7 abilități esențiale de gestionare a timpului care îți vor îmbunătăți viața

Timpul este marele egalizator - toată lumea are aceleași douăzeci și patru de ore în fiecare zi. Folosirea productivă a timpului poate însemna diferența între a face lucrurile și a te lupta pentru a ține pasul. Aceste sfaturi de gestionare a timpului vă vor ajuta să vă eficientizați ziua și să lucrați mai inteligent.

1 Efectuați un audit de timp.

Ajungi la sfârșitul fiecărei zile de lucru și te întrebi unde a trecut timpul? Poate te întrebi de ce nu ai reușit să realizezi atât de mult pe cât ai sperat. Ai putea să pierzi mai mult timp decât îți dai seama. S-ar putea să existe o discrepanță între modul în care crezi că îți petreci timpul și cum îl petreci de fapt. Un audit de timp poate fi o deschidere a ochilor!

Iată o metodă simplă pentru efectuarea unui audit de timp.

• Obțineți un fel de cronometru pe care îl puteți seta să se stingă la fiecare treizeci de minute. (Aplicația de alarmă de pe telefon ar putea face truc.)
• Începeți cronometrul și continuați ziua. Încercați să nu vă gândiți la cronometru – lăsați-l să funcționeze în liniște în fundal.
• Când cronometrul se stinge, notează ce faci chiar în acel moment. Fii sincer! Dacă verifici Facebook sau îi trimiți celui mai bun prieten un mesaj amuzant, recunoaște-te.
• Setați cronometrul pentru încă treizeci de minute și repetați procesul până la sfârșitul zilei.
• Revizuiește cum ți-ai petrecut timpul. Cât de des ai fost prins făcând ceva care nu era productiv?

Încercați să efectuați un audit în fiecare zi timp de o săptămână pentru a obține o imagine de ansamblu bună asupra modului în care vă petreceți timpul. (Puteți varia timpul dintre înregistrări, astfel încât să nu începeți să anticipați că alarma va declanșa la fiecare treizeci de minute.) Dacă descoperiți că ați petrecut prea mult timp verificându-vă e-mailul, derulând prin feedul de rețele sociale. , sau discutând cu colegii de muncă, veți ști exact unde trebuie să faceți ajustări.

2 Blocați distracția

Acum că aveți o idee mai bună despre ceea ce vă distrage atenția, este timpul să blocați acel lucru. Dacă rețelele sociale sunt căderea ta, de exemplu, încearcă o aplicație de productivitate care blochează distragerile online. FocusMe, Cold Turkey și SelfControl sunt câteva opțiuni disponibile. Dacă lucrați la un proiect de scriere, încercați să intrați în modul ecran complet pentru a vă împiedica să deschideți file sau să răspundeți la notificări de pe desktop.

Apropo de notificări, dezactivează-le. Cu excepția cazului în care este esențial pentru locul de muncă, șansele sunt bune să nu fii avertizat de fiecare dată când vine un e-mail nou sau cineva interacționează cu tine pe rețelele sociale.

3 Programează-te

Îngrijorarea cu privire la modul în care vă veți încadra toate sarcinile în ziua medie de lucru poate pune o presiune serioasă asupra productivității. Când suntem stresați, ne străduim să rămânem productivi, ceea ce ne poate determina să muncim mai multe ore pentru a respecta termenele limită. Cine are nevoie de asta?

Listele de lucruri de făcut pot deveni copleșitoare dacă aveți multe de realizat. În schimb, utilizați instrumentul dvs. de calendar preferat (sau chiar o agendă bună de modă veche) pentru a vă programa. S-ar putea să aloci o oră pentru a răspunde la e-mailuri, două pentru a cerceta și a sublinia acel raport important pentru întâlnirea de săptămâna viitoare, una pentru o întâlnire la prânz cu un coleg și așa mai departe. Dacă aveți un calendar corporativ comun, cu atât mai bine. Le puteți reaminti colegilor să vă întrerupă numai atunci când este absolut necesar dacă aveți timp blocat pentru sarcini importante. (Vezi sfatul cinci!)

