Rispondi a tutti: come rispondere a un'e-mail di gruppo con fiducia

La funzione di risposta a tutti è una benedizione mista. Può essere una parte essenziale della tua routine quotidiana di posta elettronica, ma se sei negligente, può anche essere un modo semplice per metterti in imbarazzo di fronte al tuo manager, colleghi, contatti professionali e persino estranei.

Sapere quando e come utilizzare al meglio Reply-all è la chiave per avere successo, beh, praticamente qualsiasi cosa che implichi l'invio di e-mail, come la sensibilizzazione del cliente, le comunicazioni interne o la pianificazione di un'uscita di squadra. Di seguito illustreremo i motivi per implementarlo, le situazioni in cui non è l'ideale e come rispondere, tutto con tatto, grazia e sicurezza.

Quando è appropriato rispondere a tutti?

Per cominciare, chiariamo che in molti casi è meglio rispondere a un'e-mail di gruppo inviando messaggi a individui piuttosto che rispondendo a tutti.

Una domanda chiave qui è: qual è il modo più semplice per ridurre al minimo sia il disordine della posta in arrivo che la confusione per tutti coloro a cui stai rispondendo? Se riesci a pensare a un modo migliore per ottenere entrambi, probabilmente dovresti farlo invece.

Tuttavia, ci sono molte situazioni in cui l'utilizzo di Reply-all è decisamente la chiamata giusta.

A volte questo è ovvio: il tuo capo invia un'e-mail al tuo team e ti chiede di aggiornare tutti su qualcosa su cui stai lavorando, ad esempio. Oppure un cliente invia un'e-mail a te, al tuo capo e a un altro collega con una domanda sui tempi; se sei la persona principale responsabile della pianificazione, questo è un buon momento per usare Reply-all. Nota che in questo scenario, parte del motivo per rispondere a tutti è far sapere agli altri membri del tuo team che ti sei occupato di rispondere alla domanda del cliente.

Sebbene Reply-all a volte sia disapprovato per la generazione di e-mail distraenti, fastidiose o non necessarie, un'unica risposta tempestiva e ponderata può evitare più e-mail e domande di follow-up.

Ecco un esempio: supponiamo che tu lavori in una redazione e una collega invii un'e-mail a quindici persone chiedendo urgentemente se qualcuno può aiutarla a sbloccare l'armadio delle forniture per prendere un registratore da campo e un microfono per il suo prossimo viaggio di reportage.

Se rispondi solo a lei e dici: "Certo, ho una chiave e posso controllare un kit per te ora", è probabile che altri risponderanno e si offriranno di fare lo stesso, insieme a un editore che chiede se è stato fatto. In questo caso, è meglio rispondere subito e chiarire a tutti che stai gestendo la richiesta.

È importante sottolineare che questa stessa logica funziona su larga scala: se venti persone riceveranno la tua risposta a tutti e la tua risposta sarà utile alla maggior parte di loro, vale la pena inviarla. Detto questo, più persone sono sul thread, maggiore è la barra di pertinenza.

Questo tipo di calcolo funziona anche se stai pensando di utilizzare Rispondi a tutti per porre una domanda. Se è probabile che riguardi la maggior parte delle altre persone nel thread, potrebbe valere la pena chiedere in un modo che tutti possono vedere, ma fai attenzione a non esagerare.

Quando non dovresti rispondere a tutti?

Torniamo alla domanda che abbiamo toccato in precedenza: qual è il modo migliore per ridurre al minimo il disordine e la confusione della posta in arrivo? Se l'e-mail che stai pensando di inviare non sarebbe gradita o rilevante per la maggior parte delle persone che raggiungerebbe, Reply-all non è la strada da percorrere.

Ecco un esempio: tu e tutti i membri del tuo dipartimento ricevete un'e-mail in cui si dice che uno dei tuoi colleghi ha accettato una nuova grande promozione e trasferimento. Le congratulazioni sono d'obbligo e tutti sono invitati a fare un salto nel patio alle quattro per la torta e gli addii affettuosi.

Tu (e tutti gli altri nel tuo dipartimento) avete bisogno di rispondere a tutti con un maiuscolo COMPLIMENTI e l'emoji della torta? Probabilmente no. In questo caso, basta rispondere individualmente al celebre collega, o meglio ancora, congratularsi con lui di persona per la torta.

Una logica simile si applica a questioni più delicate o personali. Quando hai bisogno di correggere educatamente qualcuno o assicurarti che la contabilità fornitori abbia i tuoi moduli fiscali personali e l'indirizzo corrente, Reply-all è raramente, se non mai, ottimale.

Questa idea è particolarmente rilevante per quanto riguarda il feedback professionale perché non è difficile immaginare uno scenario in cui anche una correzione ben intenzionata data di fronte a una dozzina di colleghi sia mortificante per il destinatario principale, rabbrividire tutti gli altri membri della catena e rischia di far sembrare il mittente ignaro, nella migliore delle ipotesi.

Ancora una volta, se la tua email non sarà di valore per la maggior parte delle persone che la ricevono, non utilizzare Reply-all.

Come posso utilizzare Reply-all per trasmettere con tatto informazioni utili?

Proprio come faresti con le e-mail agli individui, dovresti essere educato e mantenerlo breve quando rispondi a tutti. Ciò significa ridurre al minimo le ripetizioni e cercare modi per limitare l'andirivieni. Cerca di chiarire cosa dovrebbe accadere dopo, in particolare se si tratta di azioni per più destinatari. In questi casi, potresti voler mettere il nome di ogni persona in grassetto o utilizzare un elenco puntato per migliorare la leggibilità, come in questo esempio:

Poiché l'ospite di questo episodio ha dovuto riprogrammare la nostra sessione di registrazione per un giorno prima, dovremo aumentare il nostro lasso di tempo.

• Marissa: Virgil: Riley: Tieni a mente il tuo pubblico. Pensa a quali informazioni saranno più utili loro e come comunicarle in modo chiaro, conciso, gentile e privo di errori.

  Grammarly può aiutarti a rispondere a tutti con sicurezza

  L'ultima cosa che vuoi è premere invio e renderti conto che hai appena usato la risposta a tutti per far esplodere colleghi o perfetti sconosciuti con un'e-mail piena di punteggiatura, ortografia e errori grammaticali.

  La grammatica può farti risparmiare tempo proteggendoti da errori di battitura, virgole fuori posto, disaccordi tra soggetto e verbo e altri errori. Gli utenti Grammarly Premium possono ottenere un aiuto extra con la riscrittura delle frasi incentrata sulla chiarezza e le regolazioni del tono , così puoi comunicare con sicurezza.