Cara menulis email profesional – 5 langkah mudah & 5 praktik terbaik

Mencari tahu bagaimana menulis email profesional bisa jadi sulit. Jangan khawatir. Kamu tidak sendiri.

Meskipun kebanyakan dari kita perlu menulis email di tempat kerja setiap hari, itu tidak semudah kedengarannya. Bahkan jika Anda membuat email bisnis setiap hari, rasanya seperti Anda belum pernah selesai belajar berkomunikasi secara efektif dalam bahasa Inggris. Bagaimana cara menyampaikan maksud saya dengan jelas? Bagaimana cara tampil sopan namun ramah? Bagaimana saya harus memulai email?

Saat Anda membuka email baru, Anda biasanya tahu persis apa yang ingin Anda katakan… tetapi kemudian Anda melihat kursor berkedip, kata-kata bisa tersangkut di kepala Anda. Anda bahkan dapat mulai menebak-nebak pemikiran Anda atau meragukan kemampuan menulis Anda. Meskipun blok penulis itu nyata, dalam hal mempelajari cara mengirim email profesional, latihan menjadi sempurna. Lalai

Dengan lima langkah dan praktik terbaik ini, Anda dapat menulis email yang membantu Anda mengedepankan yang terbaik di setiap situasi tempat kerja.

5 langkah mudah untuk menulis email profesional

Baik Anda mengirim email dingin untuk pekerjaan, memperkenalkan dua orang satu sama lain, atau menindaklanjuti prospek penjualan, langkah-langkah sederhana ini akan memandu Anda dalam menyusun email efektif yang memenuhi tujuan Anda.

1. Mulailah dengan awal yang baik dengan salam yang tepat
2. Berterimakasih
3. Jelaskan tujuan Anda
4. Tinggalkan kesan yang baik dengan penutupan Anda
5. Sign-off secara profesional
   

1. Mulailah dengan awal yang baik dengan salam yang tepat

Saat Anda menulis email bisnis, penting untuk membuat kesan pertama sebaik mungkin dengan salam profesional, juga dikenal sebagai sapaan, yang merupakan kata yang lebih menarik untuk mengatakan "halo."

Jika Anda tidak mengenal pembaca dengan baik, selalu buka email Anda dengan salam email formal.

• <Nama depan> yang terhormat,
  

Jika Anda ingin memulai hubungan baru, Anda harus menggunakan nama belakang mereka.

• Dear Ibu/Ibu/Bpk. <Nama belakang>,
  

Jika hubungan kerja Anda dengan orang tersebut lebih santai, boleh saja menggunakan salam yang lebih ramah.

• Hai <Nama depan>,
  

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk belajar sebanyak mungkin tentang orang yang akan Anda jangkau. Jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda tulis, biasanya aman untuk menggunakan "Dear Sir or Madam", atau "Kepada Siapa Yang Berperhatian:". Pastikan untuk memperhatikan penggunaan huruf kapital dan tanda baca yang tidak beraturan pada opsi terakhir, dan perhatikan bahwa terkadang yang pertama terlalu formal – dan dapat dianggap ketinggalan zaman, kaku, atau salah secara politis.

2. Bersyukurlah

Dimulai dengan berterima kasih kepada penerima adalah hal yang tepat untuk dilakukan apakah Anda menjangkau seseorang untuk pertama kalinya, menanggapi seseorang yang menghubungi organisasi Anda, atau mendengar tanggapan dari seseorang.

Jika Anda membuat kontak awal, Anda harus berterima kasih kepada orang tersebut karena telah meluangkan waktu untuk membaca email Anda, diikuti dengan nama mereka.

• Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca email saya, <Nama depan>.
  

Jika seseorang di luar organisasi Anda menghubungi Anda dengan pertanyaan, Anda dapat mengatakan

• Terima kasih telah menghubungi <Nama perusahaan>.
  

Saat seseorang membalas salah satu email Anda, pastikan untuk mengatakan:

• Terima kasih atas balasan cepat Anda.
  

Mengekspresikan rasa terima kasih membuat pembaca lebih mudah menerima apa yang Anda tulis selanjutnya, membantu Anda tampil dengan hormat, dan merupakan bagian dari etiket email yang baik.

3. Jelaskan tujuan Anda

Jika Anda memulai komunikasi setelah Anda berterima kasih kepada penerima karena telah meluangkan waktu untuk membaca email Anda, mulailah dengan menyatakan tujuan Anda.

• Saya menulis untuk menanyakan tentang [Penawaran produk X].
• Saya menulis tentang [Job posting Y].
  

Jika Anda menerima pertanyaan untuk perusahaan, jawab pertanyaan mereka atau hubungkan pelanggan dengan kolega yang tepat untuk memberi mereka jawaban.

• Untuk menjawab pertanyaan Anda di sini adalah [Informasi yang mereka minta].
• Saya menghubungkan Anda dengan rekan kerja saya <Nama> (CC), yang akan dapat menjawab pertanyaan Anda mengenai [Topik Z].
  

Jelaskan tujuan Anda di bagian atas paragraf pertama, lalu lanjutkan ke teks isi utama email. Namun, Anda harus ingat bahwa pembaca adalah seorang profesional yang sibuk seperti Anda. Sampaikan maksud Anda dengan cepat dengan menjaga kalimat Anda tetap singkat.

