Bu 4 İpucu Toplantılarda Size Zaman Kazandıracak

Odaklanmamış, verimsiz toplantılardan bıktınız mı? Ortalama bir ofis toplantısı, modern bir işkence uygulamasıdır, herkes çevrelerde konuşurken sonsuza kadar sürünür ve sinir bozucu iş arkadaşınız (evet, her kalabalıkta bir tane vardır) toplantıyı başıboş konuşmalarıyla kaçırır.

Ama bu şekilde olmak zorunda değil. İyi yürütülen bir toplantı, katlanılabilir bir süre sürecek, herkesin hizalanmasını ve aynı sayfada olmasını sağlayacak ve birlikte başarmaya çalıştığınız şey için sonraki net adımları geliştirecektir.

Bu nedenle, zaman kaybetmeyi bırakıp toplantılarınızı tam potansiyeliyle kullanmaya hazırsanız, toplantılarda zamandan nasıl tasarruf edeceğinize ve üretkenliğinizi nasıl en üst düzeye çıkaracağınıza ilişkin dört ipucunu burada bulabilirsiniz:

1 Daima Bir Gündeminiz Olsun

Önceden bir toplantı gündemi oluşturarak toplantılarınızda zaman kazanın ve herkesin (tam anlamıyla) aynı sayfada olmasını sağlayın.

Gündeminizin toplantının sonunda başarmak istediğiniz hedef veya hedefleri açıkça belirttiğinden emin olun - bu ister önemli bir karar vermek, isterse beyin fırtınası yapmak veya bir eylem planı düzenlemek olsun.

Gündemi önceden gönderin, böylece toplantı katılımcılarınızın soru sormaya, malzemeleri hazırlamaya ve çözümler üzerinde düşünmeye başlamaya zamanları olur.

Toplantı sırasında, zamanınızı verimli bir şekilde kullanabilmeniz ve hedeflerinize ulaşabilmeniz için gündeminizi konuyla ilgili konuşmayı sürdürmek için bir yol haritası olarak kullanın.

2 Bir Moderatör Atayın

Anlamsız, başıboş konuşmalara, gereksiz tartışmalara ve momentum çalan tavşan izlerine son verin. Grubu gündemde tutmaktan ve verimsiz davranışları azaltmaktan sorumlu bir moderatör olarak bir katılımcıyı görevlendirin.

İyi bir moderatör, Pazarlama'dan Jorge'nin uzun uzun lafını nazikçe ama kesin bir şekilde keser ve Tasarım'dan Latifa'yı düşüncelerini paylaşmaya teşvik eder. Odadaki en yüksek ses mutlaka en iyi fikirlere sahip olan değildir, bu yüzden önemlidir. paylaşma konusunda daha az özgüvenli olan aramızdaki utangaç ve içe dönüklere yer açmak.

Bir moderatöre sahip olmak, beyin fırtınasında gruba rehberlik etmek veya konuşma kesilirse tekrar yola çıkmak için yararlıdır. Ve hepsinden iyisi, bir moderatör yalnızca toplantı sırasında zaman kazanmakla kalmayacak, aynı zamanda toplantının zamanında bitmesini sağlamak için güçlerini de kullanabilecektir!

3 Toplantıyı Zamanında Bitirin

Şu anda bunun mümkün olmadığını düşünüyor olabilirsiniz. "Ah evet," diyorsunuz, "toplantılar zamanında sona erecek - tek boynuzlu atlar bir kez daha ağaçlık açıklıklardan sıçradığında!"

İnançlı olun - bu mümkün.

İlk olarak, toplantının ne kadar sürmesi gerektiğini eleştirel olarak düşünün. Çoğu zamanlama takviminde standart bir saattir, ancak her şeyi halletmek için yalnızca otuz veya kırk beş dakikaya ihtiyacınız olabilir. Daha kısa bir toplantı, verimliliği teşvik eden bir aciliyet duygusu ve odaklanma yaratabilir.

Toplantıya zamanında başlamak için bir şans verin. Hareket saatinden otuz dakika önce bir hatırlatma mesajı gönderin ve insanları kahve alıp yerleşebilmeleri için beş dakika erken gelmeye teşvik edin.

Orijinal davette, hatırlatıcıda ve toplantının başında toplantının bitiş saatini açıkça belirtin. Toplantının belirlenen zamanda biteceğini ve daha sonra gerekirse Slack veya e-posta yoluyla görüşmelere devam edilebileceğini açıkça belirtin.

Herkesin ne kadar zaman kaldığını görebilmesi ve onu verimli kullanmaya dikkat etmesi için bir geri sayım saati kurun. (Bu, birisinin zamanını boşa harcadığını da açıkça ortaya koyabilir.)

Gündeminizde, toplantıdan sonra herkesin sonraki adımlarını tartışmak için son beş ila on dakikayı ayırın. Toplantıdan eylem adımlarıyla ayrıldığınızdan emin olun. Aksi takdirde, ilk etapta odaya girmenin anlamı neydi? Moderatör, proaktif olarak toplantıyı sonlandırabilir ve herkesin hangi eylem öğelerinden sorumlu olduğunu bildiğinden emin olabilir.

Ve toplantı mucizevi bir şekilde erken biterse, insanları bekletmeyin, bırakın herkes mutlu yoluna gitsin!

4 Yalnızca Temel Kişileri Dahil Edin

Herkesin bir fikri olduğu ve hiçbir şeyin kararlaştırılamadığı kalabalık toplantıları sever misiniz? Hayır, yapmazsın. Kimse yapmaz.

Verimliliği ve verimli zaman kullanımını teşvik etmenin harika bir yolunun, toplantılarınızı küçük tutmak olduğu ortaya çıktı. Yalnızca toplantının amacında kritik bir rol oynayan ve orada bulunmaları için gerçekten önemli bir nedeni olan kişileri davet edin.

Belli belirsiz bağlantıları olan herkesi davet etmek cazip gelebilir (“Tabii ki, orada olmanız sizin için iyi olur!”), ancak kilit oyuncular veya karar vericiler değilse, muhtemelen çok fazla katkıda bulunamazlar. toplantı. Aslında, onu raydan bile çıkarabilirler.

Bu yüzden misafir listenizi özel tutun. Odada ne kadar az insan olursa, herkes o kadar fazla sorumluluk hisseder. Karar verme ve planlama için beş ila on kişi arasında tutmaya çalışın ve bir beyin fırtınası oturumuna ihtiyacınız varsa bu sayıyı ek sesleri içerecek şekilde genişletin.