งานของคุณเปลี่ยนไปใช้แผนงานแบบไฮบริดหรือไม่? เคล็ดลับเหล่านี้ช่วยได้

นับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ พนักงานที่ไม่จำเป็นจำนวนมากต้องปรับตัวให้เข้ากับ สภาพแวดล้อม การทำงานที่ห่างไกล การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้เกิดความท้าทายใหม่ๆ เช่น การนำทางการประชุมเสมือนและการสร้างพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพจากที่บ้าน ในขณะที่การแพร่ระบาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ บางบริษัทก็เลือกที่จะกลับมาที่สำนักงาน 100 เปอร์เซ็นต์ของเวลา บางบริษัทใช้นโยบายระยะไกลโดยสมบูรณ์ และบริษัทอื่นๆ ก็พอใจกับแนวคิดของรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด

รูปแบบงานไฮบริดคืออะไร?

แผนงานแบบไฮบริดหมายความว่าพนักงานทำงานในสำนักงานเป็นระยะเวลาหนึ่งและทำงานจากระยะไกลในช่วงเวลาที่เหลือ จำนวนวันทำงานระยะไกลและการขนส่งแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ไม่เพียงแต่ให้ความยืดหยุ่นในการจัดการเวลาของสมาชิกในทีมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ ขยายตลาดการจ้างงานและกลุ่มผู้มีความสามารถตามที่พวกเขาดึงมา แทนที่จะจำกัดตัวเองในการเลือกสถานที่

รูปแบบการทำงานนี้สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานจำนวนมาก จากการ สำรวจทั่วโลก โดยบริษัทเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน Steelcase พบว่าพนักงานส่วนใหญ่ (มากถึง 90%) อย่างท่วมท้น (มากถึง 90%) จากการสำรวจ 32,000 คนกล่าวว่าพวกเขาต้องการกลับไปที่สำนักงานในบางพื้นที่ ในยุคหลังโควิด-19 คนงานในสหรัฐอเมริกา 46% คาดว่าจะทำงานจากที่บ้านระหว่างสองถึงห้าวันในหนึ่งสัปดาห์

เนื่องจากมีองค์กรจำนวนมากขึ้นที่พิจารณาหรือแม้กระทั่งนำแนวทางการทำงานแบบผสมผสานมาใช้ (Grammarly เพิ่งทำเช่นนั้น ) องค์กรต่างๆ ก็ตั้งใจที่จะปรับวิธีปฏิบัติในการทำงานให้สอดคล้องกัน ประการแรก ในการคงประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานแบบไฮบริด พนักงานจะต้องคิดให้ถ้วนถี่ว่าทักษะการสื่อสารของพวกเขาให้บริการกับทีมอย่างไร ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากระยะไกลหรือในสำนักงาน

4 เคล็ดลับในการสื่อสารสำหรับสถานที่ทำงานแบบไฮบริด

ไม่เหมือนกับองค์กรระยะไกลที่ทุกคนทำงานจากที่บ้าน แผนไฮบริดหมายความว่าคุณอาจทำงานในสำนักงานในขณะที่เพื่อนร่วมทีมคนสำคัญคนอื่นๆ กำลังทำงานจากระยะไกล (หรือกลับกัน) ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการรักษาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างสถานที่ทำงาน

1 ระบุการประชุมแบบตัวต่อตัวที่จำเป็น

การประชุมบางรายการจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมสามารถทำงานร่วมกันแบบสดและแบบตัวต่อตัว ตัวอย่างเช่น สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อมีการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่เชิงลึกหรืออำนวยความสะดวกในการฝึกสร้างทีม

ในทางกลับกัน การประชุมบางอย่างมีผลทางไกลเช่นเดียวกัน โดยทั่วไป การเผยแพร่ข้อมูลสั้นๆ หรือการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมน้อยกว่านั้นเหมาะสมกับรูปแบบเสมือนจริง ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ การพูดแบบตัวต่อตัวระหว่างพนักงานและผู้จัดการ การนำเสนอโครงการ และการประกาศทั่วไปของบริษัท

การอัปเดตบางอย่างไม่จำเป็นต้องมีการสื่อสารในการประชุมเลย และสามารถแชร์ด้วยวิธีอื่นๆ เช่น อีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที เรียนรู้วิธีการทราบ ว่าต้องมีการประชุม หรือไม่

