20 tips tentang cara mengirim email yang lebih baik

Diterbitkan: 2022-03-22

Ingin tahu bagaimana cara menulis email yang lebih baik? Nah, penulisan email yang baik dimulai dengan mengetahui dasar-dasarnya.

Setelah Anda membangun kepercayaan diri Anda, Anda dapat menerapkan lebih banyak nuansa untuk meningkatkan keterampilan menulis email Anda lebih jauh. Meningkatkan keahlian Anda tidak memerlukan buku, kursus, atau kelas tentang cara mengirim email yang lebih baik. Setelah Anda menginvestasikan 10 menit untuk membaca posting blog ini, Anda tahu semua yang Anda butuhkan untuk menulis pesan email yang baik dalam setiap situasi. Itu adalah investasi dalam karir Anda yang memiliki potensi ROI tak terbatas.

Selanjutnya, 20 tips menulis email membantu Anda menjadi penulis email yang lebih baik, apa pun titik awalnya.

1. Pertimbangkan penerima Anda

Dalam semua komunikasi profesional, audiens Anda harus menjadi pertimbangan pertama Anda. Siapa yang akan membaca email Anda menentukan bagaimana Anda menulisnya dari nada ke konten. Sesimpel itu.

Jika Anda tidak setuju, pertimbangkan apakah Anda berkomunikasi secara serupa dengan atasan, rekan kerja, klien, dan kontraktor Anda – apalagi keluarga dan teman Anda. Email Anda tidak perlu seformal saat mengajukan pertanyaan bisnis saat berkomunikasi dengan rekan kerja Anda. Beberapa istilah khusus fungsi dapat menjadi efisien untuk pertukaran antar rekan tim tetapi membingungkan manajemen puncak.

Juga, ingat bahwa audiens Anda menyertakan semua orang yang ditambahkan ke bidang "Kepada:", "CC:", dan "BCC:", dengan fokus pada yang pertama. Satu audiens memudahkan untuk mempersonalisasi pesan Anda dan menyesuaikan pendekatan untuk penerima. Pastikan untuk mencerminkan hubungan dan korespondensi sebelumnya antara pengirim dan penerima saat Anda mulai mengetik.

2. Tetapkan tujuan yang jelas untuk email Anda

Jika Anda tidak jelas tentang tujuan email Anda sebelum Anda mulai menulisnya, Anda dapat yakin bahwa penerimanya juga tidak. Mengklarifikasi apa yang ingin Anda capai dengan pesan Anda membantu Anda mengekspresikan diri secara efektif ketika Anda memutuskan untuk menulis.

Semua email yang bagus memiliki satu – dan hanya satu – tujuan. Ini disebut 'aturan satu hal'. Dengan hanya mencakup satu hal di email Anda, Anda memudahkan penerima untuk memahami dan mengambil tindakan. Meminta lebih dari satu tindakan dalam email dapat menyebabkan kebingungan, yang mengarah pada komunikasi yang tidak efisien.

Untuk menentukan tujuan pesan Anda, Anda dapat bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apa yang Anda minta penerima lakukan?
Apa yang Anda ingin mereka rasakan?
Bagaimana seharusnya mereka merespons?

Terkadang Anda benar-benar perlu membahas beberapa hal seputar topik yang sama dalam satu email. Dalam hal ini, semakin penting untuk memformat pesan Anda dengan jelas dengan menggunakan poin-poin atau daftar bernomor. Menyoroti komponen email yang berbeda memudahkan penerima untuk memproses pesan Anda dan merespons dengan cara yang mencakup semua yang Anda butuhkan.

3. Pastikan email Anda selalu

Email telah menjadi saluran standar komunikasi bisnis. Tidak peduli seberapa besar kita semua menyukai email (sarkasme), dan betapapun pentingnya menyediakan e-paper-trail komunikasi dengan klien, kontraktor, atau kolega, email bukanlah saluran yang tepat untuk semua komunikasi di tempat kerja.

