自定義樣式指南的內容。 風格指南功能為員工提供建議，以保持一致性，同時提高清晰度、正確性、參與度和語氣。

在管理來自不同承包商的通信時節省寫作和編輯時間。 借助Grammarly Business 的風格指南，您的小團隊可以簡化溝通工作，您可以專注於實現業務目標並吸引更多客戶。