Como escrever um e-mail de lembrete – com amostras
Publicados: 2022-03-22Seja uma falta de pagamento, uma reunião urgente ou uma solicitação de licença, às vezes você precisará enviar um e-mail de lembrete.
Os e-mails de lembrete devem ser educados, profissionais e persuasivos – transmitindo seu ponto de vista enquanto permanece do lado certo da grosseria. Ao final do e-mail, o destinatário deve saber exatamente o que precisa fazer e quando.
E-mails de lembrete amigáveis são notoriamente difíceis de acertar, mas isso não precisa ser o caso. Ao ler este guia e seguir nossos princípios para escrever um e-mail de lembrete, você poderá enviar um lembrete gentil em minutos.
O que é um e-mail de lembrete?
Existem vários motivos pelos quais você pode precisar enviar um lembrete por e-mail. Alguns deles incluem a confirmação de participação em uma próxima reunião ou entrevista, destacando uma fatura não paga ou trabalho atrasado.
Os lembretes por e-mail geralmente são divididos em dois tipos:
- Um e-mail enviado antes de algo acontecer – um lembrete amigável de que uma reunião deve acontecer, por exemplo.
- Um lembrete por e-mail depois que algo não aconteceu – um lembrete de que uma fatura não foi paga na data de vencimento, por exemplo.
Um e-mail de lembrete tem um único propósito: fazer com que alguém aja.
Seja enviando um e-mail, ligando de volta, enviando o trabalho ou pagando sua conta. No final do e-mail, eles devem saber o que você quer que eles façam, como você quer que eles façam e quando.
É tão simples, então por que tantos de nós acham tão difícil escrever e-mails de lembrete educados? É o meio que torna a mensagem um desafio.
Ao contrário das chamadas telefônicas, o e-mail é passivo. A remoção do elemento humano pode causar problemas de compreensão e levar à evasão e à falta de ação. As pessoas acham mais fácil ignorar um e-mail do que um telefonema.
Então o que você pode fazer? Esteja você correspondendo em uma capacidade comercial ou pessoal, escrever um e-mail profissional é uma habilidade essencial que você precisa dominar.
Ao escrever um e-mail de lembrete, o desafio é encontrar o equilíbrio certo entre ser profissional, educado e persuasivo. E-mails de lembrete amigáveis devem seguir as regras formais de etiqueta de e-mail, mas garantir que não haja espaço para confusão.
Acadêmicos que estudam e-mails concluíram que usar o "tom e atitude apropriados nos e-mails pode ajudar a mitigar os desafios que o meio apresenta". Sendo profissional, educado e persuasivo, mas gentil, você pode fazer com que as pessoas respondam. Por outro lado, seu e-mail provavelmente será ignorado se parecer rude, agressivo ou ambivalente.
Por que os e-mails de lembrete amigáveis são importantes?
Escrever e-mails de lembrete educados é uma necessidade em nossas vidas pessoais e profissionais. Os e-mails são a moeda de negócios do mundo, com mais de 300 bilhões de mensagens eletrônicas enviadas todos os dias. O trabalhador médio recebe 121 e-mails por dia, e estima-se que incríveis (ou chocantes) 35% desses e-mails comerciais não são lidos.
Eles também têm 651 e-mails não lidos em sua caixa de entrada. Isso é um monte de mensagens perdidas e remetentes infelizes. Quantos você tem?
Se você estiver se afogando em comunicações digitais, não se desespere. Pesquisas com foco em P&D em empresas norte-americanas descobriram que "os administradores de inovação têm um número maior de contatos diretos, são mais comprometidos nas conversas e recebem mais mensagens do que enviam". Eles também descobriram que as pessoas inovadoras eram mais propensas a responder prontamente e profissionalmente.
Quando você considera quanto tempo leva para abrir, ler e responder a um e-mail, não surpreende que até mesmo a correspondência essencial possa ser perdida. Mas a falta de e-mails pode se traduzir em perda de receita, com a média das PMEs do Reino Unido tendo pelo menos cinco faturas pendentes, com uma média de US$ 11.700. Quantos e-mails de lembrete de pagamento atrasado você enviou?
Os respondentes podem não estar ignorando seu e-mail de propósito. Na verdade, filtros de spam cada vez mais sensíveis podem colocar sua correspondência crucial em uma pasta de lixo eletrônico – especialmente se ela contiver um anexo.
E-mails de lembrete amigáveis podem ser difíceis de escrever e difíceis de receber, portanto, mantenha-os concisos. O destinatário precisa fazer duas coisas: ler o e-mail e responder. É simples assim, então não há razão para complicar demais o envio deles.
Como escrever um e-mail de lembrete
Os e-mails de lembrete devem ser curtos, rápidos e diretos ao ponto. Você quer que a pessoa faça alguma coisa, então você deve ser claro. Você deve ser assertivo e evitar ser rude. Sair como indelicado é a maneira mais rápida de seu e-mail ser descartado completamente.
Em termos de tom, recomendamos que você seja formal ao enviar e-mails de lembrete gentis. Se estiver lidando com algo sério, como uma fatura não paga, talvez seja necessário consultar o e-mail novamente no futuro ou até mesmo usá-lo como prova, portanto, seja o mais educado possível.
Nossa pesquisa descobriu que existem seis componentes cruciais de e-mails de lembrete bem-sucedidos:
- Linha de assunto
- Saudações
- Situação
- Solução
- Açao
- Cancelar assinar
Vejamos isso com mais detalhes passo a passo.