Ketika Anda sudah jelas tentang siapa penerimanya dan mengapa Anda akan mengirimi mereka email, berhentilah. Ambil napas dalam-dalam dan tanyakan pada diri sendiri: "Apakah email ini harus?" Profesional di seluruh papan cenderung berkomunikasi secara berlebihan melalui email meskipun panggilan telepon cepat atau pesan Slack akan dilakukan. Atau bagaimana dengan video Loom? Terlepas dari meme yang populer, ada baiknya untuk diingat bahwa tidak semua pertemuan bisa berupa email.

Jadi, ingatlah bahwa email hanyalah salah satu saluran komunikasi profesional. Dengan beragam saluran untuk komunikasi asinkron, pilih salah satu yang sesuai dengan pesan.

4. Ketahui etiket email Anda

Etiket email mengacu pada seperangkat prinsip yang memandu perilaku kita saat menggunakan email.

Ini dapat didefinisikan sebagai kode etik yang mencakup pedoman tidak tertulis untuk komunikasi email mengenai bahasa, ejaan, tata bahasa, dan tata krama. Etiket tergantung pada siapa Anda mengirim email. Itu selalu lebih aman untuk tetap berada di sisi formal konvensi.

Mematuhi etiket email akan membantu Anda membangun profesionalisme dalam komunikasi Anda, membangun hubungan yang kuat dengan rekan kerja Anda dan mewakili perusahaan dengan baik. Karena tidak ada sumber resmi tentang topik ini, kami telah menyusun daftar aturan dan tip paling penting tentang etiket email yang harus diketahui oleh setiap profesional. Dengan membaca cepat ini, Anda dapat memperbarui pengetahuan Anda tentang topik tersebut dan menilai email Anda dengan kritis.

5. Ikuti struktur email yang benar

Cara terbaik untuk menulis email adalah dengan mengikuti formatnya. Email telah ada selama beberapa dekade, dan banyak dari kita telah menggunakannya sejak kecil. Itu sebabnya otak kita terprogram untuk membacanya dengan cara tertentu. Apakah penerima akan melewatkan semua basa-basi dan formalitas, lebih mudah bagi mereka untuk mendapatkan intinya jika Anda tidak menjauhi apa yang diharapkan.

Praktik terbaik untuk struktur email adalah sebagai berikut:

Garis subjek
Salam
Garis pembuka
Isi
Panggilan untuk bertindak
Kalimat penutup
Keluar
Tanda tangan

Jika beberapa komponen email yang bagus ini terdengar seperti bahasa asing bagi Anda, jangan khawatir. Kami akan membahas setiap bagian dari email yang terstruktur dengan baik di posting blog ini. Pada saat Anda selesai membaca, Anda akan mengetahui semua yang perlu Anda ketahui untuk menguasai semuanya. Dan jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut, Anda juga akan segera belajar tentang alat bernama Flowrite yang dapat menjadi asisten email AI Anda dan mengurus penataan email untuk Anda.

6. Maksimalkan baris subjek email

Baris subjek adalah yang pertama – dan mungkin satu-satunya – yang dilihat penerima di email Anda. Email dengan buruk, atau lebih baik lagi, tanpa baris subjek, akan dengan cepat dihapus tanpa membaca atau menemukan jalan langsung ke folder spam.

Anda harus menganggap baris subjek sebagai judul email Anda. Ini adalah ringkasan email Anda. Ini memiliki satu dampak paling signifikan pada apakah email Anda dibaca atau tidak. Tujuan dari baris subjek adalah untuk membuat penerima membuka pesan Anda dan memberikan isi email untuk melakukan pekerjaan selanjutnya. Ini juga merupakan tempat di mana kecerobohan email paling sering terjadi.

Kesalahan paling umum adalah mencoba mengelabui penerima agar membuka email Anda. Baris subjek Anda tidak boleh menggoda, dan harus selalu terkait dengan konten email. Baris subjek yang terlalu pendek atau terlalu panjang sering membingungkan. Hal yang sama berlaku untuk yang tidak jelas dan umum. Baris subjek terbaik informatif namun ringkas.

