Her profesyonelin bilmesi gereken 25 e-posta görgü kuralı ve ipucu

E-posta, ortalama bir profesyonelin zamanının %28'ini aldığından, insanlar üretkenlik adına genellikle e-posta görgü kurallarını gözden kaçırıyor. Ancak, ne kadar meşgul olursanız olun, iş e-postalarında uymanız gereken bir dizi kural ve ipucu vardır. Aslında, uygun e-posta görgü kuralları yalnızca profesyonelliği korumanıza izin vermez, aynı zamanda iletişiminizi daha etkili hale getirebilir ve işletmenin maliyetli hatalardan kaçınmasına yardımcı olabilir.

Bu blog gönderisini okuduğunuz zaman, e-posta görgü kuralları hakkında bilmeniz gereken her şeyi iş arkadaşlarınıza öğrendiklerinizi aktarabileceksiniz.

E-posta görgü kuralları nedir?

E-posta görgü kuralları, e-posta gönderirken ve alırken davranışlarımıza rehberlik eden ilkeler anlamına gelir. Bu davranış kuralları, uygun dil, yazım, dil bilgisi ve görgü kuralları ile ilgili yönergeleri içerir. Uygun görgü kuralları, kime e-posta gönderdiğinize bağlıdır. İşyerinde, bu sözleşmelerin resmi tarafında hata yapmak her zaman daha güvenlidir.

E-posta görgü kuralları neden önemlidir?

E-posta görgü kurallarına bağlı kalmak, profesyonellik kurmanıza, işyerinde daha güçlü ilişkiler kurmanıza ve işvereninizi iyi temsil etmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca iletişimi daha verimli hale getirecek ve sizin ve işletmenin başının belaya girmesini önleyecektir. Profesyonel e-posta görgü kurallarını öğrenmek, başkalarıyla saygılı bir şekilde iletişim kurmanıza ve kariyerinizde başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.

1. Net bir konu satırı yazın

Birçoğumuz sürekli olarak gelen kutularımıza gömülü olduğumuz için konu satırının e-postanızın açılıp açılmaması üzerinde önemli bir etkisi olabilir.

E-posta görgü kurallarına uymak için Birkaç kelime veya kısa bir cümle ile e-postanızın ne hakkında olduğunu açıklayan net ve kısa bir konu satırı hedefleyin. Alıcıya e-postanızdan ne beklemesi gerektiğini hemen söyleyen "teklif" ve "uygulama" gibi tanımlayıcılar kullanın. Fayda sağlayan konu satırlarının okunma olasılığı daha yüksektir, bu yüzden pratik tutun.

Ne yaparsanız yapın, konu satırı olmadan asla e-posta göndermeyin. Bu, uygun e-posta görgü kurallarının açık bir ihlalidir. "Konu yok" ifadesini görmek, alıcının şüpheli göründüğü için mesajınızı doğrudan çöp kutusuna taşımasını neredeyse garanti eder.

2. Profesyonel bir selamlama ile başlayın

Bir e-postada bir kişiyi selamlamanın en iyi yolu, her zaman onlarla olan ilişkinize ve konuya bağlıdır. Bir e-postayı profesyonelce başlatmanın uygun yolu resmiden gündelike değişir, ancak hiçbir zaman resmi olmayan bir şekilde karşılaşmamalısınız.

En yaygın selamlamalardan bazıları şunlardır:

• Sayın Bayan/Bayan/Bayan <Soyadı>,
• Merhaba <Ad>,
• Merhaba <Ad>,

Kötü e-posta görgü kuralları olarak sayılan resmi olmayan selamlamaların listesi "Heya" ve "Yo"dan yalnızca alıcının adına kadar uzanır - ve bize güvenin, bu e-posta görgü kuralları hatasını yapmak istemezsiniz.

3. Kendinizi tanıtmayı unutmayın

Alıcının kim olduğunuzu bildiğini asla varsaymamalısınız. Özellikle tanımadığınız biriyle ilk kez iletişim kurarsanız, e-postanızın gövdesini kısa bir girişle başlatmak e-posta görgü kurallarının bir parçasıdır - ilgili bilgileri kapsayan kısa bir veya iki satır yeterli olacaktır. Alıcıyı tanıyorsanız ancak adınızın onlara bir zil sesi duyup duymadığından emin değilseniz, en son ne zaman konuştuğunuzu söylemenin veya birbirinizi nasıl tanıdığınızı hatırlatmanın bir yolunu bulun.

