Cómo una guía de estilo puede ayudar a su equipo a mantenerse profesional

Dirigir una pequeña empresa o equipo puede ser inmensamente gratificante. Disfruta de la flexibilidad y la falta de burocracia y puede tomar decisiones independientemente de una gran empresa matriz. Puede diseñar su producto con cuidado o personalizar sus servicios porque sabe que cada cliente cuenta. La contrapartida es que los equipos pequeños no siempre tienen el tiempo, las personas o el presupuesto para supervisar y mejorar todos los aspectos del negocio, incluida la comunicación. Las guías de estilo pueden ayudar a los equipos pequeños a entregar mensajes claros y coherentes a sus clientes.

Cuando está bien ejecutada, una guía de estilo actúa como una brújula para que las empresas mantengan una presencia constante interna y externamente. ¿No estás seguro por dónde empezar? Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre las guías de estilo y cómo puede crear e implementar una para su empresa.

¿Qué es una guía de estilo?

Una guía de estilo es un documento que contiene reglas y pautas para la comunicación escrita de una empresa. La guía abarca varios tipos de reglas, que incluyen voz, tono, estilo, etc. Digamos que un miembro de su equipo quiere crear y publicar contenido. La guía de estilo les ayuda a lograr una voz consistente cuando se comunican con cualquiera que se involucre en el negocio.

¿Por qué necesitas una guía de estilo para tu negocio?

Piense en una guía de estilo como la estrella polar en la que su equipo puede confiar para todas las comunicaciones de cara al cliente.

Una guía de estilo ayuda a que su negocio se mantenga consistente, lo cual es clave por varias razones. Una guía de estilo bien estructurada puede ayudarlo a destacarse de la competencia , y una voz unificada puede ayudar a los clientes a sentir que conocen su negocio. Cuando los empleados son consistentes y están alineados, los clientes saben qué esperar de su negocio en todo momento.

Las guías de estilo también son útiles para equipos pequeños que trabajan con talentos independientes o agencias de terceros. La guía de estilo ayuda a los autónomos y contratistas a familiarizarse con su estilo de escritura para crear contenido fluido, ahorrándole un valioso tiempo de edición. Descubra cómo este equipo redujo el tiempo de edición hasta en un 66 % en comparación con su anterior proceso de revisión por pares.

¿Qué elementos debe incluir una guía de estilo?

La creación de una guía de estilo efectiva requiere elementos específicos. Aquí hay siete componentes clave que toda guía de estilo debe incluir para tener éxito.

1 Acceso a toda la empresa

Un error común es que una guía de estilo es solo para equipos de marketing o redacción. No del todo: una guía de estilo debe compartirse en toda la empresa. En un equipo pequeño, todos desempeñan un papel crucial en el negocio, incluida la comunicación entre ellos y con los clientes, por lo que es importante que todo el equipo tenga acceso y comprenda las reglas y pautas. Los líderes deben alentar a su equipo a usar la guía de estilo, explicar su importancia y compartir dónde encontrar el documento (es decir, unidades de archivos compartidos, documentos de Google, etc.). Reúna a su equipo en torno a una guía de estilo como una herramienta para inspirar confianza al escribir para su negocio.

2 reglas gramaticales

La gramática es algo en lo que incluso los escritores más profesionales se equivocan de vez en cuando. Use párrafos muy breves para dirigir a los escritores a las reglas gramaticales que su empresa considera que son muy importantes para corregir. Ya sea que utilice The AP Stylebook o The Chicago Manual of Style, incluya tres o cuatro páginas sobre los aspectos básicos del manual elegido. Esto puede incluir las diferencias entre palabras comúnmente mal utilizadas como afecto y efecto, quién y quién, malo y malo, demasiado y para, etc.

3 puntuación

Las reglas de puntuación pueden variar según el estilo. Por ejemplo, distintas empresas pueden utilizar palabras compuestas con o sin guiones, y el etiquetado de las fechas se puede lograr de varias formas correctas. Las diferentes personas y empresas tienen su propio estilo, por lo que una guía de estilo es un excelente lugar para establecer un estándar. Asegúrese de que la guía de estilo explique la coma de Oxford, cómo usar comillas y el uso de guión largo y guión corto.

4 Voz y tono

La voz y el tono son principios fundamentales de la comunicación profesional. Una voz y un tono consistentes en sus comunicaciones pueden ayudarlo a causar una buena impresión en los clientes. Ya sea que esté escribiendo una página de destino y creando una publicación de blog, las pautas claramente delineadas para la voz y el tono pueden unir diferentes piezas de contenido.

