Jak wybrać odpowiedni kanał komunikacji do każdego zadania

Komunikujemy się ze współpracownikami przez cały dzień pracy na różne sposoby. Ale czasami trudno jest określić, który kanał jest najlepszy dla każdej wiadomości. Czy lepiej jest porozmawiać z kimś na platformie do przesyłania wiadomości, czy wysłać e-mail? Opublikować opinię na kanale publicznym czy wysłać ją prywatnie? Zamieścić myśli w udostępnionym dokumencie lub udostępnić je w rozmowie telefonicznej?

Istnieje duża szansa, że ​​domyślnym profesjonalnym narzędziem komunikacyjnym jest poczta e-mail. Według Harvard Business Review pracownicy spędzają 80% czasu na komunikowaniu się ze swoimi kolegami za pośrednictwem poczty elektronicznej. Chociaż jest to wyraźnie popularny wybór, nie zawsze jest to najlepsza metoda komunikacji dla wszystkich scenariuszy.

Jednak przy tak wielu kanałach komunikacji dostępnych w miejscu pracy nie zawsze jest oczywiste, który tryb jest najskuteczniejszy. Oto przewodnik po różnych kanałach, w jaki sposób można ich używać w zespole i jak wybrać najlepszy w danym momencie.

Komunikacja asynchroniczna a synchroniczna

Przed określeniem, jaki kanał najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, warto zrozumieć, w jaki sposób należy kontaktować się ze współpracownikami, aby przekazać wiadomość. Podzielimy dwa rodzaje komunikacji: asynchroniczną i synchroniczną.

Może to wydawać się skomplikowane, ale zrozumienie różnic między komunikacją asynchroniczną i synchroniczną jest dość proste. Asynchroniczny oznacza, że ​​komunikacja „nie istnieje lub nie występuje w tym samym czasie”. Przykładem jest wysłanie listu. Synchroniczny oznacza zatem „istniejące lub występujące w tym samym czasie” i opisuje, gdzie strony są obecne i współdziałają jednocześnie – na przykład podczas rozmowy telefonicznej. Komunikacja asynchroniczna nie pozwala na natychmiastową odpowiedź, podczas gdy komunikacja synchroniczna wymaga przetwarzania informacji — a następnie odpowiedzi — w czasie rzeczywistym.

Decydując, z którego kanału komunikacji skorzystać, musisz zastanowić się nad kulturą swojej firmy i oczekiwaniami dotyczącymi komunikowanego komunikatu.

Załóżmy na przykład, że musisz przedyskutować ze swoim menedżerem sprawę osobistą. Czy wolą wiadomość e-mail, na którą mogą przygotować odpowiedź — i uzupełnić — zgodnie z własnym harmonogramem, czy też zachęcają do zaplanowania spotkania jeden na jednego? Jeśli jest to drugie, metoda komunikacji synchronicznej, taka jak spotkanie osobiste, może być w porządku.

Rodzaje kanałów komunikacji

Centrum firmowe lub intranet

Najlepsze do: raporty roczne; i organizacyjne

Jako asynchroniczny kanał komunikacji, który jest dostępny dla szerokiego grona odbiorców, intranet lub koncentrator online służy jako pulpit nawigacyjny ruchu na wysokim poziomie w organizacji. Pomaga wysłać spójną wiadomość na scentralizowanej i oficjalnej platformie.

Zapewnia również dostęp do zasobów i informacji na wszystkich poziomach organizacji.

E-maile

Najlepsze do: udostępnianie aktualizacji i wyników zespołowi lub międzywydziałowym; i rozwiązywanie problemów, które nie są pilne

Poczta e-mail to asynchroniczny typ komunikacji, który określa oczekiwanie, że odpowiedź odbiorcy nie będzie potrzebna natychmiast. Wiadomości e-mail mogą być kierowane do osoby lub małej grupy. Na przykład do zespołu można wysłać wiadomość e-mail o nowym procesie dotyczącym protokołu, który zacznie obowiązywać w następnym tygodniu.

Ta metoda jest skuteczna, ponieważ pozwala nadawcy udostępniać te same informacje wielu osobom i daje odbiorcom czas na przetworzenie informacji i udostępnienie ich danych wejściowych. Aby odnieść większy sukces dzięki temu kanałowi, dowiedz się więcej o biznesowej e-mailowej etykiecie .

Spotkania

Najlepsze do: budowanie relacji; omawianie poufnych i/lub prywatnych informacji; przekazywanie trudnych informacji zwrotnych ; kwestie czasowe; oraz współpraca i koordynacja

Chociaż istnieje coś takiego jak „wypalenie spotkania”, spotkania są ważnym kanałem komunikacji w każdej organizacji. Niezależnie od tego, czy organizujesz spotkanie osobiste, czy wideokonferencję, produktywne spotkania mogą pomóc zespołom rozwiązać złożone problemy. Zachęca do burzy mózgów na miejscu, współpracy, a nawet negocjacji.

Spotkania mogą być również korzystne dla interakcji jeden-jeden, zwłaszcza do rozwijania relacji i przekazywania informacji zwrotnych o wydajności. Jednak nie wszystkie spotkania są skuteczne; opanowanie podsumowania spotkania to świetny sposób na zachowanie kluczowych informacji.

Platformy komunikacyjne

Najlepsze do: budowanie kultury firmy; i współpraca między wieloma osobami i zespołami

Aplikacje do przesyłania wiadomości, takie jak Slack, są bardziej popularne, ponieważ więcej pracowników pracuje zdalnie. Chociaż przesyłanie wiadomości może czasami wydawać się odległe, oferuje użytkownikom zarówno opcje komunikacji asynchronicznej, jak i synchronicznej.

Na przykład kanał publiczny może być używany do bieżących cotygodniowych aktualizacji projektów w zespołach lub jako miejsce do budowania połączeń międzyludzkich i rozmów o weekendach członków zespołu. Podobnie funkcje przesyłania wiadomości lub komentowania w systemach zarządzania projektami, takich jak Asana lub Trello, są przydatne do zadawania pytań lub przekazywania opinii na temat konkretnego projektu lub zadania.

Telefon lub rozmowa wideo

Najlepsze dla: rozwiązywanie problemów w sytuacji awaryjnej; bardzo ważne wiadomości; zmiany w ostatniej chwili

Jeśli zorganizowanie spotkania nie jest możliwe, kolejną najlepszą opcją komunikacji synchronicznej może być rozmowa telefoniczna. Rozmowy telefoniczne są praktyczne przy przekazywaniu złożonych pomysłów lub informacji, które mogą generować wiele pytań.

Jest to również idealna alternatywa dla komunikacji twarzą w twarz, zwłaszcza w przypadku komunikowania wrażliwej lub naładowanej emocjonalnie wiadomości. Dzieje się tak dlatego, że chociaż rozmowa telefoniczna może nie zawierać wizualnych wskazówek komunikacyjnych, oferuje korzyści tonalnych wskazówek między dzwoniącymi.

Rodzaj kanału komunikacji odpowiedni w danej sytuacji zależy od kilku czynników. Dzięki zrozumieniu korzyści płynących z każdego kanału lepiej zrozumiesz, która opcja komunikacji jest najskuteczniejsza dla Twojego celu.