กฎใหม่สำหรับการสื่อสารอย่างมั่นใจในที่ทำงานในปี 2022

สำหรับมืออาชีพทั่วสหรัฐอเมริกา งานประจำวันในปี 2022 ไม่ได้ดูแตกต่างไปจากงานในปีก่อนๆ มากนัก ไม่ว่าจะเป็นการเขียนอีเมล การสร้างเอกสาร การสร้างสเปรดชีต และการเข้าร่วมประชุม (เสมือน) แต่การเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานในวิธีที่เราทำงานให้เสร็จลุล่วงอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบที่คุ้นเคยและเป้าหมายรายไตรมาส ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้การสื่อสารดิจิทัลมีประสิทธิภาพอยู่ที่ศูนย์กลาง

คนงานที่มีความรู้อยู่ภายใต้แรงกดดัน พนักงานที่มีทักษะเหล่านี้ซึ่งทำงานที่จุดตัดของเทคโนโลยีและข้อมูล ได้รับค่าจ้างเพื่อ "คิดเพื่อหาเลี้ยงชีพ" ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงต้องทำงานข้ามรูปแบบ ข้ามแพลตฟอร์ม และทั่วทั้งบริษัทเพื่อสื่อสารความคิดของตนอย่างมีประสิทธิภาพ Grammarly ร่วมมือกับ The Harris Poll เพื่อสำรวจผู้นำธุรกิจ 251 คนและพนักงานที่มีความรู้ 1,001 คนในสหรัฐอเมริกา เพื่อให้เข้าใจมากขึ้น ว่าการสื่อสารอย่างมืออาชีพในปัจจุบันมีความเสี่ยงอะไร บ้าง และผลการวิจัยพบว่ายังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุง

จากการวิจัยนี้ พนักงานที่มีความรู้ใช้เวลาประมาณยี่สิบชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร—ครึ่งชั่วโมงทำงานสี่สิบชั่วโมงต่อสัปดาห์ สิ่งนี้อาจไม่แปลกใจเลย เนื่องจาก 93% ของผู้นำธุรกิจที่ตอบแบบสำรวจเห็นพ้องต้องกันว่า “การสื่อสารคือกระดูกสันหลังของธุรกิจ” แต่ความท้าทายยังคงอยู่: พวกเราส่วนใหญ่ยังไม่ได้ปรับสมมติฐานเกี่ยวกับการสื่อสารเป็นวิธีการทำธุรกิจแบบใหม่ที่อยู่ห่างไกล ซึ่งแสดงให้เห็น

มันเป็นความเหนื่อยหน่ายหรือเป็นการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่?

หากคุณเป็นหนึ่งใน 86% ของพนักงานที่ประสบปัญหาการสื่อสารในที่ทำงาน (โดยเฉพาะเรื่องการตอบสนองและความชัดเจน) อย่าแปลกใจถ้าคุณกำลังประสบกับอาการของกำลังใจในการทำงานต่ำ การมีส่วนร่วมต่ำ และความเหนื่อยหน่าย

เกือบครึ่งหนึ่งของผู้ปฏิบัติงานด้านความรู้ที่ถูกสำรวจประสบกับการสื่อสารที่ผิดพลาดอย่างน้อยทุกวันหรือมากกว่านั้น ซึ่ง—เมื่อคุณใช้เวลาครึ่งวันไปกับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร—อาจนำไปสู่ความคับข้องใจในระยะยาวได้มาก

ปีที่ผ่านมา (และแบบสำรวจนี้) ได้เสนอข้อพิสูจน์เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นนี้เมื่อเราพบว่า:

• 50% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้เชื่อว่า “ทีมของพวกเขามีปัญหาในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในปีที่ผ่านมา”
• 59% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้มีความกังวลเกี่ยวกับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพด้วยแบบจำลองการทำงานระยะไกลหรือแบบไฮบริดในอนาคต
• 38% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้เชื่อว่าการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่พวกเขาได้รับจากผู้อื่นนั้นไม่ได้ผลมากนัก
• 90% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ยอมรับว่าการสื่อสารที่ไม่ดีส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน ขวัญกำลังใจ และการเติบโตของทีมหรือบริษัท

นี่คือความท้าทายทั่วไปบางประการที่ผู้ปฏิบัติงานด้านความรู้ต้องเผชิญซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพของการสื่อสาร:

