6 próbek, jak wysłać formalną wiadomość e-mail

Formalne wiadomości e-mail odgrywają kluczową rolę w jasnym i bezbłędnym przekazywaniu informacji w naszym życiu biznesowym, zawodowym i osobistym. Tak więc, niezależnie od tego, czy pytasz o możliwość, zapraszasz kogoś na wydarzenie, czy rezygnujesz z pracy, wiedza, jak napisać formalną wiadomość e-mail, jest podstawową umiejętnością, którą musisz znać.

W tym przewodniku, jak napisać formalną wiadomość e-mail, dzielimy ten proces na proste kroki. Następnie opisujemy idealny formalny format wiadomości e-mail i przedstawiamy wybór przykładów formalnych wiadomości e-mail, które można wykorzystać jako podstawę do korespondencji.

Co to jest formalny e-mail?

Formalna wiadomość e-mail to wiadomość e-mail, którą wysyłasz do osoby (lub grupy osób), której nie znasz, lub ważna wiadomość e-mail, którą wysyłasz do osoby na stanowisku kierowniczym – na przykład do swojego szefa.

Pisanie formalnego e-maila jest podobne do pisania formalnego listu, z tą samą strukturą, zwrotami grzecznościowymi i podpisem. Są wolne od błędów ortograficznych i gramatycznych, zaplanowane i napisane z jasnym celem.

Formalne e-maile są uprzejme, profesjonalne i od razu sprowadzają się do sedna sprawy. Są w 100% skoncentrowani na wyniku, nie pozostawiając miejsca na błędy lub nieporozumienia.

Oto kilka przykładów formalnych wiadomości e-mail:

• Przedstawienie się profesjonalnej osobie, której nie znasz
• Złożenie skargi
• Rezygnacja z pracy
• Ofiarowanie przeprosin

Możesz zapytać, dlaczego w cyfrowym świecie wciąż potrzebujemy formalnych e-maili?

Wiele organizacji i osób faktycznie przeszło na mniej formalną komunikację. Jednak amerykańscy naukowcy odkryli, że może to powodować problemy w miejscu pracy, przyczyniając się do tego, co opisują jako rosnące ryzyko „nieuprzejmości”. Organizacje, w których jednostki komunikują się formalnie, grzecznie iz szacunkiem, są mniej narażone na konflikty.

Formalne e-maile mają wpływowych przyjaciół. Kampania Plain English wzywa do przejrzystości w komunikacji od 1979 roku. „Pamiętaj, że ludzie raczej nie poczują się urażeni, jeśli będziesz zbyt formalny, ale niektórzy mogą pomyśleć, że jesteś niegrzeczny, jeśli jesteś zbyt nieformalny” – doradzają.

Rozwiązanie? „Zawsze myśl o czytelniku”.

Zgadzamy się. Jeśli znasz osobę, do której piszesz, masz swobodę pisania bardziej nieformalnie. Jeśli nie wiesz, że osoba lub wiadomość, którą wysyłasz, jest ważna, zachowaj formalność.

O znaczeniu profesjonalnej komunikacji pisaliśmy już wcześniej. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym poradnikiem, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail.

Po co pisać formalny e-mail?

„Ludzie wierzą, że mogą komunikować się przez e-mail skuteczniej niż w rzeczywistości” – odkryli naukowcy z Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego. W badaniu z 2005 r. przeprowadzili serię eksperymentów i doszli do wniosku, że trudno jest przekazać emocje i ton w wiadomościach e-mail.

Powód? Z powodu naszego własnego „egocentryzmu” nie jesteśmy w stanie oderwać się od naszej perspektywy i zobaczyć cudzej perspektywy.

Mówiąc prościej, łatwo o nieporozumienia, jeśli jesteśmy zbyt przyjaźni lub nieformalni w naszych e-mailach. Również ton głosu może nie być odpowiedni do przekazywania ważnych informacji.

Formalne e-maile eliminują możliwość nieporozumień i wprowadzenia w błąd. Wszystko sprowadza się do przestrzegania właściwej etykiety biznesowej poczty e-mail.

Oficjalny e-mail ma jasny cel i traktuje czytelnika z szacunkiem. Jest napisany w standardowy sposób, który podróżuje przez granice i kultury.

Pisanie formalnych e-maili może przynieść korzyści każdemu w biznesie, w tym liderom, mówi wpływowy felietonista Forbes, Benjamin Laker. E-maile powinny szanować emocje i być dostarczane z empatią. Co najważniejsze, Twój e-mail wiele mówi o Twojej „osobistej marce”. Jak chcesz być postrzegany?

Dobrze napisana formalna wiadomość e-mail jest uprzejma i profesjonalna, dwa potężne atrybuty marki, które poprawią Twoją markę i zwiększą sukces biznesowy.