4. Kısa tutun

Ortalama bir ofis çalışanı günde 100'den fazla e-posta aldığından kimsenin uzun mesajları okumaya vakti olmaz.

Yapabileceğiniz en kötü şey, alıcının mesajınızın ne hakkında olduğunu öğrenmek için tüm e-postayı gözden geçirmesini sağlamaktır. Bunun yerine, en baştan belirterek e-postanızın amacı konusunda açık olmalısınız. Noktanızı hızlı bir şekilde belirtin, aşırıya kaçmayın ve iyi okunan kısa cümleler kullanın. İdeal olarak, e-postanızın yalnızca bir amacı vardır, ancak farklı konuları ele almanız gerekiyorsa, bunları madde işaretleri olarak özetlemeyi düşünün.

Bitirdiğinizi düşündüğünüzde, açık olduğundan emin olmak için mesajınızı düzenlemek için zaman ayırın ve gereksiz tüm kelimeleri silin. Hala çok uzun olduğunu düşünüyorsanız, konu hakkında iletişim kurmak için e-postadan daha iyi bir kanal olup olmadığını düşünün.

5. Mizahtan Uzak Durun

Onlara eşlik edecek doğru ton ve ifade olmadan, en komik vuruşlar bile hedeflerinden kilometrelerce uzağa inebilir.

Bu yüzden mizah genellikle bir e-postadaki çeviride kaybolur. Alaycılık özellikle yazılı formatta tehlikelidir, çünkü okuyucu sizi kelimenin tam anlamıyla az önce söylediğinizin tersini kastederek yorumlayabilir. Alıcıyla gerçekten çok sıkı değilseniz, profesyonel bir e-postada şaka yapmaktan kaçınmalısınız.

Yanlış anlaşılma riskiyle bile ilgili değil – komik bulduğunuz şey alıcı için mutlaka komik olmayabilir.

6. E-postayı uygun şekilde yapılandırın

Profesyonel bir e-posta, konu satırı, selamlama, gövde, oturum kapatma ve imza içermelidir. Bu yapıdan uzaklaşmak, e-posta görgü kurallarının ihlali olarak kabul edilebilir. Mesajınızın kolayca sindirilebilir olması için bu bölümleri her zaman paragraf aralarıyla ayırmalısınız.

Mesajınızı, e-posta gövdesi üç paragraftan uzun olmayacak şekilde iletmeyi hedefleyin. İnsanlar, e-postaları kelime kelime okumak yerine, içine dalmak için ilginç bir şey arayan "tarama" eğiliminde olduklarından, her paragrafa en önemli şeyi vurgulayarak başlayın. Okunabilirliği artırmak için paragraflar arasında boş bir satır bırakmayı da unutmayın.

Aşırı bilgi yükleme riskini hissediyorsanız, yazınıza daha fazla yapı getirmek için madde işareti veya numaralandırılmış listeler kullanmayı düşünün, uzun bölümlere ayırın. En önemli olanı vurgulamak için kalın yazı tipini kullanırsanız, bunu asla e-posta başına birden fazla kelime veya kelime öbeği için kullanmayın.

7. Cümle durumunu kullanın

Cümle durumu kullanmak, bir cümledeki ilk kelimenin ilk harfini ve özel isimleri büyük harf yapmak anlamına gelir.

İle

[email protected]

Merhaba Pete,

Seninle konuşmak harikaydı. Yakında Corpod'un fiyatlandırma planları hakkında daha fazla bilgi edinmek için sabırsızlanıyorum.

Büyük harfleri geleneksel bir şekilde kullanmak, iş e-postası görgü kurallarının bir parçasıdır, bu yüzden ondan kaçmamalısınız. İş yerinde büyük harflerle yazmanın da sahte bir pas olarak kabul edildiğini unutmayın.

8. Ses tonunuzu izleyin

Sadece ne söylediğin değil, nasıl söylediğin de önemlidir.

Kelime seçimlerinizde bilinçli olun ve her zaman alıcının bunları nasıl yorumlayabileceğini düşünün. Mesajı iletmek için yüz ifadelerine ve tonlamaya güvenemeyeceğiniz için, olumlu görünmek için fazladan çaba gösterin.