เมื่อพิจารณาจากประสบการณ์การทำงานในแต่ละวัน จะเห็นได้ง่ายๆ ว่าการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพมีกองรวมกันอย่างไรเพื่อสร้างปัญหาที่จับต้องได้มากขึ้น เวลาที่เสียไปขณะถอดรหัสข้อความ การไตร่ตรองเกี่ยวกับแพลตฟอร์มที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการแบ่งปันข้อมูล หรือเพียงแค่รอให้ใครบางคนตอบกลับอาจกลายเป็นความหงุดหงิดได้อย่างง่ายดาย ความหงุดหงิดนี้สามารถหล่อเลี้ยงความรู้สึก เครียด ครอบงำ และขวัญกำลังใจต่ำใน สถานที่ทำงานหลายแห่งในช่วงการระบาดของ COVID-19

ประสิทธิผลเป็นคันโยกของความมั่นใจในการสื่อสาร

การหลีกเลี่ยงความเครียดไม่ใช่ข้อดีเพียงอย่างเดียวของการเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น การเพิ่มประสิทธิภาพสามารถเพิ่มความรู้สึกพึงพอใจและความมั่นใจในการปฏิสัมพันธ์ในที่ทำงานของคุณ ซึ่งเป็นพื้นฐานที่สำคัญอย่างยิ่งเมื่อเราใช้เวลาสื่อสารถึงครึ่งสัปดาห์ทำงาน

ผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ในการศึกษานี้ให้คะแนนตนเองว่ามั่นใจในการสื่อสารกับกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเป็นพิเศษ ตัวอย่างเช่น 75% เชื่อมั่นในตัวเจ้านายมาก 71% มั่นใจในทีมของตนมาก และ 67% กับทีมอื่น แต่ความเชื่อมั่นที่แพร่หลายในหมู่คนงานที่มีความรู้ลดลงเมื่อพูดถึงบุคคลที่สามและผู้นำระดับบริหาร อันที่จริง พนักงานที่มีความรู้จำนวนมากขึ้นระบุว่าพวกเขามั่นใจในการสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญภายนอกองค์กร (60% มั่นใจมาก) มากกว่าที่พวกเขามีกับผู้นำระดับสูงในบริษัท (มั่นใจมาก 55%)

แม้ว่าตัวเลขเหล่านี้จะอยู่ห่างกันไม่เกิน 10 เปอร์เซ็นต์ แต่ความเชื่อมั่นที่ลดลงนี้เป็นสิ่งที่เราควรแก้ไข เพราะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะสื่อสารกับใครก็ตาม จะสร้างความมั่นใจ

ในการศึกษานี้ เราเห็นอย่างนี้: ความมั่นใจมีผลอย่างมาก ผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ที่มีความมั่นใจในทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของตนเองมีแนวโน้มที่จะรับรู้การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่พวกเขาได้รับจากผู้อื่นว่ามีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับผู้ที่ไม่มั่นใจในทักษะของตนเอง: 66% ของนักเขียนที่มีความมั่นใจเห็นว่าการสื่อสารของผู้อื่นมีประสิทธิภาพ แต่มีเพียง 10% ของนักเขียนที่ไม่มั่นใจเท่านั้นที่มองว่าการสื่อสารของผู้อื่นมีประสิทธิภาพ

การปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณในฐานะนักสื่อสารจะทำให้คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร ความมั่นใจที่ค้นพบใหม่นี้จะทำให้การแบ่งปันแนวคิดง่ายขึ้น การเชื่อมต่อที่คุ้มค่ายิ่งขึ้นกับเพื่อนร่วมงานของคุณ และแรงฉุดขึ้นสู่ความเป็นมืออาชีพของคุณ

5 กฎใหม่เพื่อสร้างความมั่นใจในการสื่อสารของคุณ

ในหลายปีที่ผ่านมา การสื่อสารอย่างมั่นใจอาจหมายถึงการมีอยู่ซึ่งมาพร้อมกับปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล: ภาษากายที่เข้มแข็ง การสบตา การพูดในที่สาธารณะขัดเกลา และการจับมือที่มั่นคง แต่ในระบบนิเวศดิจิทัล ความมั่นใจจะนำไปสู่คุณภาพที่จับต้องไม่ได้ และมาพร้อมกับกฎใหม่