Formalny format e-maila

Tworzenie świetnych formalnych e-maili jest bardzo proste. Idealny formalny format biznesowej poczty e-mail składa się tylko z pięciu części:

1. Przedmiot
2. Powitanie
3. Linie otwarcia i ciało
4. Zamknięcie
5. Podpisanie

Każda korespondencja ma tę samą formalną strukturę wiadomości e-mail, co oznacza, że ​​po jej opanowaniu nigdy nie będziesz musiał zmieniać.

Formalny wiersz tematu e-maila

W biznesie czas to pieniądz, więc bądź zwięzły.

Twój temat powinien być krótki i łatwy do zrozumienia. Powiedz dokładnie czytelnikowi, co zawiera wiadomość. Idealnym oficjalnym tematem wiadomości e-mail jest kilka słów: na przykład „Wniosek o urlop”, „Prośba o spotkanie” lub „Skarga klienta”.

Formalne wiersze tematu e-maili nie powinny być zbyt przyjazne lub zabawne.

Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail

Formalnym sposobem na rozpoczęcie e-maila jest użycie „Kochanie”.

Może wydawać się to staromodne lub dziwne, jeśli znasz tę osobę, ale chodzi o przestrzeganie pewnych ustalonych zasad, których używaliśmy od pokoleń do formalnej komunikacji. Dear to formalne pozdrowienie e-mailowe, które jest używane do dziś.

Jeśli znasz płeć osoby, możesz użyć czegoś, co nazywa się tytułem grzecznościowym – Pan, Pani itd. – ale sugerujemy po prostu użycie pełnego imienia i nazwiska, jeśli je masz. Ta rada może wydawać się sprzeczna z niektórymi starszymi przewodnikami po formalnym pisaniu, ale odzwierciedla szersze zmiany w społeczeństwie.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak nie otwierać oficjalnego e-maila, unikaj „Szanowny Panie/Pani” lub duszno brzmiących określeń zbiorowych, takich jak „Do kogo może to dotyczyć”.

Formalne pozdrowienia e-mail bez imienia

Załóżmy, że martwisz się, jak napisać formalną wiadomość e-mail bez znajomości nazwy. W takim przypadku możesz użyć słowa „Dear Sir/Madam” jako odpowiedniego zamiennika. Takie podejście jest również praktyczne, jeśli nie wiesz, jak zaadresować formalną wiadomość e-mail do firmy.

Decydując, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do wielu odbiorców, masz kilka opcji. Na przykład możesz zwracać się do zespołu („Szanowny zespole”), zbiorowego („Szanowni wszyscy”, „Szanowni koledzy”) lub na wydarzenia („Pozdrowienia”).

Możesz zapoznać się z naszym przewodnikiem, jak rozpocząć e-mail.

Oficjalne linie otwarcia e-maili

Nie ma standardowego formalnego otwierania wiadomości e-mail. Zamiast tego musisz zdecydować, co jest odpowiednie dla komunikacji i kontekstu.

Jeśli nie znasz osoby (lub organizacji), do której piszesz, uprzejmie jest się przedstawić. Jeśli jednak znasz tę osobę, nie musisz tego robić i możesz od razu przejść do sedna wiadomości.

Poniżej przedstawiamy przykłady kilku formalnych zdań otwierających e-maile. Jeśli potrzebujesz więcej inspiracji do e-maili z intro, przeczytaj nasz artykuł na temat najlepszych linii otwierających e-maile.

Odradzamy używanie pustych zwrotów, takich jak „Mam nadzieję, że dobrze ci idzie” w formalnym e-mailu. Takie frazy to frazesy, które niczego nie dodają do wiadomości i należy ich unikać.

Formalna treść e-maila

Tak więc zaangażowałeś odbiorcę i przedstawiłeś się (jeśli jest to wymagane), teraz czas przejść do sedna.

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, ale formalna komunikacja e-mail powinna być zgodna z zasadą piramidy. Opracowana przez czołowego dyrektora McKinsey, zasada piramidy stanowi, że najpierw należy zacząć od odpowiedzi i uporządkować znajdujące się pod nią informacje, aby wesprzeć swoją argumentację.

W formalnym e-mailu odbiorca będzie chciał wiedzieć, o czym jest wiadomość i dlaczego powinien się tym zainteresować. Więc powiedz im!

Poniżej możesz zobaczyć kilka przykładów, w jaki sposób odnosimy się do kilku przykładów. Pokazujemy również, jak zakończyć formalną wiadomość e-mail, w tym typowe formalne zdania końcowe wiadomości e-mail.

Oficjalne podpisanie e-maila

Formalne zakończenie e-maila używa określonego zakończenia (lub pożegnania, aby nadać mu formalną nazwę). Czytelnicy będą zaznajomieni z (i oczekują) formalnych sposobów zakończenia wiadomości e-mail.

W większości przypadków, jeśli znasz nazwisko osoby, do której piszesz, użyjesz formalnego e-maila z końcówką „Z poważaniem”.

Jeśli tego nie robisz (lub na przykład piszesz do grupy osób), zazwyczaj kończysz formalną wiadomość e-mail słowem „Z wiernością”.