Mizahtan kaçınmanın yanı sıra, sizi olduğunuzdan daha duygusal gösterebilecek olumsuz kelimeler ve sıfatlar kullanmayın.

9. Hiçbir şey gizli değilmiş gibi yazın

Yanlış ellere kolayca geçebileceklerinden, hassas konuları veya gizli bilgileri e-posta üzerinden tartışmaktan kaçının. Alıcı kim olursa olsun, e-postanızı bir sızıntı olarak görecek tek kişinin o olduğuna güvenmemelisiniz, sadece yanlışlıkla iletme veya CC meselesi olabilir. Güvende olmak üzgün olmaktan her zaman daha iyidir, bu nedenle iş e-posta görgü kuralları için iyi bir kılavuz, tüm dünyanın okumasını istemeyeceğiniz bir e-posta yazmamaktır.

10. Ünlem işaretlerini yedekleyin!!!

İş yerinde kesinlikle bu kadar sık ​​bağırmıyorsun, değil mi? Bu nedenle iş e-postalarında ünlem işaretleri kullanırken dikkatli olmalısınız. Birini kullanmanın tek gerçek nedeni heyecanı ifade etmektir - ve bu asla bir ünlem işaretinden fazlasını gerektirmez. E-posta başına birden fazla kullanmak, bir cümleyi birkaç tanesiyle bitirmekten bahsetmek bile, profesyonel görünmemenize neden olabilir.

11. Kültürel farklılıkların farkında olun

Kültürel farklılıklar nedeniyle iletişimsizlik kolayca gerçekleşebilir.

Mesaja eşlik edecek bir beden dili olmadığından, yazılı sözcüklerde risk daha da fazladır. Bu nedenle, yurtdışından birine e-posta gönderirken alıcının kültürünü tanımaya çalışmalısınız. Tercihlerini karşılamak, onlarla daha güçlü ilişkiler kurmanıza yardımcı olacaktır.

Bazı ülkelerde doğrudan konuya gitmek tercih edilir. Buna karşılık, diğerlerinde, önce yeni iş ortağını tanımak adettendir. İş e-postası görgü kurallarının bu nüanslarında, BBC'nin bu makalesini okuyarak ustalaşmaya başlayabilirsiniz.

12. Emoji kullanmayın

Anlık mesajlaşma söz konusu olduğunda emojiler günlük iletişimimizde büyük bir rol oynasa da profesyonel e-postalara ait değiller. Neden sorabilirsin? Araştırma, suratları kullanmanın daha az yetkin görünmenize neden olabileceğini buldu, herkesin onları farklı yorumladığından bahsetmiyorum bile. Alıcı size daha önce e-posta gönderirken emoji kullanmadıysa, bunlardan uzak durmalısınız.

13. URL'leri kısaltın

E-postanıza uzun URL'ler yapıştırmak, onu dağınık göstermenin kesin bir yoludur. Mesajınızın okunmasını zorlaştırmanın yanı sıra, değerli gayrimenkulleri kaplarlar. Yapmanız gereken bit.ly gibi bir URL kısaltıcı kullanmak veya bunun yerine bir köprü eklemek.

İle

[email protected]

Merhaba Pete,

Seninle konuşmak harikaydı. Yakında Corpod'un fiyatlandırma planları hakkında daha fazla bilgi edinmek için sabırsızlanıyorum.

Not Şuna bir göz atın: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email

14. Standart yazı tiplerine bağlı kalın

E-postalarınızın her zaman okunması kolay olmasını istersiniz, değil mi? Her şey temiz bir yazı tipiyle başlar. Temel kural olarak, e-posta istemcinizin standart yazı tipini kullanın.

E-posta için en iyi yazı tiplerinden bazıları şunlardır:

• Arial
• Helvetica
• kalibre
• Kurye
• Times New Roman
  

Yazı tipinin rengine gelince, tek seçenek siyahtır. Doğru boyut, e-postanızın uzunluğuna bağlı olarak 10 punto veya 12 puntodur. E-postanıza metin kopyalayıp yapıştırmanız durumunda, biçimlendirmeyi temizlemeyi unutmayın, aksi takdirde mesajın geri kalanından farklı görünebilir.

15. Profesyonel bir imza kullanın‍

Bir e-postayı kapatmanın en iyi yolu her zaman alıcıyla olan ilişkinize ve e-postanızın amacına bağlıdır. Tutarlı bir ton sağlamak için imzayı selamlama ve mesajınızın geri kalanıyla eşleştirmelisiniz. Her zaman kibar olmak istiyorsun, ama resmi bir e-posta yazmak mı yoksa arkadaşça davranmak mı istiyorsun?

