วิธีเขียนบันทึกช่วยจำใน 8 ขั้นตอน

ไม่ว่าคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงนโยบายภายในที่คุณต้องการแชร์หรือเป็นหัวหอกในโครงการที่นักลงทุนจำเป็นต้องรู้ บันทึกช่วยจำคือวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อมูลที่มีค่าภายในองค์กรของคุณ บันทึกช่วยจำเป็นวิธีที่ดีในการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวให้กับเพื่อนร่วมงาน ผู้เช่า อาสาสมัคร หรือสมาชิกองค์กรภายในอื่นๆ

คุณควรส่งบันทึกช่วยจำเมื่อใด คุณเขียนบันทึกช่วยจำได้อย่างไร? เราจะตอบคำถามเหล่านี้และให้คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างบันทึกช่วยจำ พร้อมแชร์ตัวอย่างบันทึกช่วยจำมากมาย

บันทึกคืออะไร?

บันทึกช่วยจำ ย่อมาจาก memorandum เป็นวิธีแจ้งกลุ่มบุคคลเกี่ยวกับปัญหา วิธีแก้ไข หรือเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจง บันทึกควรสั้น ตรงไปตรงมา และอ่านง่าย แจ้งผู้รับและจัดทำแผนปฏิบัติการพร้อมขั้นตอนถัดไปที่เฉพาะเจาะจง

คุณสามารถส่งบันทึกเป็นจดหมายกระดาษ แฟกซ์ หรือ PDF ที่แนบมากับอีเมล แม้ว่าการใช้อีเมลอย่างแพร่หลายจะเข้ามาแทนที่บันทึกช่วยจำในหลายกรณี แต่บันทึกช่วยจำก็ยังมีประโยชน์สำหรับข้อความสำคัญบางข้อความ

จุดประสงค์ของบันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำได้รับการออกแบบสำหรับการสื่อสารภายในอย่างเป็นทางการของธุรกิจหรือองค์กร พวกเขามักจะ ถูกส่งไปยังทั้งองค์กร แต่ยังมีประโยชน์สำหรับการแจ้งแผนกเดียว ทีม หรือกลุ่มเล็ก ๆ บันทึกช่วยจำจะกระจายข้อมูลที่จำเป็นโดยใช้รูปแบบที่เรียบง่ายและง่ายต่อการปฏิบัติตาม

เมื่อใดควรเขียนบันทึกช่วยจำ

คุณควรเขียนบันทึกข้อตกลงเมื่อคุณต้องการถ่ายทอดรายการธุรกิจอย่างเป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพ จุดมุ่งหมายของบันทึกช่วยจำของคุณควรจะแจ้ง ให้ความสนใจกับปัญหา หรือตอบคำถาม วัตถุประสงค์ต่อไปนี้เหมาะสำหรับบันทึก:

• ออกอากาศการเปลี่ยนแปลงภายใน
• กระจายข่าว
• แบ่งปันกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น
• อัพเดทแนวทางความปลอดภัยสาธารณะ
• สร้างความตระหนักเกี่ยวกับปัญหา
• หมดปัญหา
• ยื่นคำร้อง
• แบ่งปันการปรับปรุงโครงการ

วิธีจัดรูปแบบบันทึกช่วยจำ

หากคุณกำลังส่งบันทึกทางอีเมล ควรจัดรูปแบบเป็น PDF ซึ่งจะคงรูปแบบที่คุณใช้กับเอกสารไว้ ตามเนื้อผ้าบันทึกช่วยจำใช้แบบอักษรสิบสองจุดสำหรับเนื้อหาและแบบอักษรสิบสี่ถึงสิบหกจุดสำหรับส่วนหัว รักษาแบบอักษรและการออกแบบที่เรียบง่าย

บันทึกช่วยจำควรรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

• หัวเรื่อง
  • ถึง
  • จาก
  • วันที่
  • เรื่อง
• คำกล่าวเปิดงาน
• บริบท
• คำกระตุ้นการตัดสินใจและคำชี้แจงภารกิจ
• การอภิปราย
• ปิด