Istnieją jednak zmiany w sposobie formalnego zakończenia wiadomości e-mail. Przykłady dopuszczalnych formalnych zakończeń to „Z poważaniem”, „Pozdrawiam” i „Z najlepszymi życzeniami”.

Najlepszy sposób zakończenia formalnej wiadomości e-mail zależy od osoby, kontekstu i tego, co komunikujesz. W większości przypadków sugerujemy trzymanie się słowa „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”.

Czy starasz się znaleźć pasujące zakończenie? Zobacz nasz szczegółowy przewodnik, jak zakończyć wiadomość e-mail.

Przykłady formalnych wiadomości e-mail

Aby zilustrować powyższe punkty, stworzyliśmy wybór formalnych przykładów pisania e-maili dla sytuacji, które możesz napotkać.

Chociaż pomocne może być zobaczenie przykładu formalnego e-maila, nie zalecamy wycinania i wklejania ich oraz samodzielnego korzystania z nich. Powinieneś dostosować każdy formalny e-mail do swoich konkretnych okoliczności. Zamiast tego użyj ich jako niezbędnego przewodnika do lepszego zrozumienia przed stworzeniem własnego – lub użyj Flowrite do pisania e-maili za Ciebie.

Formalny e-mail wprowadzający

Istnieje kilka powodów, dla których możesz chcieć przedstawić się formalnie. Na przykład, możesz zapytać o wakat, możliwość przeprowadzenia badań lub skontaktować się z kimś, kogo chcesz poprosić o radę. Jeśli zmagasz się z formalnym przedstawieniem się przez e-mail, ten jest dla Ciebie.

Sprawdź nasz przykładowy przykładowy e-mail z wprowadzeniem poniżej, aby zapoznać się z przykładem.

Oficjalny e-mail z podziękowaniem

Po doskonałej obsłudze lub wsparciu uprzejmie jest okazać uznanie, ale jak podziękować w formalnym e-mailu?

W tym formalna próbka e-maila z podziękowaniem, pokazujemy, jak skonstruować osobistą i pozytywną odpowiedź, którą można udostępnić w organizacji i na zewnątrz innym klientom lub klientom.

E-mail z formalną rezygnacją

Rezygnując z pracy, ważne jest, aby wysłać formalny e-mail z rezygnacją. Rezygnacja nie tylko informuje pracodawcę o odejściu, ale także stanowi dowód daty rezygnacji.

Formalna rezygnacja z e-maila może być krótka – w niektórych przypadkach tylko jedna linijka. Jednak, jak zobaczysz w tym przykładzie wiadomości e-mail z formalną rezygnacją, poświęciliśmy czas, aby okazać nasze uznanie dla naszego pracodawcy.

Oficjalny e-mail z zaproszeniem na wydarzenie

Oto próbka oficjalnego e-maila z zaproszeniem wysłana do grupy współpracowników. Każda formalna wiadomość e-mail z zaproszeniem powinna zawierać jasny wiersz tematu, wszystkie szczegóły dotyczące wydarzenia (w tym datę, godzinę i lokalizację) oraz sposób, w jaki ludzie mogą odpowiedzieć.

Oto formalny e-mail z zaproszeniem na wieczorne wydarzenie w firmie.

Formalny e-mail ze skargą

Jeśli otrzymałeś słabą obsługę lub jesteś rozczarowany produktem, formalna wiadomość e-mail z reklamacją może zwiększyć świadomość Twoich problemów. W oficjalnych e-mailach ważne jest, aby podawać fakty, ale nie należy przesadzać z emocjami.

Oto przykład formalnego e-maila ze skargą.

Formalny e-mail z przeprosinami

Napisanie formalnego e-maila z przeprosinami może być trudne, ale przyznanie się do błędu ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia szkód i przywrócenia relacji.

Oto przykładowy przykładowy e-mail z przeprosinami od firmy, który ma na celu zajęcie się klientem, który złożył skargę.

Chcesz pisać lepsze formalne e-maile? Wypróbuj Flowrite

Pisanie formalnych e-maili jest proste, jeśli postępujesz zgodnie z naszym procesem. Formalne szablony wiadomości e-mail zawarte w tym poście na blogu powinny stanowić przewodnik, ale zawsze powinny być dostosowywane i aktualizowane w celu odzwierciedlenia konkretnych okoliczności. Jest jednak jeszcze łatwiejszy sposób. Flowrite to narzędzie do pisania AI, które zamienia krótkie instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i wiadomości. Jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiednich słów do napisania formalnej wiadomości e-mail, Flowrite może pomóc Ci zacząć i zaoferować inspirację – a nawet napisać całą wiadomość za pomocą jednego kliknięcia. Jak widać na poniższym przykładzie, wystarczy jedno kliknięcie.

Czy nadal zastanawiasz się, jak wysłać formalną wiadomość e-mail? Mamy nadzieję, że nie. Następnym razem, gdy będziesz pisać formalną wiadomość e-mail, pamiętaj o tych przykładach i możesz komunikować się bez obaw.