En popüler profesyonel e-posta kapanışlarından bazıları şunlardır:

• İçtenlikle,
• Saygılarımla,
• Saygılarımızla,
• En iyi,
• Teşekkür ederim,
  

İmzayı doğru almak önemlidir. Alıcının okuduğu ve bir toplantının veya bir telefon görüşmesinin bitişine benzer kalıcı bir izlenim bırakabileceği son şeydir.

16. Bir imza ekleyin

E-posta imzaları söz konusu olduğunda daha az şey daha fazladır.

Profesyonel imza, size ulaşmak için tam adınızı, unvanınızı, şirket adınızı, şirket web sitenizi ve telefon numaranızı içerir. İşinizde bir rol oynuyorsa, şirket LinkedIn ve sokak adreslerini atmayı düşünebilirsiniz. Şirket logosu veya resminiz de iş e-postası görgü kurallarını geçer. Ancak, tasarımın duyarlı olduğundan emin olun.

Her e-postanın sonuna otomatik olarak bir imza ekleyin - bir mesajdan silmek, manuel olarak eklemekten daha kolaydır.

17. Alıcının adını her zaman iki kez kontrol edin

Hiçbir şey, bir kişinin adını yanlış yazmak veya ona tamamen yanlış bir adla hitap etmek kadar ilk izlenimi bırakamaz.

Kelimenin tam anlamıyla birkaç saniye sürecek ve yanlış yapmak için hiçbir mazeretiniz yok. Bu dikkatsiz hatalardan kaçınmanın yanı sıra, hukuk departmanından Robert'ın gerçekten "Rob" ile gitmeyi tercih ettiğinden emin değilseniz, adı kısaltmadığınızdan emin olun.

Bu konuyla ilgili herhangi bir şüpheniz varsa, size önceki e-postalarını nasıl kapattıklarına bakın, LinkedIn profillerini veya dahili iletişim kanallarını kontrol edin.

Mazeret yok - e-posta alıcısının adını yanlış almak, en kötü e-posta görgü kuralları hatalarından biridir.

18. Redaksiyonunu okumadan asla e-posta göndermeyin

Bu e-posta görgü kuralları ipucu, yazım hataları olarak yeterince vurgulanamaz ve dilbilgisi hataları kaçınılmaz olarak size kötü yansıyacaktır. Yazmayı bitirdikten sonra, hataları yakalamak için e-posta gövdesini ve konu satırını en az iki kez gözden geçirin. Ayrıca, gözlerinizin göremediği hataları fark etmek için e-postanızı yüksek sesle okumayı da deneyebilirsiniz.

19. Eklere dikkat edin

Eklerle ilgili en önemli e-posta görgü kurallarından biri, e-postalarınıza büyük dosyalar eklememeniz gerektiğidir. Örneğin, bir sunum veya video göndermenin en iyi yolu, dosyayı Google Drive veya Dropbox gibi bir bulut hizmetine yüklemek ve alıcıya ona erişmesine izin veren bir bağlantı sağlamaktır. Bu mümkün değilse, gelen kutularında daha az yer kaplaması için dosyayı eklemeden önce sıkıştırdığınızdan emin olun. Alıcının bunu fark ettiğinden emin olmak için e-postanızın gövdesindeki ekten bahsetmeyi de unutmayın.

20. Uygun şekilde BCC

BCC, kör karbon kopya anlamına gelir ve BCC alanına girilen kişi veya kişileri diğer alıcılardan gizlemenizi sağlar.

Birbirini tanımayan birkaç kişiye e-posta gönderirken, gizliliklerini korumanıza izin verdiği için BCC kullanmak iyi bir e-posta görgü kurallarıdır. Ayrıca, örneğin sizi e-posta yoluyla başka biriyle tanıştırdıktan sonra, birisini bir ileti dizisinden kibarca çıkarmak için de kullanılır. Ayrıca, önemli bir e-posta gönderdiğinizi birisine aşağıdaki ileti dizisine eklemeden onaylamanız gerektiğinde de kullanışlı olabilir.

Kör karbon kopya da kötüye kullanılabilir ve onu yanlış nedenlerle kullanmak aldatıcı ve kötü bir davranış olarak kabul edilir.