Veți fi surprins ce va face blocarea timpului pentru productivitatea dvs. De exemplu, dacă aveți obiceiul de a răspunde la e-mailuri pe măsură ce acestea ajung, este posibil să vă întrerupeți propriul flux de lucru pentru a face acest lucru. Aceasta înseamnă că, după ce ați scăpat totul pentru a răspunde la acel e-mail, va trebui să vă acordați mai mult timp pentru a vă reorienta la sarcina la care lucrați înainte de a veni. Programarea dvs. vă permite să vă stabiliți prioritățile în avans și evitați să fiți distras de chestiuni mai puțin importante.

4 Evitați multitaskingul

S-ar putea să crezi că ești bun la multitasking, dar șansele sunt că te înșeli. Când vă împărțiți concentrarea între sarcini, de fapt distrageți atenția de la o sarcină la alta și folosiți mai multă lățime de bandă a creierului. Veți avea performanțe mai bune dacă acordați toată atenția unei sarcini la un moment dat.

Gruparea sarcinilor similare vă poate menține, de asemenea, în mentalitatea potrivită. Ați putea, de exemplu, să vă grupați sarcinile de scriere și să le faceți într-un anumit bloc de timp. Sarcinile administrative pot cădea într-un alt bloc de timp. Trebuie să fii activ pe rețelele sociale? Rece. Blocați timpul pentru utilizarea unui programator precum Buffer pentru a vă pune în coadă postările pentru ziua respectivă, astfel încât să nu simțiți nevoia constantă de a vă înregistra.

5 Insistați ca ceilalți să vă respecte timpul.

Știi acea întâlnire la care ti s-a cerut să participi și care nu a avut nicio relevanță pentru tine? Cel în care nu ai avut ce contribui? Este o oră din timpul tău pe care nu o vei mai întoarce niciodată. Ieși din acele întâlniri fără a face nimic. Fiecare întâlnire ar trebui să-și justifice existența și fiecare organizator de întâlnire ar trebui să-și justifice prezența necesară, mai ales dacă nu participarea la întâlnire te-ar face în cele din urmă mai productiv.

Același lucru este valabil și pentru colegii de serviciu. Aveți dreptul la timp de lucru fără întreruperi inutile, așa că cereți-l. Ai putea spune ceva de genul „Uneori am foarte multe probleme de concentrare, iar întreruperile mă scot din flux când lucrez. Am putea păstra discuțiile pentru când nu mai avem ceas?

6 Ține cont de „chemarea la acțiune”.

Ce vrei să obții din acel apel telefonic pe care urmează să-l faci sau din acea întâlnire pe care urmează să o programezi? Trebuie să știi ce ceri, sau cel puțin ce speri să obții, înainte de a te scufunda. În caz contrar, vei ajunge să petreci timp în conversații și întâlniri care în cele din urmă nu sunt productive.

Luați câteva minute după întâlniri și apeluri telefonice pentru a reflecta dacă ați obținut rezultatul pe care îl așteptați. Dacă nu ați făcut-o, planificați următorii pași, astfel încât să puteți atinge acest lucru. Veți fi mai pregătit atunci când va veni din nou ocazia de a aborda problema.

7 Obțineți suficient timp liber și odihniți-vă.

A lua o pauză atunci când este timpul crizei poate părea contraproductiv, dar un studiu a constatat că lipsa somnului costă forța de muncă din SUA 411 miliarde de dolari anual. Nu ești cel mai bun când ești lipsit de somn.

Și nu te sfii să-ți iei vacanța. Sari peste vacanta este de fapt rau pentru sanatatea ta. Nu numai atât, dar să vă relaxați vă poate face mai productiv. Când sunteți bine odihnit și împrospătat, este mult mai probabil să vă abordați sarcinile cu concentrare și entuziasm.

Acum, du-te acolo și termină lucrurile!