使用这 3 个简单步骤快速编写任何电子邮件

如果您写电子邮件的速度很慢，请不要担心。 基于社交媒体上的各种线程，您并不孤单——成千上万的人每天都在想如何更快地写电子邮件。 看一眼跨渠道进行的对话就可以清楚地看出，我们中的许多人都担心周围的人认为电子邮件是一项如此乏味的任务。 更不用说它给自己造成的精神消耗。 好消息是任何人都可以更快地学会写电子邮件。 这就是您现在阅读的博客文章的全部内容。 ‍

接下来，我们将深入探讨写电子邮件需要这么长时间的原因，向您介绍一个简单的 3 步流程，让您在 AI 的帮助下更快地写任何电子邮件，并从今天开始介绍如何快速写电子邮件的技巧。

为什么写电子邮件需要这么长时间？

让我们把它拿出来。 人们以不同的速度写作，没有什么好羞愧的。 如果您想测试您是否打字慢，但是对于我们中的许多人来说，写电子邮件需要这么长时间的原因是多方面的。

撇开阅读障碍和多动症等疾病不谈，人们写邮件速度慢的最常见原因之一是我们倾向于过度思考它们。 这个普遍问题的背后是对被误解的恐惧。 这通常是由于无法利用肢体语言、手势、说话的速度和音调以及面部表情等线索来帮助我们在面对面交流时按照我们的意图传达信息。

另一个典型的原因是倾向于写太长的电子邮件。 它可能与前面提到的问题有关，一个人的简洁写作能力，或者只是试图通过电子邮件交流一些东西，这在会议或电话中会更好地传达。

对于那些需要通过电子邮件以非母语进行交流的人来说，处理拼写和语法可能很困难，尤其是在工作中。 即使您在公司商务语言方面的效率处于专业水平，您也会发现自己在谷歌上搜索特定的单词或短语，沉迷于逗号，或思考适当的电子邮件礼仪。

为了使本文的这一部分足够短，我们甚至不要开始讨论现代工作中的多任务处理和内容切换问题。

但是，我们仍然需要解决这样一个事实，即有时很难在纸上表达您的想法。 即使您的想法在您的脑海中会像一天一样清晰，但它们并不能很好地转化为文本。 当你盯着一个闪烁的光标盯着空白屏幕时，这种现象，也称为空白屏幕综合症，可以使我们中的任何一个人发挥得淋漓尽致。 尤其是当您需要写一封重要的电子邮件时。

无论您为什么认为自己写电子邮件很慢，不要害怕，帮助就在眼前。 继续阅读，我们几乎可以保证您很快就能更快地编写它们。

如何通过 3 个简单的步骤更快地编写电子邮件

以下 3 步过程和随附示例将向您介绍一种快速编写电子邮件的方法。 我们甚至敢说它不仅速度快，而且是通过电子邮件进行交流的最快方式。 你将成为法官。

1.写简短的要点

首先，写几句关于您的电子邮件应包含的基本部分的句子。 不要太担心措辞或语法，而是要记下想法，因为它们会自然而然地从你的脑海中浮现。 在此之后，您就可以进行下一步了。

2. 决定你要写的电子邮件类型

现在您知道要说什么，是时候考虑要发送哪种类型的电子邮件了。 谁是收件人，您想通过电子邮件实现什么目标？ 也许您正在冷接触潜在客户，询问您的供应商之一的项目状态，或者提醒您的经理有关最后期限的临近。

在 Flowrite 的模板库中，您可以为人们每天写的最典型的电子邮件找到现成的模板。 此外，您可以为最常发送的电子邮件类型或您发现自己花费过多时间的电子邮件类型创建自定义模板。

3. 观察电子邮件自己写

这是魔术发生的部分。 一旦您选择了正确的模板，您就可以高枕无忧，而 Flowrite 根据您的要点撰写完整的电子邮件。 如果您对结果不满意，您可以通过单击按钮生成新版本。 如果仍有问题，只需手动进行更改，您就可以发送了。

