Cómo usar Kanban personal y volverse increíblemente productivo

Personal Kanban puede ayudar a un creativo a equilibrar la gestión de su negocio con el trabajo en su oficio. Esta guía explica cómo funciona.

¿Está buscando el sistema de productividad personal perfecto para su negocio creativo?

Primero las malas noticias: No existe. Al igual que con el software de la página de destino, debe hacer el trabajo sin importar su sistema.

Ahora las buenas noticias: Kanban es un sistema fácil de usar y aprender que puede ayudar a evitar sentirse abrumado por esas interminables listas de tareas pendientes. Puedes usar una pizarra o una herramienta como Trello para hacerlo.

Sumerjámonos.

¿Qué es Kanban?

Kanban es un método ágil para crear productos basados ​​en entregas continuas. Este sistema se originó a partir del sistema de fabricación japonés.

El ingeniero industrial de Toyota, Taiichi Ohno, creó el sistema para ayudar a los ocupados gerentes de fábrica a lidiar con proyectos y cargas de trabajo complicados.

¿Qué es Kanban personal y cómo funciona?

Personal Kanban es una adaptación del método ágil para individuos e incluso propietarios de pequeñas empresas. Funciona al obligar a los usuarios a visualizar el trabajo en un solo lugar y restringir en qué están trabajando.

Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry ofrecen estas dos reglas utilizando este sistema de productividad en su excelente libro Personal Kanban.

1. Visualiza tu trabajo
2. Limite su trabajo en curso (WIP)

Dijeron sobre la regla uno: “Cuando vemos el trabajo en sus diversos contextos, las compensaciones reales se vuelven explícitas. Ahora tenemos un registro físico de todas esas demandas de nuestro tiempo. Esta visión más amplia de nuestro trabajo y nuestro contexto nos permite tomar mejores decisiones.

Y agregaron sobre la regla dos: "Limitar el WIP nos da tiempo para concentrarnos, trabajar rápidamente, reaccionar con calma al cambio y hacer un trabajo reflexivo".

Paso 1: Prepare su tablero Kanban

Divide una pizarra en tres columnas. Si no tiene una, considere comprar una Pizarra Mágica y pegarla en su pared o incluso dividir una libreta grande de tamaño A4 o carta.

Etiquete la primera columna como "Por hacer", la segunda como "Haciendo" y la tercera como "Terminado".

La primera columna es para capturar un elemento de trabajo en su nueva lista de tareas pendientes. El segundo para decidir en qué vas a trabajar ahora mismo y el tercero para registrar lo que terminaste.

Recuerda evitar el clásico error de productividad de convertir un proyecto en una tarea. Se necesita una serie de tareas (o tarjetas) para llevar a cabo un proyecto. También puede usar notas adhesivas para representar una tarjeta Kaban.

Paso 2: Trabajar usando Kanban

Agregue elementos o tarjetas a la columna "To Do" en su tablero Kanban usando un marcador o notas Post-It.

Usa un verbo de acción y escribe la tarea en cuestión. Si se está mudando de casa, esto podría ser "Contratar una empresa de mudanzas". Alternativamente, si está preparando una gran presentación, esto podría ser "Imágenes de archivo de origen".

Cuando esté listo para trabajar, arrastre un elemento o una tarea de la columna "To Do" a "Doing".

Por lo general, me parece sensato mantener no más de tres elementos en la columna "Haciendo". Esto limita mi trabajo en progreso y ayuda a visualizar en qué estoy trabajando. (¡Recuerda las reglas!)

Cuando termine de trabajar, arrastre una tarea completa desde la columna "Haciendo" a la columna "Terminado". Luego, extraiga otra tarjeta Kanban de "To Do" a "Doing".

Paso 3: Revisa tu tablero

Mientras trabaja, naturalmente arrastrará tareas de izquierda a derecha de su tablero.

El simple hecho de arrastrar una tarea de una columna a la siguiente te obliga a priorizar. También fomenta las revisiones periódicas de su lista de tareas pendientes.

Esta forma de trabajar fomenta un estado de flujo. El acto de mover cartas de una columna a la siguiente se siente gratificante. Puede ver rápidamente las tareas fáciles de realizar, las que requieren mucho tiempo e incluso las tareas en las que está atascado. Benson me dijo,

"El error más común sería no limitar el trabajo en curso... A veces, la gente se salta el segundo porque hay "demasiado que hacer", que, irónicamente, es para lo que sirve el límite WIP en primer lugar".

jim benson

Una vez que se sienta más cómodo con el método Kanban, agregue columnas adicionales a su tablero Kanban personal o aplicación Kanban.

Por ejemplo, creé una columna llamada "Esperando" para capturar las tareas en las que estoy bloqueado y aquellas en las que necesito que alguien me responda. También creé una columna "Siguiente" para las tareas en las que quería trabajar durante la jornada laboral, pero no inmediatamente.

Consejo profesional: si necesita inspiración, busque en Google Imágenes "Tablero Kanban personal".

Herramientas Kanban recomendadas

Cuando comencé a usar Personal Kanban, probé una pizarra blanca grande y un cuaderno. Ambas herramientas funcionan bien y te ayudarán a dominar los conceptos básicos de Kanban. Cualquiera puede registrar una tarea abierta y completada con este método.

Una vez que tenga una idea de cómo funciona este sistema de productividad y sea parte de su semana laboral, estará listo para un Kaban Board digital personal.

Trello es una aplicación de gestión de proyectos basada en la web. Es básicamente un tipo de software Kanban. Puede cargar archivos en sus tareas o tarjetas, etiquetarlos, establecer fechas de vencimiento, etc.

Cargar archivos adjuntos a las tarjetas es útil para reunir todo su trabajo en un solo lugar. De manera similar, he usado las funciones de colaboración de la aplicación Trello para trabajar con contratistas externos.

Por mucho que me guste Trello para la productividad personal, recomiendo familiarizarse con Kanban en una pizarra o en un sistema analógico primero. Después de todo, la herramienta siempre es menos importante que hacer el trabajo. Luego, puede pasar a una aplicación o software dedicado.

Pruebe Kanban personal hoy

No existe la herramienta Kaban perfecta. Si su simple lista de tareas pendientes le ayuda a hacer el trabajo, manténgala.

He probado un montón de software de gestión de proyectos a lo largo de los años. El mayor problema es que una lista grande a veces puede parecer abrumadora.

Si esto le sucede a usted, Personal Kanban no toma mucho tiempo para aprender y lo ayudará a administrar su trabajo diario sin sentirse abrumado. Este sistema de productividad personal también ayuda a visualizar el trabajo en un solo lugar. O como dijo Benson,

“El sistema fue diseñado específicamente para brindar flexibilidad al tener un pequeño conjunto de reglas. Esa es la razón principal por la que lo hemos visto adoptado en todos los países y en todas las verticales del mundo, incluido el hogar. Los niños se divierten completando sus tareas. Los equipos resuelven de manera inteligente problemas complejos. El proyecto y el trabajo ambiental se visualizan y completan fácilmente”.

jim benson

Una versión de esta publicación apareció originalmente en Forbes.

También es un extracto editado de un capítulo de mi nuevo libro Esto está funcionando: concéntrese en lo que importa y obtenga los resultados que se merece.

Rebaja

Esto está funcionando: concéntrese en lo que importa y obtenga los resultados que se merece

• Collins, Bryan (Autor)
• Inglés (idioma de publicación)
• 296 páginas - 27/05/2019 (fecha de publicación) - Nielsen (editor)

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