Cómo escribir un mensaje de bienvenida a un nuevo empleado

Los primeros días de un nuevo empleado en una empresa marcan la pauta para su permanencia allí. Un cálido mensaje de bienvenida, que a menudo se envía durante los primeros días críticos de incorporación, informa al nuevo miembro del equipo sobre los procesos, los valores y la cultura de la empresa. Este saludo también puede ayudarlos a desarrollar una red de información a medida que se familiaricen con el equipo y cómo su nuevo rol se relaciona con la meta mayor.

De acuerdo con una encuesta de recursos humanos de Sapling , una mala experiencia de incorporación puede hacer que los nuevos empleados tengan el doble de probabilidades de buscar otro trabajo en otro lugar.

A medida que más empleadores extienden el trabajo remoto o hacen la transición a un acuerdo híbrido a largo plazo , llegar a los nuevos empleados de manera efectiva puede cultivar relaciones cooperativas independientemente del entorno laboral.

¿Qué es una carta o mensaje de bienvenida?

El proceso de incorporación para los nuevos empleados a menudo incluye una avalancha de papeleo para firmar, cuentas del sistema para crear, compartir procesos, capacitación y presentaciones.

Los mensajes de bienvenida pueden presentar formalmente al nuevo empleado a grandes grupos dentro de la organización, o pueden ser presentaciones informales entre compañeros. A menudo, se comparten algunos detalles, que pueden incluir información sobre su función anterior y lo que contribuirán a la empresa.

¿Qué debe incluir?

Los detalles sobre qué incluir en un saludo de bienvenida, así como el tono, dependen del remitente. A continuación se muestran ejemplos de lo que pueden incluir los mensajes de bienvenida, según quién los envíe.

Recursos humanos/reclutadores

Las cartas de bienvenida escritas por un reclutador o un miembro del equipo de Recursos Humanos abrirán el mensaje con un saludo entusiasta.

Luego podría incluir una lista de tareas administrativas que el empleado debe completar en su primer día para prepararse para comenzar a trabajar. Por ejemplo, podría detallar las instrucciones para crear una cuenta de usuario para la intranet de la organización o incluir archivos adjuntos o enlaces a la documentación preliminar que debe firmarse.

Las cartas de bienvenida de los reclutadores y los miembros del equipo de recursos humanos también pueden proporcionar un itinerario de reuniones para asistir con los jefes de departamento, el gerente de contratación u otro personal como parte del proceso de incorporación. Las pautas de la organización, como el código de vestimenta, los requisitos de descanso, la información de estacionamiento, los beneficios de la empresa y otras políticas también pueden compartirse en su carta de bienvenida.

Recursos humanos también puede publicar un anuncio general de la empresa por correo electrónico o en el portal interno con una descripción general de la experiencia laboral anterior del nuevo empleado y lo que se le ha traído al equipo para lograrlo.

Contratando administradores

Los gerentes de contratación que trabajarán en estrecha colaboración con el nuevo empleado a menudo brindan más información sobre lo que el nuevo empleado puede esperar en sus primeros días, y posiblemente incluso en sus primeras semanas y meses. Además de abrir la carta con un saludo de bienvenida, el mensaje puede incluir un desglose diario y por hora de las sesiones de capacitación o los procesos del departamento para revisar.

También podría ser una oportunidad para que los gerentes de contratación nombren a otros miembros del equipo y sus funciones. Por lo general, el mensaje se cerrará invitando al nuevo empleado a hacer preguntas o pedir aclaraciones, si es necesario.

compañeros de equipo

Los miembros individuales del equipo también pueden sentirse obligados a acercarse a un nuevo empleado con una presentación de bienvenida. Estos mensajes suelen ser informales en estructura, tono y formato.

Por ejemplo, un compañero puede escribir un breve mensaje directo en Slack presentándose a sí mismo y lo que hace en el equipo y cerrando con un informal "¡Bienvenido al equipo!"

Ejemplos de mensajes de bienvenida

Saludar a un nuevo empleado a su equipo puede tomar una variedad de formas. Estas correspondencias son a menudo en formato largo o corto. En cuanto a qué canal de comunicación de trabajo usar, las cartas de bienvenida de formato largo generalmente se transmiten por correo electrónico o como una carta física, mientras que los mensajes de formato corto pueden tener lugar en una plataforma de mensajería, como Slack.

A continuación hay un par de ejemplos para ilustrar cómo se vería cada tipo de mensaje de bienvenida.

Forma larga

Estimado [nombre completo del empleado],

En nombre de [empresa/departamento], quiero darle la bienvenida al equipo. Su experiencia en [habilidad/industria] nos ayudará a alcanzar nuestras metas para el próximo año y esperamos sus contribuciones.

Aquí hay una descripción general de su horario del primer día y las tareas para completar:

Itinerario:

• [tiempo] Orientación para nuevos empleados
• [tiempo] Introducción al CEO y COO
• [hora] Almuerzo
• [tiempo] Uno a uno con el gerente
• [hora] Reunión de inscripción de beneficios

Tareas:

• Lea y firme la documentación adjunta
• Configurar cuentas de usuario para las herramientas de la empresa y el departamento
• Crea tu perfil de intranet
• Programe una reunión de introducción con su mentor/amigo

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo en [número de teléfono/correo electrónico]. Nuevamente, estamos muy emocionados de que haya elegido unirse a nuestra organización.

Saludos,

[nombre del remitente]

[título del remitente]

Forma corta

¡Hola [nombre del nuevo empleado]! Soy [nombre del remitente] y soy el [título]. Estoy a cargo de la [tarea XYZ] y trabajaré de cerca con usted, por lo que quería comunicarme con usted personalmente y darle la bienvenida al equipo. Avíseme si hay algo con lo que necesite ayuda durante su transición. ¡Espero que estés disfrutando de tu primer día hasta ahora!

Golpea el tono correcto

Hasta el 69 por ciento de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante tres años si tuvieron una experiencia de incorporación positiva, según SHRM. La comunicación de primer toque de un mensaje de bienvenida puede tener efectos duraderos en un nuevo empleado.

Independientemente de quién esté escribiendo la carta o el mensaje de bienvenida, usar el tono apropiado puede ser complicado. Si está en el equipo de liderazgo o en recursos humanos, es posible que desee que su mensaje transmita un tono formal pero alentador. Es posible que los compañeros que dan la bienvenida a un nuevo empleado deseen lograr un tono amistoso y cooperativo en su mensaje.

Si tiene dificultades para encontrar el equilibrio correcto, la función de detector de tonos de Grammarly puede ayudarlo a eliminar las conjeturas al identificar el tono que está tratando de usar y ofrecer sugerencias de escritura para mantenerlo consistente a lo largo de su mensaje.