Una guía de estilo ayuda a los equipos a indicar explícitamente qué tonos son aceptables o preferidos y qué lenguaje evitar. En su guía de estilo, defina su voz y tono ideales. Tal vez quieras parecer amigable pero profesional, o práctico e informativo. Incluso si recién está comenzando a formar su equipo, le beneficiará, a largo plazo, definir desde el principio cómo quiere que su negocio suene y haga sentir a los demás.

Directrices de 5 canales

Dependiendo del canal para el que estés escribiendo contenido, el estilo y el formato varían. Por ejemplo, hay momentos en los que solo puede escribir 280 caracteres, lo que puede cambiar si tiene o no espacio para deletrear el nombre de una organización o recurrir a usar su acrónimo. Si tiene varios canales de redes sociales, asegúrese de que su guía de estilo brinde instrucciones distintas para cada uno. Ya sea que su empresa use un lenguaje informal y emojis o que siempre sea formal y profesional en línea, debe indicarlo en su guía de estilo.

6 Información sobre los clientes objetivo

Los equipos pequeños suelen tener alguna información sobre su cliente objetivo, pero también pueden estar en una fase de descubrimiento, experimentando y refinando su audiencia principal. Definir su público objetivo o comprador (quiénes son, dónde trabajan y qué canales utilizan) ayuda a personalizar las comunicaciones para que se ajusten a sus necesidades. Por ejemplo, algunas empresas tienden a utilizar la jerga de la industria en su comunicación con los clientes. Definir su audiencia puede informar su guía de estilo e instarlo a evitar las palabras de moda de la industria al escribir correos electrónicos o publicaciones en redes sociales. Puede empoderar a sus escritores y miembros del equipo para que entiendan a la audiencia a la que están hablando. Cuando los equipos entienden a su audiencia, pueden crear experiencias personalizadas para impresionar y atraer nuevos clientes.

Cómo crear una guía de estilo para tu equipo

Ahora que comprende los elementos que se incluyen en una guía de estilo, aquí hay una descripción general de lo que debe incluir al crear su guía de estilo.

• Misión y valores: Comience definiendo claramente la declaración de misión de su negocio y cuáles son sus valores.

• Audiencia: Indique su(s) audiencia(s), con quién desea interactuar y por qué. Tenga en cuenta a sus clientes objetivo.

• Voz y tono: explique la voz y el tono de su empresa y utilícelos para definir cómo desea que su público lo perciba.

• Diferenciadores: comparta lo que hace que su negocio sea único y por qué es el mejor en lo que hace.

• Competidores: Esta puede ser una sección rápida. Es útil tener una comprensión básica de su competencia para mantener su propuesta de valor única.

• Estilo de copia general: defina a qué manual de estilo le gustaría adherirse. Ya sea que esté tomando The Chicago Manual of Style (coma pro-Oxford) o The AP Stylebook (omite la coma de Oxford), un manual de estilo ayuda a los equipos a navegar por el uso de palabras, la gramática y la puntuación.

Cómo Grammarly Business puede ayudar

Como puedes ver, crear una guía de estilo desde cero no es tarea fácil. Puede llevar mucho tiempo crearlo e implementarlo. Entonces, ¿cómo pueden los equipos pequeños desarrollar una guía de estilo práctica y escalable cuando tienen poco ancho de banda? Aprovechando una solución inteligente como Grammarly Business para eliminar las molestias y las conjeturas.

Grammarly Business ofrece a los líderes de pequeñas empresas una solución de guía de estilo dinámica que empodera a los empleados con sugerencias en tiempo real. Puede tener la tranquilidad de que su negocio estará representado de manera profesional y consistente sin supervisar cada pieza de comunicación que se envía a los clientes o suscriptores.

Personalice el contenido de su guía de estilo dentro de la plataforma Grammarly Business agregando opciones de palabras específicas, nombres, marcas registradas, especificaciones gramaticales y más. La función de guía de estilo ofrece sugerencias a los empleados para mantener la coherencia y, al mismo tiempo, mejorar la claridad, la corrección, el compromiso y el tono.

Ahorre tiempo de escritura y edición al administrar la comunicación de diferentes contratistas. Con una guía de estilo de Grammarly Business , su pequeño equipo puede optimizar los esfuerzos de comunicación y usted puede concentrarse en lograr los objetivos comerciales y llegar a más clientes.