Tantangannya adalah menjaga agar baris subjek email Anda tetap ringkas tetapi spesifik. Panjang yang ideal adalah antara 3 dan 8 kata, yang seharusnya cukup untuk memberikan gambaran umum tentang pesan Anda.

7. Pilih salam email terbaik

Cara Anda memulai email menentukan nada pesan dan membangun kesan pertama penerima tentang Anda. Sayangnya, banyak yang kurang memperhatikannya. Apa cara yang tepat untuk memulai email saya? Yah, itu tergantung. Sapaan yang tepat untuk email Anda bisa formal atau ramah, tergantung dengan siapa Anda berkomunikasi dan tujuan Anda.

Contoh salam email yang paling umum meliputi:

1. Halo <Nama>

2. Hai <Nama>

3. Sayang <Nama>

Sangat mudah untuk terlalu memikirkan salam email Anda, terutama ketika Anda tidak terlalu akrab dengan orang tersebut. Atau jika email sangat penting. Jika Anda mendapati diri Anda membuang-buang waktu untuk mengatakan "Hai Tom", "Halo Tuan Smith", atau "Tuan Yang Terhormat", selalu lebih aman untuk keliru dengan kata-kata formal.'

Untuk membantu Anda menavigasi perairan ini, kami telah menulis panduan lengkap tentang salam email terbaik.

8. Tambahkan kalimat pembuka email

Sebelum pindah ke konten sebenarnya dari email Anda, Anda harus menambahkan baris pembuka yang membahas penerima atau memberikan konteks. Dan demi semua orang yang terlibat, harap buat sesuatu yang lebih imajinatif dan penuh perhatian daripada "Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik".

Contoh pembukaan email yang baik untuk situasi yang berbeda meliputi:

Izinkan saya untuk memperkenalkan diri…
Untuk menindaklanjuti percakapan kami…
Terima kasih sudah menghubungi…
Saya harap minggu ini berjalan dengan baik sejauh ini…
Saya bisa menggunakan saran Anda …
Respon cepat Anda sangat kami hargai…

Dengan opsi-opsi ini di saku belakang Anda, Anda tidak perlu bersusah payah untuk mendapatkan kalimat pembuka yang sempurna yang secara mulus menyatu dengan konten email. Sebagai tip bonus, cobalah untuk menghindari hari kerja atau waktu dalam sehari dalam kalimat pembuka Anda karena Anda tidak tahu kapan penerima harus membaca pesan Anda.

9. Haruskah Anda memperkenalkan diri?

Jawabannya adalah: Jika Anda menjangkau seseorang yang belum Anda kenal, ya, Anda harus melakukannya. Tidak peduli apakah itu seseorang di dalam organisasi Anda atau kontak eksternal. Ini adalah etiket email yang baik dan kesopanan umum. "Kalau begitu, bagaimana cara memperkenalkan diri di email?" Anda mungkin bertanya.

Berikut adalah dua cara yang sangat mudah untuk melakukan pengenalan diri melalui email:

Nama saya <Nama depan> <Nama belakang>, dan saya bekerja untuk <Apa yang dilakukan perusahaan> disebut <Nama perusahaan>.
Saya <Nama depan> <Nama belakang>, dan saya bekerja sebagai <Jabatan> di <Departemen> kami.

Ingatlah bahwa email Anda sering kali bukan tentang Anda, jadi Anda tidak boleh menghabiskan lebih dari satu atau dua kalimat untuk memperkenalkan diri tidak peduli seberapa besar kita semua suka berbicara tentang diri kita sendiri.

10. Mulailah dengan yang paling penting

Email yang bagus langsung ke intinya dengan cepat. Prinsip Piramida adalah pendekatan untuk komunikasi email profesional. Para eksekutif McKinsey telah menciptakan metode ini pada tahun 1980-an untuk menyusun pemikiran secara efisien dan meningkatkan komunikasi bisnis.

