6 conseils merveilleux pour rattraper son retard sur les e-mails après des vacances

La peur de la boîte de réception est réelle.

La dernière fois que j'ai pris des vacances, je n'avais presque pas envie de partir de peur de voir à quoi ressemblerait ma boîte de réception à mon retour. (Astuce : ce n'était pas joli.) Il n'y a rien de plus gémissant lors de votre premier jour de retour au travail que d'ouvrir votre client de messagerie pour voir que vous avez 1 487 e-mails en attente.

J'ai travaillé dans des emplois où recevoir une avalanche d'e-mails quotidiens était la norme, ce qui signifiait qu'être absent pendant une semaine entraînait une avalanche numérique. Voici comment je me suis préparé puis creusé.

1 Configurez un message d'absence du bureau avant de partir.

Avoir un répondeur automatique de vacances ne réduira pas le nombre de personnes qui vous contactent, mais cela réduira le nombre de suivis qu'ils envoient. C'est aussi une bonne forme de faire savoir aux gens quand vous n'êtes pas en mesure de leur répondre.

Votre message d'absence du bureau peut être simple. Faites simplement savoir aux gens que vous n'êtes pas disponible, quand vous reviendrez et qui ils doivent contacter en cas de besoin urgent pendant votre absence. Si vous souhaitez vous amuser un peu plus avec votre message, voici quelques options.

2 Éliminez d'abord la publicité et les autres éléments inutiles.

Lorsque je reviens dans ma boîte de réception Gmail pour trouver un million d'e-mails en attente, la première chose que je fais est d'éliminer le courrier indésirable. La publicité, bien sûr, est la première à disparaître. Mais lorsque vous essayez de revenir à la boîte de réception zéro, même les newsletters auxquelles vous vous êtes abonné peuvent vous gêner.

Le système d'onglets de Gmail est pratique. Lorsque mes e-mails sont déjà pré-triés, je peux parcourir rapidement les onglets sociaux et promotions et éliminer la plupart de ces e-mails dès le départ en les sélectionnant tous, en parcourant les lignes d'objet pour m'assurer que rien ne semble important, puis en cliquant sur archiver ou supprimer.

3 Utilisez des filtres pour les expéditeurs prioritaires.

Il y a probablement quelques personnes sur votre liste de contacts dont vous ne voulez pas manquer les e-mails. J'ai un dossier Gmail appelé Expéditeurs prioritaires dans lequel je stocke les messages importants qui nécessitent une action plus immédiate.

Vous pouvez utiliser des filtres pour trier automatiquement les messages dans ce dossier, ce que je fais lorsque je suis absent de mon bureau pendant un certain temps. Ensuite, quand je reviens, je sais à quoi m'attaquer en premier.

Vous pouvez également filtrer rétroactivement en déplaçant les messages vers le dossier Expéditeurs prioritaires pour les conserver pendant que vous triez le reste de votre boîte de réception.

4 Créez un dossier de rattrapage.

Maintenant que vous avez trié vos e-mails hautement prioritaires dans un dossier séparé, vous pouvez vous occuper du reste . . . en le repoussant. Au moins temporairement.

Regarder une boîte de réception débordante lors de votre premier jour de retour au bureau peut générer suffisamment de stress pour annuler les effets relaxants de vos vacances. Une boîte de réception vide, cependant, c'est le bonheur ! Cette solution peut ressembler à de la triche, mais croyez-moi, c'est un excellent moyen d'alléger la pression d'avoir des centaines d'e-mails à traiter et de ne pas avoir le temps de les traiter.

Créez un dossier de rattrapage. C'est aussi simple que ça. Vous pouvez le nommer comme vous le souhaitez, de "Email to Process" à "Abandonnez tout espoir, vous qui entrez ici". Ensuite, sélectionnez simplement Tout et déplacez votre e-mail de vacances dans le dossier de rattrapage. Ce sera hors de vue, et au lieu d'avoir l'impression que votre boîte de réception est un gouffre sans fond dont vous ne sortirez jamais, vous pourrez vous aventurer dans votre salle de stockage virtuelle et trier ces e-mails moins importants chaque fois que vous en aurez le temps. épargner.

Il y a de fortes chances que si vous avez déjà trié des e-mails hautement prioritaires, rien dans votre dossier de rattrapage ne sera d'une importance critique. Si vous avez accidentellement manqué quelque chose d'important (hé, cela arrive aux meilleurs d'entre nous), vous êtes sûr de recevoir un e-mail de suivi, auquel moment vous pourrez régler le problème. S'il reste un e-mail dans votre dossier de rattrapage après un mois, vous pouvez probablement le supprimer ou l'archiver en toute sécurité.

5 Pratiquez « dernier entré, premier sorti ».

À présent, votre boîte de réception devrait sembler un peu moins écrasante. Il est temps de traiter les messages les plus prioritaires. Adopter une approche « dernier entré, premier sorti » peut aider.

Certains des e-mails que vous avez reçus se sont déjà triés pendant votre absence. Lorsque vous lisez d'abord l'e-mail le plus récent, vous pouvez rapidement déterminer ce qui nécessite une attention immédiate et ce que vous pouvez filtrer dans votre dossier de rattrapage pour plus tard. Commencez donc à fouiller dans les e-mails les plus récents que vous avez reçus et souvenez-vous. . .

6 Résistez à l'envie de retarder les réponses.

Une fois que vous avez identifié les e-mails importants, répondez-y. Comme maintenant.

Nous y avons tous été. Vous regardez fixement un e-mail qui a absolument besoin d'une réponse, sauf que vous manquez d'énergie psychique pour y faire face sur le moment. La tentation de repousser ces types d'e-mails est intense. Résister! Les e-mails gênants deviennent des monstres plus puissants au fur et à mesure que vous les ignorez. Lorsque vous commencez à parcourir vos e-mails urgents, faites-vous la promesse de traiter chacun d'entre eux dès que vous l'ouvrirez. Vous vous remercierez à long terme.

Avec un peu de prévoyance et un peu d'organisation, vous pouvez empêcher l'avalanche de votre boîte de réception de vous enterrer. Maintenant, laissez votre courrier électronique de bureau tranquille jusqu'à votre retour et partez profiter de ces vacances. Tu l'as mérité!