كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة - مع نماذج ونموذج

إذا تم تجاهل بريدك الإلكتروني ، فيمكن أن تساعد رسالة متابعة البريد الإلكتروني في إعادة المحادثة إلى مسارها الصحيح. ومع ذلك ، قد تكون كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد عدم تلقي أي رد أمرًا صعبًا ، حيث ستحتاج إلى تحديد ما ستقوله في رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة وكيفية صياغتها.

لا تقلق إذا كنت تكافح لإيجاد طريقة مهنية ومهذبة لتذكير شخص ما بالرد. في هذا الدليل التفصيلي ، نصف كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة بعد عدم الرد ونقدم بعض الأمثلة العملية التي يمكنك استخدامها. أخيرًا ، سنقدم لك نموذج البريد الإلكتروني للمتابعة الذي يسمح لك بمتابعة رسالة بريد إلكتروني بشكل أسرع من أي وقت مضى بينما لا تزال مهذبًا.

ما هو البريد الإلكتروني للمتابعة؟

البريد الإلكتروني للمتابعة هو رسالة بريد إلكتروني إلى مستلم اتصلت به بالفعل مرة واحدة من قبل.

هناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك ترغب في إرسال بريد إلكتروني للمتابعة ، بما في ذلك:

• تنبيه المستلم برسالة بريد إلكتروني سبق إرسالها
• اطلب معلومات أو ردًا أو ردًا
• تذكير شخص ما بوقت أو تاريخ مهم (لحدث ، على سبيل المثال)

الغرض من رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة هو أن تكون بمثابة تذكير أو مطالبة برسالة بريد إلكتروني سابقة قمت بإرسالها. لا يتعلق الأمر ببدء محادثة ولكن لإعادة تنشيطها وتوليد استجابة.

أكثر رسائل المتابعة فاعلية هي رسائل قصيرة ، لطيفة ، احترافية ، (والأهم من ذلك) إلى هذه النقطة.

لا تضيعوا الوقت أو الكلمات. تقديم المشورة للخبراء: قام فريق الباحثين في الولايات المتحدة بتحليل أكثر من ملياري بريد إلكتروني ووجد أن القراء يميلون إلى تصفح رسائل البريد الإلكتروني الطويلة جدًا.

بينما وجدوا أن نصف (50٪) رسائل البريد الإلكتروني تتلقى ردًا في غضون ساعة ، يمكن ترك رسائل البريد الإلكتروني الأخرى لفترات طويلة. أسوأ الجناة؟ يستغرق كبار السن وقتًا أطول للرد وكتابة أطول رسائل البريد الإلكتروني.

وجد الباحثون أيضًا أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة خلال صباح يوم العمل كانت على الأرجح لتلقي الرد. ومع ذلك ، فإن أولئك الذين تم إرسالهم في فترة ما بعد الظهر وخلال عطلات نهاية الأسبوع كانوا أقل عرضة لتلقي الرد. لماذا ا؟ ربما اكتشف الباحثون الإجابة ...

لماذا لا يستجيب الناس لرسائل البريد الإلكتروني؟

هل تساءلت يومًا عن سبب عدم استجابة الناس لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الفور؟

يقول باحثون إننا نتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي "نفرزها". يتضمن ذلك فحصها بسرعة ثم تأجيلها حتى وقت يمكن التعامل معها بشكل مناسب.

يمكن للمستلمين وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني أو وضع علامة عليها ، أو حفظها بعيدًا أو تركها غير مفتوحة في علب الوارد الخاصة بهم. يقضي العمال ما يصل إلى 28٪ من وقتهم في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، لذلك نحن نطور استراتيجيات لتسريع العملية بشكل مفهوم. اكتشف الأكاديميون أن 16٪ منا يؤجل الرد على رسائل البريد الإلكتروني مرة واحدة على الأقل يوميًا.

ما نوع رسائل البريد الإلكتروني التي نتجاهلها؟ يقول المؤلفون: "من المرجح أن يؤجل المستخدمون رسائل البريد الإلكتروني عندما تتضمن معالجتها الرد أو القراءة بعناية أو النقر على الروابط والمرفقات".

نقطة التعلم الحاسمة هي: إذا تم تسليم بريدك الإلكتروني ، فقد تمت رؤيته.