Prinsip dasarnya adalah membuat poin paling penting di awal dan menyusun email Anda sesuai dengan itu. Email bisnis biasa menjawab pertanyaan atau menyajikan permintaan di bagian akhir. Namun, lebih efektif untuk memimpin dengan poin yang paling penting dan memberikan argumen dan informasi latar belakang hanya setelah itu. Misalnya, bos Anda mengirimi Anda email yang menanyakan apakah Anda harus memperpanjang kontrak rekan kerja, Anda ingin memberikan jawaban langsung dan menjelaskan "mengapa" setelah itu.

Jika Anda kesulitan dengan cara mengirim email yang lebih baik, pikirkan tentang piramida, mulai dari atas, dan umumkan niat Anda di depan.

11. Jangan hemat waktu

Jika Anda ingin menulis email yang lebih baik, jangan luangkan waktu.

Jeda sedikit di antara kalimat memberi pembaca waktu untuk mencerna pesan. Kalimat singkat memungkinkan mereka untuk memiliki lebih banyak kesempatan ini. Anda juga harus mempertimbangkan untuk memecahkan kalimat yang panjang dan rumit bahkan ketika kalimat tersebut tidak akan menjadi kalimat run-on.

Anda juga harus belajar menggunakan koma dengan benar, terutama jika bahasa Inggris bukan bahasa pertama Anda. Terlalu banyak atau terlalu sedikit koma - atau satu di tempat yang salah sama sekali - cenderung membingungkan.

12.Gunakan kasus kalimat

Menggunakan kasus kalimat mengacu pada kapitalisasi huruf pertama dalam kalimat dan kata benda yang tepat. Sebagian besar dari kita tahu bahwa ini adalah cara yang benar untuk menggunakan huruf kapital tetapi masih gagal saat menulis email. Kasus kalimat adalah bagian dari etiket email bisnis, dan menghindarinya bukanlah ide yang baik saat menulis email profesional. Juga, ingatlah untuk menghindari menulis dalam huruf besar semua. Itu selalu tidak ada jalan. Dengan Flowrite, Anda tidak perlu khawatir tentang detail seperti itu – tidak peduli seberapa ceroboh Anda menuliskan instruksi Anda, kami mendapatkan kapitalisasi yang benar untuk Anda.

13. Perhatikan nada bicara Anda

Bukan hanya apa yang Anda katakan tetapi bagaimana Anda mengatakannya.

Nada dapat didefinisikan sebagai suara dari kata-kata tertulis, mengungkapkan emosi, karakter, volume, intonasi, dan sikap keseluruhan pesan. Itulah mengapa sangat penting untuk berhati-hati dengan pilihan kata Anda dan mempertimbangkan bagaimana penerima mungkin menafsirkannya. Karena Anda tidak dapat mengandalkan ekspresi wajah dan intonasi untuk menyampaikan pesan melalui email, Anda harus berusaha untuk tampil secara positif.

Nada profesional dalam email bisa memakan banyak waktu untuk diperbaiki, karena terkadang Anda ingin bersikap formal dan bersandar pada tujuan yang lebih ramah. Bagaimana cara mengekspresikan kegembiraan, ketegasan, atau dorongan? Untuk membantu Anda menyampaikan pesan secara efektif, kami mengumpulkan sumber daya yang mencakup semua untuk memberikan nada yang tepat di semua email Anda.

Selain itu, Flowrite dapat membantu Anda menyampaikan pesan dengan cara yang Anda inginkan. Dengan pembuat email AI kami, Anda dapat memilih nada untuk email yang ingin Anda kirim dan biarkan kami melakukan pekerjaan berat.

14. Tetap ringkas

Menjaga email Anda singkat dan manis memastikan bahwa Anda menyampaikan pesan secara efektif. Email panjang yang mengubur intinya dengan mudah tidak dijawab dan akhirnya dilupakan. Atau lebih buruk lagi, salah paham. Karena rata-rata profesional menerima lebih dari 100 email sehari, tidak ada yang punya waktu untuk membaca email yang panjang.