4. Tinggalkan kesan yang baik

Sebelum Anda mengirim email Anda, ada baiknya untuk berterima kasih lagi kepada pembaca Anda dan menambahkan kata penutup yang sopan.

Mulailah dengan sesuatu di sepanjang baris:

• Terima kasih atas kesabaran dan kerja sama Anda, <Nama depan>.
• Terima kasih atas pertimbangan Anda, <Nama depan>.
  

Setelah ini, lanjutkan untuk menyelesaikan paragraf penutup Anda dengan sopan.

• Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi.
• Saya berharap mendengar kabar dari kamu.

5. Keluar secara profesional

Langkah terakhir adalah menyertakan penutup email profesional dengan nama Anda. Secara tradisional, ini disebut "kata perpisahan", tetapi kata ini agak ketinggalan jaman, mirip dengan salam. Menurut etiket email yang tepat, tingkat formalitas tanda tangan Anda harus sesuai dengan sapaannya.

Jika Anda memulai email secara informal, pilihan yang baik untuk sign-off meliputi:

• Sungguh-sungguh,
• Salam Hormat,
• Semoga sukses,
  

Jika sapaan Anda lebih santai, pertimbangkan untuk menutup dengan:

• Terbaik,
• Seperti biasa,
• Terima kasih,

Jangan lupa koma setelah penutup, apalagi tambahkan nama Anda di baris berikutnya setelahnya.

Biasanya menyertakan tanda tangan email yang menyertakan nama lengkap, jabatan, perusahaan, dan detail kontak yang relevan dalam email profesional untuk keperluan identifikasi dan komunikasi di luar kotak masuk.

Cara menulis email profesional – praktik terbaik

Di bagian ini, kami akan membahas praktik terbaik yang paling penting untuk menulis email profesional. Meskipun setiap konten email berbeda, ada prinsip umum yang berlaku untuk semuanya. Anda dapat menggunakan panduan ini sebagai daftar periksa terakhir untuk memastikan bahwa Anda memberi diri Anda setiap kesempatan untuk berhasil dengan pesan Anda.

Berikut adalah 5 praktik terbaik untuk menulis email profesional:

1. Pahami penerima Anda
2. Perhatikan nada suara Anda
3. Tetap pendek dan manis
4. Format untuk kejelasan
5. Koreksi sebelum mengirim

1. Pahami penerima Anda

Kepada siapa Anda menulis? Ini mungkin terdengar konyol karena jelas Anda tidak dapat menulis email persuasif tanpa memiliki alamat email seseorang untuk mengirimkannya.

Namun, bahkan ketika Anda bekerja dalam kapasitas B2B, Anda harus ingat bahwa Anda menulis untuk seseorang, bukan bisnis.

Tak satu pun dari kita adalah pekerjaan kita, dan hal terbaik tentang orang-orang adalah bahwa kita adalah manusia. Jadi, pastikan Anda ingat bahwa Anda sedang menulis kepada manusia. Tetap ringan, baik, dan percakapan. Selalu semangat dan membantu dalam tanggapan Anda. Tulis jenis email yang ingin Anda terima.

2. Perhatikan nada suara Anda

Siapa yang Anda tuju akan mengatur nada email Anda dan sering kali mendikte salam dan penutup Anda juga. Mungkin Anda menindaklanjuti dengan perekrut setelah mengirim CV LinkedIn, atau mungkin Anda ingin membuat kontak pertama yang positif untuk mempermudah memelihara prospek sehingga Anda dapat menutup penjualan. Situasi ini seringkali membutuhkan nada yang berbeda: email yang menindaklanjuti lamaran pekerjaan harus lebih formal daripada email yang bertujuan untuk mendapatkan klien. Lalai

3. Tetap pendek dan manis

Yang terbaik adalah menyimpan email profesional yang singkat dan manis. Komunikasikan apa yang Anda coba katakan dengan jelas dan ringkas sehingga penerima Anda mengerti bahwa Anda menghargai waktu mereka. Satu hingga tiga paragraf pendek yang masing-masing terdiri dari tiga hingga lima kalimat sudah lebih dari cukup. Namun, penting untuk tidak membuatnya terlalu singkat – email profesional setidaknya harus terdiri dari tiga kalimat.

4. Format untuk kejelasan

Untuk membuat email Anda mudah dibaca, pisahkan komponen yang berbeda dengan jeda paragraf. Pertimbangkan untuk menggunakan poin-poin atau daftar bernomor untuk membawa lebih banyak struktur ke pesan Anda. Jika Anda ingin menyorot apa yang paling penting, gunakan huruf tebal alih-alih mengubah warna font. Namun, jangan menggunakan huruf tebal untuk lebih dari satu kata atau frasa di email Anda. Saat memilih font, tetap berpegang pada klasik dan gunakan ukuran font standar.

5. Koreksi sebelum mengirim

Last but not least, Anda harus hati-hati memeriksa ulang apa yang telah Anda tulis untuk memastikannya terbaca dengan jelas dan ringkas. Miskomunikasi dalam email profesional dapat menyebabkan banyak kesalahan yang mahal, dan kesalahan ejaan serta kesalahan tata bahasa pasti merusak persepsi orang lain tentang Anda. Saat Anda merasa email Anda sempurna, tetap pastikan nama penerimanya benar.

Lalai

Apakah Anda memahami cara menulis email profesional dengan posting blog ini? Beri tahu kami di Twitter!