حدد الباحثون في الدراسة خمسة أسباب أساسية لتجاهل رسائل البريد الإلكتروني:

1. الوقت أو الجهد المبذول في التعامل مع البريد الإلكتروني
2. هوية المرسل.
3. عدد المستلمين في الموضوع
4. عبء عمل المستخدم والسياق
5. إلحاح رسالة البريد الإلكتروني

قبل رسم رد ، حاول فهم هذه الضغوط التي تواجه المستلم. على سبيل المثال ، إرسال بريد إلكتروني للمتابعة (مهما كان مؤدبًا) يمكن أن يضع ضغطًا إضافيًا على المستلم ، اقترح Adaira Landry و Resa E. Lewiss الكتابة في Harvard Business Review.

تنسيق متابعة البريد الإلكتروني المثالي

لذلك ، اكتشفنا الأسباب التي قد تدفعك إلى إرسال بريد إلكتروني للمتابعة (ولماذا لم تكن قد تلقيت ردًا بالفعل). حان الوقت للدخول في تفاصيل كيفية صياغة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.

1. موضوع البريد الإلكتروني
2. تحية
3. الجسم
4. إغلاق
5. التوقيع / التوقيع

لقد قمنا بتغطية كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية للاستعلام عن الأعمال في منشورات المدونة السابقة ، لذلك سنتبع نصيحتنا ونحافظ على تركيز هذا القسم.

سطر الموضوع

من الضروري إبقاء سطر الموضوع قصيرًا ولطيفًا وبسيطًا ، كما تنصح ريبيكا زوكر في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو. وتقترح أن 47٪ من جميع رسائل البريد الإلكتروني يتم تجاهلها من خلال وجود سطور رديئة للموضوع. لا ترتكب هذا الخطأ!

هل يجب عليك إعادة توجيه البريد الإلكتروني الأصلي؟ نوصي بعدم القيام بذلك.

تحية

في العالم المهني ، ركز على الإجراءات الشكلية. هذا يعني دائمًا استخدام التحيات الاحترافية إلا إذا كنت تستخدم مصطلحات الاسم الأول مع المستلم. هل تريد معرفة كيفية بدء بريد إلكتروني بشكل احترافي وكاف؟ تحقق من ميزتنا حول كيفية بدء بريد إلكتروني.

الجسم

البريد الإلكتروني للتذكير هو طريقة سريعة ورسمية لزيادة الوعي برسالة بريد إلكتروني قمت بإرسالها مسبقًا.

تحتاج إلى تقديم بعض السياق مع السطر الافتتاحي لبريدك الإلكتروني ، وهو شيء نتعامل معه في قسمنا حول كيفية بدء رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.

سنفترض أن البريد الإلكتروني السابق احتوى على معلومات مهمة تريد أن يراها المستلم.

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها التعامل مع هذا:

• إعادة توجيه البريد الإلكتروني الأصلي (راجع الأسباب أعلاه التي تجعل هذه الفكرة ليست رائعة)
• قدم البريد الإلكتروني الأولي (كمرفق ، أو لصقه أسفل رسالة المتابعة بالبريد الإلكتروني)
• قدم تذكيرًا بالنقاط الحاسمة (تفاصيل الاجتماع ، على سبيل المثال)
• أعط رابطًا خارجيًا للمعلومات الأساسية (موقع ويب خاص بالأحداث أو دعوة)

اختيار كيفية ترحيل البريد الإلكتروني أو المعلومات متروك لك. ستؤثر الطريقة التي تختارها للقيام بذلك على هيكل وتركيز وطول البريد الإلكتروني الخاص بك.

إغلاق

لقد طلبت ردًا بأدب ، ولكن يجب أيضًا أن تخبر الشخص كيف ستستخدم المعلومات وماذا ستفعل إذا لم يكن هناك رد وشيك.

إذا كنت تطلب حضورهم في اجتماع ما ، على سبيل المثال ، فهل ستتواصل معهم عبر الهاتف ، أم أن هذه هي آخر مراسلات لديك؟

في مثال آخر ، إذا كنت تطلب من شخص ما الرد على طلب فاتورة ، على سبيل المثال ، فهل ستتخذ بعد ذلك إجراءات أخرى إذا لم تتلق ردًا؟

لا تترك للقارئ أي تشويش بشأن خطواتك التالية.

التوقيع / التوقيع

يعد التوقيع المهذب والمهني أمرًا ضروريًا. لا تعرف كيفية إنهاء البريد الإلكتروني بشكل صحيح؟ يرجى قراءة دليلنا حول كيفية إنهاء البريد الإلكتروني.