15. Gunakan suara aktif

Menulis dengan kalimat pasif mungkin tampak formal dan profesional dan hanya menggunakan beberapa kata lagi, tetapi semuanya bertambah. Selain itu, lebih sulit untuk dibaca dan dipahami. Jadi singkirkan kata-kata yang bertele-tele untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dengan menggunakan suara aktif. Mungkin sulit pada awalnya, tetapi setelah Anda terbiasa, Anda akan melihat bahwa tulisan Anda mengalir lebih baik dari sebelumnya.

16. Format untuk kejelasan

Menggunakan poin-poin dan daftar bernomor membantu Anda menyusun email dan menarik perhatian penerima pada hal yang paling penting. Selain berfungsi sebagai isyarat visual, daftar memudahkan penulisan kalimat pendek., Anda juga dapat menggunakan huruf tebal untuk menyorot, misalnya, ajakan bertindak.

17. Buat ajakan bertindak yang jelas

Anda tidak dapat mengharapkan penerima tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya kecuali Anda memberi tahu mereka. Jika Anda meminta sesuatu, berikan instruksi yang jelas. Jika itu undangan wawancara, katakan saja. Jika Anda membutuhkan tanggapan pada tanggal tertentu, beri tahu mereka.

Praktik terbaik untuk CTA yang jelas meliputi:

Berikan tanggal dan detailnya
Gunakan paragraf kalimat tunggal
Pecahkan permintaan kompleks menjadi beberapa langkah
Jangan takut untuk menggunakan huruf tebal

Menyertakan ajakan bertindak yang jelas – adalah cara paling efektif untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Jangan lupa untuk menggunakannya.

18. Tutup kesepakatan dengan kalimat penutup email

Menjadi penulis email yang lebih baik membutuhkan terus menerus membangun kotak peralatan Anda. Salah satu alat ini adalah kalimat penutup yang mengakhiri bagian konten email Anda. Ungkapan ini dapat digunakan untuk menunjukkan rasa terima kasih, menetapkan harapan untuk masa depan, dan mengungkapkan kesediaan Anda untuk membantu.

Kalimat penutup terbaik untuk email meliputi:

Terima kasih atas bantuan/bantuan/dukungan/waktu Anda
Saya menantikan balasan Anda
Jika saya dapat membantu, jangan ragu untuk menghubungi saya

Ada variasi tak berujung dari contoh di atas. Setelah Anda membangun kepercayaan diri dalam keterampilan komunikasi email Anda, Anda dapat mulai memperkenalkan lebih banyak variasi yang menunjukkan kepribadian Anda dan memahami nada email Anda.

19. Tentukan cara terbaik untuk menutup email

Mempertimbangkan bahwa salam email Anda memberikan kesan pertama yang sangat penting tentang diri Anda kepada penerima, persetujuan Anda menentukan rasa seperti apa yang ditinggalkan pesan Anda di mulut mereka. Memutuskan cara terbaik untuk mengakhiri email Anda dapat memakan waktu karena tidak ada solusi satu ukuran untuk semua. Namun, mengabaikan pentingnya sign-off seperti tersandung di garis finish.

Contoh paling umum dari email sign-off adalah:

Sungguh-sungguh,
Semoga sukses,
Salam,
Terbaik,
Bersulang,

Cara terbaik untuk menandatangani email selalu bergantung pada penerima, hubungan Anda dengan mereka, dan tujuan email Anda. Memilih yang tepat untuk setiap konteks membutuhkan sedikit bacaan lebih lanjut. Untuk tujuan itu, kami telah menulis panduan komprehensif tentang penandatanganan email terbaik dari yang paling formal hingga yang tidak cocok untuk kantor.

Setelah Anda menerima keputusan Anda tentang sign-off, tambahkan koma, dan tulis nama Anda di baris berikut.