2 สร้างความเท่าเทียมด้วยสินทรัพย์และเครื่องมือการประชุม

เมื่อไม่ใช่ทุกคนอยู่ในห้องเดียวกัน ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสื่อการประชุมมีให้ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ในทั้งสองสถานการณ์ในการทำงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณได้พิมพ์งานนำเสนอ PowerPoint สำหรับผู้เข้าร่วมแบบตัวต่อตัว ให้เสนอเด็คดิจิทัลให้กับผู้เข้าร่วมเสมือนเพื่อให้พวกเขาสามารถทำตามได้อย่างง่ายดาย

ประเด็นนี้ขยายไปถึงเครื่องมือแบบตัวต่อตัว เช่น ไวท์บอร์ดระหว่างการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมที่ใช้ไวท์บอร์ดวางตำแหน่งกล้องของตนอย่างเหมาะสม เพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถเห็นทั้งกระดานได้

เนื่องจากรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานอาจทำให้มีตารางเวลาที่ยืดหยุ่นได้หรือเพื่อให้สมาชิกในทีมทำงานข้ามเขตเวลาได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนอาจไม่ว่างในระหว่างการประชุม วางแผนล่วงหน้าโดยแชร์กำหนดการก่อนการประชุม และส่ง สรุปการ ประชุม ติดตามผล และบันทึกเป็นประจำ เพื่อให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกัน

3 ค้นหาช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุด

งานบางอย่างมีผลดีกว่าเมื่อคุณ เลือกช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังทำงานนอกสำนักงาน

ตัวอย่างเช่น การเช็คอินอย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับสถานะของการออกแบบที่คุณต้องการในสามสิบนาทีนั้นควรเริ่มต้นผ่านแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น Slack การแชร์รายการคำแนะนำทีละขั้นตอนจากระยะไกลทำได้ง่ายขึ้นเมื่อส่งเป็นอีเมล

และการพูดถึงอีเมล ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลจะได้รับประโยชน์จากการพัฒนารูปแบบการสื่อสารที่สำคัญนี้ให้ดีขึ้น เนื่องจากพวกเขาจะพึ่งพาการเขียนบ่อยกว่าการสนทนาแบบตัวต่อตัว การสื่อสารกับสมาชิกในทีมตัวต่อตัวในสำนักงานทำได้ง่ายขึ้นด้วยสัญญาณภาพและเสียง เช่น การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทางร่างกาย และเสียงสูงต่ำ การเขียนจะต้องแม่นยำยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยภาพเพิ่มเติม

การทำงานจากระยะไกลผ่านอีเมลหรือระบบส่งข้อความอาจทำให้การรับข้อความของคุณไม่ชัดเจน Grammarly มีคุณสมบัติที่ช่วยให้เข้าใจงานเขียนของคุณในแบบที่คุณตั้งใจ เช่น รับรองว่า ผู้อ่านจะสนใจ ประเด็นหลักของคุณอย่างรวดเร็ว เขียนใหม่ทั้งประโยค เพื่อความชัดเจน และให้ ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโทนเสียงของคุณ เพื่อไม่ให้มีการตีความผิด

4 ฝึกฝนทักษะการเข้าสังคมของคุณ

ส่วนหนึ่งของการสร้างสายสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานของคุณคือการรู้วิธีสร้างความสัมพันธ์ที่แท้จริงในที่ทำงาน การฝึกฝนทักษะการพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ ของคุณ สามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์และพัฒนาความไว้วางใจซึ่งกันและกันกับสมาชิกในทีมไฮบริดของคุณ ขณะที่คุณปรับแต่งทักษะการเข้าสังคม ให้คำนึงถึง การสร้างขอบเขต ระหว่างวันทำงานแบบตัวต่อตัวด้วย

มีหลายวิธีในการ สร้างการเชื่อมต่อขณะทำงานจากระยะไกล และต่อหน้า คุณสามารถเชิญเพื่อนร่วมงานมารับประทานอาหารกลางวันในขณะที่คุณอยู่ในสำนักงาน หรือแนะนำชั่วโมงแห่งความสุขเสมือนจริงของทีมในวันที่ห่างไกล

เมื่อคุณสำรวจสถานที่ทำงานแบบผสมใหม่ คุณจะได้เรียนรู้ว่ากลยุทธ์ใดมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการทำงานในแต่ละวันและทีมของคุณ ลองใช้เคล็ดลับด้านบนและทดลองด้วยวิธีต่างๆ เพื่อส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจน ไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่ไหน