1. Linha de assunto
Recomendamos ser claro nas linhas de assunto do seu e-mail de lembrete. Nosso exemplo abaixo significa que o destinatário não pode ter dúvidas sobre o assunto do e-mail.
2. Saudação por e-mail
Ser educado e profissional é a abordagem certa. Não nos aprofundaremos muito nas nuances das saudações por e-mail, mas leia nosso guia sobre como iniciar um e-mail profissional se quiser saber mais.
3. Situação
Explique o problema e seja específico. Inclua referências, datas e detalhes. Seja claro e inequívoco.
4. Solução
Seremos um pouco mais gentis nesta amostra de e-mail de lembrete do que você necessariamente precisa ser. Ainda assim, muitas vezes ajuda – especialmente se você é uma pequena empresa e a pessoa com quem está se comunicando é um cliente ou cliente valioso.
Às vezes, pode haver desculpas legítimas sobre o motivo pelo qual um e-mail ou fatura é ignorado ou não pago. Ser educado e profissional lhe dá a melhor chance de alcançar um resultado satisfatório.
5. Ação
Diga ao destinatário exatamente o que você quer que ele faça. Se você quer que eles te paguem, diga a eles. Se você quiser definir uma data, faça isso. Mas resista a fazer ameaças ou ficar com raiva. É menos provável que você alcance o resultado desejado se o fizer.
No caso de pagamentos em atraso consistentes, você pode especificar uma data para o pagamento. Em alguns casos, você pode querer explicar as consequências se alguém não responder gentilmente a você. Pode ser que você ofereça o horário da entrevista para outra pessoa ou inicie um processo formal para recuperar a receita perdida.
Novamente: Se você está claro sobre o que quer, não há margem para mal-entendidos.
6. Aprovação de e-mail
Encerre seu e-mail de forma formal e educada. Se você precisar de um lembrete sobre como encerrar um e-mail profissionalmente, confira nosso guia.
Amostras de e-mail de lembrete
Aqui estão alguns exemplos de lembretes de e-mail padrão e relativamente suaves que você pode achar úteis. Eles também usam a estrutura de seis pontos que estabelecemos acima. Quer você se inspire em nossos exemplos ou não, lembre-se sempre dos aspectos principais de um e-mail de lembrete gentil que apresentamos neste blog.
E-mail de lembrete gentil para o chefe
Um lembrete gentil por e-mail para seu chefe pode ser um assunto delicado, mas o princípio ainda é o mesmo. Mantenha-o profissional, educado e persuasivo. Essa amostra também pode funcionar como um lembrete gentil por e-mail para um gerente de RH, professor ou colega.
E-mail de lembrete ao cliente
Às vezes, um projeto pode ser interrompido se um cliente, contratado, parte interessada ou outra pessoa não fizer sua parte. Um e-mail de lembrete gentil para um cliente pode colocar seu projeto de volta nos trilhos.
E-mail de lembrete de evento
E-mails de lembrete de evento são necessários para garantir que seu evento seja um sucesso. Você provavelmente enviará alguns deles, então este exemplo de e-mail de lembrete é tranquilizadoramente curto, agradável e direto ao ponto.
E-mail de lembrete de reunião
Os pedidos de reunião devem ser sempre personalizados. Você pode ser mais específico sobre a importância de uma reunião e as implicações de não comparecer em comparação com o e-mail do evento. Este exemplo também pode ser transformado em um e-mail de lembrete de compromisso.
E-mail de lembrete de pagamento atrasado
Os lembretes de pagamento são (infelizmente) muito comuns, com os pagadores atrasados um problema enfrentado por todas as empresas. A chave aqui é remover a emoção e resistir à tentação de ficar com raiva. Apresente os fatos, dê-lhes os resultados e diga-lhes o que você precisa que eles façam.
5 erros comuns de lembrete de e-mail – e como evitá-los
Os exemplos acima devem fornecer algumas diretrizes valiosas sobre como estruturar emails de lembrete amigáveis. Antes de assinarmos, aqui estão cinco erros comuns de lembrete por e-mail e como você pode evitá-los.
1. Vá direto ao ponto
Seja amigável, mas firme. Você está escrevendo um lembrete por um motivo, então vá direto ao ponto rapidamente. Seja detalhado, específico e estruturado.
2. Evite constrangimento
Você sabe que eles receberam o e-mail (e provavelmente eles também), mas não nomeie e envergonhe. Mantenha seus e-mails de lembrete gentis educados, amigáveis e focados.
3. Nunca peça desculpas
É fácil pedir desculpas (é o que fazemos, certo?), mas não vai ajudar seu lembrete por e-mail. Se você quiser, pode amenizar um pouco o golpe ( pode ter perdido meu e-mail anterior ), mas não precisa. Além disso, não escreva um daqueles e-mails "Apenas um lembrete...".
4. Forneça uma solução
Sempre seja claro sobre o que você quer que o destinatário faça. Você quer uma resposta e uma ação que produza o resultado desejado. Diga à pessoa o que você quer que ela faça e quando.
5. Incentive a comunicação
Em alguns casos, pode haver motivos legítimos para que alguém não esteja respondendo a você. Forneça várias oportunidades e avisos para incentivá-los a responder a você. Se eles não quiserem enviar um e-mail, ofereça uma chance de entrar em contato com você por telefone.
Ainda se perguntando sobre como escrever um e-mail de lembrete gentil? Com o Flowrite, você pode transformar marcadores curtos em um e-mail de lembrete pronto para enviar com IA. Solicite acesso antecipado para enviar e-mails de lembrete amigáveis mais rápido do que nunca.