20. Periksa ejaan Anda

Hal terakhir yang ingin Anda lakukan sebelum menekan "kirim" adalah menangkap kesalahan ejaan dan memastikan bahwa kapitalisasi Anda benar.

Ejaan yang salah menunjukkan kecerobohan dan dapat menghancurkan semua pemikiran dan upaya yang Anda lakukan untuk membuat email Anda lebih baik. Pemeriksa ejaan seperti Grammarly sangat bagus, tetapi mereka tidak akan menangkap semuanya dan, terkadang, gagal membaca konteksnya. Itu sebabnya Anda harus melatih diri untuk mengambil kesalahan sendiri.

Saat menggunakan Flowrite untuk menulis email dan pesan, kesalahan manusia dihilangkan oleh AI yang menghasilkan bahasa Inggris tingkat asli, mengurangi waktu yang terobsesi dan memeriksa ejaan.

Cara menulis email yang lebih baik dengan kecerdasan buatan

Flowrite adalah alat tulis AI yang mengubah instruksi singkat menjadi email dan pesan siap kirim dalam hitungan detik. Ini menangani struktur email, kapitalisasi, tata bahasa, ejaan, tanda baca - sebut saja. Email yang dihasilkan alat kami adalah bahasa Inggris tingkat asli, jadi Anda juga tidak perlu khawatir tentang itu. Pada dasarnya Anda dapat fokus pada pemikiran dan ide Anda, dan Flowrite akan memberi mereka sayap. Kami berani mengatakan bahwa ini adalah cara tercepat untuk mulai menulis email yang lebih baik, dan banyak pengguna kami mengatakan bahwa mereka telah belajar banyak dengan menggunakannya.

Untuk memulai, tulis beberapa kalimat pendek yang mungkin terdiri dari email Anda. Jangan terlalu khawatir tentang ungkapan atau tata bahasa, tetapi usahakan untuk menuliskan pikiran yang secara alami keluar dari kepala Anda. Setelah ini, Anda siap untuk langkah selanjutnya.

Cara menggunakan Flowrite

1. Tulis poin-poin singkat sebagai instruksi

Untuk memulai, tuliskan pikiran yang secara alami keluar dari kepala Anda. Itu dia. Anda siap untuk langkah selanjutnya.

2. Pilih jenis email yang ingin Anda tulis

Sekarang saatnya untuk mempertimbangkan siapa penerima dan apa yang ingin Anda capai dengan email? Mungkin Anda malas menghubungi calon karyawan, menindaklanjuti prospek penjualan, atau menjadwalkan pertemuan. Kami menutupi semuanya.

3. Saksi AI untuk menghasilkan email Anda

Sekarang saatnya untuk sihir. Setelah memilih template yang sesuai, Anda tenang selama beberapa detik yang diperlukan Flowrite untuk menghasilkan email lengkap berdasarkan instruksi Anda. Jika Anda tidak puas dengan hasilnya, itu akan membuat versi baru dengan mengklik tombol. Jika Anda lebih memercayai keterampilan menulis email Anda, Anda juga dapat membuat perubahan manual sebelum mengirim email.

Ini dimungkinkan berkat penggunaan kemajuan terbaru dalam kecerdasan buatan. Jika Anda masih tidak yakin bahwa ini dapat membantu Anda membuat email yang lebih baik, lupakan semua petunjuknya dan biarkan Flowrite menulis seluruh email untuk Anda.

Cukup rapi, bukan? +25.000 orang yang telah bergabung dengan daftar tunggu kami untuk akses awal ke masa depan menulis yakin berpikir begitu.

Anda mulai mengejar cara menulis email yang lebih baik, bukan? Kami berharap tips menulis email ini (dan mungkin alat kami) dapat membantu Anda memulai perjalanan Anda untuk mengirim email yang lebih baik dengan percaya diri dan membangun kepercayaan pada keterampilan menulis email Anda.