كيف تبدأ متابعة البريد الإلكتروني

يمكن القول إن العبارة الافتتاحية هي أحد أهم أجزاء بريدك الإلكتروني. لذلك دعونا نلقي نظرة على بعض أدوات فتح البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا ونرى ما إذا كانت مناسبة أم لا:

السطور التمهيدية الرسمية للبريد الإلكتروني:

• أود متابعة بريدي الإلكتروني السابق.
• أود متابعة طلب الاجتماع الخاص بي.

هذه هي الأساليب التي تبدو رسمية. سنفترض هنا أنك لا تعرف الشخص وأنك تكتب في سياق احترافي. هذه سطور قياسية مناسبة لجميع السياقات (تذكيرات استجابة البريد الإلكتروني وتذكيرات الاجتماع وما إلى ذلك).

سطور تمهيدية غير رسمية للبريد الإلكتروني:

• كنت أرغب في المتابعة ...
• أنا فقط أتابع ...

هذه مناهج أقل رسمية وتشير إلى أنك تعرف الشخص الذي تكتب إليه. نحذر من استخدامها عند الاتصال بشخص لم تقابله أو تحدثت معه من قبل.

سطور تمهيدية مناسبة عند تضمين البريد الإلكتروني:

• أنا أتابع البريد الإلكتروني أدناه.
• أنا أتابع بريدي الإلكتروني السابق.

هذه الأمثلة مناسبة لطلب الرد عند تقديم المراسلات الأصلية ، إما عن طريق إعادة توجيه الرد أو لصقه أسفل رسالة بريد إلكتروني جديدة أو كمرفق. هل تبحث عن جمل افتتاحية أكثر إبداعًا للبريد الإلكتروني لبريد المتابعة الخاص بك؟ ستجد عشرة أمثلة أخرى في ميزتنا لأفضل 100 سطر لفتح البريد الإلكتروني.

كيفية كتابة سطر موضوع البريد الإلكتروني للمتابعة

تعتبر كيفية كتابة سطر موضوع بريد إلكتروني للمتابعة والحصول على النتائج أمرًا صعبًا. إذا اتبعنا النصيحة مسبقًا ، فيجب أن نهدف (حيثما أمكن) إلى احتوائها على خمس كلمات وأقل. والسبب هو أن 56٪ من رسائل البريد الإلكتروني تتم قراءتها على الهاتف المحمول ، حيث كلما قل عدد الكلمات ، كان ذلك أفضل.

يمكنك إما أن تكون صريحًا بشأن طلبك أم لا. فيما يلي بعض أمثلة سطر موضوع البريد الإلكتروني للمتابعة:

• المتابعة: تم إرسال البريد الإلكتروني على XXX - هذا سطر موضوع رسمي للغاية لبريد إلكتروني جاد.
• الرد مطلوب: تم ​​إرسال البريد الإلكتروني XXX

مرة أخرى ، سطر موضوع جاد لرسالة بريد إلكتروني جادة.

• تذكير للتسجيل في XXX - هذا تذكير مهذب عبر البريد الإلكتروني لحدث ما.
• كن رائعًا أن تسمع منك - هذا أسلوب مريح وغير رسمي يجب عليك استخدامه فقط مع شخص تعرفه.
• تذكير حدث الشبكة ... متابعة مهذبة أخرى حول حدث ما.
• شكرًا لاجتماعنا - هذه طريقة مختلفة للمتابعة مع شخص قابلته بالفعل. أنت لا تطالب برد ولكن تقوم بإنشاء اتصال.

لا تستخدم العنوان الذي استخدمته سابقًا عند اتخاذ قرار بشأن عنوان الموضوع الخاص بك لرسالة بريد إلكتروني للمتابعة. قد يكون هناك سبب لفقد المستلم (أو تجاهله) بريدك الإلكتروني السابق. قد يؤدي إرسال نفس سطر الموضوع مرة أخرى إلى تجاهله مرة أخرى.

قد يكون إرسال بريد إلكتروني للمتابعة أمرًا محرجًا ولكن تجنب أن تكون مضحكا في عنوان موضوعك لرسالة بريد إلكتروني للمتابعة. قد لا يشاركك بعض الأشخاص روح الدعابة الخاصة بك أو قد يجدونها مسيئة.