这一切都是可能的，这要归功于我们使用了人工智能的最新进展，还有很多东西可以帮助您停止写电子邮件的苦恼。 您是否发现自己沉迷于接收者可能如何感知某些单词选择或短语？ 您可以选择 Flowrite 为您写电子邮件的语气。 担心拼写和语法错误？ 我们的工具英语流利。 黑屏综合症？ 忘记要点，选择正确的模板，Flowrite 将为您生成示例电子邮件。 ‍

快速撰写电子邮件的 5 个技巧

“如果 Flowrite 不适合我的工作流程怎么办，”你说？ 好吧，我们显然敢于尝试，但这里有一些可行的技巧，您可以实施以快速编写电子邮件，而无需 AI 电子邮件助理或任何技术的任何额外帮助。

遵循标准的电子邮件结构

为了加快您的写作速度，必须遵循电子邮件的传统结构。 这将使您的写作速度更快，并帮助收件人更快地阅读您的信息。

如果您不熟悉经典的电子邮件格式，这里是 101：

• 主题行
• 问候
• 内容——不超过三段
• 结束
• 签名
  

您应该用分段分隔这些部分，以使您的电子邮件易于消化。 进一步提高写作速度的首选方法是从最重要的内容开始每个内容段落。 一旦这种编写电子邮件的方式自然而然地出现，您就可以更快地从想法到交付。

写下你说话的方式

无论是书面的还是口头的，语言的目的都是交流思想、想法和感受。 然而，当通过电子邮件进行交流时，尤其是在以专业身份进行交流时，事情往往变得比应有的复杂，从而减慢了我们的速度。

我们在写作时倾向于使用比口语更复杂的句子结构。 根据受众的不同，我们也可以使用缩写来使电子邮件比通常需要的更正式。 更不用说使用更正式的词汇和行话了。 你明白了，所以我什至不会开始讨论无尽的支持点，详细说明一个人的思维过程。

在您的电子邮件中注入一些说话风格会使它们更具会话性、吸引力，最重要的是更短，这意味着您将更快地写掉它们。

先写，再编辑

当你试图完善你写的每一个单词和句子的结构时，你不可避免地会随手改写。 不用说，这是一种写任何东西的缓慢方式——更不用说电子邮件了。 只需将您的想法显示在屏幕上，完成后即可。 浏览文本一次以编辑错别字和格式错误。 在此清理之后，您应该准备好发送，但如果直觉告诉您，您仍然可以校对一次电子邮件——即使是大声的。

把自己放在时钟上

设置一个计时器。 我们的手机上都有一个，所以没有任何借口。 给自己五分钟，当闹钟响起时，你就完成了。 无论您从哪里停下来，都该结束了。 在电子邮件的末尾，您甚至可以声明如果需要，您很乐意进一步详细说明。 这会迫使您更快地思考、打字和切入主题。 如果 5 分钟的限制超出了你的能力范围，那就另找一个有抱负的目标去努力——这一切都是为了改进，而不是完美。

数单词

就像我们已经确定的那样，写一封电子邮件所花费的时间并不总是与你最终写的字数相关。 如果您担心您的信息会被如何理解，那么写几句话可能会花费不必要的时间。 但是，如果您的电子邮件很长，那么开始使用单词计数器来改掉这个习惯是值得的。 一些电子邮件客户端具有此内置功能，而对于其他电子邮件客户端，则有大量可用的浏览器扩展。 为自己设定一个限制，并努力坚持下去。 需要基准吗？ 这得看情况。 但根据对超过 4000 万封电子邮件的分析，销售电子邮件的恰到好处的长度是 50-200 字。 朝着那个方向努力。

这篇博文是否帮助您更快地写电子邮件？ 如果不是，您可以在我们的博客中找到有关该主题的大量其他帖子。 我们涵盖了从生产力技巧到写作技巧和工具的所有内容，这些技巧和工具将帮助您停止写作挣扎。