คุณยังมีตัวเลือกในการรวมไฟล์แนบเพื่อรองรับข้อความที่คุณกำลังสื่อในบันทึกช่วยจำ หากบันทึกย่อของคุณมีมากกว่าหนึ่งหน้า คุณควรมีสรุปเพื่อสรุปคะแนนของคุณ

เขียนบันทึกช่วยจำใน 8 ขั้นตอน

บันทึกช่วยจำควรมีความเป็นมืออาชีพและสุภาพเสมอ โดยไม่คำนึงถึงหัวข้อที่คุณกำลังแนะนำ จดจ่ออยู่กับข้อเท็จจริงและแผนปฏิบัติการ คุณไม่ควรใช้ อีโมจิในบันทึกช่วยจำทาง ธุรกิจ กระชับ ตรงไปตรงมา และชัดเจน และรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

1 หัวเรื่อง

หัวข้อจะระบุรายชื่อผู้ที่ได้รับบันทึก ผู้ส่งบันทึก วันที่เขียนบันทึก และหัวเรื่องของบันทึก คุณสามารถดูวิธีการจัดรูปแบบส่วนนี้ด้านล่าง

ถึง: [ชื่อเต็มของผู้รับและตำแหน่งงานหรือแผนก]

จาก: [ชื่อเต็มและตำแหน่งงานของคุณ]

วันที่: [วันที่ของวันนี้]

เรื่อง: [บันทึกนี้เกี่ยวกับอะไร]

เนื่องจากคุณระบุถึงผู้รับในหัวข้อ ไม่จำเป็นต้องใส่คำทักทาย

2 คำกล่าวเปิดงาน

ส่วนนี้สามารถอยู่ระหว่างหนึ่งถึงสามประโยค คำกล่าวเปิดคือที่ที่คุณระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกย่อของคุณโดยสังเขป รวมเฉพาะข้อมูลสรุปที่สำคัญที่สุดในส่วนนี้ หลังจากนั้นคุณจะสามารถเข้าไปดูรายละเอียดได้

ลองเริ่มต้นด้วย “ฉันกำลังเขียนเพื่อแจ้งให้คุณทราบ . ”

3 บริบท

ในสามถึงสิบประโยค ให้บริบท บริบทเป็นที่ที่คุณให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับอะไร เหตุใดคุณจึงเขียนพวกเขา และข้อมูลสำคัญอื่นๆ

ส่วนนี้อาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• หลักฐานสนับสนุน
• เหตุใดองค์กรของคุณจึงตัดสินใจที่คุณกำลังพูดถึงในบันทึกช่วยจำ
• ข้อมูลพื้นฐาน
• คำชี้แจงปัญหา
• คุณพบปัญหาอย่างไร
• เวลาหรือวันที่สำคัญ
• ประเด็นสำคัญอื่นๆ

4 คำกระตุ้นการตัดสินใจและคำชี้แจงภารกิจ

ส่วนนี้สามารถเป็นประโยคสองถึงสามประโยคหรือรายการที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย นี่คือที่ที่คุณวางแผนขั้นตอนต่อไปสำหรับผู้รับของคุณ เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้รับควรทำหลังจากอ่านบันทึกช่วยจำ หรือวิธีที่คุณวางแผนจะแก้ปัญหาที่คุณอธิบายไว้

ลองเขียนว่า “ได้โปรด [งานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ] ภายใน [วันที่ครบกำหนด]” หรือ “ฉันขอขอบคุณที่ให้ความร่วมมือในเรื่องนี้”

