Silakan Temukan Terlampir: Apakah Anda Perlu Memberitahu Audiens Anda?

Ketika saya baru di pasar kerja dan mengirimkan resume (walaupun saya berkencan dengan diri saya sendiri, saya akan mengakui bahwa ini jauh sebelum hari-hari email), saya mengirim surat lamaran saya yang dibuat dengan hati-hati dengan catatan yang berbunyi:

Terlampir, silakan temukan resume saya.

Salah satu surat tersebut menghasilkan sebuah wawancara. Di sana saya berada di kantor berpanel kayu dari seorang pengacara yang rapi. Sementara saya menunggu dengan cemas di kursi kulit bersayap kebesaran, dia duduk di mejanya mengklik bagian atas pena dan memindai resume dan surat lamaran saya. Dia mendongak tiba-tiba dan menyeringai, menunjuk surat itu. “Saya suka ketika orang menulis 'Terlampir, temukan resume saya.' Saya bahkan tidak tahu resume Anda hilang!”

Itu adalah momen yang memalukan. Saya meniru gaya surat bisnis yang telah diajarkan di kelas pengetikan sekolah menengah, belum lagi setiap surat bisnis lain yang pernah saya lihat atau terima. Tapi pewawancara ini menunjukkan betapa bodoh dan pengapnya pembicaraan bisnis. Saya tidak pernah menggunakan terlampir, silakan temukan lagi.

Hari-hari ini, kami lebih cenderung ingin menarik perhatian pada lampiran daripada item yang disertakan dengan surat pos, tetapi orang masih menggunakan harap temukan terlampir sepanjang waktu. Apakah peninggalan tulisan bisnis ini diperlukan?

Apakah ada alasan untuk menggunakan silakan temukan terlampir ?

Tidak! Tidak perlu kalimat ini. Dan ada beberapa alasan bagus untuk membuangnya.

Sebagai permulaan, kedengarannya pengap dan kuno. Bahkan dalam korespondensi formal, tujuan Anda harus berkomunikasi dengan cara yang lugas, percakapan, bebas dari kata-kata atau jargon. Silakan temukan terlampir adalah jargon bertele-tele yang terburuk. Juga agak berlebihan untuk mengatakan bahwa ada sesuatu yang dilampirkan dan kemudian mengarahkan penerima untuk menemukannya.

Keanehan lain dengan terlampir tolong temukan adalah bahwa itu adalah perintah ketika tidak perlu. Blog bahasa Inggris yang populer, Dipisahkan oleh Bahasa Umum, begini:

Tidak perlu memerintah orang lain untuk mencari sesuatu, karena kalimatnya hanya mengkomunikasikan "Saya telah melampirkan dokumen untuk Anda". Sebenarnya, akan sangat aneh untuk memasukkan ini ke dalam formulir permintaan lain seperti Bisakah Anda menemukan dokumen yang dilampirkan? atau saya akan sangat berterima kasih jika Anda menemukan dokumen terlampir . Ini menggarisbawahi bahwa tolong temukan terlampir bukanlah permintaan sama sekali. Alih-alih, ini adalah frasa yang ditetapkan dalam bentuk imperatif yang melakukan pekerjaan yang tidak terlalu diminta.

Apakah bahasa hukum yang penting "silakan temukan terlampir"?

Terlampir, silakan temukan bacaan seperti legalese, jadi Anda mungkin bertanya-tanya apakah itu perlu dalam dokumen hukum. Ahli menulis Bryan Garner mengatakan tidak.

Anda melihat frasa kalengan seperti terlampir, silakan temukan dan selalu dalam huruf. Mereka terdengar tinggi tetapi berkinerja rendah. Surat Anda akan jauh lebih jelas dan lebih menarik tanpa mereka.

Apakah tolong temukan terlampir secara tata bahasa benar?

Secara teknis, tidak ada yang salah dengan mengatakan sesuatu seperti “Tolong temukan dokumen terlampir.” Meskipun find dapat berarti menemukan sesuatu dengan mencarinya (oleh karena itu pernyataan pengacara pintar alec bahwa resume saya harus hilang), find juga berarti mengenali atau menemukan bahwa ada sesuatu. Karena Anda ingin penerima menemukan apa yang Anda lampirkan, carilah karya.

Tapi, untuk alasan yang baru saja saya berikan kepada Anda di atas, Anda masih lebih baik menghindarinya.

Apa sajakah alternatif yang dapat ditemukan terlampir ?

Sangat mudah untuk menghindari frasa ini. Cukup gunakan bahasa langsung dan lepaskan istilah bisnis. Berikut adalah beberapa alternatif:

• Saya telah melampirkan [item].
• Silakan lihat [item] terlampir.
• [item] yang Anda minta terlampir.
• Silakan merujuk ke [item] terlampir untuk lebih jelasnya.
• [item] terlampir termasuk . . .

Etika Lampiran 101

Ada beberapa panduan etiket yang harus diikuti saat menggunakan lampiran.

1 Berikan peringatan sebelum mengirim lampiran jika tidak terduga.

Memberi pemberitahuan kepada penerima saat Anda mengirim lampiran adalah cara yang baik. Virus yang ditularkan melalui lampiran telah membuat kami waspada untuk membuka yang tidak kami harapkan. (Jika pekerjaan Anda melibatkan pengiriman lampiran bolak-balik secara teratur, ini mungkin tidak perlu.)

2 Perhatikan lampiran.

Beri tahu penerima Anda bahwa lampiran ada di sana. Orang sering melewatkannya, jadi sedikit pemberitahuan (melalui frasa alternatif yang disarankan di atas) akan membantu Anda menghindari kebingungan.

3 Jika Anda menyebutkan lampiran, jangan lupakan itu!

Kita semua pernah melakukan ini. (Saya menyebutnya "attachmentitis.") Jika Anda menyebutkan lampiran di email Anda, jangan lupa untuk benar-benar melampirkannya. Jika Anda lupa, dan mengetahui kesalahan Anda hanya setelah Anda menekan Kirim , balasan cepat ke utas yang mengatakan “Ini lampirannya. Maaf tentang itu!” harus melakukan trik.

4 Jangan melampirkan file besar.

Klien email tidak hanya memiliki batasan ukuran file, tetapi file besar dapat memakan waktu lama untuk diunduh, terutama di perangkat seluler. (Anda tidak ingin menghabiskan jatah data seluler penerima, bukan?) Jika Anda memiliki file besar untuk ditransfer, gunakan layanan seperti Dropbox atau kirimkan melalui tautan ke dokumen online, seperti Google Documents.