กฎใหม่ห้าข้อในการเชื่อมโยงช่องว่างทางดิจิทัลด้วยการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น—และเพิ่มความมั่นใจในกระบวนการ:

1 ฝึกสุขอนามัยในการสื่อสารที่ดี

น้ำเสียง ช่วงเวลาของวัน สื่อ—ตัวเลือกทั้งหมดนี้ส่งผลต่อข้อความที่ได้รับ วิธีที่คุณพูดบางสิ่งมีความสำคัญพอๆ กับสิ่งที่คุณพูด จัดลำดับความสำคัญ "สุขอนามัยที่ดี" โดยคำนึงถึง รูป แบบการสื่อสาร การ แก้ไขตัวเอง ก่อนกดส่ง และคำนึง ถึงเวลาและสถานที่ที่ คุณส่งข้อความ

2 ระวังความคาดหวังที่ไม่ได้พูด

สถานที่ทำงานทุกแห่งมีสไตล์การสื่อสารที่ไม่เหมือนใคร ไม่ว่าจะเกิดขึ้นโดยตั้งใจหรือโดยบังเอิญ ค้นหาว่าความคาดหวังเหล่านั้นถูกจับได้ทุกที่หรือไม่ ถ้าไม่ ให้ขอแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารเพื่อให้คุณทราบว่าการสื่อสารในที่ทำงานควรเกิดขึ้นที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร

3 ตั้งเป้าที่จะเลเยอร์เทคโนโลยีแทนที่จะเพิ่มลงในเทคโนโลยีของคุณ

แทนที่จะเพิ่มแพลตฟอร์มหรือสื่อใหม่ ให้เลือกใช้ส่วนเสริมการสื่อสารที่ผสานรวมเข้ากับเครื่องมือและระบบที่มีอยู่ของบริษัทของคุณ นำไปใช้ทั่วทั้งบริษัทได้ง่ายกว่าและจะไม่เพิ่มความซับซ้อน มุ่งเน้นไปที่เทคโนโลยีและเครื่องมือที่ส่งเสริมคุณ ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมอบข้อมูลเชิงลึกเพื่อช่วยให้คุณเติบโตเมื่อเวลาผ่านไป

4 ใส่ทักษะที่อ่อนนุ่มในรายการเพื่อพัฒนาของคุณ

ใน สภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสม ที่ไม่มีสัญญาณการสื่อสารแบบอวัจนภาษาที่สอดคล้องกัน ทักษะที่อ่อนนุ่ม เช่น การ สร้างความสัมพันธ์ การทำงานร่วมกัน และความยืดหยุ่นจะมีผลกระทบอย่างมากต่อการได้รับความช่วยเหลือของคุณ เป็นเชิงรุกเกี่ยวกับการพัฒนาทักษะที่อ่อนนุ่มและมั่นใจมากขึ้นด้วยการสื่อสารดิจิทัล

5 ปูทางสำหรับผู้มาใหม่

หากบริษัทของคุณมีบทบาทในโลกาภิวัตน์และไม่เชื่อเรื่องสถานที่ ยินดีต้อนรับทีมที่มีความหลากหลายและข้ามวัฒนธรรมที่มีความอ่อนไหวและความครอบคลุมที่เพิ่มมากขึ้น แนวทางปฏิบัตินี้จะช่วยให้ผู้มาใหม่ที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมบริษัทของคุณรู้สึกสบายใจที่จะสื่อสารกับทีมในวงกว้าง ไม่ว่าพวกเขาจะยังใหม่ต่อที่ทำงานหรือเพิ่งเริ่มในที่ ทำงาน ของคุณ

นี่คือการเป็นนักสื่อสารที่มั่นใจในปี 2022

ในขณะที่การทำงานระยะไกลทำให้โลกยอมรับแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและเสมือน พนักงานที่มีความรู้จึงมีทักษะหลักใหม่ที่ต้องปรับปรุง นั่นคือ การสื่อสารอย่างมั่นใจในรูปแบบการเขียนและด้วยวาจาต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกประเภท ทำตามขั้นตอนในวันนี้เพื่อฝึกฝนทักษะเหล่านี้และเพิ่มความมั่นใจในการพูดคุยกับทุกคนตั้งแต่เพื่อนร่วมทีมไปจนถึง CEO ถึงเวลาแล้ว—จะตอบแทนทุกการติดต่อที่จะมาถึง