5 การอภิปราย

จุดมุ่งหมายของส่วนนี้คือเพื่อชักชวนผู้รับให้ปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณ วางรายละเอียดทั้งหมดที่สนับสนุนแนวคิดของคุณ โดยเริ่มจากข้อมูลที่สำคัญที่สุด ให้ข้อมูลสนับสนุนเฉพาะ แนวคิด และการวิจัยที่สำรองบันทึกช่วยจำของคุณ จัดระเบียบข้อมูลจากที่แข็งแกร่งที่สุดไปยังจุดอ่อนที่สุด

6 ปิด

ส่วนปิดเป็นโอกาสในการจบบันทึกของคุณอย่างสุภาพ เราขอแนะนำให้คุณแชร์สิ่งที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการอีกครั้งที่นี่เช่นกัน โดยทั่วไป บันทึกช่วยจำจะไม่มีการบอกลา แต่ถ้าอยากได้ก็อย่าลืมบอกไว้สั้นๆ

7 ตัวเลือกเพิ่มเติม

คุณสามารถใส่ข้อมูลสรุปหรือสิ่งที่แนบมากับบันทึกของคุณหากต้องการ คุณควรใส่ข้อมูลสรุปหากบันทึกของคุณมีมากกว่าหนึ่งหน้า ข้อมูลสรุปช่วยให้ผู้รับแยกแยะข้อมูลที่คุณแบ่งปันได้ง่ายขึ้น

คุณสามารถวางสรุปก่อนคำสั่งปิดของคุณ บทสรุปอาจแสดงรายการคำแนะนำที่สำคัญ การสรุปข้อมูลสำคัญ ข้อมูลอ้างอิง วิธีการ หรือแหล่งข้อมูลที่คุณใช้ หากข้อมูลในบันทึกช่วยจำของคุณต้องการคำอธิบายเพิ่มเติม คุณสามารถใส่ข้อมูลนั้นไว้ในส่วนนี้ บทสรุปอาจยาวสองสามประโยคหรือเป็นรายการข้อมูลสำคัญที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

ข้อมูลเสริมของคุณควรมีเอกสารที่คุณต้องการแบ่งปัน เช่น กราฟ รายการ ตาราง หรือภาพถ่าย หากคุณเลือกที่จะแนบไฟล์แนบ ให้ใส่หมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งที่คุณแนบไว้ด้านล่างการปิดบัญชี

หากคุณกำลังส่งบันทึกทางอีเมล คุณสามารถเพิ่มไฟล์แนบเพิ่มเติมเหล่านี้ในอีเมลของคุณได้ หากคุณส่งบันทึกเป็นจดหมายหรือโทรสาร ให้ใส่บันทึกเหล่านี้ต่อจากหน้าสุดท้ายของเอกสารบันทึกช่วยจำ

อ้างถึงไฟล์แนบของคุณดังนี้: “แนบ: [ชื่อไฟล์แนบ], [วันที่สร้าง]”

8 แก้ไข

เมื่อคุณเขียนบันทึกช่วยจำแล้ว ก็ถึงเวลาแก้ไข! ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกของคุณมีความชัดเจนและรัดกุมที่สุด จำไว้ว่ายิ่งสั้นยิ่งดี

• ตัดวัสดุที่ไม่จำเป็นออก
• ชี้แจงประเด็นหลักของคุณ
• การพิสูจน์อักษรสำหรับการสะกดคำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนผิดพลาด
• ตรวจสอบข้อเท็จจริงและทรัพยากรของคุณ
• รับคำติชมจากเพื่อนร่วมงานก่อนส่ง

บันทึกช่วยจำแตกต่างจาก. . .