تتضمن بعض أمثلة موضوع البريد الإلكتروني للمتابعة السيئة ما يلي:

• لماذا لم ترد
• هل استلمت رسالتي الإلكترونية الأخيرة؟
• انا فى انتظار ردك…
• أعلم أنك مشغول ، لكن ...
• مجرد التدقيق في…

متى ترسل بريد إلكتروني للمتابعة؟

قبل أن نصف كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة ، متى يجب عليك إرسال بريد إلكتروني للمتابعة؟

أحد الاعتبارات المهمة هو ما إذا كانت استجابة البريد الإلكتروني حساسة للوقت. خذ هذا المثال؛ أنت تدعو شخصًا ما إلى حدث. قد يكون لديك موعد نهائي للإجابة. في هذه الحالة ، قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بطريقة مهذبة بسرعة ، وهو أمر مقبول.

إذا كنت تعرف الشخص مهنيًا ، فلديك قدر أكبر من الحرية عند متابعته عبر البريد الإلكتروني. يمكنك اختيار إرسال طلب احترافي بسرعة ، على أساس أن هذا لن يضر بسمعتك أو علاقتك.

افترض أنك ترسل بريدًا للمتابعة إلى شخص لم تقابله من قبل أو ليس لديك علاقة مهنية معه. في هذه الحالة ، نوصي بالانتظار حوالي خمسة أيام (أسبوع عمل واحد).

في حين أنه قد يكون من المحبط انتظار الرد ، ضع في اعتبارك ما تعلمناه عن فرز البريد الإلكتروني وتحلى بالصبر.

متابعة عينات البريد الإلكتروني

لقد قدمنا ​​إطارًا لكيفية متابعة البريد الإلكتروني ؛ الآن ، حان الوقت لتطبيقه. هنا ، نقدم بعض الأمثلة حول كيفية إنشاء بريد إلكتروني للمتابعة مهذب ، وبريد إلكتروني للمتابعة لطيف ، وطلب استجابة أكثر رسمية.

توضح هذه الأمثلة أفضل الممارسات ولكن يجب استخدامها كأساس لاتصالاتك. إذا كنت تكافح للعثور على الكلمات الصحيحة ، فيمكن أن يساعدك Flowrite في إنشاء رسائل بريد إلكتروني مهذبة واحترافية تضمن الرد السريع في كل مرة.

عينة متابعة مهذبة بالبريد الإلكتروني

إليك نموذج متابعة مهذب عبر البريد الإلكتروني يمكنك إرساله بعد عدم تلقي رد. عند تحديد كيفية متابعة البريد الإلكتروني بأدب ، فكر في الشخص وافهم لماذا ربما لم يقرأ بريدك الإلكتروني. في مثال البريد الإلكتروني للمتابعة اللطيف هذا ، أدركنا سبب عدم رد شخص ما على رسالة بريد إلكتروني - "أتفهم أنك مشغول".

عينة متابعة البريد الإلكتروني بعد عدم الرد

فيما يلي عينة من رسالة بريد إلكتروني للمتابعة تم إرسالها بعد عدم الحصول على رد. إنه لا يتفوق على الأدغال ولكنه يصل مباشرة إلى النقطة. هذا البريد الإلكتروني ليس موجهًا إلى شخص تعرفه ولكن عنوان بريد إلكتروني عام أو مستلم غير مسمى.

عينة البريد الإلكتروني المتابعة اللطيفة

إذا كنت تبحث عن عينة بريد إلكتروني للمتابعة لطيفة ، فإليك نموذجًا. هذا أقل رسمية بكثير من سابقاتها.

متابعة قالب البريد الإلكتروني - طريقة Flowrite

Flowrite هي أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي تحول التعليمات القصيرة إلى رسائل بريد إلكتروني ورسالة جاهزة للإرسال. ومع ذلك ، بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني مثل عمليات المتابعة بعد عدم الرد ، يمكن كتابة البريد الإلكتروني بالكامل نيابة عنك. ألق نظرة على المثال أدناه لمعرفة كيفية متابعة رسالة بريد إلكتروني بنقرة زر بفضل نموذج متابعة البريد الإلكتروني الخاص بنا.

هل تشعر بثقة أكبر بشأن كيفية متابعة رسالة بريد إلكتروني بعد قراءة منشور المدونة؟ نحن نأمل ذلك. في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد عدم تلقي أي رد ، فقط تذكر أفضل الممارسات التي تناولناها في هذا الدليل أو انتقل إلى عينات البريد الإلكتروني للمتابعة. والأفضل من ذلك ، جرب Flowrite ونموذج البريد الإلكتروني للمتابعة.