첨부 파일을 찾으십시오: 청중에게 알려야 합니까?

내가 구직 시장에 처음 입문하여 이력서를 우편으로 발송할 때(나는 나 자신과 데이트를 하고 있지만 이것이 이메일 시대보다 훨씬 이전에 이루어졌다는 것을 인정할 것이다) 다음과 같은 메모와 함께 신중하게 만든 커버 레터를 보냈습니다.

동봉된 내 이력서를 찾으십시오.

그러한 우편물 중 하나가 인터뷰로 이어졌습니다. 그곳에서 나는 흠잡을 데 없이 단장된 변호사의 나무 패널 사무실에 있었습니다. 내가 초대형 가죽 윙백 의자에서 초조하게 기다리는 동안 그는 책상에 앉아 펜 탑을 클릭하고 내 이력서와 커버 레터를 스캔했습니다. 갑자기 고개를 들어 편지를 가리키며 씩 웃었다. “저는 사람들이 '내 이력서를 동봉해 주세요 .'라고 쓰는 것을 좋아합니다. 이력서가 분실된 줄도 몰랐어요!”

부끄러운 순간이었다. 내가 보거나 받은 다른 모든 비즈니스 레터는 말할 것도 없고 고등학교 타자 수업에서 배운 비즈니스 레터 스타일을 모방했습니다. 그러나 이 면접관은 비즈니스 연설이 얼마나 어리석고 답답할 수 있는지 지적했습니다. 동봉해서 사용하지 않았으니 다시 찾아 주세요.

오늘날 우리는 우편물에 포함된 항목보다 첨부 파일에 주의를 환기시키고자 하는 경향이 있지만 여전히 사람들은 항상 첨부 파일을 찾아 사용합니다. 이 비즈니스 서면 보류가 필요합니까?

사용하는 이유가 있습니까? 첨부 파일을 찾으십시오 .

아니요! 이 문구는 필요 없습니다. 그리고 그것을 버려야 할 몇 가지 큰 이유가 있습니다.

처음에는 답답하고 구식으로 들립니다. 공식적인 서신에서도 말이나 전문 용어가 없는 간단하고 대화적인 방식으로 의사 소통하는 것이 목표여야 합니다. 첨부된 용어는 최악의 전문 용어입니다. 또한 무언가가 첨부되어 있다고 말하고 받는 사람에게 그것을 찾도록 지시하는 것도 약간 중복됩니다.

첨부된 또 다른 이상한 점은 필요하지 않을 때 명령이라는 것입니다. 공통 언어로 분리된 인기 있는 영어 블로그는 다음과 같이 설명합니다.

이 문장은 단지 "나는 당신을 위해 문서를 첨부했습니다"를 전달하기 때문에 물건을 찾기 위해 다른 사람을 둘러싸고 보스를 만들 필요가 없습니다. 사실, 이것을 첨부된 문서를 찾아주시겠습니까? 또는 첨부된 문서를 찾아주시면 대단히 감사하겠습니다 . 첨부된 이 밑줄은 그다지 요구되는 사항이 아닙니다. 대신 요청이 많지 않은 작업을 수행하는 명령형 형식의 구문입니다.

"첨부된 것을 찾으십시오"는 필수 법률 언어입니까?

첨부 파일에 법조문과 같은 글이 있으니 법률문서에서 꼭 필요한지 궁금하실 수 있습니다. 글쓰기 전문가인 Bryan Garner는 그렇지 않다고 말합니다.

동봉된 문구와 같이 통조림 문구가 보이면 항시 문자로 찾아 보세요 . 소리는 높지만 성능은 낮습니다. 당신의 편지는 그것들 없이 훨씬 더 명확하고 매력적일 것입니다.

첨부된 찾기 가 문법적으로 정확합니까?

엄밀히 말하면 "첨부 문서를 찾아주세요"와 같은 말을 하는 것은 잘못된 것이 아닙니다. find 는 검색하여 무언가를 찾아내는 것을 의미할 수 있지만(따라서 내 이력서가 없어져야 한다는 smart-alec 변호사의 주장), find 는 또한 무언가가 존재한다는 것을 인식하거나 발견하는 것을 의미합니다. 당신이 첨부한 것을 받는 사람이 발견하길 원하기 때문에 작품을 찾아주세요 .

그러나 위에서 방금 설명한 이유 때문에 여전히 피하는 것이 좋습니다.

첨부 파일을 찾을 수 있는 대안은 무엇입니까?

이 문구를 피하는 것은 쉽습니다. 직접적인 언어를 사용하고 비즈니스 용어를 삭제하십시오. 다음은 몇 가지 대안입니다.

• [항목]을 첨부했습니다.
• 첨부된 [항목]을 확인하시기 바랍니다.
• 요청하신 [항목]이 첨부되었습니다.
• 자세한 사항은 첨부된 [항목]을 참조하시기 바랍니다.
• 첨부된 [항목]에는 . . .

애착 에티켓 101

첨부 파일을 사용할 때 따라야 할 몇 가지 에티켓 지침이 있습니다.

1 예상치 못한 경우 첨부 파일을 보내기 전에 미리 알려주십시오.

첨부 파일을 보낼 때 받는 사람에게 알림을 보내는 것이 좋습니다. 첨부 파일을 통해 전달되는 바이러스는 우리가 예상하지 못한 바이러스를 여는 것을 조심하게 했습니다. (작업에 첨부 파일을 정기적으로 주고받는 것이 포함되는 경우에는 이것이 필요하지 않을 수 있습니다.)

2 첨부 파일에 주의를 환기시킵니다.

수신자에게 첨부 파일이 있음을 알립니다. 사람들은 종종 그것을 그리워하므로 약간의 알림(위에서 제안한 대체 문구를 통해)은 혼란을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

3 첨부파일을 언급한다면 잊지마세요!

우리는 모두 이것을 했습니다. (저는 이것을 "첨부염"이라고 부릅니다.) 이메일에 첨부 파일을 언급했다면 실제로 첨부하는 것을 잊지 마십시오. 잊어버리고 Send 를 누른 후에야 실수를 포착하는 경우 스레드에 "여기에 첨부 파일이 있습니다. 미안합니다!" 트릭을해야합니다.

4 대용량 파일은 첨부하지 마세요.

이메일 클라이언트에는 파일 크기 제한이 있을 뿐만 아니라 대용량 파일, 특히 모바일에서 다운로드하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. (수취인의 모바일 데이터 할당량을 소모하고 싶지 않습니까?) 전송할 대용량 파일이 있는 경우 Dropbox와 같은 서비스를 사용하거나 Google Docs와 같은 온라인 문서에 대한 링크를 통해 파일을 보내십시오.