บันทึกช่วยจำคือการสื่อสารที่กระชับแต่ไม่เป็นทางการภายในองค์กรเพื่อเผยแพร่ข้อความอย่างเป็นทางการ แต่สิ่งนี้ต่างจากอีเมล จดหมาย จดหมายเวียน หรือนาทีอย่างไร มาชี้แจงคำจำกัดความของเอกสารธุรกิจมาตรฐานเหล่านี้กัน

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากอีเมลอย่างไร

บันทึกช่วยจำมักจะใช้น้ำเสียงและภาษาที่เป็นทางการมากกว่าอีเมล ซึ่งจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อ ข้อความสั้นและ ตรง ประเด็น ในอนาคต บริษัทอาจใช้บันทึกช่วยจำของคุณเป็นเอกสารทางการที่จะพิมพ์ เผยแพร่เป็นเอกสาร หรือแจกจ่ายอย่างมืออาชีพให้กับคนกลุ่มใหญ่ในรูปแบบที่สามารถอ่านได้

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากจดหมายอย่างไร

โดยปกติ จดหมายจะถูกส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กร มีไว้สำหรับข้อความภายนอกที่ยาวขึ้นเพื่อสื่อสารหัวข้อเฉพาะ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากข่าวประชาสัมพันธ์อย่างไร

บันทึกช่วยจำมักใช้สำหรับการสื่อสารภายใน ในขณะที่ข่าวประชาสัมพันธ์มีไว้สำหรับการสื่อสารภายนอก โดยทั่วไปแล้วข่าวประชาสัมพันธ์จะเป็นเอกสารที่ยาวและมีรายละเอียดมากกว่าบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากแบบวงกลมอย่างไร

หนังสือเวียนมีไว้สำหรับการกระจายมวล ในทางกลับกัน บันทึกช่วยจำมีไว้สำหรับกลุ่มคนที่เลือก หนังสือเวียนมักมีหลายหัวข้อและคำกระตุ้นการตัดสินใจ บันทึกช่วยจำควรพูดเพียงเรื่องเดียวสั้นๆ

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากนาทีอย่างไร

รายงานการประชุม เป็นเอกสารราชการที่มีบันทึกจากการประชุม แม้ว่าบันทึกช่วยจำอาจอ้างถึงรายงานการประชุมในเอกสารแนบเสริม แต่คุณไม่ควรใช้บันทึกเป็นรูปแบบสำหรับรายงานการประชุมหรือในทางกลับกัน

ตัวอย่างบันทึกช่วยจำ

การเริ่มต้นเขียนโดยไม่มีตัวอย่างบันทึกอาจเป็นเรื่องยาก ต่อไปนี้คือตัวอย่างสองตัวอย่างของรูปแบบบันทึกช่วยจำที่ใช้บ่อยที่สุด

ตัวอย่างที่ 1: การเปลี่ยนแปลงภายใน

เมื่อองค์กรทำการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ขั้นตอน หรือการจัดบุคลากรระดับสูง ควรมีการเขียนบันทึกการเปลี่ยนแปลงภายใน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจส่งอีเมลนี้ หรืออาจมาจากทีมผู้นำหรือแผนกอื่น

ถึง: พนักงานทุกคน

From: Kelly Source, ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

วันที่: 20 กรกฎาคม 2565

เรื่อง: การเปลี่ยนแปลงระบบจ่ายเงินนอกเวลา

ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในระบบส่งกำลังไฟฟ้าของเรา เรากำลังเปลี่ยนแพลตฟอร์มเป็น PalmLeaf HR ระบบนี้จะมีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 ตุลาคม 2022

ในการเปลี่ยนมาใช้ PalmLeaf HR บริษัทของเรากำลังพยายามทำให้การส่งคำขอ PTO ของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถดูบทช่วยสอนสำหรับการนำทางแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายนี้แนบมากับบันทึกช่วยจำนี้

คุณจะได้รับอีเมลการเริ่มต้นใช้งานจาก PalmLeaf HR โดยตรงในสัปดาห์นี้ โปรดตั้งค่าบัญชีของคุณภายในวันที่ 30 กันยายน 2022

หากคุณประสบปัญหาในการตั้งค่าบัญชีของคุณ โปรดส่งอีเมลถึงเราหากมีคำถามใดๆ ที่ [email protected]

ขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือระหว่างการเปลี่ยนแปลงนี้ เราหวังว่าสิ่งนี้จะทำให้การจัดการ PTO ของคุณง่ายขึ้น

เอกสารแนบ: PalmLeafHR Guide มกราคม 2565

ตัวอย่างที่ 2: บันทึกทางธุรกิจทั่วไป

รูปแบบบันทึกทางธุรกิจทั่วไปสามารถใช้กับรายการธุรกิจได้เกือบทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นโครงการที่กำลังดำเนินอยู่หรือการวิเคราะห์ภายใน รูปแบบที่หลากหลายนี้จะพอดี

ถึง: Ava Colon, Phil Comma และ Dave Period

From: Peter Office นักวิเคราะห์ข้อมูลอาวุโส

วันที่: 20 พฤษภาคม 2022

เรื่อง: การวิเคราะห์รายได้

ฉันกำลังเขียนถึงรายงานการวิเคราะห์รายได้ที่ทีมของคุณร้องขอ การวิเคราะห์นี้ครอบคลุมแหล่งรายได้ตั้งแต่ปี 2010 ถึงไตรมาสแรกของปี 2022

รายงานนี้ได้รับการร้องขอจากทีมขายในเดือนมกราคม 2022 เมื่อ Dave Period ก้าวเข้าสู่ตำแหน่ง Chief Sales Coordinator การวิเคราะห์ถูกรวบรวมโดยใช้ Tableau และแนบรายงานมาด้วย

ในตอนนี้ ฉันขอให้คุณตรวจสอบข้อมูลและแจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่คุณต้องการให้วิเคราะห์อย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น วิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการดูแดชบอร์ดคือการเชิญจาก Tableau ในกล่องจดหมายอีเมลของคุณ

นี่คือประเด็นหลักจากการวิเคราะห์ของฉัน:

• รายได้หลักของเราคือผลิตภัณฑ์หลักของเรา เสื้อสไตล์ฮาวาย
• กระแสรายได้อันดับสองคือหมวกวิ่ง
• รายได้ของเรามาจากการขายซึ่งขับเคลื่อนโดยหลักการตลาดผ่านอีเมล
• มีบางช่วงระหว่างที่ไม่มีข้อมูล ดังนั้นจึงไม่รวมอยู่ในการวิเคราะห์นี้

ขอขอบคุณที่สละเวลาทบทวนบทวิเคราะห์นี้ โปรดส่งคำถามหรือข้อกังวลใดๆ ที่คุณมีให้กับฉันได้ที่ [email protected] หากคุณประสบปัญหาทางเทคนิคในการเข้าถึงแดชบอร์ด โปรดติดต่อแผนกไอทีของเราที่ [email protected] เพื่อขอความช่วยเหลือ

ที่แนบมา:

• คู่มือ Tableau, 2022
• รายงานการวิเคราะห์รายได้ พ.ศ. 2553-2564 พฤษภาคม พ.ศ. 2565

บันทึกคำถามที่พบบ่อย

บันทึกคืออะไร?

บันทึกย่อ ย่อมาจาก memorandum เป็นการสื่อสารภายในสั้นๆ ที่แจ้งกลุ่มเกี่ยวกับปัญหา วิธีแก้ไข หรือเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจง บันทึกช่วยจำสามารถส่งเป็นจดหมายหรือแฟกซ์หรือแนบไปกับอีเมลในรูปแบบ PDF

จุดประสงค์ของบันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำมีขึ้นเพื่อแจ้งกลุ่มบุคคลเกี่ยวกับหัวข้อที่ซับซ้อน การเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือธุรกิจทางการโดยย่ออื่นๆ ภายในองค์กร

โครงสร้างพื้นฐานของบันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำควรรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

• หัวเรื่อง
  • ถึง
  • จาก
  • วันที่
  • เรื่อง
• คำกล่าวเปิดงาน
• บริบท
• คำกระตุ้นการตัดสินใจ
• การอภิปราย
• ปิด