21. Zamanında yanıt verin

E-posta, herhangi bir profesyonel için çok büyük bir zaman kaybı olabilir, ancak e-postalarınıza hemen yanıt vermek, herkesin işini zamanında yapmasına yardımcı olur.

Uygun yanıt penceresi, gönderene ve konuya bağlıdır. Genel bir kural olarak, ekip arkadaşlarınıza aynı gün içinde, diğer meslektaşlarınıza 24 saat içinde ve kuruluşunuz dışındaki kişilere acil olmadıkça çalışma haftasının sonunda yanıt vermelisiniz.

Özellikle müşteriye dönük bir rolde çalışıyorsanız, insanların yaklaşık üçte biri işletmelerin e-postalara bir saat veya daha kısa sürede yanıt vermesini beklediğinden, uzun yanıt sürenizin kasıtsız bir mesaj gönderebileceğini bilmelisiniz.

22. "Tümünü yanıtla"yı yalnızca gerektiğinde kullanın

Ortalama bir ofis çalışanı günde yaklaşık 121 e-posta aldığından, insanları gereksiz şeylerle rahatsız etmek istemezsiniz. Bu nedenle, bir dahaki sefere "Tümünü yanıtla" düğmesine basmak üzere olduğunuzda, e-posta zincirindeki herkesin yanıtınızı alması gerekip gerekmediğini düşünmek için durun. Cevap hayır ise, "Yanıtla"yı kullanın ve başka bir dikkat dağıtıcı bildirimden gelen kayıpları kaydedin.

23. Tüm e-postalarınıza yanıt verin

Taşan gelen kutusuna ve yoğun programa rağmen, size gönderilen her e-postayı yanıtlamak iyi bir e-posta görgü kurallarıdır. Kuruluşunuzdaki veya iş ortağınızdaki birinden gelen bir e-postayı görmezden gelmek kaba bir davranıştır ve muhtemelen sonuçları olacaktır. Soğuk biri size e-posta gönderirse, kibar bir "hayır" olsa bile onlara bir cevap vermek için bir saniye ayırın, çünkü bu iyi bir izlenim bırakacaktır. Bunu yapmazsanız, muhtemelen bir dizi takip e-postası almanıza neden olacaktır. Ödevlerini yapacak kadar düşünceli değillerse, cevap vermek zorunda hissetmeyin.

24. İletmeden önce iki kez düşünün

E-posta görgü kuralları söz konusu olduğunda hassas konular ve gizli bilgiler hakkında daha önce yazdıklarımızı hatırlıyor musunuz? Her zaman e-postanın yönlendirilip yönlendirilmediğini düşünmeli ve dikkatli bir şekilde ilerlemelisiniz. Ayrıca, mesajın alıcı için gerçekten bir değer yaratıp yaratmadığını da göz önünde bulundurun. Bir e-postayı iletmeye karar verdiğinizde, tartışılanları özetlemek ve alıcıya onlardan neyin gerekli olduğunu bildirmek önemlidir. Ayrıca yönlendirme işaretleri, diğer e-posta adresleri, konu satırları ve önceki yorumlar gibi e-postadaki gereksiz her şeyi de düzenlemelisiniz.

25. Ofis dışında yanıtları ayarlamayı unutmayın

E-postalarınıza uzun süre yanıt veremeyecek durumdaysanız, insanların onlara yanıt veremeyeceğinizi bilmelerini sağlayan otomatik bir ofis dışında mesajı ayarlamalısınız. Tipik durumlar tatilleri ve konferansları içerir. Buna göre hareket edebilmeleri için geri döneceğiniz belirli bir tarih eklemek önemlidir. Ayrıca, sorunu acilse gönderenin ulaşabileceği bir kişinin iletişim bilgilerini de sağlamalısınız. Konu satırına iade tarihinizle birlikte "İş Yeri Dışında" veya "tanımlayıcı" eklemek en iyi uygulamadır.

E-posta görgü kurallarıyla ilgili bu blog gönderisini yararlı bulduğunuzu umuyoruz. Her profesyonelin iş e-posta görgü kurallarının en önemli kurallarını bilerek iş yerindeki iletişimi daha etkili hale getirebileceğine içtenlikle inanıyoruz. Önemli bir ipucunu kaçırdığımızı düşünüyorsanız, lütfen bize bildirin!